PROYECTO

1. GRUPO DE APOYO ADMINISTRATIVO
Gestión Documental
UNGRD
2022

2. MISIÓN
Somos la Unidad que dirige, orienta y
coordina la Gestión del Riesgo de Desastres
en Colombia, fortaleciendo las capacidades
de las entidades públicas, privadas,
comunitarias y de la sociedad en general, con
el propósito explícito de contribuir al
mejoramiento de la calidad de vida de las
personas y al desarrollo sostenible, a través
del conocimiento del riesgo, su reducción y el
manejo de los desastres asociados con
fenómenos de origen natural, socio natural,
tecnológico y humano no intencional.

3. MISIÓN
Somos la Unidad que dirige, orienta y coordina
la Gestión del Riesgo de Desastres en Colombia,
fortaleciendo las capacidades de las entidades
públicas, privadas, comunitarias y de la sociedad
en general, con el propósito explícito de contribuir
al mejoramiento de la calidad de vida de las
personas y al desarrollo sostenible, a través del
conocimiento del riesgo, su reducción y el
manejo de los desastres asociados con
fenómenos de origen natural, socio natural,
tecnológico y humano no intencional.

4. ESTRUCTURA ORGÁNICA UNGRD

5. ESTRUCTURA ORGÁNICA DGPAD
GRUPO DE APOYO
A EMERGENCIAS Y
COMUNICACIONES
GRUPO DE
COORDIANACION
REGIONAL Y LOCAL
GRUPO DE PROGRAMAS
NACIONALES Y
PLANEACIÓN
GRUPO DE EDUCACIÓN
E INFORMACIÓN
PUBLICA
GRUPO
ADMINISTRATIVO Y
FINANCIERO
DIRECCIÓN GENERAL
Dirección General para la Prevención y
Atención de Desastres
Resolución 738 de 2000
aprobación TRD-AGN.

6. OBJETO DEL CONTRATO
• Contratar la adquisición, instalación, configuración,
parametrización, puesta en funcionamiento de una plataforma de
software para la administración de la gestión documental
electrónica, gestión de archivo y PQRSD de la entidad, y
capacitación sobre el funcionamiento del mismo, así como la
clasificación, ordenación, depuración, foliación, descripción,
digitalización documental, y la elaboración y/o actualización de
los instrumentos archivísticos.

7. ALCANCE
1. Implementar un Sistema de Gestión de Documentos
Electrónicos de Archivo-SGDEA, de acuerdo con las
necesidades específicas de la SNGRD en cumplimiento de su
función, elaboración y/o actualización los instrumentos
archivísticos de conformidad con la normatividad archivística
colombiana.
2. Aplicación de Tablas de Retención Documental de la
UNGRD, de la Dirección Para la Gestión del Riesgo de
Desastres-DGRD y la Circular 038-2019 expedida por la
UNGRD, a los documentos que pertenecen al UNGRD, a
un total de 1.613 metros lineales de documentos
producidos por el SNGRD, realizando la clasificación,
ordenación, depuración, foliación y descripción documental
en los expedientes físicos y digitales.
3. Digitalización y carga en el sistema de la documentación
producida por el SNGRD, según lo establecido en las Tablas de
Retención Documental (TRD) de la UNGRD y de la DGRD
producto de la ordenación documental.

8. IDENTIFICACIÓN DE LOS FONDOS DOCUMENTALES
• DIRECCIÓN NACIONAL PARA LA
PREVENCIÓN Y ATENCION DE DESASTRES,
Se encuentra adscrita al Ministerio del Interior. Fue
constituida bajo el Decreto 919 de 1989 del 1 de
mayo. Como respuesta a la necesidad de afrontar
problemas sociales y económicos generados por los
distintos factores de calamidad pública y desastres
naturales.
• FONDO NACIONAL PARA LA GESTIÓN DE RIESGO Y DE DESASTRES.
Es el encargado de atender las necesidades que se originen en situaciones de
desastre, además de distribuir los recursos necesarios para la implementación de
la política de Gestión del Riesgo en donde están incluidos los procesos de
Conocimiento y Reducción del Riesgo y Manejo de Desastres. Se encuentra bajo
la administración de la Fiduprevisora S.A.
• UNIDAD NACIONAL PARA LA GESTIÓN DEL
RIESGO Y DE DESASTRES.
Es la encargada de dirigir la implementación de la gestión
del riesgo de desastres, atendiendo las políticas de
desarrollo sostenible, y coordinando el funcionamiento y el
desarrollo continuo del Sistema Nacional para la
Prevención y Atención de Desastres SNPAD”.

9. UBICACIÓN DE LOS FONDO DOCUMENTALES
SEDES DIRECCIÓN
UNIDADES DE CONSERVACIÓN
Total de APROX en metros lineales
Sede A (Principal) UNGRD
Calle 26 No. 92-32 del Centro Empresarial
Connecta, Edificio Gold 4, Piso 2, Bogotá
D.C.
1613
Álamos UNGRD
Parque empresarial el Dorado PH, transversal
93 No. 53-32, Bodega 02, Bogotá D.C.
Centro Nacional Logístico
CNL UNGRD
Km 1.5 vía Mosquera Faca. Parque Industrial
Santo Domingo. Bodega F 12 y F13,
Mosquera Cundinamarca

10. CRONOGRAMA DE EJECUCION DEL PROYECTO

11. LINEA DE TIEMPO CONTEXTO ORGANICO FUNCIONAL
Decreto 919 de
1989
Decreto 2893 de
2011
Decreto 4530 de
2008
Ley 1444 de
2011
Decreto 4147 de
2011
Crea del Sistema Nacional
para la Prevención y
Atención de Desastres
Crea de la Unidad
Nacional para la Gestión
del Riesgo de Desastres
Modifica los objetivos, la estructura
orgánica y las funciones del
Ministerio del Interior
Crea el Sistema Nacional
para la Prevención y
Atención de Desastres
Otorga facultades extraordinarias al presidente de la
republica para la creación de la Unidad Nacional para
la Gestión del Riesgo de Desastres
Decreto 1523 de
2012
Adopta la política nacional de
gestión del riesgo de desastres y
se establece el Sistema Nacional
de Gestión del Riesgo de
Desastres

12. LINEA DE TIEMPO TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL – TRD
2011
2015
2018 24 DE OCTUBRE CONVALIDACIÓN DE LAS TRD ANTE EL
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (PRIMERA VERSIÓN)
SE APRUEBA LAS TRD MEDIANTE LA
RESOLUCIÓN 1643 DEL 14 DICIEMBRE DE
2015.
SURGE LA CREACIÓN DE LA
UNIDAD NACIONAL PARA LA
GESTIÓN DE RIEGOS Y DESASTRES
MEDIANTE EL DECRETO 4147 DE
2011

13. IDENTIFICACIÓN DE SERIES Y SUBSERIES - TRD
Unidad Nacional para la Gestión del Riesgo
Total Dependencias Total Series Total Subseries
15 35 158
DISPOSICIÓN FINAL
CT – MT S – MT E
91 47 30
Dirección General para la Prevención y Atención de
Desastres
Total Dependencias Total Series Total Subseries
6 43 18
DISPOSICIÓN FINAL
CT – MT S – MT E
34 21 6
CONVENCIONES
CT Conservación Total
MT Medio Tecnológico
S Selección
E Eliminación

14. CONTROL DE CALIDAD DEL PROYECTO
Control de Calidad
El contratista debe garantizar el control de calidad del proceso de organización de la
documentación del UNGRD en los siguientesprocesos:
 Ordenación de toda la documentación de la UNGRD a intervenir, siguiendo los
lineamientos establecidos por el subproceso de ArchivoCentral.
 Foliación de toda la documentación a intervenir
 Descripción de toda la documentación de UNGRD en el diligenciamiento de la Hoja de
Control de acuerdo con lo establecido por el subproceso de Archivo Central, rotulación
de cajas y carpetas de acuerdo a los lineamientos establecidos en el instructivo de
organización de archivo de gestión de la entidad.
 Diligenciamiento del Formato Único deInventario Documental - FUID.
 El FUID será entregado por Fondo, unidad administrativa, Dependencias, su
ordenación de acuerdo a la TRD y por vigencias.
Por parte de la UNGRD se establecerá una revisión del treinta por ciento (30%)
sobre la totalidad de las series documentales, semanalmente, si de este 30% se
presentanobservaciones se hará la devolución del lote revisado.
Punteo y cotejo
Por parte del subproceso de Gestión Documental - Archivo central, se realizará el punteo
y cotejo contra el físico de los 1613 metros lineales de la documentación del UNGRD
mediante acta, mediante la cual el supervisor del UNGRD dará el visto bueno del recibo a
satisfacción del proceso de organización de todala documentación del UNGRD.

15. @UNGRD
GestionUNGRD
UNGRD Gestión del Riesgo de Desastres
@ungrd_oficial
Muchas Gracias