2. ¿Qué es un proceso administrativo?
Se trata de un conjunto de funciones administrativas que se realizan de
forma secuencial. Su propósito principal es ayudar a la empresa a hacer
un mejor uso de sus recursos y alcanzar sus objetivos de forma más
eficiente.
El proceso administrativo está conformado de cuatro fases principales:
planificación, organización, dirección y control. En conjunto, todas siguen
un proceso cíclico, por lo que se reiniciarán al completar su última fase
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3. Fases del proceso administrativo
Antes de empezar, es importante resaltar que las
cuatro fases antes mencionadas se dividen en dos
grupos de acuerdo a su etapa de ejecución:
mecánicas (planificación y organización) y dinámicas
(dirección y control).
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4. 1.- Etapa mecánica o estructural del
proceso administrativo
Fase de planificación
La fase de planificación es el primer paso de todo proceso administrativo.
Es en este punto donde se establecen los objetivos y metas de la
empresa. Sin embargo, aquí también se debe incluir los medios por los
cuales se pretende alcanzar tales objetivos. En otras palabras, se traza
una ruta de acción.
La importancia de la planificación es que reduce la incertidumbre e
incrementa las posibilidades de éxito. Esta etapa se enfoca en el futuro
de la empresa, por lo que funciona por medio de proyecciones y se
analiza cómo los factores actuales pueden influenciar el futuro.
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5. Por último, se desarrolla un plan que contenga de forma objetiva e
integral las principales actividades que se realizarán en el futuro. Los
siguientes son los principales pasos de la fase de la planificación:
Definir los objetivos: hacia dónde se desea llegar
Determinar la situación actual de la empresa
Identificar los posibles eventos que podrían ocurrir en el futuro de la
empresa
Analizar y elegir la forma de resolver eventuales problemas
Implementar un plan y evaluar el resultado
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6. Fase de organización
El siguiente paso consiste en distribuir las tareas y
responsabilidades entre los diferentes grupos de trabajo
que componen la empresa. Este es el proceso de división
de labores en grupos, los cuales deben estar
interconectados y trabajar de forma conjunta.
Esta parte del proceso está íntimamente ligada a las
habilidades de cada trabajador y los recursos físicos que
la empresa posee. El propósito principal de la
organización es asignar objetivos específicos a cada
actividad de la compañía.
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7. Aquello es importante, ya que elimina la duplicación de
esfuerzos para cada tarea. Además, la estructura
establecida refleja los objetivos y planes de la empresa.
Con aquel conocimiento, cada tarea puede llevarse a cabo
con un mejor costo y un mayor nivel de satisfacción por
parte de cada colaborador. Algunos de los pasos más
importantes en esta etapa son:
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8. Dividir la carga de trabajo en tareas que puedan realizarse por grupos
individuales
Subdividir cada tarea en unidades operativas
Seleccionar una autoridad administrativa para cada sector
Proveer de materiales y recursos útiles a cada sector
Especificar quién depende de quién dentro de la organización e iniciar
la jerarquización interna de la empresa
Establecer mecanismos que integren las actividades de todas las áreas
y revisar la efectividad de dicha integración
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9. 2.- Etapa dinámica u operativa del proceso
administrativo
Fase de dirección
Las dos primeras etapas implican la planificación y la
organización, las cuales tienen una naturaleza teórica. A
partir de este punto, se pone en ejecución el engranaje
interno de la compañía. Por esta razón, la dirección es
considerada como una de las etapas dinámicas dentro del
proceso administrativo.
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10. Con las actividades de la empresa divididas en tareas a
cargo de diferentes áreas, los colaboradores son los
principales responsables de la ejecución del plan y
aseguran el correcto funcionamiento de la compañía. Por
eso, se da mucha importancia a la motivación y la
comunicación dentro de las diferentes áreas. Algunos de
los pasos más importantes en esta fase son:
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11. Ofrecer la motivación necesaria a los colaboradores
Recompensar el trabajo de cada colaborador con el salario
respectivo
Prestar atención a las necesidades de los colaboradores,
las cuales pueden cambiar de acuerdo a la naturaleza de
cada área
Establecer mecanismos de comunicación eficientes entre
los diferentes sectores de la empresa
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12. Fase de control
La última parte del proceso consiste en asegurarse de que
las acciones planificadas se realicen tal como fueron
trazadas. Al igual que la fase de dirección, esta pertenece
a la etapa dinámica, ya que implica acciones concretas
dentro de la empresa.
El control de las actividades realizadas por la empresa
ayuda a analizar sus puntos más altos y bajos. Luego de
conseguir los resultados, se realizan modificaciones a fin
de corregir las posibles deficiencias y dificultades durante
la ejecución del plan. Algunos de los pasos más
importantes son:
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13. Evaluar y analizar los resultados obtenidos
Contrastar los resultados con los de planes realizados
previamente
Identificar problemas y llevar a cabo las medidas
correctivas correspondientes.
GAB
14. La evaluación en toda esta área, proporciona
fundamentos para:
a) Toma de decisiones de la organización en general.
b) Desarrollo de planes a corto y mediano plazos.
c) Evaluación de la efectividad de los vendedores.
15. Sirve también para controlar otras
funciones que están relacionadas con el
área de mercadotecnia, tales como:
-Planeación de producción.
-Inventarios.
-Compras.
-Investigación y desarrollo.
-Tráfico.
-Innovaciones en plana y equipo.
-Finanzas: expansiones, fusiones.
-Determinación de las necesidades de efectivo.
-Necesidades de planta y de recursos humanos.
-Control de ventas.
16. TIPOS DE CONTROL DE UN PLAN DE
MERCADOTECNIA (MARKETING).
-Control de plan anual: Bajo la responsabilidad de la alta
dirección y los mandos intermedios, ha de examinarse si se han
alcanzado los resultados previstos en el plan de marketing,
mediante los análisis financieros, de ventas, cuota de mercado,
ratios de venta en campañas de marketing y nivel de
satisfacción de consumidores/as.
-Control de rentabilidad: La figura de controlador/a de
marketing analiza en qué puntos la empresa está generando
ingresos o pérdidas.
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17. -Control de eficiencia: Son ejecutivos/as de Línea y Personal, así
como quien controla el marketing, quienes se encargan de mejorar la
eficiencia de impacto de los gastos de marketing, valorando la fuerza
de ventas, la publicidad, las promociones y la distribución.
-Control estratégico: Este análisis corre a cargo de la alta dirección y
la figura de auditor/a de marketing. Consiste en observar si la
empresa persigue sus mejores oportunidades en base a los mercados,
productos y canales. En este control se utilizan instrumentos de
valoración de la eficacia del plan y se realiza una auditoría de
marketing, así como las revisiones de la excelencia del marketing y de
la responsabilidad ética y social de la compañía.
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18. Técnicas del control de Mercadotecnia.
-Investigación profunda del mercado.
Evidentemente, una buena investigación de mercado es la clave
del éxito en cualquier sector y puede ser un proceso lento.
-Hacer pruebas o ensayos antes de lanzar un producto al
mercado.
En general, hay muchas razones para probar un producto antes
de lanzarlo al mercado.
Medidas para evaluar las estrategias.
Sin duda, el paso más importante en el diseño de una estrategia
es comprender qué medidas son más relevantes para su
organización. En efecto, estas métricas deben ser específicas y
medibles, pero también atractivas para tus empleados.
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19. Estrategias de fijación de precios.
Están son muy efectivas y pueden ayudarlo a mantenerse
asequible y al mismo tiempo lograr altos niveles de ventas y
ganancias.
Elaborar un plan de promociones.
Por último, las promociones son una herramienta de control de
marketing que puede ayudar a las empresas a aumentar el
atractivo de sus productos y servicios. De este modo, el uso de
promociones en el plan de marketing de una empresa ayuda a
crear conciencia de marca y aumentar las ventas al aumentar el
alcance de su producto o servicio.