Este documento presenta los fundamentos de la planificación y gestión de proyectos. Explica conceptos clave como objetivos, metodología, ciclo de vida del proyecto, herramientas de planificación como diagramas de Gantt y de red, y elementos importantes de la planificación como recursos humanos y hitos. También cubre temas como control y seguimiento de proyectos.

1. PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS

2. – Objetivos de la sesión
– Metodología de trabajo
– Fundamentos de la gestión de proyectos
– Problemática de la planificación de proyectos
– Elementos de la planificación: RR.HH, EDT, hitos
– Plan de proyecto: diagramas de Gantt y Red
– Control y seguimientos de proyectos
– Taller de casos prácticos
ÍNDICE

3. OBJETIVOS DE LA SESIÓN
Objetivo general
G1 - Introduciros en los fundamentos y principios de la gestión de
proyectos, y al mismo tiempo enseñaros a planificar, administrar y
realizar el seguimientos de Proyectos de I+D+i considerando las
actividades a realizar, su programación en el tiempo, recursos y
costes.
Objetivos específicos
E1 - Que seáis capaces de planificar y gestionar proyectos desde un
punto de vista práctico.
E2 - Que aprendáis a usar de la herramienta Microsoft Project.

4. METODOLOGÍA DE TRABAJO
SESIÓN TEÓRICA
– Planificación de Proyectos
Estructura de proyecto (EDT), RR.HH, Diagrama de Gantt y Red
TALLER - CASOS PRÁCTICOS

5. GESTIÓN DE PROYECTOS
¿ Qué es un proyecto ?
“Conjunto de actividades, planificadas, ejecutadas y supervisadas que, con
recursos finitos, tiene por objeto crear un servicio o producto único”
(Ajenjo, 2000).
“Trabajo en el que se define un principio y un fin (tiempo), se especifica un
resultado deseado (alcance), cumpliendo con unos requisitos de calidad
(acabado) y coste (presupuesto)” (Courter, 2000).
“Proyecto es un esfuerzo temporal encaminado a crear un producto o servicio
único” Project Management Institute (PMI)

6. GESTIÓN DE PROYECTOS
Características de un proyecto
 Buscar alcanzar uno o varios objetivos.
 Realizados por personas.
 Actividades planificadas, ejecutadas y
controladas.
 Disponibilidad limitada de recursos.
 Limitado en el tiempo. (Temporalidad)
 Resultado único. (Unicidad)
Los proyectos son temporales y únicos, lo que les diferencia de otras
operaciones o procesos que son continuos y repetitivos.

7. GESTIÓN DE PROYECTOS
Algunos ejemplos de proyectos
Los proyectos se llevan a cabo en todos los niveles de la
organización y pueden involucrar desde una sola persona a muchas.
 Diseñar un nuevo producto o
servicio.
 Desarrollar o rediseñar un sistema
de información.
 I+D+i en líneas de investigación
específicas.
 Llevar a cabo un cambio en la estructura / forma de trabajo de una
organización.
 Implantar una norma: ej. sistema de gestión de I+D+i, calidad,
seguridad de la información …

8. GESTIÓN DE PROYECTOS
Tipos de proyectos
En función del objeto del Proyecto
 Proyecto de investigación.
 Análisis.
 Estudio de viabilidad.
 Proyecto industrial.
De acuerdo con su alcance
 Programa / Proyecto / Subproyecto.

9. GESTIÓN DE PROYECTOS
Dimensiones del desarrollo de un proyecto
Dimensión técnica
Depende de la naturaleza
del proyecto y de los
conocimientos técnicos y
científicos de jefe de
proyecto y del equipo de
trabajo.
Dimensión humana
Coordinar a un grupo de
personas, donde influirán las
relaciones humanas y el
liderazgo del Director de
proyecto.
Dimensión de gestión
Aplicación de metodologías y
técnicas de organización y
gestión para alcanzar los
objetivos del proyecto

10. GESTIÓN DE PROYECTOS
Conocimientos y habilidades de dirección de proyectos
Conocimientos
Planificación
Organización
Selección de personal
Técnicos
Habilidades
Comunicación efectiva
Influencia en la
organización
Liderazgo
Negociación y gestión de
conflictos
Resolución de problemas

11. GESTIÓN DE PROYECTOS
Dirección de programas y gestión del portafolio
Un Programa es el conjunto de proyectos relacionados cuya
dirección se realiza de manera coordinada.
Un Portafolio es un conjunto de
proyectos o programas que se
agrupan para facilitar su gestión efectiva.
Los proyectos o programas del portafolio
no tienen por que ser
interdependientes o estar
directamente relacionados.

12. GESTIÓN DE PROYECTOS
Proyectos consolidados y subproyectos
Los Subproyecto son componentes de un proyecto principal, que
son considerados como proyectos y dirigidos como tales.
En proyectos muy grandes se
utilizan jerarquías de
subproyectos.
A menudo los subproyecto se
contratan a:
- Una empresa externa.
- Otra unidad funcional dentro de la
organización.

13. GESTIÓN DE PROYECTOS
Ciclo de vida del proyecto
Las distintas fases por las que de forma secuencial y en el tiempo
pasa el Proyecto, desde la idea inicial hasta la finalización de todas las
actividades.
En general podemos
hablar de.
 Concepción.
 Planificación.
 Implementación.
 Finalización.

14. GESTIÓN DE PROYECTOS
Ciclo de vida del proyecto
La transición de una fase a otra, normalmente implica alguna forma de
transferencia técnica.
Los productos entregables de una fase
se revisan para verificar si están
completos, si son exactos y se aprueban
antes de iniciar el trabajo de la
siguiente fase.

15. GESTIÓN DE PROYECTOS
Es más alto,
y por tanto más riesgo
de no cumplir
con los objetivos,
al inicio del proyecto.
La certeza de terminar
con éxito aumenta
gradualmente a medida
que avanza el proyecto.
Nivel de
Incertidumbre

16. Las fechas representan
el flujo de información.
Procesos de la dirección y gestión de proyectos
Procesos de
iniciación
Procesos de
planificación
Procesos de
control
Procesos de
ejecución
Procesos de
cierre
GESTIÓN DE PROYECTOS

17. Nivel
de
activida
d
Tiemp
o
Evolución del nivel de actividad de los procesos
GESTIÓN DE PROYECTOS

18. GESTIÓN DE PROYECTOS
Es bajo al comienzo,
alcanza su
nivel máximo en las
fases intermedias,
y cae rápidamente a la
finalización del proyecto.
Nivel de
Coste y Personal

19. GESTIÓN DE PROYECTOS
Evolución de costes y personal en el proyecto

20. Gestión DE PROYECTOS
La dirección de proyectos
Es el proceso de planear, organizar y administrar tareas y recursos para
alcanzar un objetivo concreto, generalmente con limitaciones de tiempo,
recursos o costes.
Se distinguen tres etapas principales:
– Creación del plan de proyecto
 La división del proyecto en tareas.
 La programación de las tareas en el tiempo.
– Gestión y seguimiento del proyecto
 Seguimiento del progreso de las tareas.
 La comunicación con el equipo.
– Cierre del proyecto

21. GESTIÓN DE PROYECTOS
Triángulo de objetivos del proyecto
Los tres factores que determinan un proyecto son:
1) El Tiempo que se refleja en la programación del proyecto.
2) El Dinero que se recoge en el presupuesto.
– Recursos humanos, equipamiento y materiales.
3) El Ámbito del proyecto que incluye:
– Los objetivos y tareas del proyecto.
– El trabajo necesario para realizarlo.
Alguno de los factores suele ser más determinante, mientras que los otros en
ocasiones pueden ser más flexible.
Cada uno de los factores influye en los demás.

22. PLANIFICACIÓN DE PROYECTOS
Project como herramienta de planificación
– Project almacena los detalles del proyecto en su base de datos: tareas,
recursos humanos, tiempos, hitos, etc. Controla la programación y calcula los
costes mediante la creación de un plan de proyecto.
– Trabaja en cierta forma como una hoja de cálculo, muestra los resultados
inmediatamente.
* Utiliza columnas para introducir la información del proyecto: el
nombre de las tareas, su duración, etc.

23. Diagrama de Gantt
Muestra información de las tareas en columnas y un gráfico de barras.
DIAGRAMAS DE GANTT Y RED

24. Diagrama de seguimiento
El gráfico de barras refleja el avance de las tareas.
DIAGRAMAS DE GANTT Y RED

25. Diagrama de red
Representación esquemática de las actividades del proyecto y de sus
relaciones lógicas o dependencias.
No representan la escala temporal (como hacen los diagramas de Gantt). Hay
tres tipos:
 Diagrama PDM - Precedence Diagramming Method
 Diagrama ADM - Arrow Diagramming Method
 Diagrama PERT - Program Evaluation and Review Technique
DIAGRAMAS DE GANTT Y RED

26. Diagrama de red
Diagrama PDM
Precedence Diagramming
Method
Las actividades están
representadas sobre los nodos.
Diagrama ADM
Arrow Diagramming Method
Las actividades están
representadas sobre las
flechas
No representan la escala temporal (como hacen los diagramas de
Gantt).
DIAGRAMAS DE GANTT Y RED

27. Diagrama de red
Diagrama PERT - Program Evaluation and Review Technique
Técnica para analizar las tareas involucradas en completar un proyecto,
el tiempo para completar cada tarea, y el tiempo mínimo para completar
el proyecto total.
Se consideran tres estimaciones ponderadas para cada nodo, la
optimista a, la pesimista b y la normal m; siendo la duración más
DIAGRAMAS DE GANTT Y RED

28. DIAGRAMAS DE GANTT Y RED
Diagrama de red en Project
Project representa cada tarea como un cuadro (nodo) conectado con
las tareas dependientes.
Cada nodo refleja la Fecha de inicio, la Fecha
de finalización, la Duración de la tarea y si
está completada o bien está aun en curso.

29. MEMORIA TÉCNICA DEL PROYECTO: CRONOGRAMA

30. SOFTWARE LIBRE DE GESTIÓN DE PROYECTOS
http://www.ganttproject.biz/download
http://www.kmkey.com/productos/software_gestion_pro
yectos
OPENPROJ – Project Management
http://sourceforge.net/projects/openproj/
Planner
https://live.gnome.org/Planner/Do
wnloads
Project Management

31. ELABORACIÓN DE UN PLAN DE PROYECTO
¿ Cómo planificar un proyecto ?
– Determina los recursos humanos disponibles.
– Establece las fases y tareas.
– Programa el desarrollo de las tareas en el tiempo:
* Fecha de comienzo y fin de las tareas / Duración.
* Dependencias entre tareas.
– Asigna los recursos a las tareas.
– Planifica los resultados a alcanzar como hitos del proyecto.
– Realiza consideraciones como:
* Limitaciones de disponibilidad y horario de los recursos.
* Interrupciones en días festivos y vacaciones.

32.  Revisa el progreso de las tareas
 El cumplimiento de las tareas e hitos del proyecto en tiempo y la
sobreasignación de tareas a los recursos.
 Las rutas críticas, tareas vinculadas que deben realizarse a tiempo para que
el proyecto finalice en la fecha programada.
 Gestiona a tu equipo de trabajo
 Establece una comunicación leal y efectiva con el equipo de trabajo y
evalúa si existen problemas entre los miembros del equipo.
 Establece reuniones de seguimiento
 Quien debe asistir / convocatoria con orden del día detallado, hora
comienzo y finalización.
 Prepara la reunión / actúa de moderador y no abordes temas que no sean
los propios de la reunión / concreta los acuerdos y haz un acta de la reunión.
CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

33. 1) Elabora un plan de proyecto
2) Evalúa y optimiza el plan hasta estar satisfecho
Antes de iniciar el proyecto y de forma periódica durante su ejecución,
debes evaluar y ajustar el plan del proyecto.
3) Revisa las rutas críticas, el progreso de las tareas y el
cumplimiento de hitos
Es importante detectar a tiempo los retrasos o posibles problemas.
4) Controla los costes y el presupuesto
El avance de las tareas y las revisiones del proyecto pueden provocar
desajustes en el presupuesto.
5) Cierra el proyecto adecuadamente
Evaluando las lecciones aprendidas y las mejores prácticas.
RESUMEN

35. Es un método que lleva a la determinación de un programa de tiempo .
Consiste de hallar el tiempo en el que se cumple un proyecto.
Es una técnica de evaluación y revisión de proyectos.

36. CONCEPTOS
Proyecto: conjunto de actividades elementales bien diferenciadas que se
ejecutan de acuerdo a un orden preestablecido y en un periodo de
tiempo determinado
Actividad: conjunto de acciones que se ejecutan de acuerdo a un orden
preestablecido. Se representa mediante una flecha.
Evento: es el inicio de una actividad o termino
Diagrama de flechas: figuras geométricas que indican que actividades
preceden a otras.

37. REPRESENTACIONES
1
2
1
2
3
1
2
4
Actividad precedente
Actividad artificial

38. MOMENTOS Y RUTA CRITICA
MOMENTO MAS PROXIMO: Se determina sumando la duración de la
actividad que termina en ese evento, al momento mas próximo del
evento que precede a dicha actividad. La formula es: PT= PI + t
MOMENTO MAS LEJANO: se calcula partiendo del momento de
terminación del proyecto, de alli se empieza a retroceder por cada
actividad tomando en cuenta los pies de la flecha. La formula es: LI =
LT - t
RUTA CRITICA Y HOLGURA: La ruta conecta a todos los eventos que tienen
los mismos momentos mas próximos y mas lejanos del evento. Los
eventos no críticos tienen diferentes momentos mas próximos y lejanos
formando las holguras.

39. APLICACIÓN
Los padres de familia de un colegio y sus hijos están planeando un festejo
especial al final de año, que comenzara en tres días. Para ello se
muestra un conjunto de actividades como se muestra en la tabla. Cada
día que se atrase el festejo será desalentador para los padres.
Determine la ruta critica y el tiempo critico.
actividadc precedencia Tiempo días
A - 2
B A 4
C A 3
D A 2
E D 4

40. SOLUCION
1 5
3
4
2
0 1 2 3 4 5 6 7 8 DIAS
A
B
C
D
E

41. TIEMPO PROXIMO
0
A
2
B
4
C
3
D
2
E
4
2
6
4
8
1 2
3
4
5

42. TIEMPO LEJANO
0
A
2
B
4
C
3
D
2
E
4
2
8
4
8
1 2
3
4
5

43. RUTA CRITICA
0
A
2
B
4
C
3
D
2
E
4
2
6
4
8
1 2
3
4
5
0 8
8
4
2
TIEMPO CRITICO= 8 DIAS

44. HOLGURA
activid
ad
preced
encia
Tiemp
o días
t. Proximo
I F
t. Lejano
I F
H
A - 2 0 2 0 2 0
B A 4 2 6 4 8 2
C A 3 2 5 5 8 3
D A 2 2 4 2 4 0
E D 4 4 8 4 8 0

45. APLICACIÓN 2
Dada la siguiente información, encuentre las actividades que deben
intensificarse para cumplir la fecha limite de un proyecto de 10 días a
un costo mínimo.
Actividad Precedencia Duración dias
A - 7
B A 3
C - 6
D C 3
E B,D 2

46. TIEMPO PROXIMO
0
A
7
E
2
C
6
D
3
7
10
6
12
1
2
4
3
5
B
3

47. TIEMPO LEJANO
A
7
E
2
C
6
D
3
1
2
4
3
5
0 12
10
7
7
B
3

48. RUTA CRITICA
0
A
7
E
2
C
6
D
3
7
10
6
12
1
2
4
3
5
0 12
10
7
7
B
3
Tiempo critico=12 días

49. APLICACIÓN
Construya una red para el proyecto siguiente y encuentre su ruta critica.
Actividad Precedencia Duración (días)
A - 3
B - 1
C A 3
D A 4
E B 4
F B 5
G C,E 2
H F 3