Delegación Eficaz

1. DELEGACION EFICAZ

2.  La falta de tiempo es una de las características de
nuestra forma de vida y de nuestro trabajo
 El tiempo es una de los principales recursos que
hemos de administrar para ser eficientes.
 Una parte pequeña del tiempo de trabajo produce la
mayoría de los resultados.

3.  Los autores que han investigado en qué emplean el tiempo
los directivos escolares (Lee, Martin y Willower, Blumberg y
Greenfield) los describen así
 “Ocupan su tiempo de una forma fragmentada, pasando
de una situación problemática a otra, disponiendo de un
tiempo mínimo para ocuparse de esas situaciones y
menos tiempo aún para reflexionar.
 Muchas tareas se dejan inacabadas porque otras
requieren su atención.
 El trabajo se convierte en una serie de preguntas,
problemas y situaciones imprevistas, la mayoría de las
cuales tienen muy poco que ver con la enseñanza y el
aprendizaje. Es un trabajo en gran medida verbal y
burocrático”

4. MAF
• Dedican la mayor parte de su tiempo (70 a 90%) a los otros
Subordinados, Jefes, subordinados de sus subordinados, colabora-
dores, interlocutores externos de la organización.
• La variedad y amplitud de la temática es enorme.
Hablan de todo sin importarles si atañe directamente a la organización
o a los objetivos del a institución o no
• En este tiempo hacen multitud de preguntas
Reciben y procesan información en función de sus objetivos y de su
agenda.
• Durante las conversaciones y reuniones casi nunca toman
grandes decisiones
Las grandes decisiones las toman en los sitios más insospechados
• El ritmo de trabajo es fragmentado y variadísimo
La reunión más larga dura una hora y diez minutos
• Rara vez dan órdenes.
Tratan de influir en los otros (preguntan, solicitan información, hala-
gan, persuaden, intimidan, sugieren, hacen seguimiento sutilmente

5. GESTIONAN SU AGENDA.
En coherencia con los objetivos, la misión de la
organización, la visión de futuro que tienen muy
clara y los tiempos
CONSTRUYEN REDES de relaciones de
cooperación entre quienes pueden servirles
para conseguir los objetivos de su agenda

6. ¿QUÉ BARRERAS O PROBLEMAS
ENCONTRAMOS EN NUESTRO
TRABAJO PARA GESTIONAR NUESTRO
TIEMPO DE MODO EFICIENTE?

7. ¿Cómo actuamos a diario?
REACTIVO PROACTIVO
Mejorar mi proactividad implica ….
….. Tomar la inciativa y …..
….. Trabajar en lo único sobre lo que tengo control:
YO MISMO.

8. LOS PROBLEMAS Y LAS
ÁREAS DE INFLUENCIA
 LOS PROBLEMAS O BARREAS DE CONTROL
DIRECTO SE RESUELVEN TRABAJANDO SOBRE
NUESTROS HÁBITOS
 LOS DE CONTROL INDIRECTO SE RESUELVEN
CAMBIANDO NUESTROS MÉTODOS DE
INFLUENCIA (PERSUASIÓN, RAZONAMIENTO,
EMPATÍA, ETC)
 LOS PROBLEMAS DE LA INEXISTENCIA DE
CONTROL SUPONEN ASUMIR MODIFICAR
NUESTRAS ACTITUDES ANTE LAS DIFICULTADES
(ACEPTAR, APRENDER A VIVIR CON ELLOS)
 LAS ÁREAS DE INFLUENCIA NO SON
INAMOVIBLES

9. sistema efectivo de gestión
personal del tiempo
 Administrar nuestras prioridades
 Mejorar nuestra planificación
 Delegar
 Planificar nuestras reuniones

10. Acciones clave de cualquier sistema de gestión personal
Determinar el orden de importancia de las tareas
y proyectos en situaciones de sobrecarga.
Decidir que se debe
hacer primero
Decidir que se debería
hacer pronto
Decidir que se puede
dejar de lado sin que
produzca consecuencias

11. Urgente
Importancia
A
(Hacer ya)
B
(Hacer pronto)
C
(Puede esperar)
3
Baja
2
Media
1
Alta
¿CUÁLES SON MIS CRITERIOS DE DECISIÓN?
Determinar prioridades

12. ¿Qué tareas repercuten más en el funcionamiento del centro?
¿Qué tareas son críticas para sus objetivos personales y
profesionales?
¿Qué tareas le parecen más importantes a la administración o a
su jefe?
¿Qué tareas puede hacer solamente usted?
¿Cuáles de las tareas anteriores son urgentes?
¿Qué tareas puede dejar de hacerse sin consecuencias?
¿Qué tareas puede delegar?
Decidir qué entra dentro de la categoría “Debo hacer” y
qué puedo “dejar de hacer”

13. Segunda clave de cualquier sistema de gestión personal
Desarrollar planes de trabajo y programas que hagan el
mejor uso de su tiempo
Requiere varias actividades o etapas
Implica a otros
Requiere recursos sustanciales
Requiere comprobaciones de sus progresos
Está sujeto a retrasos o problemas
Tiene un plazo fijo o difícil de cambiar
¿CUÁNDO?
Debehacerse?

14. ESQUEMA BÁSICO DE LA PLANIFICACIÓN:
Objetivos.
¿Con Quién?
(Órganos).
¿Qué?
(Funciones, áreas
de actividad).
¿Dónde?
(Instalaciones).
¿Cuándo?
(Tiempo, horario).
¿Cómo?
(Sistemas,
procedimientos).
¿Con qué?
(Medios,
recursos).
Evaluación
Procesos
Resultados
Sistemas
de control.
Realimentación

15. 2. Haga una lista de tareas cotidianas junto con sus respectivos tiempos
3. Calcule el tiempo necesario para cada actividad en cada plan de acción.
Establecer fecha de finalización de cada actividad.
4. Calcule el “tiempo aparte” y el tiempo personal que necesitará cada día y
cada semana.
1. Seleccione un periodo del calendario
Cómo hacer un programa
5. Haga un borrador, evitando programa una actividad detrás de otra. Deje
al menos de 5 a 15 minutos entre una y otra. Deje de vez en cuando
tiempos abiertos de 2 a 4 horas.
6. Ajuste el programa hasta que todo encaje, asegurando haber dejado
tiempo abierto y personal
7. Pasarlo a limpio y mantenerlo en un lugar de fácil accesibilidad visual
8. Revise periódicamente el programa.

16.  Ejercicio, escribir al menos cinco cambios que
introduciría en la gestión de su trabajo personal para
mejorar su eficiencia.

17. Tercera clave de cualquier sistema de gestión personal
Determinar las tareas que pueden ser
delegables y gestionar la delegación de las
mismas
Identificar tareas
Identificar personas
en quienes delegar
Gestionar proceso de
delegación

18. ¿QUÉ DEBEMOS DELEGAR?
 Lo que la otra persona sepa hacer
 Las actividades secundarias para nuestro propio
trabajo
 El control de los detalles prácticos de la gestión
 Lo que pueda suponer una formación o desarrollo
para el colaborador
LA DELEGACIÓN EFECTIVA
 El establecimiento de objetivos
 Las políticas generales a medio y largo plazo
 El liderazgo del grupo
 Las actividades “ascendentes” (hacia las
jerarquías)
 Trabajos de los que no somos “propietarios”
 Aspectos motivacionales y disciplinarios (premiar,
felicitar, reprender, sancionar
¿QUÉ NO DEBEMOS DELEGAR?

19. LA DELEGACIÓN EFECTIVA
BENEFICIOS DE LA DELEGACIÓN DE FUNCIONES
Respecto a la
Organización
Respecto al director que
delega
Respecto al
colaborador
Mejora la
comunicación
vertical
Se podrá
descentralizar mejor
Facilitará
reorganizaciones y
promociones
Dispondrá de más
tiempo
Podrá dedicarse a
actividades más
importantes
Trabajará más relajado
Estará más
motivado
Aprenderán y se
desarrollarán más
Tendrán más
confianza en su
superior

20. ¿QUÉ SE PUEDE DELEGAR?
FUNCIONES
TAREAS
RESPONSA-
BILIDADES
OBJETIVOS
DECISIONES
M
O
T
I
V
A
C
I
Ó
N

21. DIRECTRICES PARA LA DELEGACIÓN EFECTIVA
1. Determinar que es lo
que se va a delegar
¿Qué responsabilidades específicas
quiero delegar?
2. Delegar en términos del
resultado que se desea
obtener
¿Qué resultado quiero conseguir?
3. Confirmar que entiende
claramente su
responsabilidad
¿Sabe lo que tiene que hacer?
4. Comunicar el grado de
autoridad sobre las
tareas delegadas
¿Qué grado de autoridad he
proporcionado?

22. DIRECTRICES PARA LA DELEGACIÓN EFECTIVA
5. Confirmar que entiende
el grado de autoridad
¿Qué grado de autoridad has
recibido?
6. Establecer un plazo de
tiempo para completar
las tareas
¿Cuándo debe esta finalizada la
tarea?
7. Establecer un programa
de seguimiento
¿Cuándo valorar el grado de
progresión hacia la consecución de
la tarea?
8. Ajustarse al programa
de DELEGACIÓN
¿Qué es lo qué puedo hacer para
apoyarte?

23. ANÁLISIS DEL PROCESO DE DELEGACIÓN
• ¿La tarea era delegable
• ¿Se consideraron las capacidades, las limitaciones, la formación... de
las personas delegadas?
• ¿La delegación se basó en el principio de confianza?
• ¿Se definieron claramente los objetivos que había que alcanzar?
• ¿Se establecieron con claridad las tareas que se derivaban de aquellos
objetivos?
• ¿Se establecieron plazos de realización adecuados?
• ¿Se traspasó autoridad para tomar decisiones a las personas
delegadas?
• ¿Se proporcionaron los recursos necesarios a esas personas (tiempo,
formación, espacio, dinero, en su caso, etc.)?
• ¿Se proporcionó autonomía a las personas delegadas?
• ¿Se preparó a las personas delegadas para el desempeño de la tarea?
• ¿Se estableció con ellas el plan de trabajo, en común?
• ¿Se elogió y se hizo público el éxito?
• ¿Se trataron los errores y olvidos privadamente?
• ¿La tarea era adecuada a las capacidades de las personas
delegadas?
• ¿Estaban previstas acciones correctivas (preferiblemente en común) y
de control del proceso?

24.  Estudio de caso: Marta
 Escribir 5 tareas de las que ocupan nuestro tiempo
que podríamos delegar a quien podríamos
delegarlas.

25. La gestión del tiempo y las
reuniones

26. La preparación de
reuniones eficaces
11 razones legítimas para convocar una reunión
 Aportar información esencial para el trabajo
 Garantizar el mismo nivel de comprensión de todos los
presentes
 Recibir informes de los participantes
 Alcanzar un veredicto para tomar una decisión
 Descubrir o resolver problemas
 Conseguir que se acepte una idea, programa o decisión
 Motivar
 Alcanzar un objetivo de formación
 Reconciliar opiniones en conflicto, evitar tensiones
 Obtener reacciones inmediatas para responder a un
problema
 Disponer una excusa para tratar un tema bloqueado

27. Estilos de reuniones
 Estilo informativo, comunicación unidireccional
 Estilo consultivo
 Estilo deliberativo o de propuesta
 Estilo decisorio
 Combinación de estilos según las cuestiones a tratar

28. Preparación del plan de
trabajo de la reunión
 Tener claro el objetivo u objetivos de la reunión y si
ésta es necesaria
 Decidir el orden de las cuestiones
 Decidir los tiempos de cada una
 Tener en cuenta el número de asistentes
 Decidir lo medio materiales necesarios
 Decidir el momento y el lugar, la hora de comienzo y
la hora de finalización.
 Redactar el orden del día:
 Cuestiones
 Objetivos de la reunión
 Sugerencias para la preparación
 Lugar y fecha de la reunión y firma del convocante
 Información adicional

29. El orden de las cuestiones
 Los puntos importantes y que necesitan decisión
urgente deben ir delante de los que pueden
esperar
 Deben situarse al principio los puntos que requieran
más energía mental, mayor creatividad
 Debe establecerse la metodología para abordar
cada cuestión (Gran Grupo, Grupos de trabajo,
aportaciones individual, etc)
 No deben establecerse muchos puntos triviales ni
mucho tiempo para desarrollarlos
 El positivo establecer un punto unificador o
integrador para terminar la reunión

30. La gestión de los contenidos
durante las reuniones
 Introducción a la reunión:
Destacar cuestiones y objetivos de la
misma en relación con el carácter
informativo, consultivo, deliberativo o
aprobatorio , así como los tiempos
establecidos
 Introducción a cada cuestión del orden
del día:
Planteamiento de la propuesta o
problema.
Argumentos que la apoyan
Conclusiones
Posibles acciones a llevar a cabo

31. La gestión de las personas durante
las reuniones: errores a evitar
 Competir con los miembros del equipo, polemizar
 No escuchar de un modo activo
 Manipular las opiniones expresadas por los
asistentes
 Improvisar
 Permitir las interrupciones continuas
 Molestarse por las preguntas del grupo
 Monopolizar los tiempos
 Permitir las descalificaciones o agresiones de los
asistentes
 No facilitar la intervención a todos los miembros
del grupo
 Mantener un ritmo lento y aburrido

32. La gestión de las personas durante las
reuniones: recomendaciones a seguir
 Estimular la confrontación de ideas e impedir la lucha de personas
 Mantener unido al grupo
 Centrar al grupo en el tema
 Hacer hablar a los que callan y controlar a los charlatanes
 Gestionar las situaciones difíciles
 Cansancio
 Distracciones
 Comentarios negativos o vagos
 Enfrentamientos
 Aportaciones fuera de lugar
 Conversaciones informales paralelas
 Pérdida del control del grupo antes posiciones irreconciliables
 Acabar con una valoración de los objetivos de la reunión,
resumiendo los acuerdos y responsables y nota positiva y
agradecimiento.

33. El acta de la reunión
 Es la memoria de la reunión
 Actúa como motor para la acción: acciones,
responsables, cronograma
 Ser un instrumento de control de lo acordado

34. Contenido del acta
 Órgano que se reúne
 Fecha y lugar de la reunión
 Asistentes u ausencias justificadas
 Los puntos tratados, con las decisiones y
acuerdos adoptados ( los responsables
y tiempos para su realización).
 Las intervenciones individuales, si se
solicitan y por escrito.