El documento describe el procedimiento para registrar en la plataforma SIAFT las acciones realizadas durante el acompañamiento a los establecimientos educativos. Se especifican los roles del tutor y formador en el registro y aprobación de la información. Además, se explican los pasos para diligenciar los componentes, docentes participantes, tareas y compromisos, y adjuntar documentos de soporte.

1. FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA
LA PLANEACIÓN Y
DESARROLLO DEL
ACOMPAÑAMIENTO
CÓDIGO:
Página xxxxxxxx
REGISTRO DEL DESARROLLO DEL ACOMPAÑAMIENTO –ROL TUTOR
INTRODUCCIÓN
El presente documento tiene como finalidad dar a conocer de manera sencilla y
precisa cada uno de los pasos que se deben tener en cuenta en el proceso de
registro en la plataforma SIAFT de las acciones desarrolladas en el
Acompañamiento realizado a los Establecimientos Educativos. Involucrando los
actores del proceso Tutores, Formadores, Administración y Gerencia del Proyecto,
por medio del uso adecuado de la plataforma SIAFT.
1 Registro del Acompañamiento en plataforma.
1.1 Objetivo
Formalizar y registrar el proceso de acompañamiento realizado a
Establecimientos Educativos y sus respectivas Sedes.
los
1.2 Responsables
El proceso de registro en plataforma de los acompañamientos que se realizan a
los establecimientos educativos cuentan con dos roles específicos que son:
•
Tutor: Es el responsable de registrar las acciones que se realizaron en el
desarrollo del Acompañamiento en la plataforma SIAFT.
•
Formador: Aprueba la información registrada por el tutor en la plataforma
SIAFT que da cuenta de las acciones realizadas en los establecimientos
educativos en el marco del proceso de acompañamiento.
1.3 Reporte del Desarrollo del Acompañamiento (Rol – Tutor)
Una vez realizado el acompañamiento, el Tutor debe acceder a la página web siaft.ceinte.com.co, ingresa sus datos de acceso usuario y contraseña, una vez se
encuentra en la plataforma encontrará al lado izquierdo de la pantalla un menú en
donde se encuentra el enlace Desarrollo del acompañamiento, en el cual debe
hacer clic, como se presenta la siguiente imagen.

2. FECHA:
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LA PLANEACIÓN Y
DESARROLLO DEL
ACOMPAÑAMIENTO
CÓDIGO:
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Imagen 1. Reporte del Desarrollo del Acompañamiento.
Después de haber hecho clic en el link Desarrollo del acompañamiento se le
despliega el siguiente menú:

3. FECHA:
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ACOMPAÑAMIENTO
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En este menú se visualizan las agendas que han sido aprobadas por el formador,
para realizar el registro de la información de la agenda desarrollada el tutor debe
dar clic en el acompañamiento del cual se desea hacer el registro,- como lo indica
la flecha azul, e inmediatamente la plataforma le muestra la información que ya
había registrado en la planeación además de la información que debe diligenciar
(Ver imagen 2).
Imagen 2. Información Registrada en la Planeación
1.3.1 Diligenciamiento Componentes
En cada uno de los 4 componentes el tutor debe describir las principales acciones
realizadas y los logros obtenidos, respecto a cada uno de los alcances que se
consideraron en -la planeación del acompañamiento.
En este sentido, el tutor identifica el componente para el cual va a llevar a cabo el
diligenciamiento de la información así:
•
Realiza la respectiva descripción en la caja de texto, como lo indica la
flecha azul de la imagen 3.
•
Al finalizar la descripción debe hacer clic en el botón Agregar y luego clic en
el botón Guardar, inmediatamente le aparece un letrero en color verde
donde se le confirma que la actualización del componente se realizó
correctamente –con la frase: El componente pedagógico se actualizo
correctamente, como lo indica la flecha roja de la imagen 3.

4. PROCEDIMIENTO PARA
LA PLANEACIÓN Y
DESARROLLO DEL
ACOMPAÑAMIENTO
CÓDIGO:
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FECHA:
•
Si el tutor requiere hacer una modificación debe hacer clic en el botón
Eliminar y volver a iniciar la descripción (Ver imagen 3).
Este mismo procedimiento se debe llevar a cabo para cada uno de los
componentes.
Imagen 3. Diligenciamiento Componentes
Componente pedagógico:
De acuerdo con el proceso de planeación que fue registrado en la plataforma, en
cada cuadro de texto del componente pedagógico deben describirse de manera
sucinta las actividades que se desarrollaron para cada alcance del componente,
teniendo en cuenta los procesos de planeación, observación y reflexión de clases,
partiendo de la matriz de indicadores de la plataforma SIEMPRE, específicamente
en el Plan Estratégico de Mejoramiento. En ese sentido, es necesario adjuntar los
soportes que deben adjuntarse para dar cuenta de la realización de las actividades
Componente de formación situada:
Lo relacionado al componente se registra con base en los alcances seleccionados
en la planeación de la agenda del acompañamiento, describiendo de manera
concisa y clara lo logrado con la comunidad educativa, dependiendo entonces de
los alcances y las actividades desarrolladas, los soportes pueden ser:

5. FECHA:
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ACOMPAÑAMIENTO
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El diligenciamiento de estos soportes, está explícito tanto en la guía Ruta del
Acompañamiento como en el instructivo elaborado para cada uno.
Componente de Gestión Educativa
La información referente a este componente en cada visita del tutor al
establecimiento educativo debe dar cuenta de los avances en las subactividades,
las cuales describen el procedimiento para el logro de las actividades del
componente.
Componente de Condiciones Básicas
La información referente a este componente en cada visita del tutor al
establecimiento educativo debe dar cuenta de los avances en las subactividades,
las cuales describen el procedimiento para el logro de las actividades del
componente.
El tutor identifica el componente en el cual va a llevar a cabo el diligenciamiento de
la información, luego realiza la respectiva descripción y cuando finaliza debe hacer
clic en el botón Agregar y luego clic en el botón Guardar, inmediatamente le
aparece un letrero en color verde donde se le confirma que la actualización del
componente se realizó correctamente con la frase: El componente pedagógico
se actualizo correctamente, como lo indica la flecha roja.
Si el tutor requiere hacer una modificación debe hacer clic en el botón eliminar y
volver a iniciar la descripción (ver imagen 3).
Este mismo procedimiento se debe llevar a cabo para cada uno de los
componentes.

6. FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA
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ACOMPAÑAMIENTO
CÓDIGO:
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Imagen 3. Diligenciamiento Componentes
1.3.2 Docentes Participantes
El tutor debe diligenciar cada uno de los campos solicitados en la información de
los docentes que asistieron al acompañamiento, para ello hace clic en el botón
agregar, para guardar la información el tutor tiene la posibilidad de guardar cada
vez que ingresa un registro o cuando haya terminado el ingreso de todos los
docentes, dando clic en el botón guardar, y el sistema le informa que la
actualización se llevó a cabo por medio de una frase en color verde: La lista de
docentes participantes se actualizó correctamente, como lo indica la flecha
roja en la imagen 4.
Si el tutor requiere retirar un docente de la lista registrada en la plataforma debe
hacer clic en el botón Eliminar.

7. FECHA:
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ACOMPAÑAMIENTO
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Imagen 4. Diligenciamiento Docentes Participantes
1.3.3 Tareas y Compromisos del PTA
El tutor debe diligenciar la información de acuerdo a lo solicitado por cada uno de
los alcances de los componentes.
1. Tarea o Compromiso: El tutor debe escribir los compromisos adquiridos
durante la ejecución del acompañamiento.
2. Fecha límite de Cumplimiento: El tutor debe registrar la fecha en la que se
planea cumplir el compromiso.
3. Nombre del Responsable: El tutor debe registrar el nombre de la persona
responsable de la ejecución del compromiso y dar clic en el botón Agregar, se da
la opción en plataforma de guardar uno a uno los compromisos o guardar al final
cuando haya terminado el respectivo ingreso de las tareas y compromisos, al
hacer clic en guardar el sistema le confirmará la actualización con la frase: Las
tareas y compromisos para el PTA se han actualizado, como lo indica la flecha
roja en la imagen 5.
Si el tutor requiere hacer una modificación o retirar alguna tarea o compromiso
debe hacer clic en el botón Eliminar.

8. FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA
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ACOMPAÑAMIENTO
CÓDIGO:
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Imagen 5. Diligenciamiento Tareas y Compromisos.
1.3.4 Adjuntar Documentos Soporte
Después de registrar el acompañamiento, los tutores deben adjuntar diligenciados
los siguientes documentos que se encuentran en la página de inicio de la
plataforma:

9. FECHA:
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CÓDIGO:
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1.3.4.1. Certificado de Cumplimiento: Este documento debe estar firmado por el
rector o la persona que haga sus veces en el Establecimiento Educativo, es
necesario que se diligencie la fecha y el horario en las que realizo el
acompañamiento y que se evidencie de forma clara la firma del rector (Ver imagen 6).
Imagen 6. Certificado de Cumplimiento.
1.3.4.2. Soporte Docentes Participantes: Adjuntar el listado de los docentes
participantes que estuvieron en el acompañamiento. El número de docentes
participantes que se registra en el sistema debe coincidir con el que se encuentra
en el soporte físico, solo se debe registrar una vez en SIAFT al docente. El soporte
debe ser diligenciado en su totalidad por el participante (ver imagen 7).

10. FECHA:
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CÓDIGO:
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Imagen 7. Soporte Docentes Participantes
1.3.4.3. Soporte de Transporte: Debe diligenciarlo completamente pero la firma
debe ser manuscrita no se admite firma digitalizada.
1.3.4.4. Soporte Componentes:
Para el componente de formación situada, los soportes pueden ser:

11. FECHA:
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ACOMPAÑAMIENTO
CÓDIGO:
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De acuerdo al documento guía Ruta del Acompañamiento y al acompañamiento
que se haya realizado en el establecimiento educativo. Recordamos que esta
información y la de los demás componentes la puede encontrar en el siguiente
link: https://www.dropbox.com/l/rI5yAMsaQwmHAB97EaovZ8
Pasos Para Adjuntar los Soportes: A continuación se hace una descripción de
como el tutor debe hacer el cargue de los soportes de cumplimiento, docentes
participantes y Componentes:
1. El tutor se ubica en el campo de los soportes
(Ver imagen 8).
Imagen 8. Campo soportes
2. Este proceso se realiza a través de seis pasos, que se describen a
continuación:
• Primero: Se en el campo del soporte a adjuntar, una vez allí, da clic en el
botón seleccione archivo
• Segundo: El sistema le solicita la ubicación del archivo, el tutor debe
seleccionar el lugar del almacenamiento.
• Tercero: Hacer clic en el soporte a adjuntar.
• Cuarto: Hacer clic en el botón abrir.
• Quinto: Hacer clic en el botón cargar.
• Sexto: Confirma el documento cargado.

12. FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA
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DESARROLLO DEL
ACOMPAÑAMIENTO
CÓDIGO:
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Le recordamos al tutor que este procedimiento se debe realizar para el cargue de
cada uno de los soportes a adjuntar.

13. FECHA:
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ACOMPAÑAMIENTO
CÓDIGO:
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SOPORTES
Componente de Gestión Educativa
Los formatos que debe presentar el tutor como sustento a los procesos
adelantados para el componente de Gestión Educativa, se especifican a
continuación:

14. FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA
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ACOMPAÑAMIENTO
CÓDIGO:
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15. FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA
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DESARROLLO DEL
ACOMPAÑAMIENTO
CÓDIGO:
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Formatos
Actividad: fortalecimiento a la ruta de mejoramiento institucional a partir de las
estrategias del PTA
Formato 1.1 Lista de chequeo.
Documento 1.2 PMI con firma del rector y un representante de consejo
directivo
Este documento del PMI, no presenta un formato definido, pues cada
establecimiento educativo es autónomo para definir el tipo de documento en
formato word, excel, ….etc.
Formato 1.3 de registro de evidencia de la socialización del PMI (uno por
corte)

16. FECHA:
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CÓDIGO:
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Adicional al formato 1.3, se debe anexar una evidencia de la socialización del PMI,
bien sea una fotografía, un acta, un producto de las jornadas de trabajo.

17. FECHA:
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CÓDIGO:
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Formato 1.4 de registro de evidencia al seguimiento al PMI (uno por corte).
Adicional al formato 1.4, se debe anexar una evidencia del seguimiento al PMI,
bien sea una fotografía, un acta, un producto de las jornadas de trabajo.
Documento 1.5 Autoevaluación institucional en la que se incluyan las
estrategias (documento institucional).
La autoevaluación institucion al no presenta un formato definido, pues cada
establecimiento educativo es autónomo para definir el tipo de documento en
formato word, excel, ….etc.

18. FECHA:
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CÓDIGO:
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Formatos
Actividad: fortalecimiento a las competencias en gestion institucional a
directivos docentes
Formato 2.1 Acta de entrega de las guías al rector

19. FECHA:
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CÓDIGO:
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Formato 2.2 Formato de planeación del desarrollo de las guías y seguimiento.

20. FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA
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CÓDIGO:
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Formato 2.3 de registro de seguimiento y evaluación a las acciones
desarrolladas (uno por corte).
Adicional al formato 2.3, se debe anexar una evidencia del seguimiento y
evaluación a las acciones desarrolladas, bien sea una fotografía, un acta, un
producto de las jornadas de trabajo

21. FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA
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CÓDIGO:
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COMPONENTE CONDICIONES BÁSICAS
Los formatos qe debe presentar el tutor como sustento a los procesos adelantados
para el componente de condiciones básicas, se especifican a continuación:

22. FECHA:
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CÓDIGO:
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FORMATOS
ALCANCE: EMPODERAMIENTO TERRITORIAL
1.1 Lista Chequeo Condiciones Basicas
Este formato presenta los indicadores del empoderamiento territorial y sus
respectivas evidencias, adicionalmente para cada indicador se mencionan las
acciones de mejora, las cuales son referentes para que el tutor le sugiera al
rector, con el ánimo de gestionar las condiciones básicas para el servicio
educativo de calidad.
1.2 Formato acciones de mejora Condiciones Básicas
Este documento, corresponde a un formato de seguimiento sobre las acciones que
ha sugerido el tutor para que siendo lideradas por el rector se garanticen las
condiciones básicas. En este sentido, es una evidencia de los avances que se
tienen por establecimiento educativo y que deben reportarse en las fechas
establecidas, o si hay avances, por cada acompañamiento del tutor al EE.

23. FECHA:
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ACOMPAÑAMIENTO
CÓDIGO:
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Formato 1.3 Plan Mantenimiento Educativo
Este formato constituye una sugerencia o guía para que el
educativo construya el Plan Mantenimiento Educativo, el cual,
movilice a varios actores de la comunidad para evaluar el
condiciones físicas y de los recursos del establecimiento e incite
de estrategias para mejorar las mismas.
establecimiento
preferiblemente
estado de las
a la generación

24. FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA
LA PLANEACIÓN Y
DESARROLLO DEL
ACOMPAÑAMIENTO
CÓDIGO:
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1.3.5 Requiere pago de Transporte: Debe hacer clic en el cuadro, de acuerdo
con lo que indica la flecha roja de la siguiente imagen, con lo que se le desplegará
un cuadro para el diligenciamiento de la información:
1 Sede Visitada: El tutor debe seleccionar la Sede(s) en las que se desarrolló el
acompañamiento según el cubrimiento de la visita al EE, para los casos con más
de dos sedes y que se centralizan solo en una, se debe registrar el
desplazamiento a la sede objeto del acompañamiento.

25. FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA
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ACOMPAÑAMIENTO
CÓDIGO:
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2 Tipo de transporte: El tutor debe seleccionar el tipo de transporte utilizado para
el desplazamiento hacia el EE, las opciones que se presentan son: Terrestre,
fluvial y aéreo.
3 Detalle: De acuerdo al tipo de transporte seleccionado, se despliega la opción
del medio de transporte utilizado para el desplazamiento, alguna de las opciones
son: Bus, buseta, taxi, chalupa, canoa, avioneta, animal entre otras.
4 Valor: Registrar el valor desplazamiento de ida y regreso de acuerdo a la
selección anterior, tal como se presenta en los soportes de legalización. El costo
debe escribirse sin comas ni puntos.
Para finalizar el tutor debe dar clic en el botón seleccionar y continuar con el
mismo procedimiento del adjunto de soportes, debe subir a plataforma el soporte
de transporte debidamente diligenciado y hace clic en el botón Agregar.
1.3.6 Su desplazamiento al Establecimiento Educativo es fuera del Municipio
donde vive: Le permite confirmar si requiere salir del municipio donde vive para
poder ir al EE (1). En caso que requiera salir del municipio debe dar clic en el
cuadrado como muestra la flecha azul, este valor se generará una vez identifique
que requiere pernoctar.

26. FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA
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CÓDIGO:
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Al marcar el cuadrado cuando se requiere salir del municipio, se despliega la
opción Requiere Pernoctar (2), si se requiere debe marcar el cuadro y el sistema
automáticamente le muestra el valor total a pagar.
1.4 Total valor Fijo: Es la sumatoria del costo del transporte y el valor fijo día y
noche, en caso que se requiera.
1.5 Reconocimiento Gasto Real: A los tutores que le aplique esta forma de
reconocimiento de los desplazamientos, el tutor debe dirigirse al campo
denominado Gasto Real y deberá registrar los gastos reales generados por
alimentación y hospedaje durante el acompañamiento al EE.
El tutor debe describir el detalle-, el valor y debe adjuntar el respectivo soporte y
dar clic en el botón agregar, luego se le despliega la información registrada y debe
hacer clic en el botón Guardar. La plataforma automáticamente le muestra el valor
total de la suma del transporte y del gasto real -reportado (ver imagen 9).

27. FECHA:
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ACOMPAÑAMIENTO
CÓDIGO:
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Imagen 9. Detalle Gasto Real.
1.6 Observaciones: Este campo está diseñado para que el tutor realice
observaciones en cuanto a solicitud de ajustes, inconvenientes al momento de
realizar el acompañamiento y otras situaciones que se pueden generar. Una vez
realizada la observación debe hacer clic en el botón denominado Registrar
Desarrollo.
Inmediatamente la plataforma le muestra un mensaje de confirmación de datos al
cual el tutor debe indicar la opción de aceptar o cancelar. Al dar clic en la opción
aceptar le aparecerá un letrero en color verde Desarrollo Acompañamiento
Exitoso con el cual se le confirma que el proceso de desarrollo quedo realizado.

28. FECHA:
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ACOMPAÑAMIENTO
CÓDIGO:
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Una vez finaliza el proceso de registro del desarrollo del acompañamiento este
debe ser revisado y aprobado por parte del formador para continuar con el
proceso de legalización.
Reporte de Materiales Educativos
Cuando el formador apruebe y habilite el registro del desarrollo, la plataforma le
habilitara automáticamente el mes de materiales a reportar, para esto es necesario
que tenga en cuenta los siguientes pasos:
Identificar el link en rojo Materiales Educativos al lado izquierdo de la pantalla,
hacer clic sobre este link e inmediatamente se le muestra la opción para cargar el
mes correspondiente, debe hacer clic en el botón Browse, selecciona el archivo a
adjuntar el cual debe estar debidamente diligenciado y con firma manuscrita, hace
clic en Abrir y luego clic en el botón Reportar mes y finalmente confirma el
documento.

29. FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA
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ACOMPAÑAMIENTO
CÓDIGO:
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30. FECHA:
PROCEDIMIENTO PARA
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