Las consultas son herramientas en Access que extraen y filtran información de una base de datos. Existen tres tipos principales de consultas - de selección, de referencias cruzadas y de acción. Las consultas permiten seleccionar registros específicos, ordenar datos, calcular valores y realizar otras funciones. Se crean consultas mediante la selección de tablas y campos, y la especificación de criterios para filtrar los registros deseados.

1. TERCER TRIMESTRECOMPUTACIONCONSULTASMichelle ManceroSexto A

2. DefiniciónLas consultas son herramientas de Access que extraen información de la base de datos, la misma que será analizada y modificada de varias maneras, permiten que esta información proveniente de una tabla sea filtrada.Las consultas pueden ser usadas tanto en campos tipo texto y campos tipo numérico. Las consultas son un recurso práctico para obtener información específica contenida en la Base de Datos.

3. las consultas cumplen con varias funciones, como por ejemplo el elegir campos específicos de tablas específicas, seleccionar información vía criterios; mostrar los datos en varios órdenes, obtener datos de varias tablas simultáneamente; calcular totales; crear formularios e informes; crear otras consultas y gráficos. Las consultas son objetos de la base de datos que permiten seleccionar un conjunto de registros con los que poder trabajar en un momento determinado. Una consulta es un filtro sofisticado.

4. Los labores de las consultas son:Visualizar los registros que cumplen una determinada condición.Visualizar a la vez datos de distintas tablas (deberán estar relacionadas).Ver determinados campos de los registros que cumplen la condición, colocados a voluntad.Ordenar a capricho y representar de distintos modos los registros seleccionados.Calcular nuevos valores, para cada uno de los registros, a partir de los datos almacenados en una tabla.Calcular parámetros estadísticos, referidos a todos o algunos registros (sumas, promedios,...).

5. Tipos de ConsultasExisten tres tipos de consultas:De Selección: Este asistente de consulta es el que normalmente se usa, la consulta de tipo selección consigue la información de una o más tablas e indica los resultados aparte en una hoja de datos donde los registros pueden ser actualizados, pero bajo condiciones.

6. Tipos de ConsultasDe Referencias Cruzadas: Este tipo selecciona y muestra los registros en formato de planilla, este tipo se utiliza para calcular y reestructurar datos de manera que al momento de analizarlo fuera mas fácil. Este asistente muestra los datos en un formato similar a la de las hojas de datos.

7. De Acción: este asistente altera, es decir realiza cambios o desplazamientos de los registros en una sola operación, dentro de este asistente existen cuatro tipos: Consulta de eliminación: Elimina un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminación para quitar productos que ya no se fabrican o de los que no hay pedidos. Con las consultas de eliminación, siempre se eliminan registros enteros, no sólo campos seleccionados dentro de los registros.Consulta de actualización: Realiza cambios globales en un grupo de registros de una o más tablas. Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos los productos lácteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por ciento al personal de una determinada categoría. Con una consulta de actualización, puede cambiar los datos de las tablas existentes.

8. Consulta de datos anexados: Agrega un grupo de registros de una o más tablas al final de una o más tablas. Por ejemplo, supongamos que consigue nuevos clientes y una base de datos que contiene una tabla con información acerca de estos clientes. Para evitar tener que escribir toda esta información en la base de datos, desea anexarla a la tabla Clientes.Consulta de creación de tabla: Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos de una o más tablas. Las consultas de creación de tabla son útiles para crear una tabla que se desee exportar a otra base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: colección de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que está relacionada con un tema o propósito concreto. El motor de base de datos Microsoft Jet administra los datos.) o una tabla histórica que contenga registros antiguos.

9. Consultas Especificas: Son consultas que no se pueden definir desde la cuadrícula QBE de Access, sino que se tienen que definir directamente en SQL. Creación de ConsultasPara crear una consulta, seguir los siguientes pasos: 1) En la Cinta de Opciones de Access 2007, en la Ficha Crear, hacemos clic en la orden "Diseño de Consulta" del grupo Otros.

10. 2) Se visualizará la ventana de diseño de la consulta.3) En el cuadro de diálogo que se muestra en primer plano sobre la ventana de diseño (cuadro de diálogo "Mostrar tabla") establecer las tablas o consultas que van a ser la base de la nueva consulta. Para ello hacer doble clic sobre la tabla o consulta correspondiente, o simplemente seleccionarla y hacer clic en el botón Agregar.

11. 4)Se visualizará la ventana de diseño de la consulta.5)En el cuadro de diálogo que se muestra en primer plano sobre la ventana de diseño (cuadro de diálogo "Mostrar tabla") establecer las tablas o consultas que van a ser la base de la nueva consulta. Para ello hacer doble clic sobre la tabla o consulta correspondiente, o simplemente seleccionarla y hacer clic en el botón Agregar.

12. 6) Establecer los campos que se van a utilizar en la consulta, en el orden más conveniente. Para ello basta con hacer doble clic sobre cada uno de los campos a incluir, o seleccionarlos y arrastrarlos hasta la posición que van a ocupar en la fila Campo de la "parrilla" inferior.

13. 7) En la fila Orden establecer el tipo de ordenación que se requiere (ascendente, descendente y sin orden), recordando que los registros se ordenarán en primer lugar por el campo situado más a la izquierda y posteriormente por los campos "bajados" y situados a la derecha del mismo, de forma correlativa.8) En la fila Mostrar, establecer la visualización o no de los campos que se utilizan para la consulta (puede ser que se precise un campo, por ejemplo para ordenar por él, pero que no se desee visualizar el mismo, es decir, un campo puede estar involucrado en la consulta pero no se desea mostrar en el resultado). Para visualizar los datos de un campo basta con que esté activada la casilla Mostrar correspondiente al mismo.

14. 9)En la fila Criterios, introducir los criterios que deben cumplir los registros que se quieren seleccionar. En apartados posteriores se especifica la forma de introducir los mismos.10)Hacer clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas de accesos rápidos de Access 2007 y, a continuación, indicar el nombre de la consulta en el cuadro de diálogo que se muestra.

15. 11)Si se cierra la ventana de consulta (por ejemplo mediante el botón de cerrar ) y no se ha guardado la consulta creada, Access muestra un mensaje de advertencia permitiendo almacenar los cambios en ese momento asignando nombre a la consulta en el caso de que no lo tuviera.

16. 12)Seleccionar la opción Ejecutar del Grupo Resultados, dentro de la ficha de diseño de la consulta.13)Se visualizarán los datos correspondientes a la consulta en una hoja de respuestas dinámica.14)Para volver, desde la tabla de resultados, a la pantalla de diseño de la consulta basta con pulsar sobre el botón superior izquierdo que siempre está asociado al concepto de diseño, en la ficha Inicio: