El documento proporciona información sobre la documentación requerida para un sistema de gestión. Explica que la documentación debe incluir la política, objetivos, manual de gestión, procedimientos e instrucciones de trabajo. Además, describe los diferentes tipos de documentos y cómo deben controlarse y distribuirse de acuerdo con las normas ISO 9001, ISO 14001 y OHSAS 18001.

1. Documentación de un Sistema de Gestión Ing. Alejandro Alborino Bariloche, Mayo de 2011

2. Objetivos: Adquirir los conocimientos necesarios para desarrollar la documentación de un SGI que cumpla con los requisitos de la norma y adecuada a las necesidades de cada Organización.

3. Contenidos programáticos Documentación. Propósito de la documentación. Documentación del SGI. Tipos de documentos: Política. Objetivos. Manual de Gestión. Procedimientos. Instructivos. Identificación de la documentación mandatoria y necesaria de un SGI. Formas de documentar: Diagramas de flujo. Mapas de proceso.

4. Según la norma ISO 9000 Información y su medio de soporte Información: datos que poseen significado papeles, fotografías, planos, ... ¿QUÉ ES UN DOCUMENTO?

5. ¿POR QUÉ DOCUMENTAR? Para asegurar uniformidad y comunicación Lograr la conformidad con los requisitos Obtener repetibilidad y trazabilidad Proveer la formación adecuada Para demostrar de que manera se realizan las actividades Evaluar la eficacia y adecuación del Sistema

6. ¿CUALES SON LOS DOCUMENTOS REQUERIDOS POR LAS NORMAS?

7. TIPO DE DOCUMENTOS OBLIGATORIOS Aquellos que explícitamente están indicados en el sistema de gestión aplicable y las normas de referencia. NECESARIOS Aquellos requeridos para asegurar el control de los riesgos operacionales de calidad, seguridad y medio ambiente

8. Sistema de Gestión Documentado POLÍTICA MANUAL DE GESTIÓN PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVOS REGISTROS Y DATOS

9. TIPOS DE DOCUMENTOS Manual de Gestión: describe el sistema de gestión de una Organización. Procedimientos: establecen cómo se hacen las cosas . Instructivos: establece requisitos específicos. Registro: refleja los resultados obtenidos y evidencias.

10. “ La documentación del sistema de gestión debe incluir: a) la política y los objetivos; b) la descripción del alcance del sistema de gestión de S y SO; c) la descripción de los elementos principales del sistema de gestión de S y SO y su interacción, así como la referencia a los documentos relacionados; SEGÚN OHSAS 18001 E ISO 14001 4.4.4 Documentación

11. d) los documentos, incluyendo los registros, requeridos por esta norma OHSAS, y e) los documentos, incluyendo los registros, determinados por la organización como necesarios para asegurar la eficacia de la planificación, operación y control de los procesos relacionados con la gestión de sus riesgos de S y SO / aspectos ambientales significativos. Nota: Es importante que la documentación sea proporcional al nivel de complejidad, peligros y riesgos concernientes y que se mantenga al mínimo requerido para que sea eficaz y eficiente” SEGÚN OHSAS 18001 E ISO 14001 4.4.4 Documentación

12. La documentación del sistema de gestión de la calidad debe incluir: a) declaraciones documentadas de una política de la calidad y de objetivos de la calidad, b) un manual de la calidad, c) los procedimientos documentados y los registros requeridos por esta Norma Internacional, y d) los documentos, incluidos los registros que la organización determina que son necesarios para asegurarse de la eficaz planificación, operación y control de sus procesos. SEGÚN ISO 9001 4.2 Requisitos de la documentación

13. NOTA 1: Cuando aparece el término “procedimiento documentado” dentro de esta Norma Internacional, significa que el procedimiento sea establecido, documentado, implementado y mantenido. Un solo documento puede incluir los requisitos para uno o más procedimientos. Un requisito relativo a un procedimiento documentado puede cubrirse con más de un documento. SEGÚN ISO 9001 4.2 Requisitos de la documentación

14. NOTA 2 La extensión de la documentación del sistema de gestión de la calidad puede diferir de una organización a otra debido a: el tamaño de la organización y el tipo de actividades, la complejidad de los procesos y sus interacciones, y la competencia del personal. NOTA 3 La documentación puede estar en cualquier formato o tipo de medio. SEGÚN ISO 9001 4.2 Requisitos de la documentación

15. Documentación ISO 9001 / OHSAS 18001 / ISO 14001 requieren Un Sistema de Documentos Un Sistema documentado y NO

16. ISO 9001 / OHSAS 18001 / ISO 14001 Control de los registros Deben ser legibles, identificables, recuperables Procedimiento documentado para asegurar : identificación almacenamiento protección recuperación tiempo de retención disposición

17. ¿CUALES SON LOS REQUISITOS DE LA DOCUMENTACION EN UN SISTEMA DE GESTIÓN?

18. Los documentos requeridos por el sistema de gestión se deben controlar. Los registros son un tipo especial de documentos y se deben controlar de acuerdo con los requisitos establecidos en el apartado 4.5.4 SEGÚN OHSAS 18001 E ISO 14001 4.4.5 Control de documentos

19. La organización debe establecer, implementar y mantener uno o varios procedimientos para: aprobar los documentos con relación a su adecuación antes de su emisión; revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario, y aprobarlos nuevamente asegurarse que se identifican los cambios y el estado de revisión actual de los documentos; SEGÚN OHSAS 18001 E ISO 14001 4.4.5 Control de documentos

20. asegurarse que las versiones pertinentes de los documentos aplicables están disponibles en los puntos de uso; asegurarse que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables; asegurarse que se identifican los documentos de origen externo y se controla su distribución, prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se conserven por cualquier razón SEGÚN OHSAS 18001 E ISO 14001 4.4.5 Control de documentos

21. Los documentos requeridos por el sistema de gestión de la calidad deben controlarse. Los registros son un tipo especial de documento y deben controlarse de acuerdo con los requisitos citados en el apartado 4.2.4. SEGÚN ISO 9001 4.2.3 Control de los documentos

22. Debe establecerse un procedimiento documentado que defina los controles necesarios para: aprobar los documentos en cuanto a su adecuación antes de su emisión, revisar y actualizar los documentos cuando sea necesario y aprobarlos nuevamente, asegurarse de que se identifican los cambios y el estado de la versión vigente de los documentos, asegurarse de que las versiones pertinentes de los documentos aplicables se encuentran disponibles en los puntos de uso, SEGÚN ISO 9001 4.2.3 Control de los documentos

23. asegurarse de que los documentos permanecen legibles y fácilmente identificables, asegurarse de que los documentos de origen externo, se identifican y que se controla su distribución prevenir el uso no intencionado de documentos obsoletos, y aplicarles una identificación adecuada en el caso de que se mantengan por cualquier razón. SEGÚN ISO 9001 4.2.3 Control de los documentos

24. Actividad 1 Identificar : Procedimientos documentados Documentos Registros OHSAS 18001/ ISO 9001/ISO 14001

25. ¿ COMO DOCUMENTAR UN SISTEMA DE GESTION ?

26. Jerarquía de documentos Política, Objetivos Manual Procedimientos Documentos Registros 1er nivel 2do nivel 3er nivel 4to nivel Establecen el rumbo de la organización, su propósito, futuro y descripción general del sistema y de su aplicación Describen el Cómo, Donde, Quién y Cuando para aquellos procedimientos que pide la norma Describen la forma de operación de la organización Formularios, archivos, discos magnéticos, proveen evidencia de lo actuado

27. La POLÍTICA de la CALIDAD debe ... Ser Apropiada a las necesidades de la organización y los clientes Incluir compromiso de cumplir con los requerimientos y con la mejora continua Proveer el marco para establecer y revisar los objetivos Ser comunicada, entendida e implementada Ser revisada para su adecuación continua

28. Objetivos de gestión documentados En las funciones y niveles pertinentes Medibles Realizables Alineados con la política

29. Manual de Gestión Es único para cada organización Su estructura, formato, contenido (excepto los mínimos indicados en al Ap. 4.2.2 de ISO 9001) y método de presentación son flexibles y deben adaptarse a las necesidades de cada organización

30. MANUAL DE GESTIÓN Documento que enuncia las políticas de gestión y describe el Sistema de Gestión de una organización En general no contiene detalles sino lineamientos Refiere a documentos de “nivel” inferior o los contiene Define el alcance del sistema Describe la secuencia e interacción de los procesos del sistema Es revisado y aprobado por la Dirección

31. Propósitos del Manual de Gestión Comunica la Política Define la estructura de documentos Proporciona la base del Sistema de Gestión Presenta al Sistema para fines externos Demuestra la adecuación del Sistema a la norma aplicable

32. Estructura y Contenido del Manual de Gestión Objetivo y Alcance Tabla de contenidos y Estado de revisión Información general sobre la Organización Política Descripción de la Organización, responsabilidades y autoridades Descripción de los procesos del Sistema . Referencia a documentos de nivel inferior Definiciones Anexos ( mapa de procesos, organigramas, listado de documentos, etc.)

33. PROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES DE TRABAJO Describen las actividades que realiza una organización en relación a los requisitos normativos. Definen las responsabilidades y autoridades para llevar a cabo dichas actividades. Los instructivos son de carácter especifico y detallan aspectos técnicos de las actividades que describen.

34. Estructura y contenido de un procedimiento Objetivo Alcance Abreviaturas y definiciones Responsabilidades Referencias Desarrollo del Procedimiento Registros / Formularios / Anexos

35. Objetivo: describe brevemente el motivo del documento Alcance: Define a qué Partes / Productos y/o Servicios de la organización resulta aplicable el documento. Abreviaturas y definiciones : qué es lo que se quiere expresar cuando se usa una palabra o una abreviatura Estructura y contenido de un procedimiento

36. Responsabilidades: definir las responsabilidades de c/ función involucrada en el procedimiento documentado. Referencias : procedimientos e instructivos del SG que estan relacionados con el procedimiento que se esta documentando, normas de referencia (evite lo obvio). No incluya las normas de gestión. Requisitos legales y/o normativas aplicable (cuando corresponda) Estructura y contenido de un procedimiento

37. Desarrollo del Procedimiento Describe la secuencia de actividades del proceso Hágalo simple, corto y fácil de interpretar. Evite el lenguaje no comprensible. Si ayuda, incluya esquemas o gráficos. Analice la gestión actual; luego establezca la gestión mejorada incluyendo la opinión y sugerencia de los involucrados. Siga un orden secuencial. Comience por la entrada, describa el proceso e identifique la salida. Estructura y contenido de un procedimiento

38. Registros /Formularios/ Anexos. Formatos de registros( formularios) Fotos Diagramas de flujo Croquis Tablas Estructura y contenido de un procedimiento

39. DIAGRAMA DE FLUJO: REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL PROCESO DIAGRAMA DE BLOQUE INICIO TAREA A TAREA C TAREA B FIN

40. DIAGRAMA NORMALIZADO INICIO/FIN ACTIVIDAD PUNTO DE CONTROL TRANSPORTE CONECTOR ALMACENAMIENTO ESPERA REGISTRO

41. TIPOS DE SOPORTE PARA LA DOCUMENTACION PAPEL INFORMÁTICO OTROS

42. Ejemplo de Aprobación de Documentos GG GI GI GI JS JS JS JS JS JS Dirección Gerencias Intermedias Jefaturas de Sector MG PG Instrucciones de Trabajo

43. Modelo de distribución de documentación Centralizado Descentralizado Gestión Áreas Sectores o Grupos

44. Modelo de distribución de documentación Totalmente descentralizado

45. Recomendaciones a la hora de redactar... Seleccione la actividad a documentar Tenga claro qué es lo que pretende lograr Defina el alcance del documento Decida las responsabilidades involucradas (busque consenso) Asegure cumplir con lo que la Norma pide Escriba para que los demás lo entiendan Tenga en cuenta entrada –salida y proceso involucrado

46. Actividad 2 Actividad grupal Análisis de los modelos de documentación presentados por el instructor

47. Actividad 3 Seleccionar un proceso y realizar un procedimiento documentado utilizando el modelo de diagrama de flujo