El documento describe las consultas en Access, incluyendo que permiten recuperar y modificar datos de tablas y almacenar resultados en otras tablas. Explica que hay consultas de selección, referencia cruzada y acción como eliminación, actualización, datos anexados y creación de tablas. También cubre cómo crear consultas usando asistentes o la vista diseño y define criterios y ordenamiento.

1. TEMA: CONSULTAS EN ACCESS
NOMBRE: PILAR CHOCO
SEMESTRE: CUARTO «C»
26/05/2012

2. Las consultas son los objetos de una base de datos que permiten
recuperar datos de una tabla, modificarlos e incluso almacenar el
resultado en otra tabla.
VENTAJAS
 Elegir campos específicos de tablas específicas
 Seleccionar informaciones vía criterios
 Mostrar las informaciones en varios órdenes
 Obtener datos de varias tablas simultáneamente
 Calcular totales
 Crear formularios e informes
 Crear otras consultas y gráficos
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3.  CONSULTAS DE SELECCIÓN
Selecciona y presenta registros en formato de patrón, que
extraen o nos muestran datos que cumplen ciertos criterios
específicos.
Una consulta de selección genera una tabla lógica (se llama
lógica porque no está físicamente en el disco duro sino en la
memoria del ordenador y cada vez que se abre se vuelve a
calcular).
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4.  CONSULTAS DE REFERENCIA CRUZADA
Selecciona y presenta registros en formato de planilla
 CONSULTAS DE ACCION.
Altera el contenido de registros en una única operación es
decir que realizan cambios a los registros.
Existen varios tipos de consultas de acción
 De eliminación
 De actualización
 De datos anexados y
 De creación de tablas.
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5.  De eliminación
Las consultas de eliminación son mucho más sencillas de utilizar que las de actualización.
Como puedes imaginar, las consultas de eliminación sirven para eliminar registros que no
necesitemos.
 De actualización
Son consultas que modifican de una tabla los registros que cumplen los criterios
especificados.
 De datos anexados
Las consultas de datos anexados son consultas que añaden registros de una tabla al final
de otra tabla.
 De creación de tablas.
Las consultas de creación de tabla son consultas que crean una nueva tabla a partir de
registros de otra tabla.
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6. La obtención de una nueva consulta es hecha a partir de la Base de
Datos creada en Access, seleccionando Consultas de la pestaña
Crear. En respuesta aparecerá un cuadro de diálogo que le permite
a Ud. elegir el modo de cómo, la consulta, debe ser construida o
usted mismo montar la consulta a través del modo Vista Diseño o
utilizar los Asistentes, que facilitan el montaje de la misma
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7. Al elegir el modo Asistente para Consultas, aparecerá
un cuadro de dialogo del cual deberemos escoger un
de las cuatro alternativas que existen, una vez
escogida dar clic en Aceptar
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8. Aparecerá un nuevo cuadro de dialogo en el cual
deberemos introducir los campos con los que vamos a
trabajar en la consulta, estos campos se introducirán
dando doble clic en los campos disponibles una vez
introducido todos los campos dar clic en Siguiente
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9. En este nuevo cuadro de dialogo deberá estar
seleccionado la opción Abrir la consulta para ver
información y por ultimo dar clic en Finalizar.
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10. Al elegir el modo Vista Diseño, aparecerá la ventana Consulta
de Selección sobrepuesta con la ventana de diálogo Mostrar
tabla. Para cada tabla o consulta a adicionar, seleccione su
nombre y pique en el botón Agregar. En el caso que se adicione
una tabla / consulta equivocada, basta seleccionarla y apretar
eliminar para borrarla del área de tablas.
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11. La activación de la ventana de diálogo Mostrar tabla también puede ser
realizada a través del menú Consulta opción Mostrar tabla o por el botón
correspondiente en la barra de herramientas. La ventana Consulta
Selección posee dos áreas, el área de las tablas envueltas en la consulta y
el área de la consulta propiamente dicha aquí creamos las consultas
arrastrando campos del área superior de la ventana para el área inferior.
Cada columna contiene informaciones al respecto del campo incluido en la
consulta.
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12. Puede seleccionar varios campos picando y apretando
simultáneamente SHISFT o CTRL. Enseguida, apuntar para alguno de
los campos seleccionados y arrastrarlo para la línea Campo en el
área inferior.
Para adicionar todos los campos de la tabla a la planilla QBE es
necesario inicialmente seleccionar todos los campos. Hay un atajo
para esta tarea basta picar dos veces en la barra de título de la
tabla.
Otro método consiste en el arrastre de la línea de asterisco (*) de
la tabla para algún campo de la parte inferior
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13. Para insertar un campo entre otros ya existentes en la planilla QBE
basta arrastrar un campo seleccionado en la parte superior para el
campo que quedará a la derecha del campo insertado. Para
reordenar campos en la planilla QBE basta seleccionar y arrastrar
para otra posición. Para eliminar un campo, basta seleccionar y dar
Enter
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14. Nombre de la tabla de la que sacamos el campo. Nos será útil cuando
definamos consultas basadas en varias tablas.
Muchas veces ese nombre es largo y se desea substituirlo por otro. Para
ello basta preceder al nombre del campo en la planilla QBE con el nombre
deseado seguido de dos punto. Ejemplo: Cargo: Código del cargo.
Mientras tanto, si la columna posee la propiedad leyenda esta tendrá
prioridad.
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15. Basta especificar el orden de clasificación (creciente o Decreciente) de
los campos que hacen parte de la llave de clasificación. Observar que el
orden de los campos pasa a ser importante y, eventualmente, es
necesario reordenar las columnas en relación a su orden en la tabla
original.
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16. Eventualmente si es necesario utilizar un campo en una consulta sin que
haya necesidad de mostrarlo en la hoja de datos, por ejemplo, cuando
ese campo participa de la llave de clasificación. En este caso basta
desactivar la marca de Mostrar R correspondiente en la planilla QBE.
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17. Criterios: sirve para especificar un criterio de búsqueda. Un criterio de
búsqueda es una condición que deben cumplir los registros que
aparecerán en el resultado de la consulta. Por lo tanto está formado por
una condición o varias condiciones unidas por los operadores
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18. Para grabar la consulta, use las opciones Guardar y Guardar como o
Exportar del menú Archivo.
Para imprimir la consulta debemos estar en la hoja de datos y accionar
Vista preliminar para ver el layout de la hoja a ser impresa. La opción
Imprimir del menú Archivo realiza la impresión permitiendo
eventualmente imprimir apenas los registros seleccionados en la hoja de
datos. Para eso, basta elegir la opción Registro Seleccionados como
Intervalo de Impresión.
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