PR-GER-01_Control_de_Documento_y_Registros.doc

PROCEDIMIENTO
Control y manejo de Documentos y
Registros
Código: PR-GER-01
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Versión: 00
Dirección de la empresa sitio web, fono.
ELABORACIÓN APROBACIÓN
Elaborado por Aprobado por
Cargo Cargo
Fecha Fecha
Firma Firma

Control y Manejo de Documentos y Registros
Código PR-GER-01
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1 Objetivo
Este procedimiento tiene por objetivo describir la estructura, funcionamiento, administración y control de
los Documentos y Registros de XXXXXXXXXXXXXXXXXXX.
2 Alcance
Este procedimiento es aplicable y válido para todos los documentos, del tipo:
 Manual de Gestión
 Procedimientos
 Instrucciones
 Formularios (Registros)
 Programas
3 Definiciones
XX: Gerente General XX: Administrativo
XX: Supervisor XX: Administrador
XX: Prevencionista de Riesgos XX: Trabajador
XX: Bodeguero. C: Responsabilidad de Cooperación
E: Responsabilidad de ejecución I: Responsable de estar Informado
Letras minúsc.: Resp./área
 Documento:
Son definiciones o instrucciones escritas de carácter obligatorio relacionados con el sistema de
Gestión.
 Formulario:
Son papeles prediseñados los cuales se llenan para describir un evento y registrar datos que
permitan su trazabilidad y la evidencia de los hechos.
4 Responsabilidades
Acciones a realizar XX XX XX XX
Elaborar los procedimientos, instrucciones y formularios
Generar la codificación de los documentos
Aprobar documentación
Realizar la actualización del listado de documentos
Realizar el control de los cambios en la documentación
Realizar la Reexaminación de los documentos
Realizar respaldo periódico de la documentación
Realizar el control de la documentación

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5 Descripción de la Actividad
5.1 Jerarquía de la documentación
Todos los documentos del Sistema de Gestión de XXXX. se encuentran unidos jerárquicamente. Para
hacer referencia desde un documento a otro, se indican en orden jerárquico o en documentos de igual
nivel.
Por su parte los procedimientos hacen referencia a otros procedimientos o instrucciones, y las
instrucciones hacen referencia a otras instrucciones o formularios (registros).
Nivel 1 (Manual):
Es un documento Gerencial. Describe principios,
relaciones, organización y sistemas.
Manual
Procedimientos
Instructivos y Programas
Formularios y Registros
Nivel 2 (Procedimientos):
Es un documento operacional el cual describe
procesos y/o sistemas
Nivel 3 (Instrucciones):
Son documentos operacionales los cuales
describen actividades específicas para el lugar
de trabajo, además en este nivel pertenecen los
documentos como los Programas
Nivel 4 (Registros):
Documentos diseñados para registrar datos
específicos
5.2 Estado de los documentos
5.2.1 Documentos Oficiales
Los Documentos oficiales son los que están firmados de puño y letra por el elaborador y aprobador, los
cuales son almacenados en archivadores que identifican su estado (Oficiales).
Una vez que estos documentos han sido aprobados, el XXXXXXX es el único responsable de Mantener
la carpeta digital del sistema de gestión.
5.2.2 Copias Controladas
Corresponde a las copias en papel de un documento Oficial que deben ser distribuidos a los diferentes
cargos de la Organización. Las copias controladas son consideradas vigentes siempre que lleven el
timbre respectivo en la primera página.
Cada vez que se genere un cambio en la documentación, el XXXXXXX envía las "Copias Controladas" a
los usuarios correspondientes según la distribución respectiva, retira y destruye la documentación
obsoleta.
5.2.3 Copias no Controladas
Cada vez que algún usuario del sistema fotocopie una Copia Controlada de algún documento oficial,
estas pasan automáticamente a estado de Copias No Controladas. De igual manera, cualquier
documento que no cuente con el timbre de copia controlada (a excepción de los oficiales, los cuales son
mantenidos por el XXXXXX) pasan a ser Copias No Controladas.

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5.2.4 Obsoleto
Los Documentos Oficiales no vigentes del sistema como consecuencia de su actualización, son
almacenados como “Documentos Obsoletos” con su respectivo timbre en la primera pagina y solamente
se guarda las dos últimas versiones modificadas. Los documentos obsoletos son almacenados para
retenerlos con fines legales y/o de preservación del conocimiento.
5.3 Sistema de Identificación y Numeración
La identificación y numeración de los documentos se explica con el siguiente esquema:
CODIGO SIGLA SIGNIFICADO
XX-YYY-ZZ
XX
Representa el tipo de documento, que puede ser:
MG
PR
IN
PG
FO
Manual de Gestión
Procedimiento
Instructivos
Programa
Formulario
YYY
Representa el área de la empresa, por ejemplo:
PRO : Producción
MAN: Mantención
ADM: Adminitracion
GER: Gerencia
ZZ
Representa un número correlativo para cada documento, este número
varía entre 01 y 99.
5.4 Ciclo de Vida de los documentos
5.4.1 Elaboración
El elaborador es el responsable de que el documento esté correcto, sea simple y aplicable, y además de
que los documentos se aprueben.
5.4.2 Revisión y Aprobación
La revisión y aprobación de los documentos la realiza el dueño del proceso. Si hay observaciones debe
derivar el documento al elaborador para su corrección. La aprobación final de cada documento queda
respaldada por el documento original firmado y archivado por el XXXXXXXXX.
5.4.3 Eliminación
Los documentos que son eliminados del Sistema de Gestión de XXXXXXXXX, se almacenan como
obsoletos y su código no se podrá utilizar.
5.4.4 Distribución y Examinación
En el caso de la distribución en papel (copia controlada) se debe definir cargos de distribución de los
documentos, los que deben quedar registrados en el formulario “FO-GER-01 Listado de Distribución y
Control de los Documentos”.
Al distribuir los documentos, el XXXXXXXXX documentará la entrega en el formulario FO-GER-02
“Entrega y Distribución de Documentos” evidenciando recepción por cada cargo.
Los documentos deben ser revisados y actualizados (en caso que corresponda) por lo menos una vez al
año desde la fecha de aprobación, para asegurar su vigencia. Esta actualización queda registrada en el
formulario “FO-GER-01 Listado de Distribución y Control de los Documentos”, en la columna
“Fecha de Ultima Examinación” y la próxima fecha en que el documento debe ser revisado, debe quedar
registrado en la columna “Fecha Próxima Examinación”.

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5.4.5 Cambios o modificaciones
Los cambios en los documentos los debe realizar el mismo cargo que elaboró la versión vigente. Estos
cambios quedan registrados en la Bitácora de Modificaciones del documento, según tabla. Una vez
aprobada la nueva versión, se reeditará el documento completo.
Fecha Versión Responsable Descripción de Modificaciones
Fecha de
Modificación
Numero
correlativo de
versión
Responsable de la
modificación
(Cargo)
Detallar cambios específicos al documento.
5.5 Formato de los Documentos
5.5.1 Encabezado y pie de página
Procedimientos e Instructivos Formularios y Programas
Encabezado
de Pagina
Primera Página:
 Logo de XXXXXXXX.
 Titulo del documento
 Código
 Nº de Páginas
 Versión
 Autor y Aprobador
Segunda Página en Adelante:
 Titulo del documento
 Código
 Nº de Páginas
 Versión
 Logo de XXXXXXXXXXXXX.
 Título del Formulario y/o
Programa.
Portada
Recuadro:
 Elaborador y Aprobador
 Cargos
 Fecha
 Firma
 No tiene
Pie de
Pagina
 Dirección de la Empresa
 Sitio Web
 Fono
 Izquierdo: Código
 Centro: Versión
 Derecho: Código Cargo
elaborador, mes y año del
formulario y/o Programa
5.5.2 Formato de la hoja
Se debe usar preferentemente la hoja formato carta.

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5.6 Categoría de los documentos
5.6.1 Manual de Gestión (MG)
Documento que proporciona información coherente, interna y externamente, acerca del Sistema de
Gestión de la Organización.
5.6.2 Procedimiento (PR)
Los Procedimientos describen partes del Sistema de Gestión. En general se describe un proceso
completo con Planificación, Control, Información correspondiente. El contenido es mayormente de tipo
organizacional. Un Procedimiento da respuesta a las siguientes preguntas:
 ¿Qué se debe hacer?
 ¿Quién lo hace?
 ¿Cuándo lo hace?
 ¿Dónde lo hace?
Un procedimiento puede ser autónomo o puede contener otros procedimientos y/o instrucciones que lo
complementen.
5.6.3 Instrucción de Trabajo (IN)
La instrucción de trabajo es un documento que describe en forma detallada los pasos a seguir por el
personal para la correcta realización de sus actividades o trabajo específicos para obtener la calidad
deseada. Este documento debe dar respuesta a la pregunta:
 ¿Cómo se hace?
En FO-01 “Listado de Distribución y Control de los Documentos” registra todos los procedimientos e
instrucciones de trabajo usados en la empresa.
5.6.4 Formularios (FO)
Corresponde a un documento en el cual se deja constancia de un hecho relevante en materias
relacionadas al Sistema de Gestión de XXXXXXXXXXXXXXXXX. Para ello se utilizan los formularios, los
cuales una vez llenados se transforman en registros.
5.7 Estructura
5.7.1 Manual de Gestión:
 Capítulo de Introducción: En el que se indique, al menos, el propósito del documento, el alcance del
Sistema de Gestión.
 Capítulo de Presentación de la Empresa: En el que se indique, al menos, las responsabilidades
funcionales con respecto al Sistema de Gestión y el Organigrama de XXXXXXXXXXX.
 Capítulo de Procesos del Sistema de Gestión: En el que se indique, al menos, una breve descripción
de los procesos y su interacción que forman parte del Sistema de Gestión y una referencia a los
procedimientos documentados establecidos para su correcta operación.
5.7.2 Procedimientos:
1. Objetivo: Descripción del objetivo y meta de la medida descrita. Las posibles formas de describir
estos son:
 Este procedimiento regula...
 Este procedimiento fija.......
2. Alcance: Es el campo de acción y de aplicación del documento, debe definir lo siguiente:
 Partes y/o puntos involucrados de la empresa
 Cosas, procesos y/o productos confusos sin definición

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3. Definiciones: Lista de los conceptos especiales utilizados, abreviaturas, etc.
4. Responsabilidades: Detalle de principales actividades del proceso con una la definición clara de
los responsables involucrados.
5. Descripción:
 Títulos claros y párrafos cortos.
 Secuencia lógica.
 Responsabilidades, interfaces.
 Competencia.
 Descripciones claras, precisas, integrales.
6. Referencias: Lista de la documentación de referencia (Códigos y Títulos).
7. Registros: Tabla donde se describen los registros utilizados en el procedimiento, con su nombre,
medio en que se almacena, tiempo, lugar y responsable de su almacenamiento.
8. Bitácora de Modificaciones: Tabla donde queda registrado cada uno de los cambios que tiene
un procedimiento.
9. Anexos: Información complementaria a lo detallado en el punto Descripción, de manera que sea
más útil y práctico el entendimiento del proceso.
5.7.3 Instructivos, Programas y Formularios:
Los Instructivos tienen la siguiente estructura:
1. Descripción de la Tarea: Descripción clara y detallada de la actividad a ejecutar.
2. Registros: Tabla donde se describen los registros utilizados en el instructivo, con su nombre,
medio en que se almacena, tiempo, lugar y responsable de su almacenamiento.
3. Bitácora de Modificaciones: Tabla donde queda registrado cada uno de los cambios que tiene
un Instructivo.
Los programas y formularios tienen estructura libre.
5.8 Control de Registros
Los registros asociados a cada documento y su control se describen en una tabla, al final del documento,
con la siguiente información:
Código Nombre
Medio de
Almacenamiento
Tiempo Lugar Responsable
Código del
Formulario
Nombre del
Formulario
Forma de
almacenamiento del
registro (Papel,
Electrónico,
Magnético)
Tiempo de
almacenaje del
registro
(Permanente,
años, días, meses,
etc)
Lugar de
almacenaje del
registro (PC, RED)
Cargo responsable
del almacenaje del
registro
El XXXXXXXXXXXXXX es el responsable de mantener un listado actualizado con todos los registros del
Sistema de Gestión y su control, el cual queda documentado en el formulario “Listado Control de
Registros FO-GER-03”.
El responsable de realizar la protección a los registros en papel es el que aparece mencionado en cada
procedimiento (Punto 7) o instructivo (Punto 2), en la columna “Responsable”.
En caso de los registros que son llevados en electrónico, el responsable (Punto 7 de los procedimientos
y punto 2 de los instructivos) debe incorporarlos con la condición “Solo lectura”, de esta manera la
protección se realiza para que los demás usuarios no intervengan en el registro pudiendo adulterar o
modificar la información.
Una vez que el tiempo de almacenaje de los registros ha caducado estos se eliminarán definitivamente.

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5.9 Documentos Externos
En XXXXXXXXXXXXXXXX, se manejan documentos externos, los cuales corresponden a las normas,
Hojas de Datos de Seguridad, manuales de equipos, especificaciones técnicas, etc.
Para dar un mayor orden a los documentos externos, el XXXXXXX completa el formulario ““Listado de
Documentos Externos” FO-GER-04 y almacena el documento externo original en un archivador,
identificándolo como “Documentos Externos Original”.
En el caso que se requieran copias de los documentos externos originales, el XXXXXXXXX es el
responsable que la copia del documento externo lleve el timbre “Copia Controlada” en la primera página.
Además, llevara un control de la distribución de éstos en el formulario ““Listado de Documentos
Externos” FO-GER-04.
En el caso que existan modificaciones en los documentos externos, se actualizará y distribuirá de la
misma manera, que señala en el punto anterior. Los documentos obsoletos externos son retirados por el
XXXXXXXXXX para ser destruidos.
5.10 Respaldo de la Información del Sistema
Los documentos del Sistema de Gestión de la empresa son respaldados electrónicamente con una
frecuencia XXXXXXXX. Esta información es almacenada en
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX.
Para prevenir el extravió no planeado de toda la información del Sistema de Gestión de
XXXXXXXXXXXXXXX, se obtiene una segunda copia del respaldo y este es guardado en un lugar físico
distinto al de uso.
6 Referencias
No Aplica
7 Registros
Código Nombre
Medio de
Almacenamiento
Tiempo Lugar Responsable
FO-GER-01
Listado de Distribución y
Control de los Documentos
Electrónico Permanente PC XXXX
FO-GER-02
Entrega y Distribución de
Documentos
Papel XXXXX XXXX XXXX
FO-GER-03 Listado Control de Registros Electrónico Permanente PC XXXX
FO-GER-04
Listado de Documentos
Externos
Electrónico Permanente PC XXXX

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8 Bitácora de Modificaciones.
Fecha Versión Responsable Descripción de Modificaciones
00-00-00 00 XXXX - Oficialización del procedimiento.
9 Anexos
No Aplica

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