El documento habla sobre la organización y archivo de documentos electrónicos. Explica las normas que regulan la documentación electrónica y cómo se debe archivar. También muestra un ejemplo de cómo se organizarían y clasificarían los documentos electrónicos en carpetas y subcarpetas según su tipo y contenido, de manera similar a como se archivan los documentos físicos. Finalmente, hace un cuadro comparativo de las ventajas y desventajas de archivar documentos en papel versus electrónicos.

1. Organización de la Documentación
MODULO 3: ARCHIVAR LOS DOCUMENTOS
ACTIVIDAD 3: Tarea investigativa
DIANA MACHUCA BALSEIRO
Tecnología en Gestión Administrativa

2. 1. Realizar la búsqueda y explicación de las normas
que regulan la documentación electrónica, en especial
aquella que indica cómo se debe archivar la misma.

3. Normatividad
El proceso de gestión de documentos comprende
la consulta, la retención, el almacenamiento, la
recuperación y la preservación; con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.
La ley 594 de 2000, nos indica la obligación que tienen las
entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas,
en elaborar programas de gestión de documentos . Cada
entidad, sea pública o privada, debe reconocer, adaptar y
aplicar el concepto de ciclo de vida de los documentos, desde
su producción o recepción hasta que por decisión deben ser
destruidos o conservados permanentemente atendiendo a su
valor histórico, mediante un Programa de Gestión de
Documentos (PGD).

4. DECRETO 4124 DE 2004
(Diciembre 10)
Derogado por el art. 33, Decreto Nacional 2578 de 2012
Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictan otras
disposiciones relativas a los Archivos Privados. La Ley General de Archivos define el
Sistema Nacional de Archivos como el conjunto de instituciones archivísticas articuladas
entre sí, que posibilitan la homogeneización y normalización de los procesos
archivísticos, promueven el desarrollo de estos centros de información, la salvaguarda
del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la información y a los
documentos
DECRETO 475 DE 2006
(Noviembre 22)
Derogado por el art.6, Decreto Distrital 329 de 2013.
Los artículos 5° y 6° de la Ley 594 de 2000 determinan cual es la naturaleza, el objeto y
la conformación del Sistema Nacional de Archivo del que hacen parte los archivos de las
entidades territoriales cuya asistencia técnica estará a cargo, entre otros, de los
Consejos Territoriales de Archivos.

5. 2. Ilustrar mediante un ejemplo (bien ilustrado y
explicado) cómo se haría el proceso de archivo con
un tipo de documento electrónico.

6. La gestión de documentos electrónicos requiere sistemas de
archivo que cumplan con las siguientes funciones:
 Organizar racionalmente los directorios informáticos y los
accesos a los mismos, estableciendo las normas o sistemas
para el almacenamiento de los documentos.
 Controlar la reproducción indiscriminada de copias.
 Eliminar las copias y versiones de un mismo documento.
 Establecer el sistema de salvaguardar la integridad de los
documentos
 Establecer un sistema que permita recuperar la información
eficazmente.
.

7. La organización de los archivos electrónicos debe entenderse
como un proceso formal, regido por principios, normas y
procedimientos enmarcados dentro de la archivística.
La organización de documentos electrónicos, consiste en
agruparlos de acuerdo a la serie y/o subseries a la que
pertenecen.

8. Archivos electrónicos desordenados
En esta gráfica se observa un
ejemplo de que casi nunca es
posible encontrar equipos de
cómputo debidamente ordenados
con parámetros que faciliten la
información contenida en ellos; es
por ello que resultan dificultades
cuando se necesita recuperar algún
documento que se ha guardado y en
muchas ocasiones no se conoce el
nombre que se le dio inicialmente al
archivo ni en que carpeta se guardó;
en muchos casos nunca aparecen
los documentos.

9. Los sistemas informáticos permiten manejar carpetas para
guardar documentos en el disco duro del pc. Estas
categorías se asimilan a las series y subseries
documentales.
Series

10. Subseries
Dentro de cada serie se incluyen las subseries:
Ejemplo: En la serie ACTAS se encuentran las siguientes
subseries:

11. Clasificación Documentos Electrónicos
Ordenación Documentos Electrónicos

12. Instrumentos de Consulta

13. La organización de los documentos electrónicos constituye el punto
de partida para cualquier actuación dirigida a normalizar la gestión
de los documentos de archivo en una organización. Esta
recomendación, aplicable también en el entorno analógico, se revela
como absolutamente indispensable en el entorno digital.
La organización de los documentos electrónicos, es un sistema
computarizado, dotado de un conjunto de programas, que permita
rastrear y almacenar documentos electrónicos como base de datos,
hardware, software, redes, usuarios, y administradores. Para
conservar adecuadamente los documentos electrónicos es
imprescindible incorporar una serie de requisitos archivísticos desde
el momento en que se diseñan los sistemas informáticos; y controlar
los documentos durante todo su ciclo de vida para garantizar su
calidad e integridad permanente. Tal medida no puede llevarse a
cabo sin un conjunto de políticas y estrategias generales que
faciliten la gestión de documentos a lo largo de su ciclo de vida.

14. 3. Hacer un cuadro comparativo de las
características, ventajas y desventajas de archivar
documentos en soporte papel vs. Documentos
electrónicos.

15. Características Ventajas Desventajas
Documentos
electrónicos
• Garantizar la integridad de los
datos que contiene, es decir,
debe ser difícil realizar
alteraciones en él, o al menos
se debe poder, con cierta
facilidad, detectar cambios o
alteraciones fraudulentas en
su contenido.
• Perdurar en el tiempo, para
cumplir las funciones de
archivo, prueba y publicidad.
• Permitir la suscripción (firma),
para poderse lograr la
identificación de los autores y
la autentificación de su
contenido.
• Tiene varios formatos:
imágenes, voz y sonido,
texto, gráficos.
• Acceso al contenido desde
cualquier lugar, de forma
internacional
• Elimina el extravío de
documentos.
• Permite un rápido y fácil
acceso a la información.
• Resguarda la información en
múltiples formatos
electrónicos
• Controla el acceso a la
información por niveles de
seguridad.
• Firmas digitales
• Mejora los tiempos de acceso
para la búsqueda de
documentos mediante
búsqueda entre los archivos
• Permite almacenar todo tipo
de documentos (tamaño,
formato, color, etc.).
• Optimiza el espacio físico
convirtiendo pilas de papel en
un simple CD-ROM o
almacenado en una máquina.
• Agiliza y hace más eficiente
el servicio a clientes.
• Alto coste de preservación
de los documentos.
• Transferencia de
documentos más
complicada, porque en un
mismo soporte se
almacenan muchos
documentos, y unos
deberían ser transferidos
antes que otros.
• Pérdida potencial de
información con mayor
facilidad, ya que los
sistemas informáticos
permiten eliminar
información de una forma
sencilla.
• Obsolescencia y
dependencia del software.
• Este formato más fácil de
manipular y ordenar permite
al archivero seleccionar
registros que quizá no
seleccionaría en formato

16. Características Ventajas Desventajas
Documentos en
soporte papel
 El registro está acogido
en un medio, cuya
información se hace
accesible a través de
símbolos implícitos en él.
 El contenido es
inseparable de su medio
o soporte.
 Su valor probatorio se
mide por las
características de
autenticidad, entre ellas
la firma.
 Manejabilidad. Una hoja de papel
pesa menos que un PC por muy
portátil que sea. También es todavía
mucho más fácil manejar un conjunto
de hojas, documento o libro, en papel,
frente a una pantalla. Los ojos sufren
menos.
 Precio: El coste y el peligro asociado
de pérdida robo o extravío hace que el
papel sea una opción ventajosa frente
al PC, sobre todo en entornos de
movilidad.
 Búsqueda y recuperación. Puede
parecer que los documentos
electrónicos tienen ventaja en este
terreno, pero depende de la
implantación tecnológica concreta y
del uso que se haga. Así, cuando los
documentos electrónicos se archivan
en sistemas de archivo tradicionales
sin las debidas herramientas de apoyo
se multiplica el tiempo de acceso
frente al papel tradicional. En esas
condiciones, el papel tiene clara
 Es necesario elaborar
índices y disponer de
grandes y cuidados
lugares de almacenaje.
 Es necesario depurar los
archivos frecuentemente,
con la consecuente
pérdida de tiempo que
eso genera.
 Desgaste y riesgos de
rotura o pérdida por la
manipulación.
 Pérdida de tiempo en la
búsqueda de
documentos.
 Retraso en firmas y
autorizaciones
 Se agrupan en
expedientes por lo que
necesitan mucho
espacio.
 Es difícil recuperar y
tratar la información con
rapidez.