Este documento presenta un informe sobre la gestión del talento humano en la Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de El Espinal E.S.P. en Colombia. Describe la misión, visión y operaciones de la empresa, así como los procesos de facturación y toma de lecturas. También incluye mapas de funciones y cronogramas de actividades para los cargos de facturación y auxiliar de facturación.

1. EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL ESPINAL
E.S.P
PRESENTADO POR
MARCOS POSADA VARGAS
CARLOS FABIAN ROJAS BOCANEGRA
PROGRAMA: TECNOLOGIA GESTION EMPRESARIAL SEMESTRE VI-A
DOCENTE
INGENIERO INDUSTRIAL: LUIS ALBERTO ROJAS FARFAN
INSTITUTO DE EDUCACIÓN SUPERIOR “ITFIP”
FACULTAD DE ECONOMÍA, ADMINISTRACIÓN Y CONTADURIA
GESTION POR COMPETENCIAS
ESPINAL TOLIMA
2013

2. INTRODUCION
La presente investigación, se llevo a cabo a través de un plan de trabajo y un
diagnóstico, el cual nos proporciono la información para su desarrollo, teniendo
en cuenta La gestión por competencias empleada en la administración de los
recursos humanos, el cual compromete la necesidad inmediata de optimizar y
aprovechar conocimientos, destrezas, habilidades, actitudes y aptitudes de un
funcionario, y así desempeñar de manera adecuada sus funciones en una
organización, para esto se decide dar como ejemplo la gestión de el talento
humano en la empresa de acueducto aseo y alcantarillado del espinal Tolima
EAAA, donde a través de la historia han dirigido su talento humano de la mejor
manera posible ante la comunidad como consecuencia de este proyecto.
Es así, se plantea en este trabajo el modelo de mapa de funciones del cargo de
facturación para mejorar y conocer nuestros conocimientos y pongamos en
práctica en donde fuéramos a laborar.

3. EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DEL ESPINAL
E.S.P
La empresa es una EICE-(Empresa Industrial y Comercial del Estado) entidad
descentralizada del orden municipal que brinda los servicios de acueducto,
alcantarillado y aseo a sus clientes, guardando los esquemas de calidad y
continuidad de estos.
La Empresa de Acueducto, Alcantarillado y Aseo de El Espinal, ESP”, es la
encargada de administrar y prestar los servicios públicos básicos domiciliarios
de acueducto, alcantarillado y aseo, con una cobertura en el área urbana del
98% los tres servicios, y en la zona rural un 50%, vigilada por la
Superintendencia de Servicios Públicos.
MISION
La empresa es una entidad descentralizada del orden municipal que propende
por ampliar la cobertura y mejorar la calidad de los servicios de acueducto y
alcantarillado, y crear las condiciones que permitan la modernización y
desarrollo de los mismos, lo cual conllevara al mejoramiento de la calidad de
vida de los ciudadanos, fomentar el crecimiento económico y mejorar el nivel
de productividad en la territorialidad.
VISION
Posicionar la empresa para que los servicios públicos que presta a la
comunidad permitan la recuperación de la credibilidad y confianza de parte de
los usuarios, cumpliendo con los postulados de la constitución política, donde el
beneficio general prima sobre el individual.

4. La metodología de contratación que utiliza la empresa es por medio de una
empresa temporal, ya que la superintendencia de servicios públicos realizo la
liquidación el 31 de julio de 2009, por malos manejos en esta.
La empresa de acueducto brinda capacitaciones de seguridad industrial; o para
alguna actividad fuera del mapa de procesos. La empresa al no tener contrato
directo con el personal, no brinda la carrera administrativa desde el año 1995.

5. 5. MAPA DE FUNCIONES DEL CARGO FACTURACION
Elaborar el libro de lecturas
según requerimientos técnicos
Crear agenda o ciclo
comercial de acuerdo a las
necesidades de la entidad
Facturar el
servicio de
acueducto,
alcantarillad
o y aseo a
la empresa
EAAA del
espinal
E.S.P, de
acuerdo a
lo
establecido
por normas
vigente,
para el
cumplimient
o de los
fines del
estado
Distribución de herramienta
menor y asignación de rutas
de lectura
Recepción de información y
herramienta menor
Digitación de libros de lectura
según datos obtenidos por
auxiliares de terreno
Analizar actas de desviación
significativas establecidas en la
norma vigente
Generación e impresión de actas
para visita o relectura
Revisión y análisis de informe las
revisiones internas.
Recepción y análisis de las
actas realizadas por los
operarios.
Revisión e impresión de las
facturas siguiendo
procedimientos establecidos,
teniendo en cuenta la
información establecida

6. 5. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL CARGO FACTURACION Y RECAUDO
CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES PARA EL CICLO DE FACTURACION CORRESPONDIENTE AL PERIODO DEL
24
DE NOVIEMBRE AL 23 DE DICIEMBRE DE 2013
NUMERO
DE
ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
1
Reunión Comité Operativo EAAA Y SERAMBIENTAL
2
Generación de Agenda, Impresión de Toma de Lecturas, Entrega de libro de
lecturas y base de datos para digitar lecturas
3
Toma de Lecturas a usuarios de acueducto
4
5
RESPOSABLE
EAAA Y SERAMBIENTAL
FECHAS
DICIEMBRE 6 HORA 10:00 A.M.
Asistente de Facturación y Recaudo
Dic-11
Auxiliares de Servicio al Cliente
DICIEMBRE 12, 13 Y 14
Actualización de lecturas (digitación)
Asistentes de Facturación y Recaudo
DICIEMBRE 13, 14 Y 16
Generación, impresión, análisis y estudio de las desviaciones significativas
(prescritica)
Asistentes de Facturación y Recaudo
DICIEMBRE 16, 17 Y 18
Entrega aviso para realizar revisión interna
Auxiliares de Servicio al Cliente
DICIEMBRE 17, 18 Y 19
7
Crítica de lecturas (relectura), visitas técnicas y diligenciamiento del acta por
desviación significativa
Auxiliares de Servicio al Cliente
DICIEMBRE 19, 20 Y 23
8
Análisis corrección y digitación de la crítica (relecturas)
Asistentes de Facturación y Recaudo
DICIEMBRE 23, 24 Y 26
9
Expedición de la certificación de la prestación de los servicios de acueducto y
alcantarillado
AREA TECNICO-OPERATIVA
Dic-24

7. 10
Cierre de recaudo y cuadre de caja, consolidación de cargue de todas las
actas de instalación, suspensión, corte, reinstalación, reconexión, y facturas
de venta realizadas a la fecha, generación de informes mensuales de
facturación
11
Reporte de novedades a facturación
12
Liquidación de la facturación
13
Entrega de los archivos de facturación a cobrar en medio magnético a través
de correo electrónico por parte de los operadores de ASEO dentro de la
jornada laboral a mas tardar a las 2:00 Pm,.
14
Notificación a los operadores de novedades en los archivos de facturación
(duplicidad de usuarios)
15
Respuesta a notificación de novedades en los archivos a mas tardar a las 2:00
p.m.
16
Asistente de Recaudo
Dic-24
Sustanciadora, Auxiliar Ser. Al Cliente,
Asesores del servicio. Al cte.
Dic-26
Asistente de Facturación y Recaudo
Dic-27
SERAMBIENTAL S.A Y ECOPIJAOS
Dic-26
Coordinador de Sistemas EAAA
Dic-26
SERAMBIENTAL S.A Y ECOPIJAOS
Dic-27
Revisión de la facturación
Asistente de Facturación y Recaudo
Oct-27
17
impresión de la facturación y organización para entrega a auxiliares
Asistentes de Facturación y Recaudo
Dic-28
18
Distribución de la facturación
Auxiliares de Servicio al Cliente
Dic-30
19
inicio de recaudo de facturación del periodo
Asistente de Recaudo
Dic-30
20
Envío de archivo de facturación a Ser ambiental
Coordinador Comercial
Dic-30
21
Liquidación generación y entrega de la facturación del servicio de facturación
conjunta
Asistente de Servicio al Cliente
(ventas)
Dic-30
Fechas límite de pago
Asistentes de Facturación y Recaudo
ENERO 8 Y 9

8. 6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES DEL CARGO FACTURACION
Y RECAUDO
7. MANUAL DE FUNCIONES DEL CARGO AUXILIAR FACTURACION
MANUAL DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES
I. IDENTIFICACION
Denominación del Empleo: Auxiliar de facturación
Estudio o nivel académico: Técnico en sistemas y computación
Dependencia: Comercial
Cargo del Jefe inmediato: Coordinadora comercial
II. PROPÓSITO PRINCIPAL
MANUAL DE FUNCIONES Y DE COMPETENCIAS LABORALES

9. I. IDENTIFICACION
Denominación del Empleo: Auxiliar de facturación
Estudio o nivel académico: Técnico en sistemas y computación
Dependencia: Comercial
Cargo del Jefe inmediato: Coordinadora comercial
II. PROPÓSITO PRINCIPAL
Facturar el servicio de acueducto, alcantarillado y aseo a la empresa
EAAA del espinal E.S.P, de acuerdo a lo establecido por normas vigente,
para el cumplimiento de los fines del estado
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESENCIALES
1. Crear agenda o ciclo comercial de acuerdo a las necesidades de la
entidad
2. Analizar las actas de desviación significativas establecidos en la norma
vigente
3. Revisión e impresión de las facturas siguiendo procedimientos
establecidos, teniendo en cuenta la información obtenida
IV. CONTRIBUCIONES INDIVIDUALES
1.1 Elaborar el libro de lecturas según requerimientos técnicos
1.2 Distribución de herramienta menor y asignación de rutas de lectura
1.3 Recepción de información y herramienta menor
1.4 Digitación de libros de lectura según datos obtenidos por auxiliares de
terreno
2.1 Generación e impresión de actas para visita o relectura
2.2 Organizar actas de relectura para la entrega a los operarios y entrega
de estas
2.3 Recepción y análisis de las actas realizadas por los operarios.
V. CRITERIOS DE DESEMPEÑO
- Revisión mensual de actas de criticas
- Evaluación mensual de procesos realizados
1.
2.
3.
4.
5.
IV. CONOCIMIENTOS BASICOS
Normas sobre administración de personal
Técnicas de Archivo
Clases de documentos
Conocimiento en ofimática
Conocimiento de ley 142

10. V. EVIDENCIA DE DESEMPEÑO
Desempeño: Observación real del puesto de trabajo
Conocimiento: Pruebas de conocimiento de la labor realizada en los
procesos de toma de lectura, critica y distribución
Producto y/o Servicios: Mediante reclamaciones que realizan los
usuarios.

11. Toma de lecturas
CODIGO:001
Página 1 DE 2
OBJETIVO Recolectar el consumo de metros cúbicos real de los clientes mediante la toma de
micro medición
ALCANCE Clientes internos y externos
DIAGRAMA
DESCRIPCION
1. El facturador debe imprimir
el libro de lectura
INICIO
Actas
Impresión libro lectura.
Asignación ruta
2. El facturador asigna las
rutas a cada auxiliar de
ejecutores de obra de
terreno
3. El facturador imprime los
formatos de anomalías
Impresión de formato
anomalía.
Formato
Entrega de libro de
lecturas
NO
Reporte
Toma de
lecturas
SI
Entrega de toma de lecturas
Entrega de formatos de
anomalías
Ingreso de lecturas al
software
FIN
4. El facturador entrega el
libro de lecturas a cada
operario de ruta
5. Si el medidor se encuentra
en buen estado se procede
a tomar la lectura de lo
contrario se reporta en el
formato de anomalía.
6. El operario entrega las
lecturas realizadas de su
ruta
al
auxiliar
de
facturación
7. El operario entrega los
formatos de anomalías
encontradas al Supervisor
8. El facturador ingresa al
software
las
lecturas
recibidas.
RESPO.
AUX
FACT
AUX
FACT
AUX
FACT
AUX
FACT
OPER
OPER
SUPER
AUX
FACT

12. CODIGO:001
Toma de lecturas
Página 2 DE 2
CONVENCIONES
AUX FACT: Auxiliar de facturación
OPER: Operarios
SUPER: Supervisor de operarios
ELABORADO
CARLOS FABIAN ROJAS
BOCANEGRA
AUXILIAR FACTURACION
REVISADO
MARCOS POSADA VARGAS
AUDITOR INTERNO
APROBADO
DORA ELENA BALVIN
GTE. GRAL.

13. Desviaciones
significativas o Critica
CODIGO:002
Página 1 DE 2
OBJETIVO Determinar el consumo final del usuario mediante el análisis y ejecución de crítica
o relecturas.
ALCANCE Determinar el consumo exacto de los clientes.
DIAGRAMA
DESCRIPCION
INICIO
Procesar datos obtenidos en
toma lecturas
Impresión de actas de
desviación significativa
Formato
NO
Archivar
Análisis de
estados de
consumos
SI
Ingreso al software los
estados de consumo
significativos
Impresión de actas de
relectura
Formato
Entrega de actas
NO
Registro
fotográfico
Revisión
interna y del
medidor
SI
Entrega de actas ejecutadas
1. El
facturador
debe
procesar los datos que
fueron entregados por los
operarios en la toma de
lectura.
2. El facturador imprime las
actas
de
desviación
significativa
3. El Facturador analiza los
estados de consumo de los
clientes que ameritan que
se revisen mediante las
actas
de
desviación
significativa.
4. El facturador ingresa los
estados de consumo de los
clientes.
5. El facturador imprime las
actas de relecturas para
realizar las revisiones
6. El facturador entrega las
actas de relecturas a los
operarios
para
su
elaboración
7. El operario realiza las
revisiones,
de
tener
inconvenientes debe tomar
registro fotográfico del
medidor
8. El operario entrega las
actas
realizadas
al
facturador
9. El facturador ingresa las
actas realizadas por los
operarios al software.
RESPO.
AUX
FACT
AUX
FACT
AUX
FACT
AUX
FACT
AUX
FACT
AUX
FACT
OPER
OPER
AUX
FACT

14. Ingreso de actas al software
FIN
CODIGO:002
Toma de lecturas
Página 2 DE 2
CONVENCIONES
AUX FACT: Auxiliar de facturación
OPER: Operarios
ELABORADO
CARLOS FABIAN ROJAS
BOCANEGRA
FACTURACION
REVISADO
MARCOS POSADA VARGAS
AUDITOR INTERNO
APROBADO
DORA ELENA BALVIN
GTE. GRAL.

15. Impresión de facturas
CODIGO:003
Página 1 DE 2
OBJETIVO Impresión de valores reales que se van a ser cobrado a los clientes, de acuerdo a
su consumo, por medio de facturas
ALCANCE
DIAGRAMA
DESCRIPCION
INICIO
Establecer promedios en el
software
Realizar mantenimiento
preventivo de impresoras
Traer las resmas de papel
de factura de la bodega
NO
Creación de
Coordinadora
mensaje de
adverso
SI
Adverso
factura
Impresión de adverso
Organización de adverso
impreso
Cargue de adverso de
factura en impresoras
1. El facturador promedia el
consumo de los usuarios
que tuvieron problemas
con la medición en el
software
2. El ingeniero de sistemas
realiza el mantenimiento
preventivo
de
las
impresoras.
3. El Facturador trae de
bodega las resmas de
papel de factura necesaria.
4. El facturador crea el
mensaje, este es aprobado
por la gerente, si no se
encuentra de acuerdo, la
coordinadora
comercial
realiza las correcciones
necesarias
para
ser
aprobado.
5. El facturador imprime el
adverso
en
posición
correcta.
6. El facturador organiza las
impresiones del adverso
7. El facturador carga las
impresoras con el adverso,
en posición correcta
8. El facturador realiza la
impresión de las facturas,
si se presenta alguna
anomalía en el momento
de imprimir este debe de
corregir
y
seguir
imprimiendo
9. El facturador organiza las
facturas impresas por ruta.
RESPO.
FACT
ING SIS
FACT
FACT
FACT
AUX
FACT
AUX
FACT
OPER
OPER

16. 10. El facturador asigna las
rutas a los operarios y
realiza la entrega a estos.
11. El operario realiza la
entrega de las facturas de
cada
predio
correspondiente, si este
tiene inconvenientes en la
entrega, se devolverá al
facturador, y este las
archivara y entregara la
factura en oficina principal.
NO
Impresión de
facturas
Corregir falla
SI
Organización de
facturas por rutas
Asignación y entrega
de facturas a operarios
NO
Devolución
Distribución de
Facturas
SI
Archivar
Entrega
factura en
oficina ppal.
FIN
AUX
FACT

17. CODIGO:001
Toma de lecturas
Página 2 DE 2
CONVENCIONES
AUX FACT: Auxiliar de facturación
OPER: Operarios
ING SIS: Ingeniero sistemas
ELABORADO
CARLOS FABIAN ROJAS
BOCANEGRA
AUXILIAR FACTURACION
REVISADO
MARCOS POSADA VARGAS
AUDITOR INTERNO
APROBADO
DORA ELENA BALVIN
GTE. GRAL.

18. CONCLUSION
Las empresas de sector servicio como la de el acueducto de él espinal
tienen la necesidad de estar en permanente contacto tanto con en el
personal como las funciones, las cuales realizan sus funcionarios en su
puesto de trabajo y de allí la importancia de crear un mapa y un manual
de funciones las cuales determinan las actividades detalladamente de un
trabajador, es así como se gestiona una excelente operación la cual se
necesita para subsistir en el medio, dichos manuales son los encargados
de establecer el que hacer, como, cuando ya que horas hacer una función
para una mejor gestión del personal y una mejor manera de llegar al
objetivo principal que es el cual la empresa busca en los puesto de
trabajo, además de esto llevar unos criterios de evaluación los cuales son
importantes a la hora de tener un documento o una evidencia y la misma
evaluación del cargo para determinar si la persona a cumplido con el
objetivo del cargo ayudando así a la contribución de el desarrollo
sostenible de la organización.