Este documento discute la administración del tiempo y cómo usarlo de manera efectiva. Explica que administrar el tiempo significa administrarse a uno mismo para optimizar el rendimiento. También destaca las ventajas de usar un archivo electrónico sobre uno tradicional, como ahorrar tiempo buscando documentos y reduciendo costos de copia. Además, identifica factores que afectan la gestión del tiempo como interrupciones telefónicas, reuniones improductivas y falta de planificación.

1. ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO INTEGRANTES: MARIA CONTRERAS CABALLERO IRIS YURLEY CONTRERAS YOLKI KAMILA ORTIZ

2. ¿Que es Administrar el Tiempo? Es revisar y analizar nuestros conceptos sobre la correcta aplicación del tiempo. administrar el tiempo realmente significa administrarse uno mismo, de tal manera que se pueda optimizar el rendimiento del tiempo del que se dispone. El tiempo es una simple medida.

6. Reuniones.

7. Fallas de comunicación.

8. Políticas y procedimientos.

10. No permitas que ciertos visitantes inesperados tomen asiento.

11. Recibe a los visitantes fuera de tu oficina.

12. No contribuyas a conversaciones innecesarias.

13. Promueve citas en vez de permitir visitas inesperadas.

15. Pregúntate si la reunión es realmente necesaria. ¿Una conversación telefónica tendría el mismo efecto? ¿Es necesaria mi presencia?.

16. Fíjate un límite de tiempo y ajústate a él.

17. Prepárate para la reunión, resiste las interrupciones, mantente en el tema.

19. Falta de planes.

20. Objetivos no claros.

21. Dejar cosas para después.

22. Intentar hacer muchas cosas a la vez.

23. Falta de autodisciplina.

25. Decisión

26. Disciplina

29. Trabajos difíciles.

31. Planes de contingencia. El tiempo para planear, prever contingencias y pensar en oportunidades a menudo brilla por su ausencia, es exprimido por la sobrecarga diaria o se diluye en actividades más rutinarias.

33. Determino el tiempo que tomará realizar cada tarea.

34. Anticipo los obstáculos a los que me enfrentaré.

36. Sean de tiempo definido.

37. Estén definidas clara y específicamente.

38. Sean completamente mías.

39. Sean realistas. EFECTIVIDAD DEL TIEMPO EN LA OFICINA En nuestra oficina regularmente encontramos trabajando a otras personas, las cuales es muy posible que no utilicen su propio tiempo efectivamente. Peor aún, es posible que malgasten el tiempo de uno y le frustren sus esfuerzos de diversas maneras. Es por esto que debemos de transformar nuestra oficina en una plataforma para la acción efectiva.

41. Elaborar listas “inteligentes” de prioridades de acción.

44. Filtro, una persona (normalmente la secretaria).

47. Demandas de superiores.

48. Visitas no previstas y normalmente No productivos (compañeros de otros departamentos).

50. Si se prevé una visita, anticiparse. Acudir al despacho de otros nos concede la iniciativa de finalizar la visita cosa que podría no suceder después.

51. Interceptar al interlocutor en la puerta, evitando que entre y se acomode.

52. Ser concreto, ir al grano.

53. Delegar la atención de la visita a subordinados, colaboradores u otras personas que tengan competencia en el asunto.

54. Reuniones improductivas o no previstas.

55. Errores de trabajos anteriores y demoras. La acumulación de temas por despachar y resolver perjudica la capacidad de resolverlos.

56. Dificultad en diferenciar lo urgente o lo importante.

57. Lo Urgente: requiere una acción rápida, casi inmediata y no es negativa siempre que no quite tiempo a lo importante.

58. Lo Importante: tiene mayores repercusiones a medio y largo plazo. El análisis de los objetivos ayudará a decidir si realmente es importante

61. Prisas e impaciencia, que provocan errores.

62. Baja auto motivación y falta de concentración. Planificación: Objetivos poco definidos. Información incompleta. Baja planificación. No cuantificar actividad. Métodos confusos.

63. Las interrupciones absorben nuestro tiempo y no sólo quitan tiempo para atenderlas sino también el tiempo que supone retomar la tarea anterior perdiendo ritmo y eficacia. Eso sí hay que pensar que muchos de estos puntos en sí formar parte de nuestro trabajo y sirven para resolver problemas o aportar información importante. Pero, en cualquier caso, es preciso desarrollar la capacidad para manejarlas positivamente, evitando (plantificación) o limitando el tiempo que nos ocupan. El teléfono ocupa más tiempo del que nosotros pensamos, por término medio, entre una y dos horas diarias. Es un elemento imprescindible que se hace más importante cuanta mayor responsabilidad se tiene en la empresa. El control sobre el teléfono como un instrumento que agiliza y facilita el trabajo resulta imprescindible.

64. GRACIAS…