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Universidad Nacional
   Federico Villarreal



 OFICINA CENTRAL DE REGISTROS
ACADEMICOS Y CENTRO DE COMPUTO


         “MATRICULA             2013”
             REUNIÓN INFORMATIVA




                         Dra. Catalina Bello Vidal
                             Jefa de OCRACC
Oficina Central de Registros
        Académicos y Centro de Cómputo
Es la encargada de coordinar y ejecutar las actividades de recopilación, registro y
emisión de la documentación e información académica oficial, actualizada de
estudiantes y egresados. Organiza, apoya, coordina y verifica la matrícula. Es
responsable de emitir documentos como actas, certificados y constancias y otros
documentos académicos.
                VISIÓN: Ser reconocidos como una oficina con tecnología de
                vanguardia, inspirada en altos valores éticos y morales, con personal
         CONOCIMIENTO SOBRE AUTOCUIDADO Y SU RELACIÓN CON LAS CARACTERÍSTICAS
                proactivo y eficiente, que brinda al usuario servicios con estándares de
    SOCIODEMOGRAFICAS - MORBILIDAD EN PACIENTES CON DIABETES HOSPITAL DANIEL ALCIDES

                calidad en la gestión CARRIÓN
                                        y resguardo de la información académica.

                  MISIÓN: OCRACC es un órgano de apoyo a la gestión de información
                  académica y tiene como propósito fundamental administrar los registros
                  académicos, la emisión de documentos oficiales y coordinar los
                  procesos de matrícula, en estricto cumplimiento y aplicación de las
                  normas académicas, brindando un servicio de calidad.


                  VALORES: Responsabilidad, honestidad, orden y trabajo en equipo.
ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL

                   Vicerrectorado
                     Académico



              Oficina Central de Registros
               Académicos y Centro de
                       Cómputo




 Oficina de                                    Oficina de
                   Oficina de Registros      Procesamiento
  Servicios
OCRACC Y SU ESTRUCTURA LABORAL ACTUAL

                           Oficina de Servicios (6)


                            Oficina de Registros
                            (Coordinación) (6)

                               Área de Archivo
                            (Verificación) (11)


                     Oficina de Procesamiento (2)

             VRAC-OCRACC
OCRACC Y SUS PROCESOS COORDINADOS CON LAS O.S.A.
 Ω Coordinación del Proceso de Matrícula
 Ω Registro, verificación y procesamiento de las Actas de Notas de los
                           .
  Ciclos Regulares (períodos 1, 2 y A)

  Ω Registro, verificación y procesamiento de las Actas de Notas de los
     Ciclos No Regulares ( vacacional, regularización, subsanación).

 Ω Verificación y/o Registro de Resoluciones de Asignaturas Convalidadas
 Ω Solicitud y entrega de los carnés universitarios
 Ω Obtención del Orden de Mérito
 Ω Asistencia Técnica a las facultades
Oficina Central de Registros Académicos y Centro de Cómputo

                PROCESO DE MATRICULA 2011

                                                Carpeta de Matrícula
                                                     (Ficha de Solicitud,
                                                     Record Académico y
                                                     Obligaciones de Pago)
          Material de Matrícula


                                                                               ALUMNOS
OCRACC                                             Solicitud de Matrícula
         Información de                                                      Obligaciones
         Matrícula efectuada                                                   de Pago

                                   FACULTAD
                                                     Voucher de Pago



                                  VRAC-OCRACC                                   BANCO6
Oficina Central de Registros Académicos y Centro de Cómputo

              PROCESO DE MATRICULA 2012
              DECANO, DIRECTORES,
              JEFES OSA
                                     F    Carpeta de Matrícula
                                     A    (Alumno)
                                     C        (Ficha de Solicitud,
                                              Record Académico
                                     U        Obligaciones de Pago)

OCRACC                               L
                                              El docente Consejero
                                     T        Entregará un padrón
              DOCENTES               A        de alumnos
              CONSEJEROS                      atendidos           Obligaciones
                                     D                              de Pago
ALUMNOS

                                              Solicitud de
                                              Matrícula
                                              Voucher de Pago

                           OPERADORES OSA -
                                                                          7
                               OCRACC                                 BANCOS
PROPUESTA
  PARA
    LA
MATRÍCULA
   2013
Matrícula 2013
MARCO LEGAL:
   Ley Universitaria 23733
   Estatuto de la UNFV
   Reglamento General de la Universidad
   Compendio de Normas Académicas
   Reglamento General para la Convalidación de Asignaturas
  R. R. Nº507-2012-CU-UNFV (Mod. R.R.Nº1483 y 1490).
   Reglamento General de Matrículas,
   Reglamento General de Evaluaciones
   Calendario Académico. 2013 / R.R.Nº2913-CU-2013-UNFV
   Unificación de criterios aplicables a los alumnos
  observados (ASC) / R.VRAC Nº639-2013-UNFV
VRAC                 PROCESO DE MATRICULA 2013
    Pag.web.
                   DECANO, DIRECTORES, JEFES OSA


                                          F        ALUMNOS
                                          A      Carpeta de Matrícula
                                          C      (Alumno)
                                                  (Ficha de Solicitud,
                                          U       Record Académico
                                                  Obligaciones de Pago)

   OCRACC
                                          L
                                          T      El docente Consejero
                                                 Entregará un padrón
                DOCENTES                  A      de alumnos
                CONSEJEROS                       atendidos           Obligaciones
                                          D                            de Pago
CONSEJERÍA ESTUDIANTIL
                                                  Solicitud de
                                                  Matrícula
                                                  Voucher de Pago
                              OPERADORES OSA -
                                  OCRACC
                                                                              10
                                                                          BANCOS
MATRICULA 2013
               (04 -28 marzo)


     DIFUSIÓN Y VIGILANCIA
  DE LA MATRICULA ESTUDIANTIL
       UNIVERSITARIA 2013
             UNFV



DIRECCIONES
                                JEFATURA DE OSA
DE ESCUELAS      DECANATOS             Y
     Y
                                  OPERADORES
CONSEJEROS
Procesos Coordinados desde la OCRACC
            con las OSAS




OCRACC

1. Entrega de materiales de matrícula

2. Coordinación del Proceso de Matrícula .



                        FACULTADES
Procesos Coordinados desde las OSAS con las
           DIRECCIONES DE ESCUELAS

1. La Dirección de Escuela, envía a la OSA la programación de
   Asignaturas para el Año Académico 2013, profesor
   responsable, turno, sección, código, horarios; para su ingreso
   en el SUM-OCRACC, quedando listo para iniciar el registro
   de la matrícula.
2. Escuela envía a OSA          la relación de Consejeros de
   Matrícula, con sus respectivos códigos docentes, información
   que es cargada en el SUM-OCRACC.
3. OSA coordina con la Escuela el día y la hora para la
   capacitación de los consejeros y la entrega de la lista de
   estudiantes en consejería.
Procesos Coordinados desde las OSAS con las
           DIRECCIONES DE ESCUELAS
4. La OSA entrega a Escuela las Carpetas de Matrícula     de los
alumnos, conteniendo Record Académico, Obligación de Pagos,
Ficha Solicitud de Matrícula 2013 y Ficha Técnica del Estudiante
2013.
5. La OSA entrega a cada Escuela la relación de alumnos con
Matrícula Condicional, Suspensión de Matrícula y Matrícula
Cancelada.
6. La Escuela publica los horarios de clase por Nivel, Turno
y Sección y orienta al estudiante sobre el proceso de matrícula
(pagos en el Banco de Comercio, Consejería de         Matrícula y
registro de la misma en la OSA)
Procesos Coordinados desde las OSAS con las
           DIRECCIONES DE ESCUELAS

7. La OSA y Escuela publican el Cronograma de Registro de
Matrícula y habilitan el lugar para la Consejería,     ahí es cuando
el estudiante llenará las Hojas Solicitud de Matrícula con     el
asesoramiento del Consejero, quien luego de verificar, procederá
a refrendarla con su firma y código docente. Firmando además el
padrón de consejería.
8. El operador de OSA procede a registrar la matrícula   2012.
Comunicando a su Jefe los eventos adversos si los hubiera, a fin
de reducir al mínimo la proporción de alumnos observados. Envío
de registros de matrícula a OCRACC, para su verificación
mediante el SUM-OCRACC.
PROCESOS POSTERIORES AL REGISTRO DE LA MATRICULA
    Universidad Nacional
   Federico Villarreal   EN LA FACULTAD
  1.     El proceso administrativo de la matrícula requiere de disciplina y secuencia:
  2.     Se inicia con la organización y copiado de la base de datos de la matrícula en
         la OSA y su envío a OCRACC, para su registro en el SUM OCRACC.
  3.     Los operadores proceden al respectivo procesamiento verificación e informe
         de las observaciones de matrícula que se remiten a las facultades. ESTA
         ETAPA CONCLUYE CUANDO EL 100% DE LAS OBSERVACIONES HAN SIDO
         LEVANTADAS Y/O CORREGIDAS POR LA FACULTAD.
  4.     En las fechas establecidas se reciben y procesan las pre actas, las que
         permiten generar las actas definitivas.
  5.     OCRACC remite a las facultades las actas definitivas y posteriormente son
         retornadas selladas, firmadas y lacradas para su archivamiento y resguardo.
  6.     Cada coordinador de OCRACC atiende un promedio de 6 facultades, lo que
         ocasiona leves embalses documentarios.
  7.     El sistema SUM OCRACC no contempla el 100% de los procesos que
         intervienen en la matrícula (reactualización, reservas, convalidaciones entre
         otros) por lo cual se procesa manualmente posterior a su autorización, lo
         que ocasiona demora.

27/02/2013                            VRAC-OCRACC                                     16
NUDOS CRITICOS POR RESOLVER: CAUSAS DE
  OBSERVACIONES DE MATRÍCULA EN EL 2012

 Se autorizó matrícula sin respetar pre-requisito
 Se matriculó en un plan de estudios diferente
 Se matriculó y no efectuó pago de matrícula
 Se matriculó y no cuenta con reactualización de
  matrícula
 Se matriculó superando el número de créditos
  autorizados
 Dejó de matricularse en una asignatura que le
  correspondía llevar.
NUDOS CRITICOS POR RESOLVER EN
  LA GESTIÓN ACADÉMICA EN EL 2013

 Las fechas del calendario académico se incumplen permanentemente
 Durante el levantamiento de observaciones OCRACC no obtiene
  respuesta oportuna de la facultad
 Algunas pre-actas presentan las siguientes observaciones:
    •   Alumnos no matriculados
    •   Alumnos con reserva de matrícula
    •   Nombres de los profesores errados o carecen del mismo
    •   No se registran las notas de aplazados en el sistema
    •   Error en el promedio final
    •   Enmendaduras
     •   No es firmado por el profesor de la asignatura ni por el Decano
Algunos consensos OCRACC-OSAS
 en el marco de las mesas de trabajo 2012
1.   Mejorar la Coordinación OSA- ESCUELAS-OCRACC
2.   Mejorar la gestión de documentos OSA- OCRACC
3.   Organizar un Comité Consultivo de docentes jefes de
     OSA-OCRACC
4.   Reuniones de coordinación según necesidad (mesas de
     trabajo).
5.   Homologar acciones de orden y control OSA-OCRACC
6.   Trabajar con indicadores de eficiencia en cada facultad,
     que permitan el seguimiento histórico académico:
     deserción, retención, repitencia, invictos, primeros
     puestos entre otros.
PARA RECORDAR
Si usted no conoce su Oficina
No puede medir lo que se hace en ella.
Si usted no puede medir lo que hace
No puede controlarlo.
Si usted no puede controlar su oficina
Es probable que no puede dirigirlo.
Si usted no puede dirigirlo
Es seguro que no puede mejorarlo.
Si usted no puede mejorarlo
Esta usted atentando contra la calidad del
servicio!!!!

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Reunión informativa matrícula 2013 ocracc

  • 1. Universidad Nacional Federico Villarreal OFICINA CENTRAL DE REGISTROS ACADEMICOS Y CENTRO DE COMPUTO “MATRICULA 2013” REUNIÓN INFORMATIVA Dra. Catalina Bello Vidal Jefa de OCRACC
  • 2. Oficina Central de Registros Académicos y Centro de Cómputo Es la encargada de coordinar y ejecutar las actividades de recopilación, registro y emisión de la documentación e información académica oficial, actualizada de estudiantes y egresados. Organiza, apoya, coordina y verifica la matrícula. Es responsable de emitir documentos como actas, certificados y constancias y otros documentos académicos. VISIÓN: Ser reconocidos como una oficina con tecnología de vanguardia, inspirada en altos valores éticos y morales, con personal CONOCIMIENTO SOBRE AUTOCUIDADO Y SU RELACIÓN CON LAS CARACTERÍSTICAS proactivo y eficiente, que brinda al usuario servicios con estándares de SOCIODEMOGRAFICAS - MORBILIDAD EN PACIENTES CON DIABETES HOSPITAL DANIEL ALCIDES calidad en la gestión CARRIÓN y resguardo de la información académica. MISIÓN: OCRACC es un órgano de apoyo a la gestión de información académica y tiene como propósito fundamental administrar los registros académicos, la emisión de documentos oficiales y coordinar los procesos de matrícula, en estricto cumplimiento y aplicación de las normas académicas, brindando un servicio de calidad. VALORES: Responsabilidad, honestidad, orden y trabajo en equipo.
  • 3. ORGANIZACIÓN ESTRUCTURAL Vicerrectorado Académico Oficina Central de Registros Académicos y Centro de Cómputo Oficina de Oficina de Oficina de Registros Procesamiento Servicios
  • 4. OCRACC Y SU ESTRUCTURA LABORAL ACTUAL Oficina de Servicios (6) Oficina de Registros (Coordinación) (6) Área de Archivo (Verificación) (11) Oficina de Procesamiento (2) VRAC-OCRACC
  • 5. OCRACC Y SUS PROCESOS COORDINADOS CON LAS O.S.A. Ω Coordinación del Proceso de Matrícula Ω Registro, verificación y procesamiento de las Actas de Notas de los . Ciclos Regulares (períodos 1, 2 y A) Ω Registro, verificación y procesamiento de las Actas de Notas de los Ciclos No Regulares ( vacacional, regularización, subsanación). Ω Verificación y/o Registro de Resoluciones de Asignaturas Convalidadas Ω Solicitud y entrega de los carnés universitarios Ω Obtención del Orden de Mérito Ω Asistencia Técnica a las facultades
  • 6. Oficina Central de Registros Académicos y Centro de Cómputo PROCESO DE MATRICULA 2011 Carpeta de Matrícula (Ficha de Solicitud, Record Académico y Obligaciones de Pago) Material de Matrícula ALUMNOS OCRACC Solicitud de Matrícula Información de Obligaciones Matrícula efectuada de Pago FACULTAD Voucher de Pago VRAC-OCRACC BANCO6
  • 7. Oficina Central de Registros Académicos y Centro de Cómputo PROCESO DE MATRICULA 2012 DECANO, DIRECTORES, JEFES OSA F Carpeta de Matrícula A (Alumno) C (Ficha de Solicitud, Record Académico U Obligaciones de Pago) OCRACC L El docente Consejero T Entregará un padrón DOCENTES A de alumnos CONSEJEROS atendidos Obligaciones D de Pago ALUMNOS Solicitud de Matrícula Voucher de Pago OPERADORES OSA - 7 OCRACC BANCOS
  • 8. PROPUESTA PARA LA MATRÍCULA 2013
  • 9. Matrícula 2013 MARCO LEGAL:  Ley Universitaria 23733  Estatuto de la UNFV  Reglamento General de la Universidad  Compendio de Normas Académicas  Reglamento General para la Convalidación de Asignaturas R. R. Nº507-2012-CU-UNFV (Mod. R.R.Nº1483 y 1490).  Reglamento General de Matrículas,  Reglamento General de Evaluaciones  Calendario Académico. 2013 / R.R.Nº2913-CU-2013-UNFV  Unificación de criterios aplicables a los alumnos observados (ASC) / R.VRAC Nº639-2013-UNFV
  • 10. VRAC PROCESO DE MATRICULA 2013 Pag.web. DECANO, DIRECTORES, JEFES OSA F ALUMNOS A Carpeta de Matrícula C (Alumno) (Ficha de Solicitud, U Record Académico Obligaciones de Pago) OCRACC L T El docente Consejero Entregará un padrón DOCENTES A de alumnos CONSEJEROS atendidos Obligaciones D de Pago CONSEJERÍA ESTUDIANTIL Solicitud de Matrícula Voucher de Pago OPERADORES OSA - OCRACC 10 BANCOS
  • 11. MATRICULA 2013 (04 -28 marzo) DIFUSIÓN Y VIGILANCIA DE LA MATRICULA ESTUDIANTIL UNIVERSITARIA 2013 UNFV DIRECCIONES JEFATURA DE OSA DE ESCUELAS DECANATOS Y Y OPERADORES CONSEJEROS
  • 12. Procesos Coordinados desde la OCRACC con las OSAS OCRACC 1. Entrega de materiales de matrícula 2. Coordinación del Proceso de Matrícula . FACULTADES
  • 13. Procesos Coordinados desde las OSAS con las DIRECCIONES DE ESCUELAS 1. La Dirección de Escuela, envía a la OSA la programación de Asignaturas para el Año Académico 2013, profesor responsable, turno, sección, código, horarios; para su ingreso en el SUM-OCRACC, quedando listo para iniciar el registro de la matrícula. 2. Escuela envía a OSA la relación de Consejeros de Matrícula, con sus respectivos códigos docentes, información que es cargada en el SUM-OCRACC. 3. OSA coordina con la Escuela el día y la hora para la capacitación de los consejeros y la entrega de la lista de estudiantes en consejería.
  • 14. Procesos Coordinados desde las OSAS con las DIRECCIONES DE ESCUELAS 4. La OSA entrega a Escuela las Carpetas de Matrícula de los alumnos, conteniendo Record Académico, Obligación de Pagos, Ficha Solicitud de Matrícula 2013 y Ficha Técnica del Estudiante 2013. 5. La OSA entrega a cada Escuela la relación de alumnos con Matrícula Condicional, Suspensión de Matrícula y Matrícula Cancelada. 6. La Escuela publica los horarios de clase por Nivel, Turno y Sección y orienta al estudiante sobre el proceso de matrícula (pagos en el Banco de Comercio, Consejería de Matrícula y registro de la misma en la OSA)
  • 15. Procesos Coordinados desde las OSAS con las DIRECCIONES DE ESCUELAS 7. La OSA y Escuela publican el Cronograma de Registro de Matrícula y habilitan el lugar para la Consejería, ahí es cuando el estudiante llenará las Hojas Solicitud de Matrícula con el asesoramiento del Consejero, quien luego de verificar, procederá a refrendarla con su firma y código docente. Firmando además el padrón de consejería. 8. El operador de OSA procede a registrar la matrícula 2012. Comunicando a su Jefe los eventos adversos si los hubiera, a fin de reducir al mínimo la proporción de alumnos observados. Envío de registros de matrícula a OCRACC, para su verificación mediante el SUM-OCRACC.
  • 16. PROCESOS POSTERIORES AL REGISTRO DE LA MATRICULA Universidad Nacional Federico Villarreal EN LA FACULTAD 1. El proceso administrativo de la matrícula requiere de disciplina y secuencia: 2. Se inicia con la organización y copiado de la base de datos de la matrícula en la OSA y su envío a OCRACC, para su registro en el SUM OCRACC. 3. Los operadores proceden al respectivo procesamiento verificación e informe de las observaciones de matrícula que se remiten a las facultades. ESTA ETAPA CONCLUYE CUANDO EL 100% DE LAS OBSERVACIONES HAN SIDO LEVANTADAS Y/O CORREGIDAS POR LA FACULTAD. 4. En las fechas establecidas se reciben y procesan las pre actas, las que permiten generar las actas definitivas. 5. OCRACC remite a las facultades las actas definitivas y posteriormente son retornadas selladas, firmadas y lacradas para su archivamiento y resguardo. 6. Cada coordinador de OCRACC atiende un promedio de 6 facultades, lo que ocasiona leves embalses documentarios. 7. El sistema SUM OCRACC no contempla el 100% de los procesos que intervienen en la matrícula (reactualización, reservas, convalidaciones entre otros) por lo cual se procesa manualmente posterior a su autorización, lo que ocasiona demora. 27/02/2013 VRAC-OCRACC 16
  • 17. NUDOS CRITICOS POR RESOLVER: CAUSAS DE OBSERVACIONES DE MATRÍCULA EN EL 2012  Se autorizó matrícula sin respetar pre-requisito  Se matriculó en un plan de estudios diferente  Se matriculó y no efectuó pago de matrícula  Se matriculó y no cuenta con reactualización de matrícula  Se matriculó superando el número de créditos autorizados  Dejó de matricularse en una asignatura que le correspondía llevar.
  • 18. NUDOS CRITICOS POR RESOLVER EN LA GESTIÓN ACADÉMICA EN EL 2013  Las fechas del calendario académico se incumplen permanentemente  Durante el levantamiento de observaciones OCRACC no obtiene respuesta oportuna de la facultad  Algunas pre-actas presentan las siguientes observaciones: • Alumnos no matriculados • Alumnos con reserva de matrícula • Nombres de los profesores errados o carecen del mismo • No se registran las notas de aplazados en el sistema • Error en el promedio final • Enmendaduras • No es firmado por el profesor de la asignatura ni por el Decano
  • 19. Algunos consensos OCRACC-OSAS en el marco de las mesas de trabajo 2012 1. Mejorar la Coordinación OSA- ESCUELAS-OCRACC 2. Mejorar la gestión de documentos OSA- OCRACC 3. Organizar un Comité Consultivo de docentes jefes de OSA-OCRACC 4. Reuniones de coordinación según necesidad (mesas de trabajo). 5. Homologar acciones de orden y control OSA-OCRACC 6. Trabajar con indicadores de eficiencia en cada facultad, que permitan el seguimiento histórico académico: deserción, retención, repitencia, invictos, primeros puestos entre otros.
  • 20. PARA RECORDAR Si usted no conoce su Oficina No puede medir lo que se hace en ella. Si usted no puede medir lo que hace No puede controlarlo. Si usted no puede controlar su oficina Es probable que no puede dirigirlo. Si usted no puede dirigirlo Es seguro que no puede mejorarlo. Si usted no puede mejorarlo Esta usted atentando contra la calidad del servicio!!!!