Organizacion de la Documentacion

1. Laura Sofía Díaz Vásquez
ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

2. NORMAS QUE REGULASN LA
DOCUMENTACION ELECTRONICA
NORMA ISO 1464-1: Define un conjunto de especificaciones ISO concernientes a las medidas técnicas y organizativas a implementar para el
registro, almacenamiento y distribución de documentos electrónicos con el fin de asegurar su conservación, integridad y perdurabilidad.
Cumple la normal e implementa la solución de archivo electrónico. Así mismo nos rige la COMISION ELECTRONICA INTERNACIONAL esta es
una organización de NORMALIZACION en los campos ELECTRONICO y TECNOLOGIAS relacionadas.
NORMA ISO 15489: Esta ISO creada en el año 2000 en Otawa (Canadá), por la Organización Internacional de Normalización ISO, tomando
como punto de partida la australiana AS 4390 Records Management de 1996, tiene como fin regular la gestión integral de documentos y
sistemas archivísticos.
Trata las responsabilidades que una organización debe establecer en un sistema de gestión documental a través de una serie de directrices y a
su vez nos indica la importancia de aspectos como:
 La organización debe responder del cumplimiento de las normas
 Los documentos hay que considerarlos como plena prueba
 El fin es optimizar el rendimiento de la organización.
La norma está dividida en 2 partes, una define los resultados a obtener y la otra la metodología que se ha de seguir.
Respecto a los resultados necesarios, se regulan formatos, soportes (creados o recibidos), responsabilidades, procedimientos, sistemas de
gestión y se ofrece una terminología relacionada con gestión documental, para que no haya dudas sobre su uso e interpretación.
En cuanto a la parte de la metodología se establece una metodología para la implementación de la norma en todas las organizaciones, de
acuerdo a la reglamentación y legislación que se aplique a nivel nacional. También especifica factores y procesos a considerar e indica que
instrumentos deben usarse en las operaciones de registro, en función a diversos aspectos.
Todo ello para proporcionar autenticidad, fiabilidad, integridad y disponibilidad la gestión documental, teniendo en cuenta la normativa del
país y el tipo de empresa.
A su vez la norma ofrece algunas ventajas a las empresas que realicen su implantación, como:
 Ventajas y facilidades a la hora de adoptar otras Normas (ISO 9000) o en caso de haberlo hecho.
 Posibilidad de realizar estudios comparativos del interés de la profesión (estándares e indicadores).
 Posibilidad de fortalecer la cultura de información en los usuarios, al tomar parte en los distintos momentos y fases que propone la
metodología de la Norma.

3. PROCESO DE ARCHIVO
ELECTRONICO

4. SOPORTE PAPEL VS DOCUMENTOS
ELECTRONICOS
VENTAJAS
 Búsqueda de forma
unificada
 Eliminación de
desplazamiento.
 Ahorro de espacio físico.
 Reducción de
fotocopiadoras.
 Se incentiva el no uso de
papel.
DESVENTAJAS
 Difícil acceso físico.
 De no tener una copia de
seguridad la información se
puede perder.
 Debes tener acceso a un
equipo de computo en
toda ocasión.