Gestion del tiempo

1. PROYECTATE
COMPETENCIAS DE GESTION
PERSONAL:
GESTION DEL TIEMPO

2. • “Cuando tengas un minuto...”
• “Un día que tengas tiempo...”
• “Me falta tiempo...”
• “Los días sólo tienen 24 horas...”
• “Perder el tiempo...”
• “Ganar tiempo...”
• “No tengo tiempo...”
• “Ir por delante de los demás...”
• “No bajar el ritmo...”
...Siempre el tiempo
EL VALOR DEL TIEMPO
Actividad 1: Principales dificultades en la
gestión del tiempo

3. • La sociedad actual está sufriendo una auténtica
revolución referida al tiempo. A ello concurren factores
como los avances de la informática y especialmente las
telecomunicaciones
• Todo hoy en día avanza muy de prisa, tanto que parece
que el tiempo es algo cada vez más escaso y que además
tenemos comprimido. No podemos aumentar nuestro
tiempo y es muy habitual oír a los profesionales quejarse
de estar sobrecargados y no "tener tiempo para nada"
...Siempre el tiempo
EL VALOR DEL TIEMPO

4. • Las jornadas de trabajo se prolongan y, sin
embargo, no por ello hacemos más o tenemos
mejores resultados. Incluso aparece el "estrés" y
perjudicamos otras facetas de nuestra vida
como son nuestra familia y nuestro ocio
• Es decir, nuestro tiempo personal disminuye
...Siempre el tiempo
EL VALOR DEL TIEMPO

5.  Sensación continua de falta de
tiempo
 Se trabaja por impulso y en lo
que parece más urgente
(apagafuegos)
 No se sabe por donde empezar
 Incumplimiento de plazos y
compromisos
 Tensión nerviosa
 Estrés
 Exceso de trabajo
 Presión del tiempo (el tiempo
determina la vida)

SINDROME DE
LA FALTA DE
TIEMPO
CUALES SON LOS LIMITADORES DE MI TIEMPO?
EL VALOR DEL TIEMPO

6. Dependen del
comportamiento
 Abarcar mucho
 Falta de
delegación
 No saber decir
“no”
 Aplazamientos
Falta de
concentración
...
Dependen del
entorno
 Llamadas
telefónicas
 Atascos de tráfico
 Visitas inesperadas
 Entorno
desordenado
 Urgencias
. ..
Internos Externos
CUALES SON LOS LIMITADORES DE MI TIEMPO?
EL VALOR DEL TIEMPO

7. ...Siempre el tiempo
EL VALOR DEL TIEMPO
• La incorrecta gestión del tiempo influye
negativamente en nuestros resultados,
objetivos, toma de decisiones, en
definitiva en nuestra percepción de
eficacia, tranquilidad, seguridad y a la
postre felicidad

8. ¿Qué podemos hacer para controlar nuestro
tiempo y nuestras vidas?
 En primer lugar debemos considerar el tiempo
como un recurso y, por lo tanto, aprender a
gestionarlo de forma adecuada
 No se puede olvidar que el número de horas
dedicadas a una tarea no es directamente
proporcional a la calidad de la misma. De hecho,
el dedicar muchas horas puede provocar fatiga y
con ella aumentar la posibilidad de cometer
errores
1 EL TIEMPO COMO RECURSO

9. La eficacia del uso del tiempo deberá medirse en
términos de resultados obtenidos
EL RENDIMIENTO diario de una persona es
ascendente desde las primeras horas del día
hasta aproximadamente las 6 horas de trabajo
continuado, en que comienza a descender. El
punto de máximo rendimiento se encuentra entre
las 4 y 6 horas
1 EL TIEMPO COMO RECURSO
¿Qué podemos hacer para controlar nuestro tiempo y
nuestras vidas?

10. 1 EL TIEMPO COMO RECURSO:
• El tiempo como recurso posee las siguientes
CARACTERÍSTICAS:
 Es INFLEXIBLE: “lo que se ha perdido no
se puede recuperar jamás”
 Es INVARIABLE: “no se puede alargar,
estirar, comprarlo o detenerlo”
 Es EQUITATIVO: “todo el mundo dispone
de 24 horas al día para utilizarlo”
 Es CONTROLABLE: “se puede gestionar y
administrar para obtener la mayor utilidad
del mismo”

11. 2 CAUSAS DE PERDIDAS DE TIEMPO
• Uno de los primeros pasos que debemos dar
para gestionar mejor nuestro tiempo es analizar
¿por qué no tenemos tiempo?
• A esta pregunta se suelen dar múltiples
respuestas, curiosamente muchas veces
referidas más a los demás que a nosotros
mismos
• Por ejemplo, muchos directivos/as justifican su
falta de tiempo por: tener que revisar el trabajo
de miembros de su equipo, incompetencia de
otros, errores cometidos por personas bajo su

12. 2 CAUSAS DE PERDIDAS DE TIEMPO
¿gestionar nuestro tiempo o gestionar el tiempo
de los demás?
• Según estas afirmaciones podría parecer que no tiene
mucho sentido aprender a gestionar mejor nuestro
tiempo, sino el de los demás. Sin embargo, hay
causas que nos cuesta reconocer, pero que sí
dependen de nosotros:
• Falta de organización de nuestro trabajo
• Falta de puntualidad
• Inseguridad
• Aceptación de más trabajo del que podemos
atender

13. 2 CAUSAS DE PERDIDAS DE TIEMPO
¿gestionar nuestro tiempo o gestionar el tiempo
de los demás?
• Según Willian Oncken, consultor norteamericano
dedicado al estudio del tiempo de los directivos,
desarrolló una teoría relacionada con la
aceptación de cada vez más responsabilidades,
asumiendo tareas que no nos corresponden. A
esta teoría la llamó "Teoría de los Monos"
Según Oncken los problemas son como
monos que, si no tenemos cuidado, acaban
subiéndose a la espalda de los/as
directivos/as

14. 3 CONTROL DEL TIEMPO
• Existen tres niveles de conciencia sobre nuestra
actividad:
• Lo que creemos que deberíamos hacer
• Lo que creemos que hacemos
• Lo que realmente hacemos
• Existen barreras psicológicas que hacen que
estas tres dimensiones no coincidan entre sí
Lo que debemos hacer, lo que creemos que hacemos y lo
que realmente hacemos

15. 3 CONTROL DEL TIEMPO
• La solución está en conseguir que lo que
deberíamos hacer coincide con lo que
realmente hacemos
• Podemos disponer de una serie de herramientas que
nos permitan analizar cómo utilizamos nuestro tiempo:
• Realizar un diario completo de nuestras
actividades
• Establecer prioridades
• Adecuar el tiempo a los objetivos que queremos
alcanzar
Lo que debemos hacer, lo que creemos que hacemos y
lo que realmente hacemos

16. 3 CONTROL DEL TIEMPO
Establecer prioridades: prioridades A, B, C
Debemos tener en cuenta la repercusión que estas actividades
pueden tener en los objetivos finales
Podemos clasificarlos en tres categorías:
Categoría A: Serían las más importantes. Suelen ser pocas,
pero cualitativamente muy importantes
Categoría B: Actividades de importancia intermedia
Categoría C: Son las que menos incidencia tienen en los
resultados
Adecuar el tiempo a los objetivos
Debemos reflejar cada día los objetivos que queremos
alcanzar y qué actividades haremos para conseguirlos

17. 4 FACTORES QUE INCIDEN EN LAS PÉRDIDAS DE
TIEMPO
Visitas inoportunas
Interrupciones
Llamadas de Teléfono
Reuniones
En conjunto, consisten en interrupciones que suponen un
gasto de tiempo adicional y que, generalmente, no inciden
favorablemente en nuestros resultados
Hay que aprender a controlar estas interrupciones

18. VISITAS:
 Acostumbre a los visitantes a solicitar la entrevista
 Establezca horas de incomunicación. Hágalas respetar
 Fije un plan para la entrevista. coméntelo con su
interlocutor y cíñase a él
 Aprenda a decir NO
 Póngase de acuerdo con un/a compañero/a en alguna
clave de interrupción que le permita acortar la entrevista,
o terminarla
 Procure que se agrupen siempre varios asuntos para
una entrevista
 Trate de anticiparse a ciertas entrevistas yendo usted
al despacho de los demás. Controlará mejor su tiempo
Control sobre los factores que roban el
tiempo
4 FACTORES QUE INCIDEN EN LAS PÉRDIDAS DE
TIEMPO

19. INTERRUPCIONES:
Esta entrevista ¿Es realmente necesaria?. En muchos casos
con una simple llamada es suficiente
Controle sus interrupciones, estableciendo citas previas. Las
personas respetarán el tiempo de usted, si les demuestra que
usted también lo hace
Programe reuniones periódicas fijas con sus colaboradores/as.
“Pasaba por aquí”, dice el/la compañero/a de trabajo. Dígales
claramente que está muy ocupado. Sugiérales una mejor ocasión
para la visita
!Escóndase!. Hay quien cae en la cuenta de que les viene muy
bien comer más temprano, para trabajar un rato sin que nadie les
moleste
¿En tu mesa o en la mía?. Cuando necesite algo de alguien,
vaya a su mesa. Es así, usted, el que controla la visita. Ponga su
4 FACTORES QUE INCIDEN EN LAS PÉRDIDAS DE
TIEMPO
Control sobre los factores que roban el
tiempo

20. LLAMADAS DE TELEFONO:
Programe siempre sus llamadas de teléfono
Concentre sus llamadas en determinados momentos del
día
Tenga a mano todos los documentos necesarios
Si la llamada es larga, dirija la conversación con
dinamismo.
Acostumbrar a sus interlocutores a que le llamen a horas
determinadas
Si es posible delegar parte de las llamadas, para que nos
sirva de filtro, dándole una lista “negra” de personas con
las que no desea hablar
Tener a mano un instrumento que le permita hacer
anotaciones por escrito, mientras habla por teléfono
Establezca períodos de incomunicación y haga que se
respeten
4 FACTORES QUE INCIDEN EN LAS PÉRDIDAS DE
TIEMPO
Control sobre los factores que roban el
tiempo

21. 5 LO IMPORTANTE FRENTE A LO URGENTE
Es importante aprender a distinguir entre lo que es
realmente urgente y no se puede aplazar, de aquello que
lo parece, pero que no lo es tanto o que incluso hay otras
personas que pueden ocuparse de esa tarea
Una tarea urgente requiere un realización inmediata, pero
a veces son poco importantes y en este sentido pueden
ser delegadas
Debemos concentrar nuestro esfuerzo en aquellas
tareas importantes, que son largas, complejas, no
delegables y que son el núcleo de su actividad
directamente relacionadas con la consecución de
los objetivos

22. 6 ¿CÓMO APROVECHAR MEJOR EL TIEMPO?
1.- Programar las actividades de cada día
2.- Agrupar las acciones relacionadas entre sí
3.- Evitar las interrupciones cuando estamos
realizando tareas importantes
4.- Dedicar un tiempo para cada actividad
5.- Ser flexible ante situaciones imprevistas
6.- Dedicar un tiempo personal (para pensar)
7.- Mantener a la vista el programa de actividades

23. Ley de Parkinson
Todo trabajo se dilata indefinidamente para
ocupar todo el tiempo disponible para su
completa realización
7 LAS LEYES DEL TIEMPO

24. Leyes de Murphy
 Nada es tan sencillo como parece al principio
 Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba
al principio
 Si algo puede ir mal, irá mal
7 LAS LEYES DEL TIEMPO

25. Leyes de Acosta
 El tiempo que requiere una tarea crece cuando la
interrumpimos y la reanudamos
 Para una tarea corta siempre hay un minuto, para
una larga nunca hay tiempo
 Lo perfecto rara vez resulta rentable
7 LAS LEYES DEL TIEMPO

26. Ley de Pareto
 El 80% de la eficacia de una persona proviene del
20% de las actividades que hace
7 LAS LEYES DEL TIEMPO

27. PAUTAS DE ACCION
ACCION, ACCION, ACCION...
Algunos consejos:
Si quieres que algo ocurra: asígnales un tiempo
Evita la tentación de abordar antes lo que es corto y
cómodo
Perder el tiempo es hacer cosas menos importantes
de las que podrías hacer
Lo urgente nos lleva al estrés, lo importante a los
objetivos
Busca la perfección en el conjunto, no en cada tarea
El estrés no lo causa el trabajo realizado, sino el
pendiente
Concéntrate en asumirlo y en hacerlo