Este documento presenta información sobre hojas de cálculo. Cubre temas como cambios en la estructura como ajustar el alto de filas y anchos de columnas, insertar y eliminar elementos como filas y hojas, y aplicar formatos avanzados. También describe tipos de gráficos como de barras, circulares y de área para visualizar datos.

1. Hoja de calculo…
José Alberto BonillaVillanueva

2. Temario:
•Submodulo 2
Gestiona información mediante el uso de procesadores
de Hojas de Calculo

3. COMPETENCIAS GENERICAS
Competencias / Contenidos Por Desarrollar
No. Profesionales Submodulo Situaciones
1 Elabora un documento de texto 1 Considerando las especificaciones e instrucciones
del cliente insertando tablas y usando diferentes
procesadores de texto, generando información y
expresando ideas
2 Aplica un formato de texto 1 Modificando fuente y párrafo, insertando tablas
imágenes y otros elementos
3 Elabora libros de Hojas de Calculo 2 Administrar libros de trabajo, Organizando
datos en las tablas, identificando, ordenando
e interpretando los datos utilizando formulas y
funciones. Utilizando diferentes procesadores
de Hojas de Calculo
4 Aplica formato avanzado a libros de
Hojas de Calculo
2 Generando funciones, organizando datos en
tablas dinámicas realizando análisis de datos
con gráficos utilizando herramientas de
análisis, Generando Macros, satisfaciendo
necesidades del cliente

4. • DISCIPLINARES BÁSICAS SUGERIDAS
• Competencias que se requieren para desarrollar las profesionales. Se desarrollan
desde el componente de formación básica
C1 Identifica, ordena e interpreta las ideas, datos M2 Formula y resuelve problemas matemáticos, aplicando
diferentes enfoques
y conceptos explícitos e implícitos en un texto,
considerando el contexto en el que se generó y
en el que se recibe.
CE9 Diseña modelos o prototipos para resolver
problemas, satisfacer necesidades o demostrar
principios científicos.
Competencias Disciplinares

5. Temas
•Cambios en la estructura
•Insertar, eliminar elementos
•Gráficos
•Esquemas yVista

7. Cambios en la estructura
• Alto de fila
• Auto ajustar
• Ancho de columna
• Autoajustes a la selección
• Ancho estándar
• Cambiar el nombre de una hoja
• Cambiar el color de los esquemas
• Mostar hoja oculta

8. Alto de la fila…
Excel 2013 ajusta
automáticamente la altura de una
fila dependiendo del tipo de letra más
grande utilizado en esa fila. Por ejemplo,
cuando el tipo de letra mayor de la fila 2
es Arial de10 puntos, la altura de esa fila
es 12,75. Si aplicamos Times New
Román de 12 puntos a una celda de la fila 2,
la altura de toda la fila pasa
automáticamente a 15,75.
El primer método consiste
en utilizar el menú. Para ello,
seguiremos los siguientes
pasos:
Seleccionar las filas a las que
quieras modificar la altura. En
caso de no seleccionar ninguna,
se realizará la operación a la fila
en la que nos encontramos.
En la pestaña Inicio, pulsar el
botón Formato del
menú Celdas.

9. Auto ajustar
Si hemos modificado la altura de una fila, podemos redimensionarla para
ajustarla a la entrada más alta de la fila, utilizando dos métodos distintos.
El primer método consiste en utilizar el menú.
Para ello:
Selecciona las filas a las que desees modificar la
altura.
Seleccionar del menú Formato que se encuentra
en la pestaña Inicio.
Elige la opción Autoajustar alto de fila.

10. Ancho de la columna
En Excel 2010 la anchura por defecto de una
columna es de 8,43 caracteres o 10,71 puntos. A
menudo, la anchura estándar de una columna no
es suficiente para visualizar el contenido
completo de una celda.
Si deseamos modificar la anchura de alguna columna,
podemos utilizar dos métodos:
Seleccionar las columnas a las que quieres modificar la anchura. En caso de no seleccionar ninguna, se realizará
la operación a la columna en la que nos encontramos.
Desplegar el menú Formato de la pestaña Inicio.
Se abrirá otro submenú.
Elegir la opción Ancho de columna...
Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo.
Escribir la anchura deseada.
Hacer clic sobre el botón Aceptar.

11. Autoajustes a la selección
Cuando introduces una cantidad
grande de texto en una celda, el texto
se mostrará como si ocupara las celdas
vacías adyacentes. Algunas veces eso
es lo que necesitas, pero si lo que
deseas es ajustar texto al ancho de
columna sigue leyendo.
Observa cómo el texto se despliega
sobre las celdas vacías a la derecha de
una celda.
Una opción es aumentar el ancho de la
columna A de manera que se ajuste al
tamaño del texto, pero si lo que deseamos es
que el texto se ajuste al ancho de la columna
entonces debes hacer lo siguiente. Haz clic
derecho sobre la celda para abrir el cuadro
de diálogo Formato de celdas y ve a la
secciónAlineación.

12. Ancho estándar
El ancho de columna estándar en Microsoft
Excel es de 8,43 caracteres; Sin embargo, el
ancho real que ve en la pantalla varía en
función del ancho de la fuente definido
para el estilo Normal del libro. Cambiar la
fuente predeterminada, también cambia el
ancho de columna. Esto ocurre debido al
modo en que Excel almacena la
información de ancho de columna para
fuentes individuales. Este artículo describe
cómo se determina el ancho de las
columnas.
Excel version 5.0 and later: Arial 10 Excel 4.0: MS San Serif 10 Excel 3.0: Helv 10

13. Cambiar el nombre de la hoja
Haz doble clic en la ficha de la hoja de cálculo a la que desees cambiarle el
nombre. (Las fichas están en la parte inferior de la ventana de Excel). El nombre
de la hoja se resalta.
Escribe el nuevo nombre para la hoja.
Pulse Enter para aceptar los cambios.

14. Cambiar el color de los esquemas
Ficha Diseño de página en Excel
Selecciona el que mas te agrade, da doble
clic o simplemente selecciónalo y da enter,
Se pueden combinar muchos colores
personalizados además de crear nuevos
esquemas o colores al gusto del usuario

15. Mostrar hoja oculta
Seleccione la hoja que desea ocultar o que
quiere que sea vista por otros usuarios; De clic
derecho; aparecerá una ventana con varia
opciones
SeleccioneOcultar, automáticamente la hoja
se oculta del libro de Excel
Si quiere mostrar una hoja
oculta en la ventana de
INICIO y en la pestaña de
FORMATO da clic aparecerá
un ventana selecciona
VISIVILIDAD en Hoja o Celda,
Mostrar y aparecerá la Hoja
oculta

16. Eliminar, insertar elementos
• Insertar filas en una hoja
• Insertar columna en una hoja
• Insertar celdas en una hoja
• Insertar hoja en un libro
• Eliminar fila y columna de una hoja
• Eliminar celdas de una hoja
• Eliminar hoja de libro

17. Incluir una fila o columna de la hoja de cálculo en una tabla
Siga uno de los procedimientos siguientes:
Para incluir una fila de hoja de cálculo en la tabla, escriba un valor
o texto en una celda que esté situada justo debajo de la tabla.
Para incluir una columna de hoja de cálculo en la tabla, escriba un
valor o texto en una celda que sea adyacente a la derecha de la
tabla.
Para incluir filas o columnas de la hoja de cálculo usando el
mouse (ratón), arrastre el controlador de tamaño de la esquina
inferior derecha de la tabla hacia abajo para seleccionar filas y
hacia la derecha para seleccionar columnas.
Insertar una fila en una hoja

18. Insertar columna en una hoja
1. Selecciona donde quieres crear la nueva columna
Sitúate donde quieres crear la columna en la parte superior de la hoja de
Excel, justo en la fila donde tienes las letras de las columnas: A,B,C,...
2. Insertar columna
Con el botón derecho del ratón haz clic en ese espacio, veras que
se selecciona la columna entera y te aparecerá una ventana con diferentes
opciones elige Insertar y listo. 3. Insertar varias columnas a la vez
3. Si quieres insertar mas de una columna, pincha y arrastra
hasta seleccionar el numero de columnas que quieras insertar, repites
boton derecho e Insertar, se añaden tantas columnas como hubieses
seleccionad

19. Insertar celdas en una hoja
Seleccionar las celdas sobre las que desea añadir las nuevas celdas.
Abrir el menú Insertar. y elegir la opción Celdas...
Elegir la opción deseada dependiendo de si las celdas seleccionadas queremos
que se desplacen hacia la derecha o hacia abajo de la selección.
Dar clic en el botón Aceptar.

20. Gráficos
Los gráficos se usan para presentar series de datos numéricos en formato
gráfico y de ese modo facilitar la comprensión de grandes cantidades de datos
y las relaciones entre diferentes series de datos.
Para crear un gráfico en Excel, lo primero que debe hacer es especificar en una
hoja de cálculo los datos numéricos que presentará el gráfico. Después, solo
tiene que seleccionar el tipo de gráfico que desea usar en la cinta de Office
Fluent (en la pestaña Insertar del grupo Gráficos).

21. Datos en la hoja de cálculo
Gráfico creado con los datos de la hoja de cálculo
Excel ofrece muchos tipos de gráficos que le ayudarán a mostrar los datos de forma
comprensible ante una audiencia. Cuando cree un gráfico o modifique uno existente,
puede elegir entre distintos tipos de gráfico (por ejemplo, gráficos de columnas o
circulares) y subtipos (por ejemplo, gráficos de columnas apiladas o gráficos circulares
3D). También puede crear un gráfico combinado al utilizar varios tipos de gráficos en
uno solo.
Ejemplo de gráfico combinado que usa un
gráfico de columnas y uno de líneas

22. Tipos de gráficos
Estos son los tipos de gráficos más utilizados en Excel:
Gráficos de columna. Este tipo de gráfico hace un énfasis especial
en las variaciones de los datos a través del tiempo. Las categorías
de datos aparecerán en el eje horizontal y los valores en el eje
vertical. Frecuentemente se compara este tipo de gráfico con los
gráficos de barra, donde la diferencia principal es que en los gráficos
de barra las categorías aparecen en el eje vertical.

23. Gráficos circulares. También conocidos como gráficos de pie (en inglés) o
gráficos de pastel. Estos gráficos pueden contener una sola serie de datos ya que
muestran los porcentajes de cada una de las partes respecto al total.

24. Gráficos de Barra. Un gráfico de barra hace un énfasis en la comparación entre
elementos en un período de tiempo específico. Este tipo de gráfico incluye
cilindros, conos y pirámides.

25. Gráficos de Área. Los gráficos de área muestran la importancia de los valores a
través del tiempo. Un gráfico de área es similar a un gráfico de línea, pero ya que
el área entre las líneas está relleno, el gráfico de área le da una mayor
importancia a la magnitud de los valores que lo que puede hacer un gráfico de
línea.

26. Gráficos XY (Dispersión). Los gráficos de dispersión son útiles para mostrar la
relación entre diferentes puntos de datos. Este tipo de gráfico utiliza valores
numéricos para ambos ejes en lugar de utilizar categorías en alguno de los ejes
como en los gráficos anteriores.

27. Mas tipos de Gráficos
Existen otros tipos de gráficos en Excel como los de superficie, anillos,
burbuja, pero los analizaremos en una publicación posterior. Los gráficos
presentados el día de hoy son los tipos de gráficos más utilizados en Excel y
pronto aprenderás a obtener el mayor provecho de cada uno de ellos.

28. Practica
• Grafica los siguientes datos, cada una de las celdas será una grafica
diferente color forma o diseño

29. Base de como hacerlo…
En algunas graficas saldrá
diferente, tratar de usar las
graficas de tipo Columna,
De cualquier color o fondo

31. Formulas
Las fórmulas de Excel son lo que dan un tremendo poder a nuestras hojas de
cálculo. Sin las fórmulas nuestras hojas de cálculo serían como cualquier otro
documento creado en un procesador de palabras. Utilizamos las fórmulas de
Excel para realizar cálculos en los datos de una hoja y obtener los resultados
actualizados cada vez que los datos cambien.
Una fórmula de Excel es un código especial que introducimos en una celda. Ese
código realiza algunos cálculos y regresa un resultado que es desplegado en la
celda.

32. Existen millones de variaciones de fórmulas porque cada persona creará
la fórmula que mejor se adapte a sus necesidades específicas. Pero sin
importar la cantidad de fórmulas que vaya a crear, todas deberán seguir
las mismas reglas en especial la regla que indica que todas las fórmulas
deben empezar con un símbolo igual (=). Considera la siguiente fórmula
para la celda A1 ingresada en la barra de :
fórmulas

33. 1. SUMA
Esta es una fórmula elemental que no puedes no conocer. Si no la has usado
hasta ahora creo que ya puedes darte por satisfecho porque verás cómo te ahorra
tiempo.
SUMA te permite, tal como su nombre lo indica, sumar un grupo de celdas, o
incluso filas y columnas enteras!
=SUMA(A1:A10), =SUMA(A:A), =SUMA(A1:Z10)

34. 2. CONTAR
Esta fórmula te permite contar la cantidad de celdas en una selección que tienen
números. Las celdas vacías o con texto son ignoradas. Muchas veces tenemos
planillas con datos incompletos y se necesita contar solamente los datos y no el
total de celdas. En esos casos sirve muchísimo!
=CONTAR(A1:B10), =CONTAR(A:A)

35. 3. CONTARA
Similar a CONTAR pero cuenta no solamente las celdas con números sino todas
las celdas no vacías (es decir, pueden contener también texto).
=CONTARA()

36. 1. 4. CONTAR.SI
2. Esta fórmula permite contar elementos que cumplen un cierto criterio. Este
criterio puede ser por ejemplo que las celdas sean iguales a un cierto valor, o
que sean mayor/menos que un valor, o que sean iguales que algún texto, etc.
Veamos algunos ejemplos:
3. Cuenta la cantidad de celdas con un número mayor que cero:
4. =CONTAR.SI(“A1:B10”, “>0”)

37. 1. 5. SI
2. Esta fórmula te permite tener un valor u otro en la celda dependiendo de una
cierta condición. Las condiciones son similares a lo que se puede hacer con la
fórmula CONTAR.SI. Por ejemplo, podemos tener las notas de un alumno en
un listado, y si el promedio es mayor o menor que un cierto límite, podemos
escribir “aprobado” o “reprobado” para el alumno:
3. =SI(A1 > 0, “VALOR POSITIVO”, “VALOR NEGATIVO”)

38. 6. BUSCARV
Permite buscar un valor específico en la primera columna de una tabla, y retornar el valor
en la misma fila para otra columna diferente. Esto suena algo abstracto así que lo voy a
ilustrar con un ejemplo.
Tenemos un listado con alumnos y sus notas en cada evaluación. Queremos obtener la
nota que el alumno “PEDRO” obtuvo en la tercera evaluación, entonces utilizamos la
siguiente fórmula:
=BUSCARV(“PEDRO”, A1:Z100, 10, FALSO) Notar que el “FALSO” se ingresa para indicar
que queremos una búsqueda exacta, es decir sólo queremos el valor para la entrada con
índice PEDRO. Notas también que la primera columna que se cuenta es la primera, por
eso la que buscamos (la tercera evaluación) es la columna número 4.

39. 7. BUSCAR
Similar a BUSCARV pero utilizando la misma analogía en sentido horizontal. Es
decir buscamos un valor en la primera celda de la tabla, y luego obtenemos el
valor de la celda ubicada en la misma columna que nuestro índice, con el número
de fila ingresado:
Ejemplo, tenemos las ventas de distintos productos, y queremos saber el total
que se vendió para el producto “jabón” en el cuarto mes:
=BUSCARH(“JABON”, A1:C10, 4, FALSO)

40. 8. SUMAR.SI, PROMEDIO SI
Estas funciones nos permiten realizar una suma o un promedio solamente para
los valore que cumplen una condición.
Las condiciones que se pueden ingresar siguen el mismo formato que las
condiciones utilizadas en CONTAR.SI y el SI.
=SUMAR.SI(A1:Z1, “>0”)

41. 9. CONCATENAR
Esta fórmula nos permite unir dos o más cadenas de texto en una sola celda. Por
ejemplo tenemos una columna “nombres” y otra “apellidos”, y queremos crear
una tercera columna llamada “nombre completo”. En este caso queremos unir el
nombre con el apellido, y además poner un espacio entremedio. Se haría de la
siguiente manera:
=CONCATENAR(“A1”, “ “, “B1”)

42. 10. ALEATORIO.ENTRE
Muchas veces se necesita llenar una tabla con números distintos de manera
rápida, solamente para mostrar algo y nos pasamos un buen rato escribiendo
número uno a uno y tratando de que sean distintos entre sí.
Bueno, ALEATORIO.ENTRE nos permite generar un número aleatorio en un
rango que nosotros especificamos:
=ALEATORIO.ENTRE(100, 1000)

43. 11 El promedio (PROMEDIO)
Sería una pérdida de tiempo repetir la definición de promedio. Principalmente, porque
es muy simple calcularlo con la siguiente fórmula: =PROMEDIO(rango)
El rango representa el rango de celdas que contienen los datos numéricos a analizar.
Para calcular el promedio de todos estos números,
escribe en una celda la siguiente
fórmula: =PROMEDIO(A1:A5). Como en casos anteriores,
también funciona con un rango de números en varias
columnas o separados por comas.

44. Practica 1
1 Realizar los cálculos correspondientes teniendo en cuenta que los porcentajes de
• B.P.S., D.I.S.S.E, FRL e IRP fueron dados al principio de la planilla.
• 2. Calcular los “Totales "para las columnas de: Nominal, Disse, Bps, Frl, IRP y
Liquido.
• 3. Calcular el“Máximo”para las columnas de: Nominal, Disse, Bps, Frl, IRP y
Liquido..
• 4. Salvar el ejercicio con el nombre excel4

45. Ejemplo de la plantilla

46. Video tutorialLink del video:
https://www.you
tube.com/watch
?v=B611zRkGbL
s&ab_channel=P
abloMartinez

47. Practica 2
• 1. Realizar la siguiente planilla de cálculo, respetando su formato numérico,
y asignándole un aspecto a su agrado.
• 2. Calcular la columna de Saldos, teniendo presente que se obtiene de
restarle a los ingresos cada uno de los conceptos de gastos.

48. Si necesitas ayuda…
https://www.yout
ube.com/watch?v
=1t8BEa9U3Wg&
ab_channel=Edup
ortia

50. Macros
Una macro es un conjunto de comandos que se almacena en un lugar especial de
Excel de manera que están siempre disponibles cuando los necesites ejecutar.
Por ejemplo, si todas las mañanas creas un reporte de ventas y en ese reporte
siempre das el mismo formato a los textos, se podría crear una macro para que lo
haga automáticamente por ti.

51. Como se hace
Las macros son escritas en un lenguaje de computadora conocido como VBA por
sus siglas en inglés (Visual Basic for Applications). Como cualquier otro lenguaje
de computadora debemos aprender a utilizar los comandos que nos ayudarán a
indicar a Excel lo que deseamos hacer con nuestros datos.

52. • Creación de una macro
• Las macros se crean con el Editor deVisual Basic el cual nos
permitirá introducir el código con las instrucciones que serán
ejecutadas por la macro.
• Existe otro método que es utilizar la Grabadora de macros la cual
irá grabando todas las acciones que realicemos en Excel hasta
que detengamos la grabación. Una vez grabada la macro
podremos “reproducir” de nuevo las acciones con tan solo un clic.

53. Excel yVisual BASIC
Creación de una macro
Las macros se crean con el Editor de Visual Basic el cual nos permitirá
introducir el código con las instrucciones que serán ejecutadas por la macro.
Existe otro método que es utilizar la Grabadora de macros la cual irá grabando
todas las acciones que realicemos en Excel hasta que detengamos la
grabación. Una vez grabada la macro podremos “reproducir” de nuevo las
acciones con tan solo un clic.

54. Significado
Una macro (del griego, que significa ‘grande’) ―abreviatura de macroinstrucción― es
una serie de instrucciones que se almacenan para que se puedan ejecutar de manera
secuencial mediante una sola llamada u orden de ejecución. Dicho de otra manera, una
macroinstrucción es una instrucción compleja, formada por otras instrucciones más
sencillas. Esto permite la automatización de tareas repetitivas.
Las macros tienden a almacenarse en el ámbito del propio programa que las utiliza y se
ejecutan pulsando una combinación especial de teclas o un botón especialmente creado y
asignado para tal efecto.
La diferencia entre una macroinstrucción y un programa es que en las macroinstrucciones
la ejecución es secuencial y no existe otro concepto del flujo de programa.

55. • Macros de aplicaciones
• Son un grupo de instrucciones que se ejecutan secuencialmente y se utilizan para
economizar tareas. Una macro no es más que un conjunto de instrucciones (tales
como «borrar archivo», «añadir registro», etc.), y que se almacenan en una
ubicación especial. Por ejemplo, en Microsoft Access se observa que hay una zona
para crear macros. Una macro en Access trabajando para una base de datos podría
ser un archivo que, al llamarse desde otra instrucción, borrara los registros de un
cliente o accionista, luego borrara ciertos registros en otras tablas.

56. Video tutorial:
https://www.youtube.com/watch?v=9SbEPkCmTNo&
ab_channel=AndoniFoncerrada

57. Como crear una macro sencilla
• https://support.office.com/es-es/article/Inicio-r%C3%A1pido-Crear-una-
macro-455512ef-3532-404e-b8dd-ea6589512c1b
• http://es.wikihow.com/crear-un-macro-en-Excel

58. Presentación básica de Excel
• Esta fue una presentación muy básica de lo poco que es Excel, Excel es un
programa muy difícil de explicar en tan pocas horas de trabajo, se hizo esta
presentación para ver lo que se realizo en un semestre.