Este documento describe el procedimiento para el control de registros de una organización. Establece tres etapas: 1) identificación de registros, 2) manejo de registros según tablas de retención y 3) verificación del manejo a través de auditorías. Los registros deben organizarse, almacenarse y disponerse de acuerdo a su medio y tiempo de retención para cumplir con normas y mantener la memoria institucional.

1. SISTEMA DE GESTION DESISTEMA DE GESTION DE
LA CALIDADLA CALIDAD
PROCEDIMIENTOPROCEDIMIENTO
CONTROL DECONTROL DE
REGISTROSREGISTROS
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2. PROCEDIMIENTOPROCEDIMIENTO
CONTROL DECONTROL DE
REGISTROSREGISTROS
• Este procedimiento tiene como propósito “Llevar un
control y administración de los registros de la
entidad, con el fin de presentar resultados
obtenidos de la gestión de los procesos de
una manera ordenada y con una metodología
establecida”.
CUMPLE CON EL NUMERAL 4.2.4 DE LA NORMA ISO
9001:2008 Y LA NTCGP 1000:2009
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3. POLITICAS DE OPERACIONPOLITICAS DE OPERACION
Los registros que se obtienen por medio de
formatos, cuando corresponda, deberán diligenciarse
con letra legibles y los espacios que no se diligencien
deberán tener una línea o señalar que no aplica (N.A.)
la información.
Los registros que implique comunicación interna o
externa de la administración central deben pasar por
el área de administración de documentos y archivo.
Los registros que se reciban por medio de Fax, deben
ser fotocopiados, ya que el papel para Fax no es muy
resistente para mantener la información impresa en
este.
Los registros cuando pasan al Subproceso Gestión
documental serán manejados según las actividades
definidas en el manual de Procedimientos de
Herramientas de Desarrollo administrativo y el manual
de gestión documental y archivo, basados en la Ley 594
del 2000, las Tablas de Retención Documental y los
recursos con los que cuente la administración para el
Archivo Municipal.
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4.  Los registros pueden ser evidenciados en
cualquier medio de soporte: Impreso, magnético,
digital, audiovisual, etc.
 Los formatos que se encuentran normalizados en
el Sistema de Gestión de Calidad y Seguridad
Industrial y Salud Ocupacional solo se modifican
siguiendo el Procedimiento de Control de
Documentos.
 Es de Obligado cumplimiento la elaboración o
generación de los registros identificados y
trazables a actividades específicas en cada uno
de los procesos.
 Los registros que se generen en el Municipio de
Pereira que se encuentren normalizados a través
del Sistema de Gestión y Control serán
identificados por el nombre del documento,
versión, fecha compuesta por el mes y año y
página (# de #).
POLITICAS DE OPERACIONPOLITICAS DE OPERACION
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5. CONTROL DECONTROL DE
REGISTROSREGISTROS
Verificación del adecuado
manejo de los registros
Verificación del adecuado
manejo de los registros
Identificación de registrosIdentificación de registros
Manejo de los registrosManejo de los registros
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6. ETAPA 1: Identificación de RegistrosETAPA 1: Identificación de Registros
Identifique los registros que
quedan del desarrollo de sus
actividades.
Identifique los registros que
quedan del desarrollo de sus
actividades.
Se ingresan los registros
identificados a la tabla de
retención documental
completando toda la
información que se requiere.
Se ingresan los registros
identificados a la tabla de
retención documental
completando toda la
información que se requiere.
Para esta identificación
se debe tener en cuenta
los registros que se
evidenciaron en el
Manual de
Procedimientos
Si se esta haciendo
cambios a la tabla de
retención documental
hay que seguir el
Procedimiento Control
de Documentos.
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7. ETAPA 2: Manejo de los RegistrosETAPA 2: Manejo de los Registros
Los registros se organizan en los
archivos de gestión según las
tablas de retención documental y
éstos se identifican según el
formato rótulo identificación
carpetas.
Los registros se organizan en los
archivos de gestión según las
tablas de retención documental y
éstos se identifican según el
formato rótulo identificación
carpetas.
Los registros que cumplen su
tiempo de retención en el archivo
de gestión, se envían al
subproceso de Administración de
documentos y archivo mediante
oficio relacionando la serie o
subserie que se va a entregar de
acuerdo a las tablas de retención
documental.
Los registros que cumplen su
tiempo de retención en el archivo
de gestión, se envían al
subproceso de Administración de
documentos y archivo mediante
oficio relacionando la serie o
subserie que se va a entregar de
acuerdo a las tablas de retención
documental.
Se almacenan en archivo de
gestiòn según el tiempo de
disposición y luego se realiza la
disposición final de acuerdo a lo
establecido en las tablas de
retención documental.
Se almacenan en archivo de
gestiòn según el tiempo de
disposición y luego se realiza la
disposición final de acuerdo a lo
establecido en las tablas de
retención documental.
Si los registros están en
medio físico
Si los registros están en
medio digital
Se organizan los Archivos
digitales en la ruta descrita para el
lugar de almacenamiento
Se organizan los Archivos
digitales en la ruta descrita para el
lugar de almacenamiento
Las copias de seguridad que se
realicen a los registros en medio
digitales se deben enviar al
Proceso de Herramientas de
Desarrollo Administrativo
específicamente al Subproceso de
Control de Mantenimiento del
Software y Hardware una vez se
cumpla el tiempo de retención en
el archivo de gestión establecido
en la tabla de retención
documental.
Las copias de seguridad que se
realicen a los registros en medio
digitales se deben enviar al
Proceso de Herramientas de
Desarrollo Administrativo
específicamente al Subproceso de
Control de Mantenimiento del
Software y Hardware una vez se
cumpla el tiempo de retención en
el archivo de gestión establecido
en la tabla de retención
documental.
Según lo definido en la tabla de retención documental:Según lo definido en la tabla de retención documental:
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8. BACKUP: Copia de seguridad de losBACKUP: Copia de seguridad de los
registros en medio digitalregistros en medio digital
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9. ETAPA 3: Verificación del adecuadoETAPA 3: Verificación del adecuado
manejo de los registrosmanejo de los registros
Se verifica el adecuado
control de los registros en
los procesos a través de las
Auditorias Internas
Se verifica el adecuado
control de los registros en
los procesos a través de las
Auditorias Internas
Adecuado
Manejo de los
registros
•Que se elaboren los registros esperados o
identificados en el Manual de Procedimientos.
•Que estén correctamente identificados
• Tener los documentos en el lugar correcto de
almacenamiento y por el tiempo adecuado
•Que estén organizados en los archivos de
gestión
•Que estén en buen estado
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10. PARA TENER ENPARA TENER EN
CUENTA!!!CUENTA!!!
LOS REGISTROS SON PARTE DE LA
MEMORIA INSTITUCIONAL Y SON LA
EVIDENCIA DE NUESTRO TRABAJO POR
LO CUAL HAY QUE CUIDARLOS.
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