Este documento resume las diferentes tareas y funciones que se pueden realizar en Microsoft Project. Explica cómo ingresar tareas, modificar su duración y tipo, vincular tareas, identificar tareas críticas y priorizar tareas. También cubre la creación de tareas repetitivas, de resumen y subtareas para organizar mejor el proyecto.

1. Tareas con Microsoft Office Project
John Jairo Caicedo Bolaños
john.caicedo@osc.com.co
24 de Noviembre de 2012
Corporación Universitaria del Meta - UNIMETA

2. Contenido
1. Ingresar tareas
2. Duración estimada y duración
real.
3. Duración transcurrida
4. Hitos
12. Tiempo de posposición y tiempo de
5. Tareas repetitivas
adelanto.
6. Modificar datos de tareas
7. Eliminar una tarea. 13. Dividir tareas
8. Insertar una nueva tarea entre 14. Tareas críticas
las ya insertadas. 15. Ruta crítica
9. Tareas de resumen y subtareas. 16. Tipos de tareas
10. Tarea de resumen del proyecto 17. Cambiar el tipo de tarea.
11. Vincular tareas 18. Delimitaciones de tarea.
19. Prioridad.

3. 1. Ingresar tareas
• En el sector de listado de tareas vamos a comenzar a ingresar las tareas o
eventos, sólo completaremos las celdas Nombre de tarea y Duración.
• La duración de las tareas puede ser en días (d), horas (h), minutos (m),
semanas (s), meses (me o ms) pudiendo utilizar decimales, por ejemplo
1,5 días.

4. 2. Duración estimada y duración real
• Cuando creamos una tarea, Project asigna a ésta una duración
estimada de 1 día, se identifica con un signo de interrogación
cerrado.
• Cuando modificamos ese valor el signo de interrogación desaparece,
con ello estamos diciendo que esa duración es de tiempo real, a no
ser que agreguemos dicho signo.
• Esto es de gran ayuda cuando no sabemos bien cuál va a ser la
duración de dicha tarea, una vez que confirmemos dicha duración
sacamos el signo y listo.

5. 3. Duración transcurrida
• Si necesitamos que una tarea dure un tiempo
determinado sin importar la cantidad de recursos que
influyan en ella, debemos definir su duración como
transcurrida.
• Por ejemplo, si colocamos un piso y necesitamos 2
días de secado. Si asfaltamos una carretera y
necesitamos 1 día de secado.
• Tan sólo debemos agregar la 't' al final de la duración.
Quedará de esta manera: 2dt

6. 4. Hitos
• Cuando necesitamos marcar un punto de referencia en
algún lugar de nuestro proyecto podemos ingresar un hito.
• Para ello debemos ingresar una tarea con una duración
cero, esto hará que la tarea se muestre automáticamente
como hito.

7. 5. Tareas repetitivas
A lo largo del proyecto hay tareas
que se repiten, como por ejemplo
reuniones. Project nos permite
ingresar tareas repetitivas, hay que
tener en cuenta que si estas no se
repiten a intervalos regulares nos va
a convenir ingresar tareas regulares
en el momento adecuado.
Ingresar una tarea repetitiva:
1.Ir al menú Insertar / Tarea
repetitiva.
2.Se abrirá el siguiente cuadro de
diálogo donde especificaremos
nombre e intervalos de repetición.

8. 5. Tareas repetitivas
En la imagen se ve una tarea repetitiva, reunión con una duración de 4 hs., la misma se
repite cada dos días laborales.
Observar el indicador (figura de la columna i), el + de la tarea a la izquierda, lo cuál quiere
decir que si se despliega muestra cada una de las tareas:

9. 6. Modificar datos de tareas
Para modificar el nombre de una tarea podemos:
También podemos hacer todo esto desde el cuadro de diálogo
•Situarnos sobre ella y escribir.
Información de la tarea.
•En la barra de función modificar lo que deseemos.
Podemos acceder a el desde:
Para modificar la duración podemos:
•Situándonos sobre la tarea y yendo al menú Proyecto /
•Situarnos sobre ella y escribir.
Información de la tarea.
•Utilizar los botones arriba y abajo que se encuentran
en la celda. •Haciendo doble clic sobre la tarea.
•clic derecho sobre la tarea y eligiendo del menú la opción
Información de la tarea.

10. 7. Eliminar una tarea
• Para ello debemos
seleccionar la tarea desde
el indicador de fila
(columna numerada),
cliquear con el botón
derecho y elegir la opción
Eliminar tarea.
• El resto se reacomoda.

11. 8. Insertar una nueva tarea entre las ya insertadas
• Nos debemos situar en la tarea que quedaría debajo
de la nueva
• Clic con el botón derecho y luego Nueva tarea ó ir al
menú Insertar / Nueva tarea.
• Se creará la fila para ingresar el nombre y demás datos
de la misma.
• También se puede pulsar la tecla INSERT.

12. 9. Tareas de resumen y subtareas
• Con el fin de que el proyecto esté más organizado podemos agrupar las tareas que compartan las
mismas características o estén dentro de la misma etapa bajo una tarea de resumen.
• Una tarea de resumen es una tarea que está compuesta por las subtareas.
• La información de una tarea de resumen: duración, fecha de inicio y fin, etc se obtendrá de sus
subtareas.
• En el listado de tareas anterior las subtareas aparecen con
sangría, pudiéndose establecer varios niveles.
• En el diagrama de Gantt aparece la tarea de resumen en color
negro y la barra con un formato diferente.

13. 9. Tareas de resumen y subtareas
Aplicar sangrías. Para ello debemos:
1.Seleccionar las tareas que pasarán a ser subtareas.
2.En la barra de herramientas hacer clic en Aplicar Sangría. Automáticamente se le aplica una
sangría a las tareas seleccionadas y la tarea superior se convierte en tarea de resumen.
Sacar sangrías. Para ello debemos:
1.Seleccionar las subtareas.
2.En la barra de herramientas hacer clic en Anular Sangría.

14. 10. Tarea de resumen del proyecto
La tarea de resumen del proyecto es una tarea que por defecto se encuentra oculta.
•Para mostrarla debemos ir al menú Herramientas / Opciones… en la pestaña Vista tildar
la opción Mostrar tarea de resumen de proyecto.
Nótese que se aplica una sangría a todo el proyecto, el indicador de fila es el número 0 y la
barra en el diagrama de Gantt es de color gris.
Tener activa esta tarea de resumen es de gran utilidad ya que ella contendrá los datos
generales de todo el proyecto.

15. 11. Vincular tareas 1. Fin – Comienzo: Cuando finaliza una
tarea recién ahí puede comenzar la tarea
predecesora.
• Cuando pensamos un proyecto las
tareas no comienzan todas juntas
sino que por ejemplo, hay tareas
2. Comienzo – Fin: El comienzo de la
que no pueden comenzar hasta tarea antecesora se da cuando finaliza la
predecesora.
que otras finalicen.
• Para ello Project nos permite
3. Comienzo – Comienzo: Ambas tareas
vincular las tareas. Es muy deben comienzar juntas.
importante en este paso marcar
cuál es la tarea antecesora y cuál
la predecesora. 4. Fin – Fin: Ambas tareas finalizan juntas.
• Project nos permite vincular las
tareas de cuatro formas diferentes
según lo necesitemos:

16. 12. Tiempo de posposición y tiempo de adelanto
• Cuando necesitemos tener un
tiempo entre dos tareas vinculadas.
• Esto hará que la tarea sucesora
demore o adelante el tiempo que
hayamos establecido. Como establecer el tiempo de posposición
o adelanto.
• Por ejemplo: Si tenemos una tarea 1.Ir al diagrama de Gantt y hacer doble clic
pintar pared y le sigue la tarea sobre la línea que une las tareas.
colgar cuadro, no podremos hacer la
1.En el cuadro de diálogo que aparece
segunda inmediatamente porque establecer el tiempo, si es de posposición
nuestro cuadro se mancharía con la el valor del mismo debe ser positivo y si
pintura fresca, necesitaríamos un es de adelanto negativo. Podemos
escribirlo directamente o utilizar los
tiempo antes de colgar el cuadro. botones arriba y abajo. La unidad de
tiempo es la misma que utilizamos para
el campo Duración.

17. 13. Dividir tareas
Hay tareas que no necesariamente deben realizarse de forma continua sino que puede
dividirse, la tarea va a tener la misma duración pera va a ejecutarse en diferentes etapas.
Como dividir una tarea:
1.En la barra de Herramientas activar el botón Dividir tarea.
2.Observar que el cursor toma una forma diferente, en el diagrama de Gantt hacer clic sobre la
tarea en la fecha que se quiere dividir.
3.Arrastrar hasta la fecha en que se quiere reanudar la tarea.

18. 14. Tareas críticas
• Una tarea crítica es la tarea que si se retrasara haría que el
proyecto en general se retrase.
• A medida que el proyecto avanza y estas tareas se van
completando dejan de ser críticas.

19. 15. Ruta crítica
• La ruta crítica es el conjunto de las tareas críticas que retrasarían la
finalización del proyecto.
• Podríamos decir que la ruta crítica está formada por las tareas más
importantes o a las que deberíamos prestarle más atención.
• Para visualizar la ruta crítica debemos abrir la vista Gantt de
seguimiento, desde la barra de vistas o desde el menú Ver.

20. 16. Tipos de tareas
Project nos permite definir tres tipos de tareas:
1.Tarea de unidades fijas: Este es el tipo de tarea predeterminado en Project. Cuando se define una tarea como
de unidad fija los recursos son un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la duración o en el trabajo de la
tarea no afecta a la cantidad de recursos asignados.
2.Tarea de duración fija: Cuando se define una tarea como de duración fija la duración de la tarea es un valor
fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la asignación de recursos o en el trabajo de la tarea no afecta a la
duración de la misma.
3.Tarea de trabajo fijo: Cuando se define una tarea como de trabajo fijo la cantidad de trabajo (total de horas
que consta la tarea)es un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la asignación de recursos o en la
duración de la tarea no afecta al trabajo de la misma.
El tipo de tarea se calcula por medio de esta formula:
TRABAJO = DURACIÓN * UNIDADES

21. 17. Cambiar el tipo de tarea
1. Hacer doble clic sobre la tarea
a cambiar el tipo.
2. En el cuadro de diálogo
Información de la tarea ir a la
pestaña Avanzado.
3. En Tipo de tarea desplegar el
menú y seleccionar el tipo que
queramos.

22. 18. Delimitaciones de tarea
• Cuando delimitamos una tarea estamos colocando una restricción ya sea en la
fecha de comienzo o fin.
• Podemos establecer que una tarea comience o que no finalice después de una
fecha determinada.
• Las delimitaciones pueden ser:
• Flexibles: no ligadas a una fecha determinada.
• Inflexibles: ligadas a una fecha determinada.
• Esta flexibilidad depende del tipo de proyecto en que estemos trabajando, o
sea si es un proyecto con fecha de comienzo o fecha de fin.
• Si nos pasamos de la fecha y todavía la tarea no está completa, un indicador nos
avisará.

23. 19. Prioridad
• Podemos establecer mediante un
número la prioridad de una tarea
ante las demás tareas del proyecto.
• La prioridad abarca de 0 a 1000,
siendo una tarea con prioridad 0 la
menos importante y 1000 la más
importante.
• Por defecto todas las tareas tienen
una prioridad de 500, o sea que son
todas iguales, no es recomendable
Como cambiar la prioridad a una tarea.
cambiar esta prioridad si no es
1.Doble clic en la tarea, se abre el cuadro
estrictamente necesario.
Información de la tarea.
• Esta función es muy útil para 2.En la pestaña General, en el recuadro
Prioridad: ingresar el nuevo valor.
resolver las sobreasignaciones que
veremos más adelante.

24. Gracias !
John Jairo Caicedo Bolaños
john.caicedo@osc.com.co
@johncaicedoosc