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SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO
Oficina de Control Interno
Diciembre de 2013
Municipio de Apartadó
EJECUCION
Estrategia

Accion

Diseñar e implementar un plan de gestión ética

Indicador

Acciones
implementadas

Documentos
revisados

Meta

80%

Secretarios de Despacho,
jefe oficina jurídica

15/12/2013

fecha

26 documentos
Secretarios de Despacho,
gerente
de
control
interno, jefe oficina
jurídica

70%

VERIFICACION (Oficina de Control Interno)
Indicador o Evidencia de
Anotaciones
cumplimiento

A la fecha no se ha eleborado de manera En Sria de Educación , se ha elaborado un
conjunta con las diferentes Srias de la documento denominado "CARTA DE TRATO
Administracción
DIGNO AL USUARIO" (21/OCT/2013) presentado
ante el comité Directivo de la Secretaria y en la
Del 10 al 17 de
Oficina Juridica se tiene una propuesta por parte
dic de 2013
de la oficina juridica CARTA DE TRATO DIGNO AL
USUARIO DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE
APARTADO , la cual no ha sido socializado en
consejo de gobierno.

100%

Revisar y Ajustar la documentación de manera más
detallada

Documentos
ajustados

Responsables

fecha de
Logro

30/09/2013

Del 10 al 17 de
dic de 2013

16 documentos

En Sria de Palneación se revisaron: Procedimiento
para la identificación de los hogares en el SISBEN,
Procedimiento de medida policiva de suspensión
y sello de obra y Procedimiento administrativo
sancionatorio de infracciones urbanisticas, por su
parte en la Sria de Infraestructura se logró revisar
las actas de mayores y menores e informe de
interventoría, Acta de vista control a
establecimiento abiertos al público Ley
232/95(por socializar en las otras Srias y luego
enviar a SGI para lo de su competencia), en Sria
de Gobierno El Cronograma de actividades y plan
de trabajo F-SGO-VC-02, en la Oficina Juridica se
creó el formato F-ALC-AJ-08 control de conceptos
y asesorias, en las Srias de Inclusión Social y la de
Salud se tienen en total 13 documentos de
revisados y ajustados por la oficina de SGI, y por
último en la OCI se revisaron y ajustaron la
caracterizacion del proceso F-ADM-EI-01 y los
formatos F-ALC-EI-03, F-ALC-EI-05 F-LC-EI-07.
En la mayoría de las Srias donde se han revisado
documentos se requiere que se implementen
acciones para trasladar dichos documentos a la
oficina de SGI para lo de su competencia.
Implementar en debida forma los controles establecidos
en los procesos y procedimientos.
Controles
implementados

Ajustar la documentación de los procesos de
Procedimientos y
Administración Financiera y Contratación de manera más
manuales
detallada e implementar en debida forma los controles allí
ajustados
establecidos

Administración
de Riesgos de
Ajustar el procedimiento de elaboración y seguimiento a
Corrupción

planes de acción que permita establecer controles para el
seguimiento

Procedimiento
ajustado

80%

Secretarios de Despacho,
gerente
de
control
interno, jefe oficina
jurídica

15/11/2013

100%

Secretaria de Hacienda,
Jefe oficina jurídica

30/09/2013

100%

Secretario de Planeación

30/09/2013

En general los controles establecidos para
cada uno de los procesos dentro del SGI,
se llevan de acuerdo a lo establecido al
Del 10 al 17 de
interior de cada una de las Srias
dic de 2013

Del 10 al 17 de
dic de 2013

10/12/2013

Ajustar el manual de contratación que incluya la
documentación de las interventorías y/o supervisiones de
manera detallada

Manual de
contratación y
formatos
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100%

Jefe oficina jurídica,
comité
asesor
de
contratación

30/09/2013

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ajustado

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16/12/2013

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Desde la plataforma del SINAP son observado y
tenidos en cuenta todos los controles
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15/12/2013

Segun decreto 163 del 15/08/2013, se Carpeta SGE3-06-01 Oficina de conectividad y
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17/12/2013

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externo y en el descansa pantallas al cliente
interno y por medio de correo electronico a los
interesados, por medio del BOLETIN INTERNO, a
traves de la emisora institucional 100.9 FM

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30/08/2013

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Personal
informado

100%

Secretaria de hacienda

30/08/2013

10/12/2013

Seguimientos
realizados

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dic de 2013

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Secretarios de Despacho

20

Secretarios de Despacho
Subsecretaria de
Conectividad

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Secretarios de Despacho
con acompañamiento de
la subsecretaría de
conectividad

30/06/2013

20

Subsecretaria de
conectividad

30/08/2013
(sujeto a la
respuesta del
DAFP)

16/12/2013

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Establecer mecanismos en línea para los trámites y
Tramites y
servicios priorizados
servicios en línea

10

Subsecretaria de
conectividad

15/12/2013

16/12/2013

0

Divulgación de Información por medios masivos como
Boletines de
Facebook, Página Web y PIN
Prensa emitidos

100

Oficina de
Comunicaciones

Semanal

17/12/2013

155

20

Oficina de
Comunicaciones

Semanal

17/12/2013

N.A

Implementar las acciones de racionalización de los
trámites y servicios definidos

Trámites y
servicios
racionalizados

Tramites y
Racionalización
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servicios
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servicios para ser aprobados por el DAFP
diligenciados en
Servicios
plataforma

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Gobierno en Línea

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servicios
publicados en
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Trámites y
servicios
racionalizados
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Cartilla de
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2

20/05/2013

Mediante
circular
SGE1-071
del
CARPETA REGISTROS DE PROCESOS DE
15/08/2013 se convoco al personal de la
CAPACITACION
administracion a capacitacion sobre
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Según
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consolidado de asistencia, asistieron 87
servidores del total de los convocados.
Se realizaron tres sesiones de las cuatro
programadas
A la fecha de verifiacion No se tiene documentado
0%
aun el procedimiento.
Se ha socializado a tavés de la pagina web
100%

30/07/2013

16/12/2013

16/12/2013

Secretaría de Planeación Agosto - Febrero 10/12/2013

Se realizaron tres(3) seguimientos y se tiene
programado el cuarto en enero de 2014
(verficar accion en tablero semaforo)
Esta acción se puede iniciar una vez los tramites
montados en la plataforma SUIT, sean aprobados
por el DAFP.

Esta etapa inicia una vez los tramites
montados en la plataforma SUIT, son
aprobados por el DAFP.
Se tiene un total de 32 tramites
diligenciados en la plataforma SUIT, los
cuales ya fueron aprobados por el DAFP.
Se encuentran en creacion otros siete

0

Pagina SUIT
Solo se puede llevar a cabo cuando la plataforma
de gobierno en linea este habilitada por parte del
DAFP, y se proceda a la creacion del link
A la fecha de la verificacion no se tiene
implementado ninguno. Se tiene previsto el
montaje de tres tramites en linea a traves del
modulo del SINAP
Adicionalmente 23 comunicados de prensa, 111
videos en YOUTUBE enlazados con FACEBOOK,
TWITER y en la pagina de la Alcaldía
La Oficina de Comunicaciones no tramita
servicios, la Administración por medio de otras
Secretarías y a traves del SUIT diligencia algunos
se programa para el primer trimestre de 2014
Programas Radiales de SAMA

Programa Radial Protección Social

Al aire con el alcalde

Emisión de periódico institucional

Rendición de
Cuentas

Consejos de Gobierno ampliado

Programas
Radiales
efectuados
Programas
Radiales
efectuados
Programas
Radiales
efectuados

32

SAMA - Comunicaciones

Semanal

17/12/2013

32

JUEVES 5:30 P.M.

32

Protección Social Comunicaciones

Semanal

17/12/2013

32

MIERCOLES 9:00 A.M

32

Alcalde - Comunicaciones

Semanal

17/12/2013

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Periódicos
emitidos

3

Comunicaciones

3

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Gobierno
Ampliados
realizados

Mayo, Agosto,
Noviembre, 17/12/2013
Febrero

SABADOS 10:00 A.M y continua transmitiendose
enlazandose con cinco emisoras
se trabaja en el momento en la cuarta edición

6

Consejo de Gobierno –
Participación Comunicaciones

Junio, Agosto,
Noviembre

13

Una Audiencia
Pública de
rendición de
cuentas efectuada

1

Espacios de Participación Comunitaria: COMPOS, CTP,
CMDR, COPACO, Liga de Usuarios de la Salud, JUME, Reunión mensual
Comité Estratificación, Comité Presupuesto Participativo,
efectuada
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Espacio de Punto
Vive Digital
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17/12/2013

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22 de diciembre
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Cada Mes

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dic de 2013

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se efectuó de manera adecuada
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funcionando en
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Parametrización del módulo de gestión documental en el
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Ciudadano

Implementar la ventanilla única en el software SINAP

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en funcionamiento

Se tiene programado para el 25 de enero de
2014

El punto vive DIGITAL se encuentra operando en
jornada normal todos los dias de la semana
En el primer piso funcionan dos ventanillas de
atencion para el Sisben, una ventanilla de
recepcion, una ventanilla en inclusion social. En el
segundo piso funciona el SAC en secretaria de
A la feha no se enuentra en funcionamiento dicho
modulo. Se esta en la etapa de actualizacion de la
tabla de retencion documental, de conformidad
con los cambios establecidos en la nueva
estructura, manual de funciones vigentes y los
nuevos ajustes normativos.
A la fecha no se tiene esta ventanilla.
Ciudadano
Realizar capacitación a los funcionarios

Divulgar a la comunidad los mecanismos de atención al
ciudadano

Funcionarios
capacitados

Divulgaciones
realizadas

80%

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Secretaria General

Subsecretaria de
conectividad, Líder
atención al ciudadano

30/10/2013

15/12/2013

17/12/2013

Se realiza la divulgacion a la ciudadania a
traves de volantes que son distribuidos en
los encuentros de unidad y gestion que ha
realizado la administracion en las distintas
Del 10 al 17 de comunas y corregimientos, donde
dic de 2013
tambien se le a brindado informacion a la
comunidad de como acceder a traves de la
pagina institucional para la formulacion de
sus solicitudes.

Firma: _____________________________________________
Jefe Oficina de Control Interno
Nombre: Jose Manuel Castaño Mesa
Fecha : Diciembre 30 de 2013

0%

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para atencion al ciudadano.

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seguimiento

  • 1. SEGUIMIENTO A LAS ESTRATEGIAS DEL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y ATENCIÓN AL CIUDADANO Oficina de Control Interno Diciembre de 2013 Municipio de Apartadó EJECUCION Estrategia Accion Diseñar e implementar un plan de gestión ética Indicador Acciones implementadas Documentos revisados Meta 80% Secretarios de Despacho, jefe oficina jurídica 15/12/2013 fecha 26 documentos Secretarios de Despacho, gerente de control interno, jefe oficina jurídica 70% VERIFICACION (Oficina de Control Interno) Indicador o Evidencia de Anotaciones cumplimiento A la fecha no se ha eleborado de manera En Sria de Educación , se ha elaborado un conjunta con las diferentes Srias de la documento denominado "CARTA DE TRATO Administracción DIGNO AL USUARIO" (21/OCT/2013) presentado ante el comité Directivo de la Secretaria y en la Del 10 al 17 de Oficina Juridica se tiene una propuesta por parte dic de 2013 de la oficina juridica CARTA DE TRATO DIGNO AL USUARIO DE LA ALCALDIA MUNICIPAL DE APARTADO , la cual no ha sido socializado en consejo de gobierno. 100% Revisar y Ajustar la documentación de manera más detallada Documentos ajustados Responsables fecha de Logro 30/09/2013 Del 10 al 17 de dic de 2013 16 documentos En Sria de Palneación se revisaron: Procedimiento para la identificación de los hogares en el SISBEN, Procedimiento de medida policiva de suspensión y sello de obra y Procedimiento administrativo sancionatorio de infracciones urbanisticas, por su parte en la Sria de Infraestructura se logró revisar las actas de mayores y menores e informe de interventoría, Acta de vista control a establecimiento abiertos al público Ley 232/95(por socializar en las otras Srias y luego enviar a SGI para lo de su competencia), en Sria de Gobierno El Cronograma de actividades y plan de trabajo F-SGO-VC-02, en la Oficina Juridica se creó el formato F-ALC-AJ-08 control de conceptos y asesorias, en las Srias de Inclusión Social y la de Salud se tienen en total 13 documentos de revisados y ajustados por la oficina de SGI, y por último en la OCI se revisaron y ajustaron la caracterizacion del proceso F-ADM-EI-01 y los formatos F-ALC-EI-03, F-ALC-EI-05 F-LC-EI-07. En la mayoría de las Srias donde se han revisado documentos se requiere que se implementen acciones para trasladar dichos documentos a la oficina de SGI para lo de su competencia.
  • 2. Implementar en debida forma los controles establecidos en los procesos y procedimientos. Controles implementados Ajustar la documentación de los procesos de Procedimientos y Administración Financiera y Contratación de manera más manuales detallada e implementar en debida forma los controles allí ajustados establecidos Administración de Riesgos de Ajustar el procedimiento de elaboración y seguimiento a Corrupción planes de acción que permita establecer controles para el seguimiento Procedimiento ajustado 80% Secretarios de Despacho, gerente de control interno, jefe oficina jurídica 15/11/2013 100% Secretaria de Hacienda, Jefe oficina jurídica 30/09/2013 100% Secretario de Planeación 30/09/2013 En general los controles establecidos para cada uno de los procesos dentro del SGI, se llevan de acuerdo a lo establecido al Del 10 al 17 de interior de cada una de las Srias dic de 2013 Del 10 al 17 de dic de 2013 10/12/2013 Ajustar el manual de contratación que incluya la documentación de las interventorías y/o supervisiones de manera detallada Manual de contratación y formatos ajustados 100% Jefe oficina jurídica, comité asesor de contratación 30/09/2013 12/12/2013 Ajustar el procedimiento de bienes de manera detallada Procedimiento ajustado 100% Almacenista 30/09/2013 16-dic-13 Iniciar procesos disciplinarios Socializar e implementar las políticas de seguridad de la información Procesos iniciados Políticas socializadas Políticas implementadas Incluir en el plan de comunicación de la Administración e implementar la Divulgación de la información de trámites y servicios de manera permanente Divulgaciones realizadas Cada que se 100% de las Grupo de control interno presenten quejas 16/12/2013 quejas disciplinario o de oficio radicadas 100% 16/12/2013 Subsecretaria de conectividad 15/12/2013 Se determinó que el formato para el Se solictió a la Secretaría de Educación que elaboración de los planes de acción se ajustarael formato y se efectuaron los cambios habia ajustado el 23 de agosto de 2012 y permite efecutar el debido seguimiento El manual de contratacion no ha sido ajustado, por los recientes cambios que trajo el decreto 1510/2013; se esta a la espera de la reglamentacion por parte de Colombia Compra Eficiente. En la actualidad nos acogimos a la transitoriedad de la Ley 734 hasta el 31/12/2013. A la fecha de verificacion no ha ajustado el procedimiento Queda pendiente el informe consolidado que lo pasa el Subsecretario de TH, de acuerdo al informe de la contratista. Se ha realizado socializacion de las politicas a traves del protector de pantalla, correos eletronicos y en la pagina web se encuentra publicado el decreto mediante el cual se adoptaron las politicas de seguridad de la informacion. Se tienen indentificadas varias necesidades frente a este tema como : el ingreso de bienes donados, el ingtreso de los bienes por reintegro , Protectores de pantalla, pagina web(normatividad vigente), correos electronicos 16/12/2013 80% 10 0 Desde la plataforma del SINAP son observado y tenidos en cuenta todos los controles establecidos por poner un ejemplo para el proceso de compras y contratacion. En el proceso de apoyo juridico se actualizó y ajusto el comite de conciliacion y defensa judicial (Decreto 205 del 18/10/2013 No se ha cumplido por cambio de software (SINAP), hasta no tener el 100% de la implementación Subsecretario de comunicaciones 15/12/2013 Segun decreto 163 del 15/08/2013, se Carpeta SGE3-06-01 Oficina de conectividad y reglamentaron las politicas de seguridad gestion documental de la informacion . 17/12/2013 Atraves de la pagina web se transmite al cliente externo y en el descansa pantallas al cliente interno y por medio de correo electronico a los interesados, por medio del BOLETIN INTERNO, a traves de la emisora institucional 100.9 FM Total cumplimiento
  • 3. Capacitación sobre el debido proceso Personal capacitado Documentar procedimiento para procesos disciplinarios Socialización permanente del estatuto tributario de manera Implementar seguimiento a responsabilidades de comités de mejoramiento Definir los tramites y servicios a racionalizar 100% convocado Subsecretario de talento humano y jefe oficina jurídica 30/08/2013 16/12/2013 Procedimiento aprobado 100% Grupo de control interno disciplinario 30/08/2013 16/12/2013 Personal informado 100% Secretaria de hacienda 30/08/2013 10/12/2013 Seguimientos realizados Trámites y servicios definidos 100% de lo Profesional universitaria programado SGI 100% 15/12/2013 Del 10 al 17 de dic de 2013 0 20 Secretarios de Despacho 20 Secretarios de Despacho Subsecretaria de Conectividad 20 Secretarios de Despacho con acompañamiento de la subsecretaría de conectividad 30/06/2013 20 Subsecretaria de conectividad 30/08/2013 (sujeto a la respuesta del DAFP) 16/12/2013 0 Establecer mecanismos en línea para los trámites y Tramites y servicios priorizados servicios en línea 10 Subsecretaria de conectividad 15/12/2013 16/12/2013 0 Divulgación de Información por medios masivos como Boletines de Facebook, Página Web y PIN Prensa emitidos 100 Oficina de Comunicaciones Semanal 17/12/2013 155 20 Oficina de Comunicaciones Semanal 17/12/2013 N.A Implementar las acciones de racionalización de los trámites y servicios definidos Trámites y servicios racionalizados Tramites y Racionalización Diligenciar en la plataforma del SUIT los trámites y servicios de Trámites y servicios para ser aprobados por el DAFP diligenciados en Servicios plataforma Publicar en la página web del Municipio los trámites y servicios aprobados por el DAFP Gobierno en Línea Construcción Semestral de Estadísticas Municipales Tramites y servicios publicados en pagina web Trámites y servicios racionalizados Impresión de Cartilla de Estadísticas Municipales 2 20/05/2013 Mediante circular SGE1-071 del CARPETA REGISTROS DE PROCESOS DE 15/08/2013 se convoco al personal de la CAPACITACION administracion a capacitacion sobre procesos disciplinarios. Según el consolidado de asistencia, asistieron 87 servidores del total de los convocados. Se realizaron tres sesiones de las cuatro programadas A la fecha de verifiacion No se tiene documentado 0% aun el procedimiento. Se ha socializado a tavés de la pagina web 100% 30/07/2013 16/12/2013 16/12/2013 Secretaría de Planeación Agosto - Febrero 10/12/2013 Se realizaron tres(3) seguimientos y se tiene programado el cuarto en enero de 2014 (verficar accion en tablero semaforo) Esta acción se puede iniciar una vez los tramites montados en la plataforma SUIT, sean aprobados por el DAFP. Esta etapa inicia una vez los tramites montados en la plataforma SUIT, son aprobados por el DAFP. Se tiene un total de 32 tramites diligenciados en la plataforma SUIT, los cuales ya fueron aprobados por el DAFP. Se encuentran en creacion otros siete 0 Pagina SUIT Solo se puede llevar a cabo cuando la plataforma de gobierno en linea este habilitada por parte del DAFP, y se proceda a la creacion del link A la fecha de la verificacion no se tiene implementado ninguno. Se tiene previsto el montaje de tres tramites en linea a traves del modulo del SINAP Adicionalmente 23 comunicados de prensa, 111 videos en YOUTUBE enlazados con FACEBOOK, TWITER y en la pagina de la Alcaldía La Oficina de Comunicaciones no tramita servicios, la Administración por medio de otras Secretarías y a traves del SUIT diligencia algunos se programa para el primer trimestre de 2014
  • 4. Programas Radiales de SAMA Programa Radial Protección Social Al aire con el alcalde Emisión de periódico institucional Rendición de Cuentas Consejos de Gobierno ampliado Programas Radiales efectuados Programas Radiales efectuados Programas Radiales efectuados 32 SAMA - Comunicaciones Semanal 17/12/2013 32 JUEVES 5:30 P.M. 32 Protección Social Comunicaciones Semanal 17/12/2013 32 MIERCOLES 9:00 A.M 32 Alcalde - Comunicaciones Semanal 17/12/2013 32 Periódicos emitidos 3 Comunicaciones 3 Consejos de Gobierno Ampliados realizados Mayo, Agosto, Noviembre, 17/12/2013 Febrero SABADOS 10:00 A.M y continua transmitiendose enlazandose con cinco emisoras se trabaja en el momento en la cuarta edición 6 Consejo de Gobierno – Participación Comunicaciones Junio, Agosto, Noviembre 13 Una Audiencia Pública de rendición de cuentas efectuada 1 Espacios de Participación Comunitaria: COMPOS, CTP, CMDR, COPACO, Liga de Usuarios de la Salud, JUME, Reunión mensual Comité Estratificación, Comité Presupuesto Participativo, efectuada Comité de SSPP, Veedurías Ciudadanas 8 Audiencia Pública de Rendición de cuentas Presupuesto Participativo Un programa de presupuesto Participativo efectuado Espacio de Punto Vive Digital Operando 17/12/2013 Secretaría de Planeación – Participación 22 de diciembre 17/12/2013 Ciudadana de 2013 Comunicaciones Todas las Secretarías Cada Mes Del 10 al 17 de dic de 2013 Encuentros de unidad y gestión 0 Total cumplimiento El programa de presupuesto participativo En la actualidad se esta evaluando los montos de se efectuó de manera adecuada inversión realizada y los compromisos para el inicio del PP 2014 1 Secretaría de Planeación Octubre 10/121/13 diario Secretaría General diario 17/12/2013 Diario Ventanillas Ubicación de ventanillas de atención al público en primer funcionando en piso para facilitar la accesibilidad primero piso 4 Secretaria General 15/12/2013 17/12/2013 4 Parametrización del módulo de gestión documental en el Módulo en software SINAP para facilitar la búsqueda de información a funcionamiento usuarios internos y externos 50% Técnico de Archivo 30/06/2013 Del 10 al 17 de dic de 2013 0% 80% Secretaria General 30/08/2013 17/12/2013 0% Punto Vive Digital Atención al Ciudadano Implementar la ventanilla única en el software SINAP Ventanilla única en funcionamiento Se tiene programado para el 25 de enero de 2014 El punto vive DIGITAL se encuentra operando en jornada normal todos los dias de la semana En el primer piso funcionan dos ventanillas de atencion para el Sisben, una ventanilla de recepcion, una ventanilla en inclusion social. En el segundo piso funciona el SAC en secretaria de A la feha no se enuentra en funcionamiento dicho modulo. Se esta en la etapa de actualizacion de la tabla de retencion documental, de conformidad con los cambios establecidos en la nueva estructura, manual de funciones vigentes y los nuevos ajustes normativos. A la fecha no se tiene esta ventanilla.
  • 5. Ciudadano Realizar capacitación a los funcionarios Divulgar a la comunidad los mecanismos de atención al ciudadano Funcionarios capacitados Divulgaciones realizadas 80% 10 Secretaria General Subsecretaria de conectividad, Líder atención al ciudadano 30/10/2013 15/12/2013 17/12/2013 Se realiza la divulgacion a la ciudadania a traves de volantes que son distribuidos en los encuentros de unidad y gestion que ha realizado la administracion en las distintas Del 10 al 17 de comunas y corregimientos, donde dic de 2013 tambien se le a brindado informacion a la comunidad de como acceder a traves de la pagina institucional para la formulacion de sus solicitudes. Firma: _____________________________________________ Jefe Oficina de Control Interno Nombre: Jose Manuel Castaño Mesa Fecha : Diciembre 30 de 2013 0% Esta depende de la implementacion del SINAP para atencion al ciudadano.