Presentación de los conceptos básicos de gestión documental y de archivo electrónico enfocados a la solución de gestión de expedientes y documentos electrónicos de ABSIS
Preservación y conservación documentos digitalesYannick Garavito
Preservación y conservación de los documentos digitales, una breve introducción de como esta definido esta arda labor de preservar y conservar, pero también utilizando las tecnologías.
Teniendo en cuenta el auge e innovación continua de las tecnologías de la información en la labor de creación de información y la incursión de medios y formatos utilizados para este fin, es necesario como futuros profesionales CIDBA comprender y conceptualizar la forma correcta de preservar y conservar los archivos digitales.
Es importante reconocer los objetivos fundamentales de la preservación y conservación de los documentos digitales en el que hacer archivístico, así como las diferentes estrategias para su preservación y los problemas que se puedan presentar en la custodia de estos tipos de formatos digitales, pero no sin antes de comprender las diferencias que existen entre los materiales tradicionales y los recursos digitales.
Preservación y conservación documentos digitalesYannick Garavito
Preservación y conservación de los documentos digitales, una breve introducción de como esta definido esta arda labor de preservar y conservar, pero también utilizando las tecnologías.
Teniendo en cuenta el auge e innovación continua de las tecnologías de la información en la labor de creación de información y la incursión de medios y formatos utilizados para este fin, es necesario como futuros profesionales CIDBA comprender y conceptualizar la forma correcta de preservar y conservar los archivos digitales.
Es importante reconocer los objetivos fundamentales de la preservación y conservación de los documentos digitales en el que hacer archivístico, así como las diferentes estrategias para su preservación y los problemas que se puedan presentar en la custodia de estos tipos de formatos digitales, pero no sin antes de comprender las diferencias que existen entre los materiales tradicionales y los recursos digitales.
DEFINICIÓN.- El concepto actual conlleva tres acepciones:
Conjunto de documentos producidos y conservados por personas o entidades.
La institución que administra una documentación.
El lugar donde se conservan los documentos.
Curso-Taller Valoración y Baja Documental JUN 2022.pptxIMAC_MX
Presentación de apoyo, Curso Valoración y Baja Documental, del 14 al 17 de junio del 2022.
Textos de la mtra. Edna Molina Pérez, todos los derechos reservados.
1. Según el Acuerdo 042, ¿Cuál es el criterio de Archivos de gestión que considera que
se podría mejorar y / o complementar? Justifique su respuesta.
2. Describa con sus palabras y de forma general, ¿Cuál es la intención de la Norma
NTC 4095?
3. Explique por qué es importante tener en cuenta en el proceso de Organización
Documental, la Norma Internacional General de Descripción Archivística - ISAD (G)
2000.
Memorias del Workshop Gestión de Documentos Electrónicos y Contenidos Empresariales
Sistema de Gestión OrfeoGPL
"Correlibre una Fundacion para la Promocion y Desarrollo del Software Libre” Ingeniero Jairo Losada
DEFINICIÓN.- El concepto actual conlleva tres acepciones:
Conjunto de documentos producidos y conservados por personas o entidades.
La institución que administra una documentación.
El lugar donde se conservan los documentos.
Curso-Taller Valoración y Baja Documental JUN 2022.pptxIMAC_MX
Presentación de apoyo, Curso Valoración y Baja Documental, del 14 al 17 de junio del 2022.
Textos de la mtra. Edna Molina Pérez, todos los derechos reservados.
1. Según el Acuerdo 042, ¿Cuál es el criterio de Archivos de gestión que considera que
se podría mejorar y / o complementar? Justifique su respuesta.
2. Describa con sus palabras y de forma general, ¿Cuál es la intención de la Norma
NTC 4095?
3. Explique por qué es importante tener en cuenta en el proceso de Organización
Documental, la Norma Internacional General de Descripción Archivística - ISAD (G)
2000.
Memorias del Workshop Gestión de Documentos Electrónicos y Contenidos Empresariales
Sistema de Gestión OrfeoGPL
"Correlibre una Fundacion para la Promocion y Desarrollo del Software Libre” Ingeniero Jairo Losada
Es un Sistema de Gestión de Documental Colombiano desarrollado por la Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios (SSPD) en el año 2002, a la luz de la Ley 594 de 2000 y de las mejores prácticas archivísticas, basado en Código abierto bajo Licencia Pública General GNU/GPL v.3.
Permite hacer el seguimiento de la trazabilidad de los documentos mediante el manejo de flujos de trabajo y Tablas de Retención Documental, garantizando acceso a los documentos mediante el manejo digital del archivo.
ORFEO ha sido implementado en mas de 70 entidades públicas, al menos 50 privadas, El Gobierno de Ecuador también implementó ORFEO para apoyar la gestión del sector central.
No todos los gestores documentales están diseñados para el manejo de expedientes, Athento Expedientes Electrónicos ha sido creado específicamente para facilitar el trabajo con ellos. Descubre sus ventajas!
Profesional en Ciencia de la Información y la Documentación, Bibliotecología ...Daisy Carolina
El profesional en Ciencia de la Información y la documentación, Bibliotecología y Archivística, en ello pueden encontrar el enfoque del programa, perfil ocupacional y profesional, instituciones educativas que ofrecen el programa o relaciones profesionales.
Espero que les sea muy útil la información.
Descubre cómo marcas, distribuidores y productores enfocan su presencia web: estrategias, planteamientos al usuario, técnicas de atracción y retención de clientes.
PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS OFICINA EUROPEA DE SELECCIÓN DE PERSONALCext
La Oficina de Selección de Personal de la Unión Europea ha convocado oposiciones para optar a alguna de las bolsas de trabajo que permite cubrir las vacantes que se produzcan en las instituciones europeas. La Oficina Europea de Selección de Personal (EPSO) organiza las siguientes oposiciones generales con vistas a la constitución de una lista de reserva para la contratación de administradores
The introduction of records management requirements into business process automation projects are two challenges for records management and archival teams. First, tools developed by these teams must be enough consistent to be present in tecnological projects from its starting point, making significant contributions and adding value to the final product. And second, it is important to succeed in the moment, the context and the extent to which such contributions are made. The aim of this paper, based on experiences from the Generalitat de Catalunya, is to provide elements of discussion in both directions: the design of the records management system and the consolidation of its components for a general use, and the criteria to choose when and how is better to participate in different kinds of tecnological projects. The paper proposes the use of the records series map as the main tool of the records management system, and four strategies to implement this system into different tecnological scenarios.
Contenidos:
- Terminología básica de archivos
- Diagrama de estructura de datos
- Tipos de archivos
- Métodos de organización de archivos
- Cinta magnética
- Discos magnéticos
El gobierno y las Administraciones Pública que están asumiendo los retos de digitalización y de caminar hacia la oficina cero papel, requieren de un soporte tecnológico capaz de curbrir el ciclo de vida completo de la información.
Solución de negocio para gestión del proceso operativo de pre-firma.
La solución cuenta con innovadoras funcionalidades de gestión, tratamiento y control de expedientes electrónicos.
Jornada Tecnica Nuevas Herramientas Tecnologicas de Gestion DocumentalAdapting
Presentación de Adapting en la Jornada Técnica 'Nuevas Herramientas Tecnologicas de Gestión Documental'.
En la Universidad del Norte de Barranquilla, Colombia.
Organizada por Adapting, Universidad del Norte, Alemsys, ASP Solutions, Cámara de Comercio de Barranquilla
En el diseño e implementación de sistemas de gestión electrónica de documentos se deben aplicar los mismos principios que regulan la gestión de documentos en papel, así como las normas y estándares propios de la gestión de archivos.
Presentamos nuestro portafolio de soluciones y servicios para gestión documental, va dirigido a todas aquellas empresas que estan vigiladas por Superintendencia de Industria y Comercio.
El pasado 24 de noviembre tuvo lugar el taller sobre gestión de la información organizado por la Asociación del Secretariado Profesional de Madrid. Con este taller finaliza la formación impartida durante 2012. Ya se está elaborando el plan de formación para el primer trimestre de 2013 que como se ha establecido en la Asamblea General de Socios tendrá carácter gratuito para los profesionales en desempleo.
En este taller se trataron cuestiones tales como la importancia y valor de la información en la empresa, las técnicas de archivo, cómo compartir la información y finalmente las técnicas de archivo en la nube y la seguridad de la información.
En esta presentación se explicará básicamente en qué consiste los expedientes electrónicos, el proceso de gestión y la organización de documentos electrónicos.
Similar a Conceptos de gestion documental y archivo electronico (20)
2. Índice
1. Marco legal
2. Objetivos
3. Conceptos
4. Esquema general de la solución de ABSIS
5. Ciclo de vida del expediente electrónico
6. Gestor del archivo electrónico
7. Plataforma de custodia y preservación documental
8. Hoja de ruta implantación
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4. Marco legal
Las normas UNE-ISO 15489, UNE-ISO 23081-1, UNE-ISO 23081-2
Proporcionan estrategias y metodología para el diseño e implantación de
sistemas de gestión de documentos en las organizaciones y constituye una
referencia fundamental para la implantación de buenas prácticas y el
establecimiento de una política corporativa de gestión de los documentos.
MoReq y MoReq2– Modelo de Requisitos para la gestión de documentos
electrónicos de archivo
Esta especificación describe un Modelo de Requisitos para la gestión de
documentos electrónicos de archivo e incide especialmente en los requisitos
funcionales de la gestión de documentos electrónicos de archivo mediante un
sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA).
La especificación puede aplicarse en todas las organizaciones públicas y privadas
que deseen introducir un SGDEA o bien quieran evaluar la capacidad del que ya
poseen.
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5. Marco legal
Los archiveros han de tener competencias reconocidas para intervenir, al menos,
en los siguientes aspectos de formulación de políticas:
- el desarrollo de una política de gestión de documentos que abarque todo su
ciclo de vida
- la determinación de funciones y responsabilidades con respecto a la gestión de
documentos que han sido identificados como de conservación permanente
- el establecimiento de sanciones por la destrucción, alteración, .. de
documentos que han sido identificados como de conservación permanente.
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7. Objetivos
- Definir e implantar una política documental
- Garantizar el correcto tratamiento de todos los
expedientes/documentos administrativos electrónicos
- Establecer las medidas necesarias para garantizar la
preservación de los expedientes/documentos en su contexto de
creación, de su valor probatorio y su conservación para el
acceso futuro.
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10. Documento administrativo o de archivo
Documento administrativo
“Es un fragmento de información
registrada generada, acumulada o producida
en el desarrollo
de una actividad institucional o personal y que
comprende un contenido,
un contexto y una estructura”
(según el Comité del Consejo
Internacional de Archivos sobre Archivos Electrónicos)
Sirven de evidencia de determinados hechos,
lo que los convierte en el soporte básico para
la toma de decisiones y para la reconstrucción
histórica
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11. Clasificación documental
Fondo documental
Cuadro de
Tipologías de documentos
clasificación
documental
(series documentales)
Metadatos de preservación de las
unidades documentales
(expediente / documento)
Expedientes /
documentos
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12. Serie documental
Define el ciclo de vida de un conjunto de expediente y por tanto de todos los
documentos que forman parte de estos
Serie documental
Calendario de Calendario de disposición
transferencia de (política de preservación)
expedientes
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13. ¿ Cómo se almacena un expediente/documento de forma
clasificada?
Función 6.Solicitudes
Serie documental 6.06 Solicitudes beneficio IBI
(categoría)
001-2011-11 Expediente
Informe técnico.pdf
Solicitud.pdf
Resolución de alcaldia.ddocx Documentos
Informe jurídico.docx
Notificación resolución.dodt del expediente
El cuadro de clasificación es una estructura jerárquica con 3 niveles
uno)
Todo documento debe pertenece a un expediente (sólo a uno)
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14. ¿ Cómo se almacenan un documento sin clasificar ?
10. Correspondencia
Serie documental
por defecto
10.1 Correspondencia varia
002-2012 Carpeta donde
se almacenan
0001_Solicitud.pdf
todos los
0002_Solicitud.pdf documentos
0003_Presupuesto.docx de la entidad
sin expediente
0004_Presupuesto.docx
asignado
...
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16. Esquema general de la solución de ABSIS
CONNECTOR
Transferencia al archivo Panel de
gestión
Gestión de Gestor archivo
Gestor Archivo
Expedientes
ABS-Doc
Doc
Documental Electrónico
ALFRESCO ALFRESCO
VISOR
VISOR (DM) (RM)
docs docs
Fase activa Fase inactiva
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18. Ciclo de vida del expediente electrónico
Exp Reg ...
ABSDoc
(1) Guardar / Recuperar
documento + metadatos de Gestor de archivo
preservación electrónico docs
Fase
Gestor documental AlfrescoRM inactiva
(2) Transferir remesa de
AlfrescoDM (3) Transferir
expedientes
expedientes a otro
Fase
repositorio
docs activa
(3) Eliminación Plataforma de
custodia y
preservación docs
documental Fase
iArxiu, @rchiva, etc.. histórica
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20. Gestor del archivo electrónico
o Función principal
• Preservación de los documentos (electrónicos y papel) y gestión del ciclo
de vida en fase inactiva (una vez finalizada su vigencia administrativa)
asegurando su integridad, fiabilidad, autenticidad y accesibilidad
o Permite
• Informatizar el cuadro de clasificación documental
• Crear el esquema de metadatos
• Definir, asignar y aplicar los calendarios de disposición
• Crear y aplicar las reglas de disposición
• Recepción/supervisión de los expedientes transferidos
• Control del histórico de transferencias recibidas
• Definir y aplicar el control de acceso a los documentos
• Definir y aplicar los calendarios de disposición (conservación/eliminación)
• Búsqueda y acceso a los expedientes/documentos
• Control de les operaciones realizadas (auditoria)
• Gestionar el registro de eliminaciones de documentos
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22. Plataforma de preservación y custodia digital
o Función principal
• Preservar los documentos que son de conservación permanente o de
largo plazo, asegurando su integridad, fiabilidad, autenticidad y
accesibilidad
o Permite
• Gestión de transferencias de documentos - recepción
• Almacenaje de documentos
• Recuperación y control de acceso a los documentos almacenados
• Resellado electrónico de documentos - control validez firmas
• Migración de formatos – control obsolescencia tecnológica del formato
• Eliminación de documentos
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23. Hoja de ruta para la implantación de una
solución completa de gestión de
expedientes/documentos electrónicos
24. Hoja de ruta para implantar una solución completa de gestión
de expedientes/documentos electrónicos
1 Implantar firma 2 Implantar 3 Crear y aprobar 4 Crear y aprobar
Electrónica Generación y cuadro clasificación política documental
validación de copias documental
auténticas
DISPONIBLE DISPONIBLE NO REQUIERE DE NO REQUIERE DE
ABSIS ABSIS
• Firma /rechazo El validador debe La confección es • Listas de control de acceso
• Validación ntegrarse en la sede responsabilidad del • Definir esquema de metadatos de preservación
• Emisión / Validación de copias electrónica responsable de archivo • Normalización de los formatos de documentos
auténticas de documentos y • Estandarización de los modelos de
permitir validarlas. documentos
5 Implantar Gestor 6 Informatizar 7 Implantar Gestor 8 Integrar gestor
Documental cuadro de clasificación Archivo Electrónico de archivo electrónico
y política de gestión con plataforma de
documental custodia
PREVISIÓN 2013 PREVISIÓN MARZO PREVISIÓN 2012 (*) PREVISIÓN A PARTIR
2012 DEL 2013
AlfrescoDM En ABSDoc y en AlfrescoDM Nuevo producto ABSIS Integración con una
basado en AlfrescoRM plataforma de custodia y
preservación documental
(iArxiu, @rhiva, etc.)
(*) Solo en caso de que el único producto instalado sea Expedientes
Nota: AlfrescoDM = gestor documental // AlfrescoRM = gestor de archivo electrónico
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25. Muchas gracias por su atención
David Sánchez Medina
dsanchez@absis.es
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