El documento describe el ciclo de vida de los documentos físicos y electrónicos. El ciclo de vida de los documentos físicos se divide en tres fases: la fase activa en la que se encuentran en el archivo de trámite, la fase semiactiva en la que pasan al archivo de concentración, y la fase inactiva en la que ingresan al archivo histórico. El ciclo de vida de los documentos electrónicos también consta de tres fases: apertura, tramitación y conservación y selección.

1. Ciclo de vida de los
documentos
Físicos y electrónicos

2. INTRODUCCÓN
 este trabajo pretende explicar el ciclo vital de los
documentos físicos y electrónicos en cuanto a los físicos
de explicara cada una de las fases las cuales son fase
activa, fase semiactiva y fase inactiva y en el caso del
ciclo vital documentos electrónicos esos se se define en
tres fases: apertura, tramitación y conservación y
selección las cuales se verán con mayor amplitud.

4. ciclo vital de los documentos físicos
 La archivística se basa en uno de los principios teóricos, concebido
después de la Segunda Guerra Mundial, “el ciclo vital del documento”
mismo que tiene su origen en los E.E.U.U. surge en la búsqueda de una
metodología de regulación y normalización de la explosión documental
 En la década de los 80´s, México adopta esta teoría y establece que el
documento atraviesa durante su existencia por tres fases establecidas por
su valor y uso que tiene. Así a cada fase le corresponde un procedimiento
especializado y se resguarda en un archivo específico, en efecto, esta
teoría indica que un documento pasa por una serie de fases en las cuales
se le realizan diferentes técnicas archivísticas que determina su resguardo
en un tipo de archivo.

5.  Es el marco teórico básico para comprender las tres edades o etapas que
tienen los documentos, las cuales son decisivos en la ubicación del archivo
de trámite, concentración e histórico, así como los valores que tienen los
documentos en cada fase, valores primarios tanto en el archivo de trámite
como en el archivo de concentración y valores secundarios en el archivo
histórico para poder determinar su baja o conservación permanente en el
archivo.
 Como su nombre lo indica es un ciclo por el que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción en los archivos de gestión,
hasta su eliminación o integración a un archivo permanente o histórico.
 Ciclo Vital del Documento
Definición:
Son las etapas por las que sucesivamente atraviesan los
documentos desde que se producen en el archivo de
gestión y pasan por el archivo central y/o intermedio,
hasta que se eliminan o se conservan en un archivo
histórico.

7. fase activa
 fase activa: su manejo es en el archivo de trámite, comprende toda la
documentación producida o recibida en una oficina, como producto del
desarrollo de las funciones específicas, la cual es consultada de manera
continua por la misma oficina productora.
 fase activa o de Trámite:
Definición:
Los que conservan que por su propia naturaleza requieren de una consulta
constante, de asunto en movimiento y cuya consulta es necesaria para la
toma de decisiones.

8. Archivo de tramitación
Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y
consulta administrativa (ACTIVA) por las oficinas productoras u otras que la
soliciten (LEY 594 DEL 2000)
En esta fase se desarrollan los siguientes procesos del PGD:
 Producción
 Recepción
 Distribución
 Tramite
 Organización
 Consulta
 Conservación
 Disposición final

9. fase semiactiva:
 Fase semiactiva; su manejo es en el archivo de concentración, en el se
agrupan los documentos transferidos de los distintos archivos de trámite de
la entidad, una vez finalizada su gestión, pero que siguen siendo objeto de
consulta esporádica por las oficinas generadoras de la información.
 Fase semiactiva o de Concentración
Definición:
Son los que se conservan la documentación de asunto concluidos o que ya
no requieren trámite frecuente.

10. Archivo de concentración
Se agrupan documentos transferidos por las distintas oficinas productoras
(archivos de gestión)d la entidad respectiva, en esta fase la consulta no es
muy frecuente (SEMIACTIVA)pero sigue teniendo vigencia y son objeto de
consulta por las oficinas y particulares en general (LEY 594 DEL 2000) En esta
fase se desarrollan los siguientes procesos del PGD:
 Organización
 Consulta
 Conservación
 Disposición final

11. fase inactiva:
 Fase inactiva: el documento carente de valor administrativo, fiscal y legal,
abandona el archivo de concentración, para ingresar de acuerdo a sus
valores secundarios (testimonial,evidencial e informativo), al archivo
histórico, en este lugar su custodia es permanente.
 Fase inactiva o Archivo Histórico:
Definición:
Son los formados con documentos procedentes de las fuentes obligatorias o
potestativas, tanto del sector privado como del sector público que por su
contenido o naturaleza se consideran de esencial trascendencia.

12. ARCHIVO HISTORICO
Se transfieren los documentos desde el archivo control los documentos de
archivo de conservación permanente, para la investigación, cultura
(evidencia, testimonial, informativo) su consulta es INACTIVO, tiene valoración
secundaria.
 Organización
 Consulta
 Conservación
 Disposición final

14. Ciclo de vida del expediente
electrónico.
 Siguiendo con la Norma Técnica de Interoperabilidad de expediente
electrónico vamos a ver el ciclo de vida del expediente electrónico. Cabe
tener en cuenta que la NTI no incluye una descripción del ciclo de vida,
pero sí se ha incluido en la guía de aplicación con el objetivo de facilitar la
comprensión acerca de la generación de expedientes electrónicos así
como de aspectos clave para su intercambio.
 El ciclo de vida del expediente electrónico se define en tres fases:
apertura, tramitación y conservación y selección. La formación del
expediente, entendida como el proceso mediante el cual se crea el
expediente y su índice y se produce la incorporación ordenada y sucesiva
de documentos, tiene lugar a lo largo de las fases de ‘Apertura’ y
‘Tramitación’. Concluida la tramitación, el expediente se cierra y pasa a
‘Conservación y selección’ para, según corresponda, su archivado o
destrucción.

15. Fase de apertura
 La fase de apertura o creación del expediente electrónico conllevaría, al menos, la
realización de las siguientes acciones:
 Creación del objeto administrativo digital ‘expediente’ que comprenderá el índice
electrónico y los documentos electrónicos que vayan siendo incorporados al expediente
de acuerdo con el procedimiento correspondiente.
 Creación del índice electrónico, según la implementación o el patrón que corresponda
en función del tipo de expediente o procedimiento administrativo del que se trate.
 Inclusión en el índice de las referencias de cada uno de los documentos disponibles en el
momento de la apertura, a los que se irán sumando otros de acuerdo con su progresiva
captura en el sistema de gestión de documentos y su incorporación al expediente, en su
caso, hasta completar lo establecido en el patrón correspondiente. El índice electrónico
siempre debe contener en cualquier caso la identificación sustancial, debidamente
ordenada, de los documentos electrónicos que conforman el expediente.
 Asignación de los metadatos mínimos obligatorios del expediente electrónico. En esta
fase, se asignan los metadatos mínimos obligatorios que deben registrarse en el momento
de la creación del expediente electrónico y que estarán presentes en cualquier proceso
de intercambio.

16. Fase de tramitación
 Durante la fase de tramitación tendrían lugar actuaciones
administrativas relacionadas con el expediente. Estas actuaciones
podrían tener como consecuencia:
 Inclusión de nuevos documentos que se refleja a través de la
inclusión de sus correspondientes referencias en el índice
electrónico.
 Cambios de estado o de características particulares del expediente
que pueden tener reflejo en los metadatos del expediente a nivel
de procesos de gestión interna.
 Generación de sub-expedientes electrónicos objeto de intercambio
generalmente provocados por solicitudes de remisión o puesta a
disposición de un expediente, que, en cualquier caso sirven para
dar fijeza al estado del expediente en un determinado momento.
Estos sub-expedientes, sobre los que no debe realizarse ningún tipo
de modificación, pueden contener parte o la totalidad del
contenido del expediente a partir del cual se genera, el cual
continúa evolucionando conforme a su tramitación. El índice de
dichos sub-expedientes permite mantener el estado y documentos
incluidos en el expediente original del que proceden en el momento
de su generación, y de esta forma, se puede obtener y conservar las
características, contenido y estado de un expediente en un
momento del tiempo.

17. Fase de conservación y selección
 En la fase de conservación y selección, una vez transcurrido el periodo de
validez administrativa de un expediente, aquellos expedientes o
documentos integrantes de los mismos con valor efímero se eliminan
reglamentariamente, en tanto que los que tienen valor a largo plazo en
atención a su utilidad administrativa, jurídica, archivística, histórica o de
investigación y social, y según establezcan las autoridades competentes,
se conservan permanentemente, en cualquier caso atendiendo a lo
establecido en la NTI de Política de gestión de documentos electrónicos.

18. CONCLUSION
 Como hemos pudimos apreciar el ciclo de vida de los documentos se
divide en tres fase activa, fase semiactiva y fase inactiva y hemos visto que consiste
cada una de ellas y por que son importantes cada fase
 En casos delos documentos electrónicos sus fases son apertura, tramitación y
conservación y selección en las cuales también las podemos apreciar mas afondo

19. WEBGRAFIA
 http://es.slideshare.net/WilsonDMartinezV/ciclo-vital-de-los-
documentos?from_action=save
 http://es.slideshare.net/oscargermanperezzamora/ciclo-vital-del-
documento?related=2
 http://es.slideshare.net/rapenalozag/taller-ciclo-vital-del-documento
 http://eldocumentalistaudiovisual.com/2014/06/09/ciclo-vital-de-los-
documentos/
 http://capacitacionarchivistica.blogspot.mx/2011/03/el-ciclo-vital-del-
documento.html
 http://iupciclodevidadeldocumento.blogspot.mx/
 http://www.plaanibal.com/web/pla-anibal/inicio/-/blogs/ciclo-de-vida-del-
expediente-electronico-nti-expediente-electronico-2