Este documento analiza las causas de resistencia al cambio en la organización documental de las empresas. Identifica casos comunes de resistencia y explica factores como la falta de conocimiento, sensibilización y presupuesto. También presenta normatividad relevante y concluye que el éxito de la gestión documental depende de la colaboración entre directivos y unidades administrativas para proteger los documentos como activos valiosos de información.

3. INTRODUCCION
OBJETIVOS
COMO PROFESIONAL EN CIDBA MI APORTE DE ACUERDO AL CAMPO LABORAL
LAS RESISTENCIA A CAMBIOS EN LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
CASOS DE RESISTENCIA AL CAMBIO
LA EMPRESA PUBLICA Y SUS ARCHIVOS
LA EMPRESA PRIVADA Y SUS ARCHIVOS
CAUSAS DE RESISTIENCIA A LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
ACEPTAR SISTEMA DE ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
VIDEO VENTAJAS SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
NORMATIVIDAD PARA AVALAR EL CAMBIO
REFLEXION
CONCLUSIONES
BIBLIOGRAFIA
INTRODUCCI
ON
PORTAD
A

4. Esta investigación es vital para todo
coordinador de proyectos de gestión
documental que desee mejorar el servicio de
su empresa, optimizando su desempeño en la
medida que conoce al usuario. Por
consiguiente este trabajo contiene en
general, las causas de resistencia al
cambio de las empresas en un sistema de
organización de documentos, aceptación al
cambio, normatividad, videos de
sensibilización y reflexión sobre la
temática.
OBJETIVO
S
CONTENID
O

5. Establecer las causas de resistencia al
cambio en la organización de los
documentos, para lograr identificar las
maneras mas adecuadas, para evitar la
resistencia y lograr aceptar nuevas
culturas en tema de la gestión documental.
Modificar la manera como se ofrece el
servicio, para que el empresario
identifique las ventajas que trae
adaptarse a nuevo sistema de organización
documental.
APORTE
INTRODUCCIO
N

6. A c t u a l m e n t e m e d e s e m p e ñ o c o m o
C o o r d i n a d o r a d e l a e m p r e s a A l i a n z a
D o c u m e n t a l , p r o d u c t o d e m i s a c t i v i d a d e s
m e i n q u i e t a l a r e s i s t e n c i a d e l a s
e m p r e s a s a c a m b i a r e l s i s t e m a d e
o r g a n i z a c i ó n d o c u m e n t a l , p o r c o n s i g u i e n t e
l o s c o n o c i m i e n t o s a d q u i r i d o s e n l a
a s i g n a t u r a e x p r e s i ó n o r a l y e s c r i t a , f u e
p o s i b l e r e a l i z a r l a i n v e s t i g a c i ó n d e l
t e m a p r o p u e s t o , q u e f a c i l i t a a m p l i a r m i
v i s i ó n d e a c u e r d o a l a s i t u a c i ó n q u e s e
p r e s e n t a y c o m o f u t u r o p r o f e s i o n a l s e r á
h e r r a m i e n t a p a r a l a s e n s i b i l i z a c i ó n
a r c h i v í s t i c a .
RESISTENC
IA
OBJETIV
OS

7. Las empresas se enfrentan a cambios
dinámicos y la dirección solo tiene dos
opciones:
1. Cambiar la organización documental de
acuerdo a las modificaciones del
entorno, actualizando y manteniéndose
competitivo en sus procesos.
2. Resistirse al cambio hasta que
absolutamente sea necesario ,
efectuando una modificación radical. El
riesgo que lleva esta opción y por la
que opta la mayoría de las empresas,
esta expuesto a pagar multas por
sanciones que imponen organismos de
control por incumplimiento de las
normatividad.
CASOSAPORTE

8. C u a n d o l a s e m p r e s a s t i e n e n u n f o n d o
a c u m u l a d o , s e r e s i s t e a c a m b i a r p o r q u e
n o q u i e r e e l i m i n a r n i n g ú n p a p e l , s e
n i e g a a u n a v a l o r a c i ó n d o c u m e n t a l y
c o n s i d e r a q u e t o d o e s ú t i l .
Fondos acumulados sin ningún
criterio archivístico.
Restauración documental
Requiere de
una
CASOS
RESISTEN
CIA

9. C u a n d o n e c e s i t a n e s p a c i o e n s u s a r c h i v o s
s e r e s i s t e n a u t i l i z a r h e r r a m i e n t a s d e
c o n s e r v a c i ó n , p o r q u e n o c o n o c e n l a s
v e n t a j a s d e u n p r o c e s o d e m i c r o f i l m a c i ó n
y d e d i g i t a l i z a c i ó n .
¿ N E C E S I T A
E S P A C I O ?
MICROFILMACIÓN Y
DIGITALIZACIÓN
PROCESO DE
MICROLMACION
PROCESO DE
DIGITALIZACION
CASOSCASOS

10. C O N S U L T A
D E F I C I E N T E
C O N S U L T A
E F I C I E N T E
Sistema de
consulta
manual
Sistema de
consulta
digital
C u a n d o n e c e s i t a n c o n s u l t a r n o s o n c o n s i e n t e s
d e l t i e m p o y d i n e r o q u e g a s t a n e n l a
b ú s q u e d a , d i f i c u l t a n d o l a a g i l i d a d
o p e r a t i v a .
EMPRES
A
PUBLICA
CASOS

11. Para las empresas publicas sus
archivos tienen un nivel de
importancia mayor, la
normatividad obliga a que sus
archivos tengan un tratamiento
especial. Por esta razón su
resistencia al cambio requiere
de sensibilización archivística
mas que otra cosa.
La Ley 594 del 2000 «Ley General de Archivos», con el paso
del tiempo, ha permitido la conciencia archivística en los
directivos responsables de la información y en la actualidad
con el decreto 2609 de 2012 la ha formalizado.
EMPRES
A
PRIVADA
CASOS

12. Para una empresa privada la implementación de un sistema de
gestión documental se convierte en un gasto y no en una
inversión; no valora los beneficios como la productividad y
competitividad en el mercado.
Los archivos de una empresa
privada, aunque la normatividad
se ajusta a ellas, muchos
directivos, no se dan por
enterados y su interés por
organizar el archivo es menor.
Cuando conocen las propuestas
económicas y observar el costo,
su interés termina y prefiere
dejar los archivos tal como
están.
CAUSASEMPRESA PUBLICA

13. La falta de conocimiento en gestión
documental, lleva a los directivos
a tomar decisiones inadecuadas,
invirtiendo dinero en la solución
del problema, sin elaborar un
diagnostico.
La normatividad es amplia en cuanto
a la gestión documental, pero el
funcionario publico la desconoce y
asume tareas archivísticas sin
documentarse o recibir una
capacitación adecuada.
CAUSASEMPRESA PRIVADA

14. El cambio constante de personal por la
politiquería, no permite un
seguimiento en los procesos
archivísticos, ocasionando proyectos
interminables, perjudicando el
servicio al ciudadano.
Todavía existe el mito en las empresas
de que trabajar en un archivo es un
castigo, por tal razón la persona
encargada, es la menos remunerada y
esto hace no exista interés por
cumplir la normatividad.
CAUSASCAUSAS

15. Normalmente los archivos no cuentan con presupuestos
ni infraestructuras adecuadas y no hay importancia
dentro de las instituciones. los documentos se
encuentran olvidados, llenos de polvo, adquiriendo
una imagen de papeles inútiles. La Realidad es que la
alta gerencia no han tomado conciencia de la
importancia que tienen los archivos y los documentos
para su institución.
CAUSASCAUSAS

16. El beneficio de unas personas mientras otras sufren
perdidas, al versen enfrentados por distintos
modos.
ACEPTACI
ON
La incomodidad de alterar los
hábitos adquiridos la perdida
de la seguridad en el empleo
una posible rebaja en la
remuneración el esfuerzo por
aprender nuevas habilidades o
el temor a lo desconocido.
CAUSAS

17. VIDEO
Para incluir la gestión documental dentro de las
políticas de la empresa, se debe considerar la
información como el activo de la empresa, realizando
las siguientes acciones:
1. Identificar y definir el problema
2. Formular las alternativa
3. Adoptar una alternativa
4. Implementar la alternativa seleccionada
5. Evaluar los resultado
Es importante que se evalué el proceso gestión
documental como herramienta administrativa para lograr
los objetivos propuestos en el plan de gestión de la
entidad. CAUSAS

18. Ley 594 de 2000. Ley General de Archivos.
Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamentan el
titulo V de la ley 594 de 2000 y se dictan otras
disposiciones.
Acuerdo 05 de 2013. Por el cual se establecen los
criterios básicos para la clasificación, ordenación
y descripción de los archivos en las entidades
públicas y privadas que cumplen funciones públicas y
se dictan otras disposiciones.
Acuerdo 02 de 2014. Por medio del cual se establecen
los criterios básicos para creación, conformación,
organización, control y consulta de los expedientes
de archivo y se dictan otras disposiciones.
REFLEXIO
N
VIDEO

19. El éxito de la gestión documental , depende de las
decisiones de los directivos de las empresas y de la
colaboración de todas las unidades administrativas.
Los documentos constituyen un recurso de información valioso,
siendo el activo importante de toda organización; por
consiguiente la adopción de un criterio archivístico resulta
esencial para proteger y preservar los documentos.
La gestión documental, no es mas que el tratamiento
archivístico que somete los documentos en su ciclo de
vida, orientado a utilizar eficaz, eficiente y
económicamente los mismos durante el tiempo de
retención, en la gestión administrativa para la toma de
decisiones y obtención de pruebas.
Investigar y argumentar la resistencia de las empresas en
aplicar un sistema de organización de archivos, no es mas
que falta de conocimiento, sensibilización archivística y
asignar presupuesto para la gestión documental.
BIBLIOGRAFIAREFLEXION

20. https://www.youtube.com/watch?v=sPTxu_Rd3G4
https://www.youtube.com/watch?v=FviyxedDBOY
https://www.youtube.com/watch?v=NK3bCeHNwSE
https://www.youtube.com/watch?v=12IZq8V6oxw
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275
https://www.youtube.com/watch?v=bVqK4x9Zrjc
Revista Española de documentación científica. Madrid D.C. Diciembre,
2012, vol. 35, no 4. ISSN 0210-0614.
http://www.monografias.com/trabajos59/gestion-organizacion-
archivos/gestion-organizacion-archivos2.shtml
http://www.archivogeneral.gov.co/sites/all/themes/nevia/PDF/Transparen
cia/ACUERDO_02_DE_2014.pdf
FIN
CONCLUSIONE
S