Este documento introduce las tablas dinámicas en Excel 2010 y su potencial para simplificar el análisis de grandes cantidades de datos. Explica cómo cruzar y filtrar información en una tabla dinámica para obtener resultados deseados. Proporciona un ejemplo práctico de tabla dinámica para responder preguntas sobre datos de conferencias. Finalmente, describe cómo generar gráficos dinámicos asociados a una tabla dinámica.

1. Tablas
Dinámicas en
Excel 2010
Juan Carlos Compean Pulido
Subdirección de Tecnologías de Información
Octubre 2010

2. OBJETIVOS
 Entender la importancia de las Tablas Dinámicas para simplificar el análisis de
grandes cantidades de datos.
 Comprender las áreas de una Tabla Dinámica y como cruzar y filtrar la
información para obtener los resultados deseados.
INTRODUCCIÓN A LAS TABLAS DINÁMICAS
Para muchas personas estas herramientas son una funcionalidad desconocida de
Excel, incluso usuarios avanzados desconocen su gran potencial. Podría decirse, sin
exagerar que las tablas dinámicas son una de las herramientas más potentes de Excel.
Una tabla dinámica nos permite sintetizar los datos de que disponemos para
poder analizarlos.
Ante el desconocimiento del potencial de Excel,
no es de extrañar que algunas empresas gasten mucho
dinero y tiempo en desarrollos a la medida para obtener
los mismos resultados que podrían obtener sabiendo
utilizar las tablas dinámicas.
EJEMPLO PRÁCTICO DE TABLAS DINÁMICAS
La siguiente tabla agrupa un listado de expositores, ciudades donde han
trabajado, sueldo pagado y horas trabajadas:
En esta tabla están los datos que necesitamos para responder a las siguientes
preguntas:
 ¿Cuantas conferencias se han dado en Monterrey?
 ¿Cuánto ha ganado Nuria Velázquez y Cristina García?

3.  ¿Cuál es el número de horas que Nuria Velázquez ha dado en
Guadalajara?
 ¿Cuál es el sueldo promedio de cada conferenciante?
 ¿Y el sueldo medio por ciudad?
Y así, con este tipo de preguntas podíamos seguir y seguir.
Puede hallarse la solución sin emplear tablas dinámicas, pero es muy
complicada, laboriosa y, sobre todo, de un sólo uso, esto es, podemos diseñar
complicadas fórmulas empleando funciones lógicas, por ejemplo, pero sólo valdrán para
el caso concreto que se analiza.
Al contrario, la solución mediante tablas dinámicas, con apenas unos cambios
que tardan pocos segundos, se pueden responder a varias preguntas distintas.
Vamos a responder una a una a cada una de las preguntas que hemos hecho
utilizando tablas dinámicas:
¿Cuantas conferencias se han dado en Monterrey?
Lo primero que haremos será, ahora y siempre, seleccionar el rango de datos que
queremos usar para la tabla dinámica. En este caso sería el rango A1:D15. Es buena
práctica seleccionar las columnas completas A, B, C y D, pulsando [CTRL] + el
botoncito de su rótulo, para que, en el caso que la tabla se agrande, tenga más valores, las
tablas dinámicas sigan valiéndonos.
Una vez seleccionado el rango, en nuestro caso, las columnas A, B, C y D. Nos
vamos al menú “Insert”, opción “PivotTable”
En principio, dejaremos las opciones que hay seleccionadas: dos para el rango
de datos, que ya hemos seleccionado previamente, y otras dos para la ubicación de la
tabla dinámica, que por defecto es en una nueva hoja.
Le damos a aceptar, y nos aparece, ya en la hoja nueva, una serie de opciones y
menús para generar nuestra tabla dinámica.

4. Elegiremos el campo Ciudad y, para saber cuántas conferencias ha
habido, cualquier otro campo, ya que dependerá de la función que le
asignemos,. En este caso hemos elegido el campo Expositor.
Arrastramos el campo Ciudad al área Etiqueta de la Fila (Row Labels) y
el campo Expositor al área Valores (Values).

5. Vemos que en el área Valores, pone “Count of Expositor”, en un
desplegable (marcado en azul en la imagen). En este caso lo dejaremos como
está porque lo que queremos es que cuente el número de expositores, pero ahí
podríamos elegir otras funciones como la función SUMA (SUM), PROMEDIO
(AVERAGE), etc.
Llegados a este punto se nos ha generado la siguiente tabla dinámica:
En la que se ve el número de conferencias por cada ciudad y el total.
La pregunta fue cuantas conferencias se han dado en Monterrey, por lo
que basta con elegir Monterrey del deplegable rotulado como “Row Labels”
(Etiquetas de Fila).
El resultado es una tabla similar a la anterior, pero en la que sólo
aparece el dato de Monterrey:

6. De este modo, podremos obtener fácilmente la información por las
localidades que queramos.
Las “Tablas Dinámicas” permiten variar su
contenido y la manera de agruparlo sin tener que
manipular la información que analizan. De esta manera
permiten obtener la información que nos interesa muy
“dinámicamente”.
Hasta el punto anterior podemos ver dinámicamente cuantas conferencias se han
dado en las diferentes ciudades que han visitado los expositores, pero, ¿Cómo podríamos
saber que expositores han visitado las ciudades analizadas?
Existen 3 maneras de cruzar o relacionar las categorías de la información
(columnas en nuestra tabla inicial):
1. Utilizando el “Report Filter” de nuestra tabla dinámica.
2. Desglosando o cruzando los renglones por medio de las Etiquetas de
Columna (“Column Label”)

7. 3. Utilizando una estructura de árbol, agregando más categorías a las
Etiquetas de Fila (“Row Labels”)
Dependerá la utilidad que necesitemos para saber cuál de las tres opciones
anteriores satisface mejor nuestra necesidad:
La opción 1, utilizando el filtro de reporte, permite crear “versiones reducidas”
de una tabla centrada en algún tema o categoría en particular. En este caso podríamos
analizar las ciudades que ha visitado cada expositor, Cristina García, en nuestro ejemplo.
La opción 2, permite una visión más parecida a coordenadas de todas las
ciudades que se han visitado y cuantas conferencias han dado ahí nuestros expositores.
La opción 3, permite navegar y analizar detalladamente cada ciudad en un
despliegue visual mucho más amigable para su estudio.
RESPONDIENDO LA INFORMACIÓN REQUERIDA.
Con esta información básica, se pueden reacomodar las categorías de
nuestros datos para responder las preguntas planteadas al inicio.
 ¿Cuantas conferencias se han dado en Monterrey?

8. Se han dado 3 conferencias.
 ¿Cuánto ha ganado Nuria Velázquez y Cristina García?
Nuria Velázquez $42,968.86 y Cristina García $28,220.00
 ¿Cuál es el número de horas que Nuria Velázquez ha dado en
Guadalajara?
Nuria Velázquez ha dado 8 horas en Guadalajara.

9.  ¿Cuál es el sueldo promedio de cada expositor?
Cristina García, $9,406.67; Juan López, $6,480.95; Martha
Rodríguez, $5,278.50; Nuria Velázquez, $8,593.77
 ¿Y el sueldo medio por ciudad?
Cancún, $10987.00; Guadalajara, $5924.67; Mazatlán, $9778.91;
Mérida, $6781.47; Monterrey, $6703.27; Morelia, $6052.00;
Villahermosa, $7701.00
Una vez entendiendo el potencial de información que tienen los posibles
“acomodos de las tablas dinámicas, se pueden combinar los valores en una
estructura más compleja que pueda responder las preguntas anteriores de una
manera más eficiente:

10. GRÁFICOS ASOCIADOS A UNA TABLA DINÁMICA
Ahora veremos cómo podemos generar un gráfico dinámico y la utilidad que
esto tiene. Usaremos los mismos datos que en el ejemplo anterior:
Se trata de una tabla con los expositores de diversas conferencias, el sueldo
cobrado en cada una de ella, la ciudad donde fue impartida y las duración en horas.
Lo que buscamos es la representación de estos datos de acuerdo a un criterio que
pueda variar (de ahí el nombre de Gráficos Dinámicos) en función de nuestras
preferencias, sin tener que modificar la tabla de datos.
Generemos un gráfico dinámico con la distribución de horas por ciudad.
Lo primero que haremos será seleccionar el rango de A1:D15 o las columnas A,
B, C y D, completas (para que todo lo que hagamos nos sirva aunque se añadan nuevos
datos a partir de la fila 16).
Después vamos al menú Insert > PivotTable > PivotChart. Nos aparece un menú
emergente en el que podemos elegir el rango sobre el que queremos generar el gráfico
dinámico (y que ya hemos seleccionado en el punto anterior); y la ubicación del mismo.

11. 0
Dejamos todo como está y pulsamos aceptar. Nos aparece en la hoja de cálculo
unas ventanas similares a cuando estamos creando una tabla dinámica. Lo que haremos
en nuestro caso será arrastrar el campo Ciudad a la zona “Axis Fields (Categories)” y el
campo Horas a la zona Values.
Para que en el gráfico aparezca el total de horas por ciudad, nos aseguramos que
la función “Sum of Horas” aparezca en la zona Values y no “Count of Horas”.
El gráfico se ha generado exitosamente y puede ser manipulado desde el mismo
gráfico: