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- 1. Universidad Tecnológica Nacional Facultad Regional Buenos Aires Intercambio Electrónico de Datos (EDI) Sistemas y Organizaciones Jefa de Cátedra: Ing María Florencia Pollo Cattaneo Autor: Ing María Agustina Mattes
- 2. Breve Introducción El documento Comercial El documento Electrónico ¿Qué es EDI? EDI vs. Método Tradicional Características AGENDA Ventajas Componentes Iniciadores y Seguidores La estructura comunicacional EDI por Internet ¿Preguntas?
- 3. Introducción: 1. El almacenamiento de información en bases de datos 2. La construcción de intranets 3. El correo electrónico 4. El actual desarrollo de las tecnologías de intercambio electrónico de datos (EDI), Marco técnico/cultural Ideal para la transformación sustancial de las estructuras administrativas arraigadas “la adopción de EDI, como de cualquier otra tecnología de avanzada, implica cambiar los procedimientos del negocio, la forma en que interactúan las empresas y la forma de pensar sobre cómo se hacen los negocios.”[2] . A. Lardent
- 4. Las empresas generan Documentos en Papel… •Órdenes de compra •Recibos •Facturas •Catálogos de Productos y Reportes de Venta •etc.
- 5. El Documento Comercial “Los documentos comerciales son constancias escritas que se realizan de acuerdo a las operaciones comerciales efectuadas. Respaldan la exactitud de las operaciones registradas en los libros de contabilidad, por lo que constituyen una prueba fehaciente del intercambio, al individualizar los datos de las personas intervinientes en al transacción realizada”.
- 7. El Documento Electrónico “Un documento electrónico en sentido estricto es el que se instrumenta sobre la base de impulsos electrónicos, es conservado en forma digital en la memoria de una computadora o instrumento informático afín, y no puede ser leído o conocido por el hombre sino como consecuencia de un proceso de traducción que hace perceptible y comprensible el código de señales digitales.”
- 8. ¿Qué es el EDI? El EDI consiste en la utilización de las telecomunicaciones y sistemas de software apropiados como medio para el intercambio de información comercial, en términos de documentos pre acordados, estructurados, estandarizados, entre empresas vinculadas por intereses comerciales compartidos.
- 9. Método EDI vs. Método Tradicional
- 10. • Hardware y software. • Documentos estandarizados. Características del EDI • Empresas emisora y receptora deben vínculo comercial.
- 11. 1. Permite romper con las limitaciones geográficas y temporales . 2. Ahorro del tiempo de manipulación y procesamiento de la información. Ventajas del EDI 3. Disminución del número de errores de interpretación de información. 4. Menores riesgos asociados con el volcado incorrecto de los datos de documentos físicos a los sistemas. 5. Eliminación de horas-hombre abocadas al traspaso o carga de documentos de papel a sistemas informáticos, y la máxima automatización de los procesos. 6. Agiliza los procesos administrativos y posibilita una creciente disminución en papel.
- 12. Componentes EDI 1.- Software traductor EDI 2.- Estándar EDI a utilizar 3.- Medios de comunicación con nuestros socios comerciales.
- 13. Implementación de la Red: iniciadores y seguidores
- 14. La estructura comunicacional con EDI
- 15. EDI por Internet “Con la llegada de Internet también se modificó la forma de transportar los documentos, apareció un EDI por la Web. Al hablar de EDI por Internet aludimos a un terreno poco homogéneo porque abundan los protocolos y cada uno cuenta con sus reglas para transportar datos en EDI, XML o archivos planos”. Mario Pérez Villeda, director comercial de la empresa EdiCom http://www.t21.com.mx/revista/61/6140txt.htm Protocolos • XML HTTP • AS1,AS2 y AS3 SMTP/POP3 • Texto Plano FTP
- 16. Cómo trabaja EDI Con fecha 03 de diciembre de 199X, el cliente 777 efectúa un pedido, cuyo número de orden de compra es el 0001, al proveedor número 222. Sea 333 el código del producto; el precio, 444 ptas. y la cantidad 555. La fecha de entrega es el 28 de febrero de 199Y, y el lugar de entrega, la C/ Cerrada 2. Los segmentos necesarios para dicho mensaje serían UNB+UNOA +777+222 +27029Y:17 + 99999'UNH +99999 +ORDERS:1'BGM+ Segmentos: 2. LIN: cantidad y precio del producto. 105+0001 +27029Y'NAD +ST+++ 3. BGM: referenciar el pedido. mayor5'NAD +SE+ ++cerrada2'CUX+ 4. NAD: direcciones de clientes, proveedores u otros agentes. ESP:OC'UNS +D'LIN+1+ +333:EN + 5. CUX: tipo de divisa. 555 +444'DTM +002+031296'UNS + 6. DMT: día y hora de pedido S'UNT +10+99999'UNZ+1+99999'
- 17. ¿Preguntas?
Notas del editor
- Globalización, tecnología Informática y Circuitos Administrativos La GLOBALIZACION El auge de la INFORMÁTICA en la vida cotidiana procesos universales de transformación de las acciones, relaciones y productos que definían el hacer tradicional de las personas. El impacto del avance de estas tecnologías ha sido tal, que el nuevo entorno social y material resultante ha demandado -y aún lo hace con mayor intensidad e insistencia- la adaptación del ser humano a situaciones que dibujan un plano de acción en mutación constante. En lo que respecta específicamente a la actividad comercial, las condiciones y las estrategias convencionales para comprar y vender, estallan, junto con las barreras espacio/temporales y el tratamiento convencional de la información (especialmente el vinculado con los procesos administrativos y la burocracia [1] asociada a ellos). El almacenamiento de información en bases de datos, la construcción de intranets, el correo electrónico y el actual desarrollo de las tecnologías de intercambio electrónico de datos (EDI), proveen el marco técnico/cultural necesario para la transformación sustancial de las estructuras administrativas arraigadas. Tal y como asegura A. Lardent “la adopción de EDI, como de cualquier otra tecnología de avanzada, implica cambiar los procedimientos del negocio, la forma en que interactúan las empresas y la forma de pensar sobre cómo se hacen los negocios.” [2] [1] Cuando hablamos de burocracia nos referimos al concepto organizacional, ligado estrechamente a su etimología: “poder de oficina”, y que alude específicamente a una estructura administrativa en la que prima el “trabajo de escritorio”, el “papeleo”, y que está caracterizada por procedimientos regularizados, fuerte división de responsabilidades y rigurosa especialización del trabajo, jerarquía y relaciones impersonales. [2] Lardent, A.: Sistemas de información para la gestión empresaria: planeamiento, tecnología y calidad , Primera Edición, Pearson Education, Bs. As., 2001, pág. 238 Una Intranet es una red de ordenadores privados que utiliza tecnología Internet para compartir de forma segura cualquier información para evitar que cualquier usuario de Internet pueda ingresar.
- A diario, las empresas generan, almacenan, procesan y distribuyen un gran volumen de documentos en papel. Éstos incluyen no sólo los documentos comerciales… Órdenes de compra Recibos Facturas etc. sino también… Catálogos de Productos y Reportes de Venta La informática provee herramientas para manejar de forma más efectiva esta información y así acompañar el flujo de productos en las transacciones, de forma más eficiente y rápida.
- Uno de los puntales más importantes del impacto de la informática, es el que se refiere al almacenamiento de la documentación comercial. [1] La Administración Federal de Ingresos Públicos (AFIP) ha suprimido por ley (resolución 1361) la obligación del guardado de los duplicados de los documentos comerciales escritos, eximiendo con ello a las empresas de la necesidad de conservar una inmensa masa de papeles por un período de 10 años, y, abriendo el juego al uso del soporte electrónico (computadoras). La medida se aplica no sólo en la relación entre el contribuyente y AFIP, sino también a las propias relaciones de los comerciantes entre sí (como compradores y vendedores). Pero, es sabido que para poder realizar este almacenamiento se debe contemplar la aplicación de los más sólidos mecanismos de seguridad y las encriptaciones más rigurosas a los duplicados electrónicos con el fin de eliminar toda posibilidad de fraude. Recordemos que, la disposición incluye exclusivamente a los duplicados, el original de la factura o ticket sigue siendo en papel y quien lo recibe (el comprador), sigue obligado a conserva Por otro lado, la norma vigente desde el 1 de enero de 2003, obliga a las grandes empresas a guardar los registros de comprobantes emitidos y recibidos (los libros de compraventa) en forma electrónica, lo cual no quita que, además, puedan seguir conservándose en papel. Estos duplicados electrónicos y los libros comerciales, se almacenan mediante soportes CD-Rom, DVD-Rom o discos ópticos. Las empresas deben, a la vez, conservar dos copias: una en el domicilio fiscal de la empresa, y otra en una locación que se encuentre a una distancia no inferior a 200 metros respecto de la anterior para salvaguardar la documentación en caso de eventuales incendios o catástrofes. La factura electrónica, en vigencia desde el 1º de abril de 2006, ha permitido a las empresas habilitadas por la AFIP manejarse libremente con la emisión de estos nuevos registros y así, conseguir ahorros en sus costos actuales de impresión y envío de los documentos comerciales. Los sistemas informáticos otorgan validez legal tributaria a la Factura Electrónica como medio de respaldo de las operaciones comerciales, ya que obliga toda factura emitida llega a la AFIP mediante el uso de la TI. Actualmente, el mercado se encuentra incorporando esta nueva forma de manejar los documentos y los grandes comerciantes exigen a sus proveedores el envío electrónico de facturas. Sin embargo, como en todo proceso innovador, se genera siempre una cierta reticencia al cambio, las empresas han debido perder los miedos referidos a la operatoria, seguridad, confidencialidad, alcances legales y beneficios, y soslayar el obstáculo que implica la falta de una comunicación oficial fehaciente, precisa y completa sobre el tema. [1] En el capítulo N° V nos detendremos específicamente sobre el significado y los diferentes tipos de documentos comerciales que circulan en la actualidad.
- ¿Cómo se utilizan? La ilustración describe el uso habitual de los documentos comerciales. Puede haber variaciones en circunstancias particulares, que alteren los procedimientos para todas las actividades o en una operación en especial. (El detalle de los documentos incluidos arriba puede no contar con las últimas actualizaciones vigentes. Se incluyen a modo orientativo para que el lector pueda determinar qué datos se requieren, y cuál es su función.)
- Según el art. 61 de la Resolución General 1415/03, los comprobantes deberán conservarse por el término de cinco años después de operada la prescripción del período fiscal al que se refieran. Ejemplo: un comprobante emitido en febrero de 2009, no vence en febrero de 2014 sino el 31 de diciembre de 2014, porque el año fiscal finaliza el 31 de diciembre. Tradicionalmente, estos documentos se limitaban a ser comprobantes escritos que tenían como único soporte material, el papel. Actualmente, gracias a las técnicas EDI, tenemos a nuestro alcance la posibilidad de realizar transacciones comerciales, cuyo registro queda documentado electrónicamente. En nuestro país, la legislación está evolucionando en este sentido, impartiendo normas que hacen no sólo al uso de la técnica, sino también a la divulgación de los beneficios de la misma, y a la educación en nuevas tecnologías.
- El EDI es una técnica , un modo , un método de comunicación. ¿De qué medios se vale esta técnica? ¿Cuáles son los recursos que utiliza para comunicar? Se vale de la informática , transmite datos , información computarizada. ¿A quiénes comunica? Vincula empresas, sociedades, organizaciones , que comparten intereses de índole comercial . Es el intercambio de datos en un formato normalizado entre los sistemas informáticos de quienes participan en transacciones comerciales con reducción al mínimo de la intervención manual. EDI también es: · Transacción comercial sin papeles. · El camino más corto entre los sistemas informáticos de quienes participan en una transacción comercial. · No es correo electrónico de formato libre, ya que los datos que contienen están estructurados Definición de Telecomunicaciones Se denomina telecomunicación a la técnica de transmitir un mensaje desde un punto a otro, normalmente con el atributo típico adicional de ser bidireccional. Proviene del griego tele, que significa distancia. Por tanto, el término telecomunicación cubre todas las formas de comunicación a distancia, incluyendo radio, telegrafía, televisión, telefonía, transmisión de datos e interconexión de ordenadores.
- Comercio Electrónico Proyecto EDI ¿Qué es el Comercio Electrónico? El Comercio Electrónico es la venta, distribución, mercadeo de bienes y servicios por medios electrónicos. Existe una gran diversidad de formas de hacer transacciones por medios electrónicos, siendo el “EDI” o Intercambio Electrónico de Datos, la forma para que dos o más empresas (comprador y proveedor), realicen sus transacciones comerciales en un ambiente también conocido como “B to B”. ¿Qué es el Intercambio Electrónico de Datos “EDI”? “ EDI” es el Intercambio Electrónico de Documentos comerciales en formato electrónico, entre las aplicaciones informáticas de empresas relacionadas comercialmente. “ EDI” permite intercambiar por medio de Internet, documentos comerciales electrónicos, mediante mensajes acordados y estandarizados internacionalmente, entre dos o más computadoras de varias empresas y con una mínima intervención manual y eliminando las grandes cantidades de papel que se genera en cada transacción comercial. La finalidad de “EDI” es administrar el flujo de información en la cadena de abastecimiento de un producto o servicio, por medio de la comunicación de información estructurada de computadora a computadora, de aplicación a aplicación, sin intervención humana y sin papeles; entre empresas, instituciones o individuos. El “EDI – B2B” se basa en la utilización de mensajes estándar, asegurando que todos los participantes utilicen un lenguaje común. EL ESTANDAR DE MENSAJES PARA COMERCIO ELECTRÓNICO: EDIFACT Y EDI/XML Como herramienta facilitadora del Comercio Electrónico, desde el año 1987, las oficinas EAN desarrollaron el UN/EDIFACT que es el único estándar avalado por Naciones Unidas para el Intercambio Electrónico de Datos y administrado por las oficinas EAN a nivel mundial. “UN” viene de United Nations, EDIFACT significa Intercambio Electrónico de Datos para la Administración, el Comercio y el Transporte (Electronic Data Interchange For Administration Commerce and Transport). Los mensajes UN/EDIFACT son la trascripción mundial de más de 200 mensajes comerciales a formato electrónico, que hoy día se usan diariamente para realizar todas las transacciones entre socios de negocios. Ejemplos de mensajes: orden de compra, factura, manifiestos de carga, reportes de inventarios notas de crédito y debito, etc. Otro estándar emergente es el EDI/XML, que a diferencia del EDIFACT, es mucho más simple para efectos de programación. Este es un estándar muy reciente (2001), por lo que solamente se han liberado a nivel mundial 5 mensajes dentro de los cuales esta la orden de compra, factura simple, datos de productos, etc.
- Para poder transmitir información utilizando EDI necesitamos hardware y software adecuado. Los datos sujetos a transmisión deben ser documentos estandarizados para que emisor y receptor posean una única interpretación sobre el mensaje. Las empresas emisora y receptora deben tener un vínculo comercial previo, o bien, la intención de vincularse comercialmente.
- las ventajas más importantes del EDI: El uso de las telecomunicaciones permite romper con las limitaciones geográficas y temporales, es decir, que podemos entablar vías de comunicación independientemente del lugar de origen/destino de la información y sin restricciones horarias. La transmisión de documentos convenidos permite un ahorro del tiempo de manipulación y procesamiento de la información, como así también una valiosa disminución del número de errores de interpretación de la misma y de los riesgos asociados con el volcado incorrecto de los datos de documentos físicos a los sistemas. El traspaso de información de computadora a computadora, trae aparejada la eliminación de horas-hombre abocadas al traspaso o carga de documentos de papel a sistemas informáticos, y la máxima automatización de los procesos. La utilización de documentos electrónicos, agiliza los procesos administrativos y posibilita una creciente disminución en papel (lo cual es importante en términos económicos para la empresa, y en términos ecológicos, para la humanidad entera). ---- http://www.gs1pa.org/html/index.php?id=36 BENEFICIOS DEL EDI Sólo bajo un marco abierto de ideas y de compromiso ante el cambio en los procesos empresariales, “EDI” aportará los beneficios deseados, entre los que se encuentran: Reducción del tiempo administrativo del comprador Mejores decisiones del comprador Más tiempo para que los vendedores “Vendan”, en lugar de recoger pedidos Menos tiempo en la solución de discrepancias de órdenes / facturas. Mejor información sobre el estado de la orden de compra. Más oportunidades en compras alternativas. Menor tiempo dedicado a la conciliación de diferencias / errores. Menos devoluciones de productos.
- COMPONENTES EDI Hemos que existen los estándares de EDI ya sea ANSI X-12 ó Edifact, que son los más usuales a nivel mundial. Para implementar EDI, necesitamos tres componente básicos: 1.- Software traductor EDI 2.- Estándar EDI a utilizar 3.- Medios de comunicación con nuestros socios comerciales. SOFTWARE TRADUCTOR Su función es la de interpretar los diferentes documentos electrónicos que vamos a intercambiar con los diferentes estándares de EDI que recibiremos o enviaremos, este software nos permite integrar de forma automatizada EDI con cualquier sistema de informática (ERP). Por otro lado podremos tener una sola interfaz para recibir pedidos en diferentes versiones de EDI o estándares X-12 ó EDIFACT. Para realizar la comunicación de nuestros sistemas de informática con estos software se realiza lo que se llama Mapeo. El mapeo se realiza en los SW. Para realizar un mapeo tenemos que definir las características: 1.- Si es de entrada o salida 2.- La versión de EDI 3.- El estándar El documento electróncio (ejemplo ORDERS) y los campos que definiremos entre nuestros sistema de informática (ejemplo: Número de pedido, fechas del pedido [cancelación, generación, envío, etc.) . A su vez para que nuestros socios comerciales puedan interpretar la información y generar su mapeo de entrada con sus sistema de informática tendremos que enviarle nuestra guía de implementación, y de esta manera todos podrán interpretar nuestros documentos electrónicos para cada socio comercial. Una vez definido el proceso se hará en forma automatizada. De lo anterior resumimos que un software traductor, se define nuestro mapeo, se da de alta a nuestro socios comerciales, y se realiza la configuración de los procesos automatizados. ESTÁNDAR EDI A UTILIZAR La definición del estándar a utilizar depende en gran parte de si somos el receptor o el emisor, normalmente cuando somos los receptores de un documento EDI tendremos que adecuarnos a la guía que nos proporciones. El estándar EDI nos dice la información de los campos que son enviados ó recibidos y poder implementar nuestro mapeo para la integración con nuestras aplicaciones. MEDIOS DE COMUNICACIÓN La forma tradicional de enviar y recibir intercambios con EDI se utiliza la VAN (VALUE ADDED NETWORK) red de valor agregado. La VAN es el medio más seguro y confiable para la transmisión y recepción de documentos EDI. ¿Pero cuál es la función de esta VAN. Y como podemos acceder a este servicio.? Las VAN´s nos permiten intercambiar documentos EDI con nuestros socios comerciales, la comunicación con ellas es mediante una línea telefónica tradicional UN MODEM y tener contratado un buzón dentro de la VAN. Cuando se realiza la contratación de este servicio se les asigna lo que es un USER ID y Calificador, con estos datos podremos tener comunicación con nuestros socios comerciales de manera regional ó mundial ya que las VAN´s pueden intercambiar documentos EDI en cualquier parte del mundo. Las VAN´s son mainfraines conectados por diferentes protocolos de comunicación, OFTP, X-25, FTP, TCP/IP, etc. Las VAN´s funciona las 24 horas del día los 365 días del año, y existen personas que dan el soporte y servicio de ellas de forma directa. Los buzones privados están activos todo el tiempo y permite almacenas la información de cualquier documento EDI. Lo interesante de las VAN´s es que podemos enviar todas nuestra información de una sola llamada y que será depositada en nuestro buzón y de ahí podemos dejar toda la información de todos nuestro proveedores y clientes sin importar el lugar físico donde se encuentren, ya que les llegará a cada uno de ellos en el mismo momento en que los generemos. Los servicios de VAN los pueden ofrecer IBM, General Electric, Sterling Commerse, AT&T, etc. El cobro del servicio es diferente en cada una de ellas y tienen costos por los caracteres enviados ó recibidos. La comunicación con las VAN es punto a punto mediante una línea telefónica que permite intercambiar información de forma segura confiable y confidencial. EDI por Internet Los estándares de EDI, nos dicen como estructurar documentos electrónicos, tales como pedidos pagos, avisos de embarque, etc, donde los más utilizados son ANSI X-12 (USA) y EDIFACT (Europa), y también desde hace algunos años se ha sumado XML (quien no ha reemplazado a EDI). Si nos remontamos 15 años atrás encontraremos que no existía la Internet como uso comercial, teníamos comunicaciones propietarias sobre MS-DOS, con módems internos o externos cuyas velocidades poderosas eran de 1200 bps. Por lo que para transmitir nuestras transacciones EDI se basaban en comunicaciones seguras punto a punto y donde la VAN (red de valor agregado), era y es el medio de almacenamiento, validación, certificación y transporte de transacciones EDI. Hace ya varios años algunas empresas en Europa y América están trabajando para hacer EDI seguro por Internet (ya que de esta manera realizar más transacciones electrónicas que generan valor agregado y/o bien que están utilizando para realizar ECR - Efficient Customer Response (Respuesta eficiente al consumidor) ó para reducir los costos por tráfico de VAN. Algunos esquemas de Comunicación y protocolos usados para EDI por Internet AS1/AS2 (Applicability Statement) ANX / ENX / JNX ebXML (electronic business Extensible Markup Language) VPN (Red Virtual Privada) Secure Shell Aclaración: Actualmente se cuenta con los estándares EDIFACT (EDI For Administration, Commerce and Transport, propuesto por la International Standards Organization y la Comisión Económica para Europa de las Naciones Unidas) y el ANSI (American National Standards Institute, el más usado en Estados Unidos). Paulatinamente el primero se ha ido imponiendo como estándar. Por medio del EDI las empresas pueden transferir diversos tipos de información como órdenes de compra, acuse de recibo, cambiar las órdenes de compra, consultas y reportes sobre la situación que guardan éstas, facturas, pagos y notificaciones, rechazo de pagos, ajustes de inventarios, planificación de producción, transferencia de productos y reventas, etcétera.
- Las organizaciones que participan del sistema EDI pueden ser clasificadas en iniciadoras y seguidoras. A continuación, las principales características de cada una de ellas: Entidades Iniciadoras: son las que impulsan o incitan el uso del EDI entre sus socios comerciales. Podemos clasificarlas según el principal elemento que las motiva a adoptar y promover el sistema, en: Buscadoras de excelencia: consideran que pueden realizar con mayor eficiencia y eficacia las operaciones de intercambio de documentos a través de EDI que mediante los mecanismos tradicionales. Tienen la convicción de que el nuevo método les permitirá obtener un mayor rendimiento de la información a partir de un mejor manejo de la misma. Son entidades que buscan ser líderes, diferenciándose por su competitividad, calidad y servicios. Sus actitudes se corresponden con posiciones proactivas y abiertas a las innovaciones. Presionadas por el entorno: son las que, si bien estiman las ventajas derivadas de la implementación del EDI, actúan por imitación, para estar a la altura de sus principales competidores. Su accionar tiene más que ver con la adhesión a actitudes defensivas que proactivas, por el temor a los riesgos que conllevan las innovaciones. Las organizaciones que forman parte del intercambio de documentos comerciales a través de EDI, fomentan el uso del sistema, no sólo de un modo directo, a través de la relación que traban con sus proveedores y clientes (expansión vertical). Sino que, además ejercen una especie de onda expansiva, presionando sobre las entidades competidoras (expansión vertical). Entidades Seguidoras: son, por lo general, seleccionadas por las entidades iniciadoras para realizar transacciones a través de EDI. Podrán estar más o menos convencidas de los beneficios que podría otorgarles su participación, o, de los costos económicos e incluso, de pérdida de autonomía que podrían sufrir. Podemos clasificarlas según el modo en que son incluidas en el sistema, en: Atraídas: están convencidas de que la implantación del sistema será provechoso para las relaciones con su socio comercial, lo cual redundará en ventajas económicas y técnicas competitivas para ella misma. Empujadas: la decisión de adoptar EDI, significa para estas empresas un “mal necesario” antes que un “arma competitiva”, y guarda directa relación con el temor a verse perjudicada en sus relaciones comerciales con la entidad precursora.
- Podemos diferenciar dos modos de estructuras comunicacionales edificadas en torno a la implementación de EDI. Esta “estructura” da cuenta de la manera en que circula la información entre el emisor y el receptor del mensaje: Estructura jerárquica: es el caso en el que una gran empresa impone una red a sus filiales locales, empresas asociadas y proveedores. Es un sistema de intercambio de información en el que todas las transacciones pasan siempre por el centro constituido por la empresa impulsora del sistema EDI, que es la que recibe los principales beneficios . El proceso de toma de decisiones es poco democrático , está fuertemente centralizado en la gran empresa que ha iniciado la red, lo cual, si bien le quita participación en cuanto a controles y elaboración de normativas al resto de los integrantes, le otorga agilidad y fluidez a las operaciones. Estructura no jerárquica: consiste en la construcción de una red conformada por diferentes empresas que, libremente y por propia elección , participan de ella en calidad de iguales , utilizando un ente como centro moderador, con el pleno conocimiento de que todos se benefician de igual modo de la comunidad que forman. Por lo general, se trata de empresas de un mismo sector del mercado que se agrupan para la implementación de EDI, debido a que ninguno está en condiciones de imponer el sistema por sí solo. En la Argentina es el caso de la actividad llevada adelante por CODIGO (Asociación Civil de Codificación de Productos Comerciales), entidad que tiene a su cargo la adjudicación y regulación del código de barras en nuestro país. CODIGO actúa como mediador entre los Supermercados y los Proveedores de artículos de consumo masivo.
- TRADICIONAL Y SUS ALCANCES Por medio del EDI las empresas pueden transferir diversos tipos de información como órdenes de compra, acuse de recibo, cambiar las órdenes de compra, consultas y reportes sobre la situación que guardan éstas, facturas, pagos y notificaciones, rechazo de pagos, ajustes de inventarios, planificación de producción, transferencia de productos y reventas, etcétera. Su llegada al país no fue tan afortunada porque estaba diseñada para los países del primer mundo, sus altos costos, lo complicada que era la tecnología y la carencia de expertos en la misma, lo hicieron producto para pocos. Es por ello que sus primeros clientes fueron supermercados y sus proveedores; sector automotriz (terminales, proveedores y concesionarios); sector farmacéutico (farmacias y laboratorios); sector del transporte y turismo. Grandes compañías optaron por usar las VAN (Red de Valor Agregado), que permitía almacenar distribuir y tener comunicación electrónica con diferentes empresas. La obtención del servicio lo lograban las empresas con el previo cumplimiento de requisitos establecidos por las VAN. Existen diferentes VAN que aún ofrecen sus servicio (IBM, Sterling Commerce, AT&T o GXS). El problema es que las VAN funcionan como un club exclusivo, conforman una Intranet que opera con membresías onerosas. La VAN es una red privada, únicamente sus miembros pueden intercambiar datos y hacer transacciones. Este es un servicio fuera del alcance de muchas empresas, sobre todo las medianas y pequeñas. Además de pagar anualmente una membresía, se tiene que cubrir por la cantidad de información transmitida mensualmente y el costo mensual varia según el volúmen transmitido. Existen otras alternativas para las empresas que desean usar el EDI, ya no tienen porque desembolsar grandes cantidades para usarlo, incluso grandes empresas han renunciado a contar con membresías exclusivas, otras lo usan parcialmente, pero lo que se ha evidenciado es que ya no quieren seguir pagando fuertes cantidades por ser miembros de ese selecto grupo. POR INTERNET Como dice Mario Pérez Villeda, director comercial de la empresa EdiCom, “con la llegada de Internet también se modificó la forma de transportar los documentos, apareció un EDI por la Web. Al hablar de EDI por Internet aludimos a un terreno poco homogéneo porque abundan los protocolos y cada uno cuenta con sus reglas para transportar datos en EDI, XML o archivos planos”. Actualmente existen varias iniciativas a escala mundial, una es el XML (eXtensible Markup Language, lenguaje extendido de marcado), difundida por la Organización de las Naciones Unidas. Otras son los estándares o protocolos de comunicación y transporte de datos o documentos (AS1, AS2 y AS3) en EDI, XML o texto plano por Internet; en este caso las diferencias radican en la forma en que se transporta cada documento: SMTP (Protocolo Simple de Transmisión de Correo), HTTP (Protocolo de Transferencia de Hipertexto) o FTP (Protocolo de Transferencia de Archivos). Por su carácter basado en formularios está dirigido a empresas que reciben o envían poco volumen de datos, que no requieren integrarlo con sistemas de cómputo previamente instalados. El EDI por la Web es ideal para quienes trasmiten entre diez o 20 documentos al mes. En cuanto a costos entre las dos modalidades de intercambio electrónico éstos se abaratan considerablemente, el alta o registro en el servicio, en la aplicación del software de usuario es un ahorro del 100%. En cuanto a mantenimiento anual tampoco se sufraga nada, mientras que el alta del servicio representa el 57% del costo de la VAN y en lo referente a la cuota mensual de uso es 12.5%. A pesar del bajo costo que resulta usar el EDI por la Web, en la actualidad su crecimiento es lento. Como refiere Pérez: “con la llegada de Internet se incrementaron 200% las transacciones electrónicas, el crecimiento se presentó desde hace apenas un año y medio hacia acá. Es muy poco todavía, pero estimo que en los próximos cinco años se extenderá al grueso de comercios pequeños y medianos”. Definición de Protocolo de Comunicación: Conjunto de reglas que especifican el intercambio de datos u órdenes durante la comunicación entre sistemas.
- Cómo trabaja EDI Análogamente a cuando escribimos una carta, que hay un conjunto de reglas gramaticales que determinan el vocabulario aceptado y el orden en que se pueden usar las palabras y frases, en los sistemas EDI también existen unas reglas de sintaxis para la adecuada estructuración de los caracteres admitidos. Son las reglas gramaticales de EDIFACT, el estándar EDI amparado por las Naciones Unidas son una norma ISO 9735, emitida por la International Organization for Standarization . Con el impulso de Internet, el XML se perfila como un nuevo estandar para enviar los mensajes de EDI. Tanto en una carta habitual como en EDI es necesario utilizar un vocabulario de términos aceptados. Si en el lenguaje humano hablamos de palabras, oraciones, etc., en EDI hablaremos de datos, segmentos, mensajes y códigos estándares. Los datos son la unidad más pequeña, y, siguiendo nuestro ejemplo, equivalen a las palabras. La fecha de entrega, el número de artículos o la forma de pago son datos. Para cada estándar EDI existen directorios de elementos de datos comerciales que contienen los bloques elementales utilizados en la definición de los mensajes normalizados. Por ejemplo, dentro del EDIFACT este directorio se encuentra regulado como norma ISO 7332. Una unidad más grande que el dato es el segmento, que son grupos de datos relacionados entre sí. El directorio de segmentos contiene los segmentos normalizados, por ejemplo, los correspondientes a nombre y dirección. Un grupo de segmentos colocados correctamente de acuerdo con una reglas de sintaxis forman un mensaje EDI. Existen directorios que contienen los mensajes normalizados correspondientes a determinadas funciones comerciales. Por ejemplo, podemos encontrar en Internet en Schlieper (1995) una guía con los mensajes del EDIFACT. Están normalizados los mensajes de pedidos, facturación, despachos de aduanas, conocimientos de embarque, etc. Por ejemplo, un pedido por carta, tendría la siguiente forma: mientras que mediante un pproceso EDI, tendría el siguinet formato EDIFACT: Con fecha 03 de diciembre de 199X, el cliente 777 efectúa un pedido, cuyo número de orden de compra es el 0001, al proveedor número 222. Sea 333 el código del producto; el precio, 444 ptas. y la cantidad 555. La fecha de entrega es el 28 de febrero de 199Y, y el lugar de entrega, la C/ Cerrada 2. Los segmentos necesarios para dicho mensaje serían: UNB+ UNOA+ remitente+destinatario +fecha:hora + númeroreferencia' UNH +númeroreferencia + ORDERS:1'BGM 105+ númeroordencompra+ fecha'NAD+ST++ +direcciónenvío'NAD+ SE++ + direcciónproveedor' CUX + codigomoneda: OC'UNS+D'LIN+1++ identificadorproducto :VP+cantidad+ precio'DTM+002+ fechasolicitudentrega'UNS + S'UNT+10 + numeroreferenciadesdeUNH'UNZ +1+ numeroreferenciadesdeUNB' El segmento LIN se destina a expresar las características, cantidad y precio del producto. BGM es el segmento utilizado para referenciar el pedido. NAD sirve para identificar direcciones de clientes, proveedores u otros agentes. El segmento CUX indica el tipo de divisa. Se utiliza el segmento DMT para introducir el día y la hora relativas al pedido. Es decir, tomando los datos de nuestro ejemplo, la cadena de caracteres sería: UNB+UNOA +777+222 +27029Y:17 +99999'UNH +99999 +ORDERS:1'BGM+105+0001 +27029Y'NAD +ST+ ++mayor5'NAD +SE+ ++cerrada2'CUX+ESP:OC'UNS +D'LIN+1+ +333:EN +555 +444'DTM +002+031296'UNS +S'UNT +10+99999'UNZ+1+99999'