La gestión de los documentos electrónicos en la actualidad esta aplicada en todos los campos de la actividad humana. De ahí que se tenga como una asignatura indispensable en todas las áreas y carreras del conocimiento de nivel intermedio y profesional.

1. TRATAMIENTO DE LOS DOCUMENTOS
ELECTRONICOS
Por:
Sebastián Alfonso Gómez Lozano
Viviana Carolina Sánchez Pulido V Semestre-2012
Diana Carolina Silva Ramírez Grupo: 3 E
Profesora: Doris Amanda Rodríguez Serna

2. Introducción
La gestión de los documentos electrónicos en la actualidad esta aplicada en
todos los campos de la actividad humana. De ahí que se tenga como una
asignatura indispensable en todas las áreas y carreras del conocimiento de
nivel intermedio y profesional.
Ella ha cobrado gran importancia en los últimos tiempos en todas y cada una
de las disciplinas, no sólo por su aplicación, sino por los diferentes avances
que se van dando en la ciencia y la tecnología moderna.
En el mundo de hoy, son considerados los documentos electrónicos de gran
importancia porque suministra los mejores instrumentos de investigación,
no sólo para observar y recopilar toda una gama de información incubada
dentro de un mismo entorno o fuera de ello, sino también en el control de
ciertas actividades desarrolladas como son: producción, ventas,
organización, proyecciones o estimaciones a corto plazo, mediano y largo
plazo, procesos encaminados a facilitar la conceptualización y toma de
decisiones de unos datos plasmados en cualquier soporte automatizado.

3. DOCUMENTO ELECTRÓNICO
Un documento electrónico se puede definir como:
“aquel contenido integrado en un archivo informático mediante un
programa de computador, el cual es generado, transferido, comunicado o
archivado en medios electrónicos, ópticos y permite una representación
material para reproducir las decisiones, voluntades, exigencias,
requerimientos, políticas, etc., de una organización o una persona natural”.
Se registra en un medio electrónico a través de codificaciones que se basan
en el uso de combinaciones de señales eléctricas positivas y negativas.

4. Tratamiento de los documentos electrónicos

5. Tratamiento de los documentos electrónicos
 Se deben implementar mecanismos que garanticen que los documentos en su versión
final no puedan ser modificados.
 Trasladar documentos producidos por medios automáticos a nuevos soportes, antes de
que los actuales sean obsoletos y se corra el riesgo de perdida de información.
 Se debe realizar la valoración de los documentas para dar una disposición final.
 El tratamiento de los documentos esta inmerso en variables de tiempo, espacio,
disponibilidad, accesibilidad, propósito y función.
 Deben de contar con los espacios físicos adecuados, temperaturas, medios de
almacenamiento digital y copias de respaldo.
 Se requiere una serie de políticas que definan si el documento es de carácter público o de
acceso restringido, dependiendo de su naturaleza y de su vitalidad en contenidos para la
empresa.

6. Objetivos de los Documentos Electrónicos
La finalidad de la gestión de la información electrónica es la continua
preservación de su confidencialidad, autenticacion, integridad y
disponibilidad. Para ello es necesario que el contexto de la información esté
bien definido. Cuando el contenido, contexto y estructura son suficientes
para constituir una prueba de una actividad, la información se convierte en
un documento.
Confidencialidad: Asegurar que solo los individuos autorizados tengan el
acceso a los recursos que se intercambian.
Autenticación: Asegurar que solo los individuos autorizados tengan acceso a
los recursos.
Integridad: Garantizar que los datos sean los que se suponen que son.
Disponibilidad: Garantizar el correcto funcionamiento de los sistemas de
información.

7. Responsables de los Documentos Electrónicos
Los responsables son: Responsabilidad de auditoría:
Individuos Todo documento, mensaje electrónico o
archivo digital, asociado a una firma digital
certificada se presumirá, salvo pruebe lo
contrario, de la autoría y responsabilidad del
titular del correspondiente certificado digital,
vigente en el momento de su edición.
Comunidad Organización Responsabilidad de Mantener Archivos de
correos electrónicos:
Órgano Público: El Remitente: tiene la responsabilidad de
conservar y gestionar el correo electrónico.
Es la entidad que dispone la El Destinatario: tiene la responsabilidad de
normatividad, Para el tratamiento de conservar y gestionar el correo electrónico,
los mismos. De no existir dicha debe guardarse archivo del correo externo
entidad la responsabilidad recae en el recibido, especialmente cuando el archivo
encargado de su tramitación. hace parte de un documento oficial de
operaciones.

8. Proceso de Gestión Documental
Es un conjunto de actividades técnicas y administrativas que propenden por facilitar la
gestión y la administración del documento desde el mismo momento de su producción, en
cada una de sus fases y etapas como la producción, tramite, ordenación, clasificación,
descripción, conservación, utilización y disposición final.

9. Expediente Mixto ò Hibrido
Es un conjunto de documentos de archivo, electrónicos o
tradicionales relacionados entre si; conservados en parte
como soporte electrónico y en parte como expediente. Su
responsabilidad es la de producir, almacenar y mantener
documentos en soportes físicos u otros soportes que la
tecnología nos ofrece.

10. Organización del Espacio de Trabajo
Como la mayor parte de nuestro tiempo esta dedicada al trabajo, se deben
seguir unas recomendaciones para que dicha labor no afecte nuestra
salud. Como lo son tener:
 La iluminación y ventilación deben ser las adecuadas.
 La silla debe de estar ajustada para que los pies toquen el suelo.
 Los codos y la muñeca deben de estar a la altura del teclado.
 El mouse debe estar preferiblemente a la altura del teclado.
 El monitor debe estar configurado perfectamente para que no
deslumbren la visión y debe estar ligeramente por debajo de la altura
de los ojos.
 El escáner y la impresora deben estar en un sitio ventilado y hacerles su
revisión periódica.
 Se deben realizar pausas activas por lo menos de 5 a10 minutos cada 3
horas aproximadamente.

11. Organización de los Documentos Electrónicos
 Como primer paso se debe tener una política de reconocimiento legal dentro de las
instituciones.
“Las organizaciones han de definir y documentar las políticas de gestión de los
documentos, en el contexto del marco reglamentario existente, garantizar que se
implementen y mantengan en todos los niveles de la organización.”(UNE-ISO 15489)
 Para llegar a una adecuada conservación de los documentos electrónicos debemos
diseñar políticas y estrategias generales que faciliten la gestión de los mismos durante
todo el ciclo vital.
 La organización de los documentos electrónicos consiste en agruparlos según sus
series y subserie a la cual pertenecen, la cual ha sido asignada en el Cuadro de
Clasificación Documental. Los sistemas informáticos permiten manejar carpetas para
guardar documentos en el disco duro del PC, esto se asimila a las series y subseries
documentales.
 Un sistema computarizado, un conjunto de programas; los cuales deben estar
elaborados teniendo en cuenta el sistema organizacional de las instituciones. Para la
organización de los documentos electrónicos se debe:

12. Organización de los Documentos Electrónicos
Clasificar: Al registrar los datos básicos en el documento producido o recibido.
Para que la información contenida o almacenada en disquetes, cd, zip, tape backup sea
de fácil búsqueda y recuperación a los usuarios, se deben seguir ciertas normas técnicas
establecidas para su identificación, que permiten visualizar las características de la
información contenida en ellos.
Ordenar: Conformación de expedientes.
Describir: Se dan los niveles de descripción.
 El software para la gestión de los documentos esta orientado a resolver un problema
muy común en las organizaciones, pues es difícil recuperar y gestionar información
de una manera eficiente sin una estructura común, creada mediante la
computadora, el uso del internet y de las intranets.
 Todo se fundamenta en el uso adecuado y el control del ciclo de vida del documento,
que debe ser controlado todo el tiempo.

13. Organización de los Documentos Electrónicos
 La aplicación de la informática en todos los niveles der las organizaciones
da lugar al uso de bases de datos robustas que constituyen el activo mas
valioso de la organización.
 La organización facilita que la información se comparta, se aproveche de
forma mas eficiente y como un recurso colectivo. Como consecuencia se
reducen drásticamente situaciones como la duplicidad de documentos
archivados, fotocopias innecesarias, dobles grabaciones de datos, etc.
Seguridad y fiabilidad en la información.

14. Conclusiones:
Al culminar la realización de este trabajo podemos observar que el
tratamiento que se les da a los documentos electrónicos se debe
hacer con la misma responsabilidad y seriedad que cualquier otro
documento, este proceso de compresión y redacción textual se
debe hacer de forma responsable, el proceso requiere tener las
capacidades y herramientas para organizar y representar las ideas
de manera personal.
El desarrollo de esta actividad nos permite profundizar más sobre
los conceptos adquiridos durante el desarrollo de la materia y
llevarlos a la práctica mediante la elaboración de esta tarea
complementándolos con cada uno de los análisis adquiridos.

15. Bibliografía
 http://www.slideshare.net/inggaitan/documentos-electronicos
 http://www.slideshare.net/laurasofia28/eje-tematico-
5tratamientodedocumentoselectronicosv1
 http://www.slideshare.net/laurasofia28/eje-tematico-
5tratamientodedocumentoselectronicosv1
 http://www.msinfo.info/propuestas/documentos/documentos_digitales.html
 http://www.cienciadelainformacion.edu.co/course/view.php?id=624