SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA

FACULTAD DE CIENCIAS EMPRESARIALES Y
EDUCACIÓN
ESCUELA DE CIENCIAS CONTABLES Y FINANCIERAS
“La Simplificación Administrativa”
CURSO : DERECHO CONSTITUCIONAL Y ADMINISTRATIVO
DOCENTE : DR. OSCAR MENDOZA CARHUAVILCA
ALUMNA : TICONA GARCÍA, CRYS MARYLIN
CICLO : III
FILIAL : TACNA
TACNA - PERÚ
2020

TABLA DE CONTENIDO
INDICE DE FIGURAS...................................................................................................4
INDICE DE TABLAS.....................................................................................................5
INDICE DE ILUSTRACIONES....................................................................................6
CAPITULO I ...................................................................................................................3
LA SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRAIVA................................................................3
1.1. AMBITOS GENERALES................................................................................................................3
1.2. INICIATIVA POLITICA .................................................................................................................4
1.3. LA CREACIÓN DE INTERMESA ....................................................................................................4
1.4. ÓRGANO RECTOR......................................................................................................................5
1.5. ENTIDADES DEL ESTADO COMPETENTES EN MATERIA DE SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA..5
1.6. PRINCIPIOS DE LA POLÍTICA NACIONAL DE SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA ........................5
1.7. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA POLÍTICA NACIONAL DE SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA.6
CAPITULO II..................................................................................................................7
HERRAMIENTAS E INSTRUMENTOS PARA LA SIMPLIFICACIÓN
ADMINISTRATIVA.......................................................................................................7
2.1. MANUALES E INTRUCTIVOS.......................................................................................................7
CAPITULO III ................................................................................................................8
ETAPAS DE LA SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA......................................8
3.1 ETAPA PREPARATORIA – PLANIFICANDO EL PROCESO ..............................................................9
3.2 ETAPA DE DIAGNÓSTICO .........................................................................................................12
3.3 ETAPA DE REDISEÑO ...............................................................................................................16
3.4 ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN..................................................................................................19
3.5 ETAPA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN ................................................................................20
3.6 ETAPA DE MEJORAMIENTO CONTINUO Y SOSTENIBILIDAD.....................................................20

CAPITULO IV...............................................................................................................22
4.1 EL PORCESO DE DETERMINACION DE COSTOS Y EL APLICATIVO WEB DEL TUPA .....................22
4.2 CALCULO DEL COSTO DIRECTO IDENTIFICABLE ........................................................................23
4.3 CÁLCULO DEL COSTO DIRECTO NO IDENTIFICABLE ..................................................................25
4.4 LA CREACIÓN DEL ARCHIVO DE COSTEO TUPA ........................................................................29
REFERENCIAS ............................................................................................................33

INDICE DE FIGURAS
Figura 1Evaluación del equipamiento e infraestructura.............................................................. 15
Figura 2Comparativo entre el Procedimiento Actual y la Nueva Propuesta............................... 17
Figura 3Costo anual de remuneración......................................................................................... 23
Figura 4 Cálculo del costo anual................................................................................................. 24
Figura 5 Cálculo del costo total del material fungible necesario para llevar a cabo una prestación
..................................................................................................................................................... 24
Figura 6 Cálculo del costo total de servicios directos identificables necesarios para llevar a cabo
..................................................................................................................................................... 25
Figura 7 Porcentaje de dedicación de inductores por centro de actividad .................................. 26
Figura 8 Cálculo del costo anual del material no fungible por centro de actividad .................... 26
Figura 9 Porcentaje de dedicación de inductores por centro de actividad .................................. 27
Figura 10 Cálculo del costo anual de depreciación de activos y amortización de intangibles.... 28
Figura 11 Porcentaje de dedicación de inductores por centro de actividad ............................... 28
Figura 12 Cálculo del costo anual de costos fijos por centro de actividad.................................. 28
Figura 13 modelo de aplicativo web ........................................................................................... 29
Figura 14 modelo de aplicativo web ........................................................................................... 30
Figura 15 Resumen de Costos..................................................................................................... 31
Figura 16 Resumen de Costos en aplicativo web........................................................................ 31

INDICE DE TABLAS
Tabla 1 Cuadro de Priorización de Procedimientos Administrativos y servicios prestados en
exclusividad 11
Tabla 2 Cómo identificar actores involucrados 11

INDICE DE ILUSTRACIONES
Ilustración 1 Etapas de un proceso de simplificación administrativa............................................ 8
Ilustración 2 Etapas y fases de la metodología de simplificación administrativa ......................... 9
Ilustración 3 Recorrido físico en un procedimiento .................................................................... 14

3
CAPITULO I
LA SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRAIVA
LEY 27444 - D.L.1246
1.1.AMBITOS GENERALES
En consecuencia a los tratados de libre comercio (TLC) así como a la ubicación
distanciada del país en la dimensión de desarrollo institucional es que la simplificación
de trámites administrativos tiene mayor relevancia, cabe resaltar que desde fines de la
década de los ochenta es considerada un requisito para mejorar la competitividad en las
empresas, no obstante desde años atrás se viene implementando la Política Nacional de
Simplificación Administrativa con el fin de orientar la actuación de las entidades públicas
para brindar trámites y servicios administrativos valiosos y oportunos para los
ciudadanos.
1.1.1. DEFINICIÓN
La Simplificación Administrativa es un proceso mediante el cual se busca eliminar
exigencias y formalidades que se consideran innecesarias en los procedimientos
administrativos que realiza la ciudadanía. Según el Centro de Investigación
Parlamentaria:
La simplificación administrativa es una iniciativa y una decisión de política, que
requiere de una institucionalidad de seguimiento ad-hoc en su diseño, para reducir
las vallas, barreras y costos que impiden una mayor eficiencia social en la
interacción de los ciudadanos y los agentes económicos. (PARLAMENTARIA,
2005)
También es definida como parte del cambio que sufre el sector público para estar a la
vanguardia con la modernización y poder estar aptos para cualquier situación beneficiaria
para el país.
“La simplificación administrativa es un componente del proceso de modernización de la
gestión pública, el cual es un proceso permanente caracterizado por la continua
redefinición de sus objetivos y por su integración sistémica en las entidades públicas”.
(MUÑOZ MARTICORENA, 2011)

4
1.2.INICIATIVA POLITICA
A finales del gobierno del Lic. Alan Garcia P. en la década de los ochentas se promulgo
la Ley 25035 un 11 de junio de 1990, donde claramente se plantea a la Simplificación
Administrativa como una iniciativa política que aplica a toda la administración
gubernamental. Esta norma indica los principios generales y sus principales aplicaciones.
1.2.1. Presunción de la veracidad
Según la ley, este principio consiste en suponer que las personas dicen la verdad. No es
exigible la presentación de algunos documentos siendo necesarias únicamente la
declaración de interesado o representante. Si se diera fraude se abre proceso penal (Art 3
y 7).
1.2.2. La eliminación de las exigencias y formalidades
Con respecto a las formalidades de presentación de documentos que contengan
información que la propia entidad que lo solicita posea o deba poseer y sean costosas
excediendo el costo de expedición de pasaporte u otro documento de identidad en
instituciones (Art 8).
1.2.3. La desconcentración de los procesos decisorios
Los órganos de dirección están liberados de todo tipo de rutinas de ejecución y de tareas
formales de actos administrativos, con el objeto de que puedan concentrarse en
actividades de planeamiento, supervisión, coordinación y fiscalización (Art 9).
1.2.4. La participación de los ciudadanos en el control de la prestación
Es la forma en que la ciudadanía que hace uso de los servicios de trámites en entidades
públicas pueda participar de forma activa remitiendo sus cometarios, quejas o
sugerencias. (Art 10).
1.3.LA CREACIÓN DE INTERMESA
Parte de toda esta política de renovación administrativa también tuvo la creación de
diferentes estrategias con el fin de beneficiar la documentación administrativa.
Se creó la llamada Intermesa que es un trabajo en conjunto del sector público y privado
para la agilización la tramitación de licencias de funcionamiento en diferentes
municipalidades del país, así también se fomentaba la formalización de negocios locales,

5
como lo menciona el Mg. William Muñoz en la serie de investigación sobre reformas e
tramites empresariales.
“…espacio de trabajo público-privado orientado a la simplificación de trámites
empresariales y los procesos de simplificación del trámite de licencia de funcionamiento
emprendidos en diversas municipalidades del país”. (MUÑOZ MARTICORENA, 2011)
1.4.ÓRGANO RECTOR
1.4.1. Secretaria de gestión publica
Este establecido media la ley N° 27444 Ley del Procedimiento Administrativo General,
que el ente responsable de la regulación y fiscalización es la Secretaria de Gestión Publica
de la Presidencia del Consejo de Ministros, dentro de este marco se incluye el campo de
la simplificación administrativa, también se hace mención en el Decreto Supremo 063-
2007-PCM. Menciona lo siguiente: “La Secretaría de Gestión Pública es el órgano de
línea, que depende jerárquicamente de la Secretaría General, encargada de coordinar y
dirigir el proceso de modernización de la Administración Pública”. (Art. 36)
1.4.2. Presidencia del consejo de ministros
En la Ley N°27444 hace mención a ls facultades de la Presidencia del Consejo de
Ministros para asesorar a las diferentes entidades con respecto a la simplificación
administrativa, “Asesorar a las entidades en materia de simplificación administrativa y
evaluar de manera permanente los procesos de simplificación administrativa al interior
de las entidades, para lo cual podrá solicitar toda la información que requiera de éstas”.
(Art. 48)
1.5.ENTIDADES DEL ESTADO COMPETENTES EN MATERIA DE
SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA
 La Presidencia del Consejo de Ministros (SGP-PCM y ONGEI-PCM)
 El INDECOPI (Comisión de Eliminación de Barreras Burocráticas)
 La Contraloría General de la República
 La Defensoría del Pueblo
1.6.PRINCIPIOS DE LA POLÍTICA NACIONAL DE SIMPLIFICACIÓN
ADMINISTRATIVA
 Orientación a la ciudadanía.

6
 Valoración de la función de atención a la ciudadanía.
 Participación ciudadana.
 Rigor técnico.
 Transversalidad.
 Mejoramiento continuo.
 Integralidad de las soluciones.
 Gestión basada en procesos.
1.7.OBJETIVOS ESTRATÉGICOS DE LA POLÍTICA NACIONAL DE
SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA
 Proveer al personal de las entidades públicas de las competencias adecuadas para
facilitar su relación con la ciudadanía y las empresas, e incentivar su participación
y motivación.
 Involucrar a los diferentes actores para impulsar y consolidar el proceso de
simplificación administrativa.
 Generalizar la gestión por procesos en los procedimientos y los servicios
administrativos por medio de mecanismos definidos por el ente rector.
 Universalizar en forma progresiva el uso intensivo de las tecnologías de la
información y de la comunicación en las distintas entidades públicas y promover
la demanda de servicios en línea por la ciudadanía.
 Optimizar el marco normativo de la simplificación administrativa y reforzar los
mecanismos para su cumplimiento.
 Fortalecer la institucionalidad y liderazgo vinculados a la simplificación
administrativa.

7
CAPITULO II
HERRAMIENTAS E INSTRUMENTOS PARA LA SIMPLIFICACIÓN
ADMINISTRATIVA
2.1. MANUALES E INTRUCTIVOS
En vista que esta nueva reestructuración de los procesos administrativos tendría que ser
funcional para todo el país se establece una serie de herramientas que ayudaría a la
ciudadanía a acceder a los beneficios de esta nueva forma de realizar los trámites.
Se incorporó los siguientes manuales e instructivos para la realización eficaz de la
simplificación administrativa:
 Metodología de simplificación administrativa
 Metodología para determinación de los costos de los procedimientos
 Instructivo de Equipos de Mejora Continua (EMC)
 TUPA Modelo Urbano
 TUPA Modelo Rural
 Estandarización de trámites para universidades públicas
 Sistema Único de Trámites (SUT)
 Tramifácil

8
CAPITULO III
ETAPAS DE LA SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA
MUNICIPALIDAD DISTRITAL DE POCOLLAY
La simplificación administrativa tiene 6 etapas que podemos encontrar detallada en el
instructivo de metodología de simplificación administrativa.
Como hemos visto cada una de las 6 etapas de simplificación administrativa cuentan con
fases, en el siguiente cuadro ilustraremos estas fases para una mejor comprensión de la
simplificación administrativa que fue aprobado mediante D.S. N° 007-2011-PCM
EVALUACIÓN
Ilustración 1 Etapas de un proceso de simplificación administrativa
Elaboración propia

9
Procesos y sus fases
3.1 ETAPA PREPARATORIA – PLANIFICANDO EL PROCESO
Planifica el proceso a desarrollar y delimitar su alcance, esta etapa está orientada a:
 Identificar y conformar el equipo a cargo de la simplificación.
 Identificar y priorizar los procedimientos a simplificar.
 Mapear a los actores involucrados en los procedimientos a simplificar
Ilustración 2 Etapas y fases de la metodología de simplificación administrativa
Fuente: PCM (2010)

10
 Planificar el proceso en general a efectos de determinar responsables, actividades,
plazos, recursos, entre otros
Dentro de esta etapa vamos a encontrar cinco fases:
3.1.1. FASE 1: IDENTIFICACIÓN Y CONFORMACIÓN DEL EQUIPO
Se debe conformar dos equipos: El Comité de Dirección del Proceso de Simplificación
Administrativa (este equipo se encarga de la supervisión del EMC) y El Equipo de Mejora
Continua (conformado por el equipo técnico que se encargara de labores de costeos,
procesos y revisión de los aspectos legales)
 En el caso de la Municipalidad Distrital de Pocollay, el Gerente de Planeamiento
y/o Asesoría jurídica puede conformar el Comité de Dirección y las áreas con
mayor cantidad de procedimientos administrativos pueden conformar el EMC.
3.1.2. FASE 2: CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN DE LOS
EQUIPOS
La capacitación debe ser de los siguientes temas: Metodología de Simplificación
Administrativa y Metodología de Determinación de Costos. Esta capacitación debe darse
en su totalidad a todos los funcionarios de la institución.
 La Municipalidad Distrital de Pocollay realiza dicha capacitación en los
programas de inducción y/o actualización que maneje la entidad.
3.1.3. FASE 3: IDENTIFICACIÓN Y PRIORIZACIÓN DE LOS
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS A SIMPLIFICAR
En esta fase de identificación se debe realizar un análisis de todos los procedimientos
administrativos de la entidad y suprimir procedimientos innecesarios.
 Por ejemplo El "derecho de búsqueda" es un procedimiento innecesario que no
puede ser denominado como un procedimiento administrativo puesto que no
otorga ningún derecho a favor del administrado
Se puede realizar un cuadro para ver prioridades

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Tabla 1 Cuadro de Priorización de Procedimientos Administrativos y servicios prestados en
exclusividad
Criterio de priorización Procedimiento 1 Procedimiento 1 Procedimiento 1
Alineamiento a misión y
objetivos de la entidad, es un
proceso esencial
4 2 3
Demanda del procedimiento 3 4 2
Criterio N 3 3 3
Total 10 9 8
3.1.4. FASE 4: IDENTIFICACIÓN DE LOS ACTORES
INVOLUCRADOS
Tabla 2 Cómo identificar actores involucrados
Grupo de
actores
Actor Rol de
procesos
Relación
predominante
Jerarquización
de su poder
Clasificación
de los
diferentes
actores.
Conjunto de
personas con
interese
homogéneos
que participan
en un proceso
Funciones que
desempeña
cada actor y el
objetivo que
persigue con
su accionar.
Se define
como las
relaciones de
afinidad
(confianza)
frente a los
opuestos
(conflicto): 1.
A favor
2. Indiferente
3. En contra
Capacidad del
actor de limitar
o facilitar las
acciones:
Alta
Media
Baja
Fuente: Pozo Solís, Antonio (2007). Mapeo de Actores Sociales.
 Este tipo de procedimientos para escoger a los actores involucrados trae mucha
desconfianza con los funcionarios ya que presumen una reducción de personal, se
tiene que aclarar a los funcionarios que eso no ocurrirá y explicar que la demanda
de procedimientos y servicios por parte de la ciudadanía aumenta en la medida
que se percibe que la Municipalidad es más eficiente.

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3.1.5. FASE 5: PLAN DE TRABAJO DEL PROCESO DE
SIMPLIFICACIÓN
En estafase se recomienda seguir los siguientes pasos y debe ser constantemente evaluado
por el equipo de mejora continua- EMC:
 Establecer las etapas y asociarlas con actividades específicas.
 Establecer plazos para cada una de las actividades señaladas y para el proceso de
simplificación, en general.
 Identificar los recursos humanos, financieros y tecnológicos con los que se cuenta
para realizar estas actividades.
 Identificar las restricciones, desafíos y logros esperados sobre los que se deberá
trabajar.
 Ajustar las actividades y plazos establecidos en los pasos 1 y 2 sobre la base de la
información de los pasos 3 y 4.
 Hacer los ajustes correspondientes y redactar el documento final del Plan.
 Elaborar un Plan de Seguimiento y Evaluación sobre la base del Plan del Proceso
de Simplificación.
 Informar sobre el Plan al Comité de Dirección del Proceso de Simplificación.
3.2 ETAPA DE DIAGNÓSTICO
Contar con una visión integral de la problemática del procedimiento y abordar la
estrategia de simplificación con un enfoque sistémico.
Al inicio de esta etapa se pueden fijar como indicadores de línea de base los siguientes:
 Número de pasos del procedimiento administrativo.
 Número de requisitos solicitados.
 Costo del procedimiento administrativo.
 Tiempo del procedimiento administrativo.
 Número de actos administrativos que han dado fin al procedimiento
administrativo tales como autorizaciones, registros, licencias, entre otros,
expedidos al momento de elaborar el diagnóstico.
Al término del diagnóstico el Equipo de Mejora Continua debe presentar los resultados
al Comité de Dirección de Procesos de Simplificación.

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Esta etapa cuenta con seis faces:
3.2.1. FASE 1: CARACTERIZACIÓN DEL PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO Y HERRAMIENTAS A UTILIZAR.
Se recomienda una serie de preguntas que ayudaran en gran manera a establecer la
caracterización requerida para poder rediseñar el procedimiento administrativo y/o de
exclusividad.
 ¿Qué objetivo tiene este procedimiento administrativo?
 ¿En qué área se inició el mismo? ¿Dónde y cuándo termina? ¿Por cuáles áreas ha
pasado? ¿Hacia qué área se dirige?
 ¿Cuánto tiempo ha pasado desde que se inició hasta que llegó a este punto?
 ¿Qué requisitos se solicitaron en el área de inicio, para qué sirve cada uno de estos
requisitos? ¿Se solicitará algún requisito adicional, en qué área?
 ¿Cuál es la norma que establece dichos requisitos?
 ¿Qué recursos, útiles de oficina, equipos, humanos se emplean para atender este
procedimiento?
 ¿En qué plazo se calcula que terminará éste?
En esta fase se recomienda la utilización de herramientas que ayudaran mejor este
procedimiento, dentro de etas tenemos Recorrido físico, la tabla ASME-VM y
Elaboración de un Diagrama de Bloques, estas herramientas permiten listar y caracterizar
todas y cada una de las actividades de los procedimientos administrativos.

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3.2.2. FASE 2: DIAGNÓSTICO LEGAL
Esta fase puede realizarse en simultáneo con la anterior ya que se busca la identificación
de las normas que regirán el procedimiento de simplificación administrativa.
Esta información puede encontrarse en el Texto Único de Procedimientos
Administrativos (TUPA), en el Reglamento de Organización y Funciones (ROF), en el
Manual de Organización y Funciones (MOF), en el Manual de Procedimientos
(MAPRO), en Ordenanzas Municipales, Directivas Internas, Memorándums o similares.
3.2.3. FASE 3: DIAGNÓSTICO DE EQUIPAMIENTO E
INFRAESTRUCTURA
Se tiene que tener una evaluación detallada de las áreas en las cuales se labora, por
ejemplo, conocer la distribución y calidad del espacio físico, el estado del mobiliario, de
los sistemas eléctricos, del cableado y del sistema sanitario, de las vitrinas informativas,
del área de espera, entre otros.
Ilustración 3 Recorrido físico en un procedimiento
Fuente: Guía de Simplificación Administrativa

15
3.2.4. FASE 4: DIAGNÓSTICO DE COSTOS
El Diagnóstico de Costos se puede realizar a partir de la información levantada en la Fase
1 de esta misma etapa y utilizando la Metodología de Determinación de Costos de los
Procedimientos Administrativos y Servicios Prestados en Exclusividad.
Figura 1Evaluación del equipamiento e infraestructura

16
3.2.5. FASE 5: MAPEO DE LAS CAPACIDADES DE LOS RECURSOS
HUMANOS
Es importante saber las capacidades del recurso humano con el que se cuenta para poder
incrementar sus habilidades para potenciar y fortalecer el desarrollo del proceso
administrativo.
3.2.6. FASE 6: PRESENTACIÓN DE RESULTADOS AL COMITÉ DE
DIRECCIÓN DEL PROCESO DE SIMPLIFICACIÓN
Se tiene que presentar lo siguiente:
 Diagnóstico gráfico con la tabla ASME –VM y el Diagrama de Bloques
 Listado de las normas vigentes que rigen el procedimiento actual.
 Diagnóstico de equipamiento e infraestructura. (Las fotos son siempre muy
ilustrativas.)
 Comparativo de costos entre lo que se está cobrando por procedimiento y el costo
real calculado.
 Diagnóstico de las competencias de los recursos humanos involucrados y plan de
capacitación propuesto
3.3 ETAPA DE REDISEÑO
Esta etapa está enfocada en suprimir la mayor cantidad de pasos, recursos y requisitos,
pero sin dejar de lado la seguridad y control necesario, de tal manera que cumpla con los
objetivos para el que fue creado y dentro del marco legal aplicable. Esta etapa tiene ocho
fases.
3.3.1. FASE 1: ANÁLISIS DEL PROCEDIMIENTO ADMINISTRATIVO
Ahora corresponde analizar los resultados de la etapa anterior, con la ayuda de las
herramientas mencionadas, diagrama de bloques y la tabla ASME-VM.
El resultado del procedimiento administrativo simplificado debe generar diferencias que
puedan establecerse en un cuadro comparativo.
3.3.2. FASE 2: REDISEÑO
Como su nombre lo dice en esta fase corresponde hacer el rediseño del procedimiento, se
debe seguir los siguientes pasos:

17
Paso 1: Ver qué actividades pueden eliminarse de la Tabla ASME-VM y del Diagrama
de Bloques.
Paso 2: Generar una nueva tabla ASME-VM y un nuevo Diagrama de Bloques.
Paso 3: Comparar la nueva propuesta con la propuesta inicial utilizando indicadores que
permitan demostrar su mayor efectividad.
Figura 2Comparativo entre el Procedimiento Actual y la Nueva Propuesta
3.3.3. FASE 3: MODIFICACIÓN O ELABORACIÓN DEL MARCO
NORMATIVO QUE REGULE EL PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO REDISEÑADO
Sobre la base de la información obtenida en el diagnóstico y en función a la propuesta de
rediseño del nuevo procedimiento, se recomienda elaborar una norma legal que

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documente el procedimiento rediseñado de tal manera que al aprobarse, sea obligatoria
para el personal.
3.3.4. FASE 4: PROPUESTA DE ACONDICIONAMIENTO DE LA
INFRAESTRUCTURA Y EL EQUIPAMIENTO
Se debe de tener presente que para el condicionamiento de la infraestructura y el
equipamiento están: la ubicación de las oficinas, la facilidad de acceso al local, la
señalización dentro del local y los servicios adicionales que brinda la entidad
(fotocopiadoras, servicios higiénicos, etc.).
3.3.5. FASE 5: PROPUESTA DE NUEVO COSTEO
Con la información obtenida como base del diagnóstico y en función a la propuesta de
rediseño, se tiene que costear el nuevo procedimiento se utiliza la Metodología de
Determinación de Costos aprobada por Decreto Supremo No 064-2010-PCM. Esta nueva
información obtenida se deberá incorporar en la propuesta de modificación de la norma
correspondiente y luego en el TUPA.
3.3.6. FASE 6: PROPUESTA DE FORTALECIMIENTO DE
CAPACIDADES
Se debe tener en cuenta que en la etapa de diagnóstico es que se ha identificado la
información concerniente a las carencias del personal en términos de conocimientos y
habilidades. Teniendo como base estos resultados, en esta fase se tiene que diseñar las
diferentes actividades de capacitación que deberías compensar las carencias antes
referidas para lograr que los administradores del proceso adquieran mayores y nuevos
conocimientos y habilidades para poder operar el nuevo procedimiento.
3.3.7. FASE 7: PRESENTACIÓN AL COMITÉ DE DIRECCIÓN DEL
PROCESO DE SIMPLIFICACIÓN
Este procedimiento de rediseñado se presentará al Comité de Dirección para este efecto
se deberá presentar el Diagrama de Bloques y la tabla ASME-VM, también se debe
presentar el cuadro comparativo en donde se aprecia con claridad las bondades de la
nueva propuesta. Si se identificaron normas que modificar se debería presentarlas
también.

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3.3.8. FASE 8: ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA FINAL
Ya con todas las propuestas y con la opinión del Comité de Dirección, se puede proceder
al ajustar de la propuesta final, misma que debe incluir: el Diagrama de Bloques y ASME-
VM, el cuadro comparativo de mejoras, las normas legales e instrumentos de gestión, las
adecuaciones del ambiente físico, los requerimientos de equipamiento y TIC, el nuevo
costeo y el plan de capacitación.
3.4 ETAPA DE IMPLEMENTACIÓN
Para poner en marcha la propuesta diseñada en la etapa previa. Esta etapa consta de cuatro
fases.
3.4.1. FASE 1: CAPACITACIÓN Y SENSIBILIZACIÓN ESPECÍFICA A
TODAS LAS ÁREAS INVOLUCRADAS
Se aconseja hacer esta capacitación por medio de talleres organizados y dirigidos por el
EMC, en el cual debe participar todo el personal involucrado en el procedimiento, desde
orientadores al público hasta los que procesan internamente el mismo.
3.4.2. FASE 2: APROBACIÓN DEL MARCO NORMATIVO QUE
FUNDAMENTE EL NUEVO PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO REDISEÑADO
Así se formaliza la propuesta para procedimiento rediseñado, realizando todos los
cambios normativos necesarios para su implementación.
3.4.3. FASE 3: ADECUACIÓN DE AMBIENTES, DIFUSIÓN DE
CARACTERÍSTICAS DEL PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO SIMPLIFICADO Y TIC
En esta etapa se debe poner en marcha la propuesta de readecuación de ambientes
planteada en la etapa de rediseño. Como se observa no es necesario demasiada inversión,
ni modificaciones, algunos arreglos menores, como el pintado de ambientes y cambio de
sillas, pueden tener un impacto positivo en los trabajadores y en la ciudadanía
3.4.4. FASE 4: DIFUSIÓN MASIVA DE LA REFORMA EMPRENDIDA
Luego de un tiempo prudente se debe hacer la publicación masiva de este proceso de
reforma, en que se espera que el personal haya adquirido las capacidades necesarias para

20
una mejor gestión del procedimiento. Durante esta etapa se pueden seguir haciendo los
ajustes necesarios.
3.5 ETAPA DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Ambas deben efectuarse durante todo el proceso de simplificación lo que implica una
verificación constante de las actividades y el cumplimento de objetivos de cada etapa del
mismo; en el caso de la evaluación, es conveniente que se realice, idealmente, una
evaluación ex ante, una evaluación intermedia y otra ex post.
El objetivo principal para el seguimiento es la verificación de la eficiencia y eficacia del
proceso de simplificación, para optimizar los resultados se debe desarrollar algunas tareas
como:
 Diseño y ejecución del Plan de Seguimiento.
 Diseño de herramientas e indicadores para recopilar la información sobre el
cumplimiento de los objetivos y metas trazadas (p. ej. sobre el cumplimiento del
cronograma del plan de simplificación administrativa).
 Difusión de la información.
El objetivo principal de la evaluación es determinar si el proyecto de simplificación ha
resultado generando los impactos deseados. Se debe llevar a cabo algunas tareas como:
 Diseño y ejecución del Plan de Evaluación.
 Análisis de los impactos y resultados obtenidos en el desarrollo del proceso de
simplificación administrativa.
 Difusión de los resultados de la evaluación.
3.6 ETAPA DE MEJORAMIENTO CONTINUO Y SOSTENIBILIDAD
Una vez culminado el proceso de simplificación administrativa se debe mantener una
constante mejora para poder brindar un buen servicio a la ciudadanía y al país con el
objetivo de alcanzar niveles más altos de eficiencia y eficacia, orientado a promover la
competitividad y/o bienestar de los usuarios.
El enfoque de mejora continua contempla 4 pasos (Metodología PHVA, rueda de
Deming) que debe volverse un hábito dentro de la entidad:
 Planear
 Hacer
 Verificar
 actuar

21
Para continuar con la mejora continua es necesario incluir objetivos de mejora continua
en el Plan Operativo Institucional (POI) de la institución, basados en necesidades y
expectativas de los usuarios.
Para ello debe medir hacia adentro y hacia fuera:
 Medir hacia adentro : A partir de la medición se conocen las deficiencias, y éstas,
además de ser el objetivo de las acciones correctivas, sirven para que la entidad
aprenda de sus errores. Para esto se puede utilizar indicadores estos puedes ser de
diferentes tipos.
 Medir hacia afuera : Es necesario determinar el grado de importancia
que los usuarios asignan a la satisfacción, es por eso que se debe identificar los
atributos de calidad. Pueden ser agrupados de la siguiente forma: fiabilidad,
capacidad de respuesta, seguridad, empatía y elementos tangibles. Para medir el
nivel de satisfacción se pueden utilizar una serie de técnicas entre las que se
encuentran: las encuestas, los focus group, los buzones de sugerencias, entre otros.
Se debe mantener continuidad implementando herramientas para que se fortalezca este
proceso de simplificación administrativa. Las herramientas para lograr esta continuidad
son las siguientes:
 Documentar el proceso de simplificación
 Difusión:
 Reglamentar el procedimiento administrativo
 Acceder a certificaciones
 Cartas de compromiso

22
CAPITULO IV
4.1 EL PORCESO DE DETERMINACION DE COSTOS Y EL APLICATIVO
WEB DEL TUPA
Para poder realizar este proceso se debe de haber realizado ya la elaborar la tabla ASME
VM, registrada los centros de actividad, registrado los objetos de costo, registrado las
actividades y haber recopilado la información de consumo.
4.1.1. REGISTRAR LOS CENTRO DE ACTIVIDAD
Recordemos que un centro de actividad es una unidad orgánica o área física (Ej. Mesa de
Partes, Archivo Central) que forma parte de un órgano en la que se desarrolla actividades
de los objetos de costo. La tramitación de derecho y/o servicio que se solicita a través de
un procedimiento administrativo y/o servicio en exclusividad puede recorrer más de un
centro de actividad. El centro de actividad responsable es una unidad orgánica ó área
física que realiza las actividades principales vinculadas a un procedimiento
administrativo. Es responsable de su ejecución y de otorgar, o denegar, ese derecho y/ o
servicio que se solicita.
4.1.2. REGISTRAR LOS OBJETOS DE COSTOS
Para efecto de la presente guía todo lo que va a ser costeado en referencia a los
procedimientos administrativos y servicios en exclusividad compilados en el TUPA es un
objeto de costo, el mismo que está vinculado a todo aquel recurso que se necesita para
expedir un derecho solicitado en condiciones de operación normal. Debido a que los
costos son dinámicos y varían de un periodo a otro, será necesario establecer un periodo
o intervalo de tiempo en el que se tomará la información para calcular los costos. En las
entidades públicas este periodo puede ser anual.
 En el aplicativo Web:
Ingresaremos en el maestro llamado "objetos de costo"/ "agregar"/ ingresando
un código por cada objeto de costo/ centro de actividad responsable/ "guardar":
4.1.3. REGISTRAR LAS ACTIVIDADES
Recordemos que una actividad es el conjunto de pasos que se deben desarrollar para
realizar la prestación vinculada al procedimiento administrativo y/o servicio en
exclusividad.

23
Ingresaremos a la opción actividad/agregar/ "guardar"
4.1.4. RECOPILAR LA INFORMACION DE CONSUMO
Una vez registrados los centros de actividad, los objetos de costo y las actividades, en
base a los Diagramas de Bloques y Tabla ASME, debe registrarse la información que esté
vinculada al consumo de materiales, recursos humanos y/o servicios. Esta información
provendrá de la Oficina de Administración o se obtendrá del Sistema de Administración
Financiera (SIAF) de las diversas entidades
4.2 CALCULO DEL COSTO DIRECTO IDENTIFICABLE
Las estimaciones de costos que sustentan los derechos de tramitación de los
procedimientos administrativos y/o servicios en exclusividad que se compilan y publican
con el TUPA deben también ser publicados en la página web institucional conforme lo
señala la normatividad vigente. Esto permitirá conocer al ciudadano que el cobro del
mismo se hace en cabal cumplimiento de la Ley y sin perjuicio alguno para el ciudadano.
4.2.1. DEL PERSONAL DIRECTO
Pasos para identificar al personal directo.
 Identificar las actividades necesarias para llevar a cabo una prestación del
procedimiento administrativo y/o servicio en exclusividad.
 Identificar el personal que se necesita para desarrollar cada una de las actividades.
 Determinar el número total de minutos que toma llevar a cabo cada actividad.
 Determinar el costo del personal por minuto.
 Determinar el costo total del personal directo.
Costo anual de remuneraciones
Figura 3Costo anual de remuneración

24
4.2.2. DEL MATERIAL FUNGIBLE
Recordemos que material fungible es todo aquel material que se identifica directamente
y que se consume en una sola prestación (solicitud) a través del procedimiento. (Ej. Hojas)
En este sentido hay que seguir los siguientes pasos:
 Identificar el material fungible necesario para llevar a cabo cada actividad del
procedimiento.
 Calcular el costo unitario del material fungible necesario para llevar a cabo cada
actividad del procedimiento.
 Calcular el costo total del material fungible para llevar a cabo una prestación del
procedimiento.
"material fungible"/ "seleccionar"/ "clase"/ "nombre"/ "seleccionar"/ "guardar"
Figura 4 Cálculo del costo anual
Figura 5 Cálculo del costo total del material fungible necesario para llevar a cabo una prestación

25
4.2.3. DE LOS SERVICIOS DIRECTOS IDENTIFICABLES
Son servicios que se puede identificar como vinculados directamente al procedimiento
administrativo o al servicio prestado en exclusividad, por ejemplo, un servicio de
movilidad (transporte) para traslado de inspectores.
En este sentido, se seguirán los siguientes pasos:
 Identificar los servicios directos identificables necesarios para llevar a cabo cada
actividad del procedimiento
 Calcular el costo unitario de éstos para llevar a cabo cada actividad del
procedimiento
 Calcular el costo total de éstos para llevar a cabo cada actividad del
procedimiento.
4.3 CÁLCULO DEL COSTO DIRECTO NO IDENTIFICABLE
4.3.1. INDUCTORES PARA DETERMINAR EL COSTO
A este punto es necesario mencionar el maestro "inductor". Recordemos que un inductor
es el factor, que cuando se incurre en él, da lugar a un costo. Es utilizado para identificar
el costo de un elemento de costo en varios centros de actividad, el costo de un centro de
actividad en varias actividades y el costo de una actividad en varios procedimientos
administrativos.
Figura 6 Cálculo del costo total de servicios directos identificables necesarios para llevar a cabo

26
4.3.2. DEL MATERIAL NO FUNGIBLE
Los pasos a seguir para efectuar el costeo son los siguientes:
 Calcular el costo anual de los materiales no fungibles utilizados en la entidad
 Definir los inductores (factor que cuando se incurre en él, da lugar a un costo) a
utilizarse para cada uno de los materiales listados en el paso anterior
 Determinar el valor de cada inductor para cada centro de actividad
 Calcular el porcentaje de dedicación de cada inductor en los diferentes centros de
actividad
 Calcular el costo anual de material no fungible por centro de actividad.
4.3.3. DEL SERVICIO DE TERCEROS NO IDENTIFICABLES:
 Calcular el costo anual de servicios de terceros no identificables utilizados en la
entidad.
Figura 7 Porcentaje de dedicación de inductores por centro de actividad
Figura 8 Cálculo del costo anual del material no fungible por centro de actividad

27
 Definir los inductores (factor que cuando se incurre en él, da lugar a un costo) a
utilizarse para cada uno de los servicios listados en el paso anterior
actividad
 Calcular el costo anual de servicios de terceros no identificables por centro de
actividad.
4.3.4. DE LA DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS Y AMORTIZACIÓN DE
INTANGIBLES
La depreciación de activos es el valor calculado de uso de un activo fijo según un
porcentaje de depreciación anual. En nuestro caso se considerará la depreciación anual de
aquellos activos depreciables que son usados durante el desarrollo de un procedimiento.
 Calcular el costo anual de la depreciación de activos y la amortización de
intangibles utilizados en la entidad
 Definir los inductores a utilizarse para cada uno de los activos o intangibles
listados en el paso anterior
actividad
 Calcular el costo anual de la depreciación de activos y la amortización de
intangibles por centro de actividad.

28
4.3.5. DE COSTOS FIJOS
Los pasos a seguir son los siguientes:
 Calcular el costo anual del /de los costo/s fijo/s de la entidad
 Definir los inductores a utilizarse para cada uno de los costos fijos listados en el
paso anterior
actividad
 Calcular el costo anual del/de los costo/s fijo/s por centro de actividad
Maestro "inductor"/ "agregar”/ "guardar".
Figura 10 Cálculo del costo anual de depreciación de activos y amortización de intangibles
Figura 12 Cálculo del costo anual de costos fijos por centro de actividad

29
4.4 LA CREACIÓN DEL ARCHIVO DE COSTEO TUPA
Haciendo el uso del aplicativo, iniciaremos este cálculo creando el archivo
correspondiente haciendo clic en el botón "nuevo archivo" ubicado en la pestaña
"explorador"/ Nombraremos al archivo "COSTEO TUPA 2012-I"
Se podrán crear más versiones de archivos, cada una con una configuración diferente para
realizar distintos costeos.
Para hacer uso del aplicativo en el cálculo del costo del personal directo haremos clic en
el archivo de costeo denominado "COSTEO TUPA 2012-I"/ configuración/ "objeto de
costo"/ agregar
Seleccione los objetos de costo que desee costear incluyendo el objeto de costo
denominado "otros procedimientos":
Ingrese la cantidad de prestaciones por cada objeto de costo y luego haga clic en el botón
"guardar" ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla:
Continúe haciendo clic en "agregar" para insertar la primera actividad del procedimiento
y luego siga insertando las demás actividades que correspondan al objeto de costo.
Seleccione en primer lugar el centro de actividad en el que se realiza la actividad o
Figura 13 modelo de aplicativo web

30
actividades a seleccionar (se pueden ingresar varias actividades a la vez siempre y cuando
pertenezcan al mismo centro de actividad):
No olvide de que antes de salir o cerrar la ventana de "objeto de costo" debe guardar la
información ingresada haciendo clic en el botón "guardar" ubicado en la parte superior
derecha de la ventana
4.4.1. RESUMEN DE COSTOS
Sobre la base de este costo deberá establecerse el derecho de tramitación que se establece
en el TUPA por cada procedimiento administrativo y/o servicio en exclusividad que se
compila en este documento
Para esto, se han establecido los siguientes pasos:
 Registrar el costo del personal directo
 Registrar el costo del material fungible
 Registrar el costo de los servicios directos identificables
 Registrar el costo del material no fungible
 Registrar el costo de los servicios de terceros no identificables
 Registrar el costo de depreciación de activos y amortización de intangibles
 Registrar el costo fijo
 Determinar el costo unitario total del procedimiento administrativo.
Figura 14 modelo de aplicativo web

31
El monto vigente de un derecho de tramitación puede ser igual o menor al costo
determinado gracias a la aplicación del aplicativo web de costeo. Si el monto fuera mayor,
estaríamos ante un sobrecosto.
De acuerdo a los art. 35.8 y 36.3 de la Ley General del Procedimiento Administrativo-
Ley No. 27444, los derechos de tramitación que sean menores a los vigentes pueden ser
aprobados mediante Decreto de Alcaldía.
Ingresar a la opción "resumen"/ "procesar"/
El sistema revisa la data ingresada y avisa con un mensaje de error específico si es que
falta algún dato o encuentra inconsistencias en los datos ingresados. Si ocurriera un error
se deben completar los datos faltantes o subsanar la inconsistencia y volver a ejecutar el
botón "procesar"
Figura 15 Resumen de Costos
Figura 16 Resumen de Costos en aplicativo web

32
Este fue el proceso de costeo ya los procedimientos administrativos recalcando que la
aprobación de nuevos derechos de tramitación deberá ser informada a la Secretaría de
Gestión Pública de la PCM.

33
REFERENCIAS
Ley del Procedimiento Administrativo General. (21 de MARZO de 2001). Ley del Procedimiento
Administrativo General. LIMA.
EJECUTIVO, P. (09 de OCTUBRE de 2016). SISTEMA PERUANO DE INFORMACIÓN JURÍDICA -
SPIJ. Obtenido de http://spij.minjus.gob.pe/content/noticia/pdf/DECRETO-
LEGISLATIVO-1246.pdf
MINISTROS, P. D. (13 de JULIO de 2007). DECRETO SUPREMO 063-2007-PCM. Decreto Supremo
que aprueba el Reglamento de Organización y Funciones de la Presidencia del Consejo
de Ministros.
MUÑOZ MARTICORENA, M. W. (2011). PERÚ: LA SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA EN EL
MARCO DEL PROCESO DE MODERNIZACION DEL ESTADO. LIMA: Talleres gráficos de
Llamkay S.A.C.
PARLAMENTARIA, C. D. (2005). SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA:Enfoque y líneas de
trabajoen materia legislativa. LIMA.
PUBLICA, S. D. (2011). METODOLOGÍA DE SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA. LIMA.
PUBLICA, S. D. (s.f.). GUÍA DE SIMPLIFICACIÓN ADMINISTRATIVA Y DETERMINACIÓN DE
COSTOS DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS Y SERVICIOS PRESTADOS EN
EXCLUSIVIDAD. LIMA.

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