El Sistema Empresarial Workbook permite a las organizaciones orientadas a proyectos gestionar su actividad con los siguientes módulos: - CRM: Clientes y ventas - Gestión de proyectos - Facturación - Finanzas - Gestión documental - Gestión de recursos

1. El Sistema Empresarial completo
para la industria de los Servicios Profesionales
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2. Sobre Nosotros
• Compañía establecida en 2000
• 28 empleados en Copenhagen
• 300+ clientes usando WorkBook
• 7500+ personas usando WorkBook
• Puntado ”AAA” por Dun & Bradstreet
• 72% cuota de mercado en Dinamarca (Publicidad)
• Clientes en Dinamarca, Noruega, Suecia, Reino
Unido, Holanda, Canada y EEUU.
• Socios en Denmark, España, Alemania, Polonia,
Holanda, Bélgica, Paises Bálticos, Sudáfrica, Singapur
& Norte América
Central en Copenhagen
Socios
Clientes
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3. Algunas referencias internacionales
+ 250 other happy customers
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4. Recomendaciones
“WorkBook nos proporciona una
visión clara del negocio en el día a “Puedo recomendar claramente
día que es muy valiosa para WorkBook a otras empresas."
nosotros.” Grey Worldwide Norway
GCI Mannov
"WorkBook está un paso por
delante de su competencia.”
PeopleGroup “Hemos sido capaces de reducir
nuestras operaciones
administrativas en un 50% desde
que adoptamos el sistema...”
AdPeople/Enfatico
“WorkBook es todavía un gran éxito
y nos ha aportado especialmente
muchas transparencia en relación al
uso del dinero y de los recursos.” “El sistema está a prueba del
Republica futuro.“
Euro RSCG
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5. A alto nivel
WorkBook
CRM GESTIÓN DE FINANZAS
PROYECTOS
Y RECURSOS
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6. CRM (Gestión de relaciones con clientes)
Gestión del flujo de ventas in WorkBook
Registro simple de posibles clientes y proyectos
Seguimiento sencillo del estado de las oportunidades
Transformación automática de una oportunidad en un cliente
Énfasis en la gestión
Resumen del avance de las oportunidades
Si el flujo no es suficiente, puede reaccionar a tiempo
Usando el resúmen se facilita priorizar aquellas oportunidades
que son rentables frente aquellas que no valen la pena el esfuerzo
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7. PROJECT- AND RESOURCE MANAGEMENT
PROJECT- & RESOURCE MANAGEMENT
Gestión de proyectos y trabajos en Workbook
Entrada simple de nuevos proyectos y trabajos
Para cada trabajo creado, se dan de alta:
Asignaciones de recursos y calendario de actividades
Presupuestos
Órdenes de compra
Gastos y contrataciones
Facturación y gestión documental
Registro de dedicaciones desde Web e iPhone
Registro de gastos y desplazamientos
Énfasis en la gestión
Resumenes disponibles de:
Proyectos y trabajos en curso
Presupuestos aprobados y descartados
Compras externas planificadas
Gastos de cada trabajo
Capacidad de los recursos y asignaciones
Asegura que las facturas se realizan de manera eficiente y con
los conceptos y cantidades correctos
Las compras son aprobadas por el empleado correcto
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8. FINANZAS
Finanzas en WorkBook
Registro simple de facturas de proveedores, con workflow de
aprobación de PDF
Publicación “automática” de cambios en el proyecto (facturas al
cliente, facturas de proveedores, entradas de dedicación, etc.)
Integración con el banco
Gestión de recordatorios de facturas impagadas
Conciliación bancaria
50+ informes de gestión disponibles
18 dimensiones estándard + 10 dimensiones definibles
WIP (Work In Process)
Listas de comprobación integradas para contables
Se puede integrar con Microsoft NAV o AX
Management focus:
Un único sistema Reducción de costes IT
Menos tiempo desperdiciado cuadrando asignaciones y
disponibilidades
Informes de uso sencillo con múltiples dimensiones
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9. Retorno sobre la inversión (ROI)
Cálculo del tiempo administrativo usado antes y después de la adopción de WorkBook.
225
250 min.
200
TIEMPO (MIN)
POR
150 Antes de WorkBook
Før WorkBook
PROYECTO
Después de WorkBook
Efter WorkBook
60
100 50
min.
min.
20
6 10
50 min.
min.
min.
0
Project Manager – medido por: Equipo de proyecto – medido por: Contabilidad – medido por:
1
- Creación de trabajos - Lista To-do2 3
- Contabilidad
- Comunicación - Reporte de dedicaciones - Gestión de dedicaciones y WIP
- Gestión documental - Entradas de gastos y desplazamientos - Informes de gestión
- Ofertas comerciales
- Asignaciones a recursos
- Seguimiento de proyectos
- Informes
- Facturación
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10. Retorno de la inversión (ROI)
Cálculo del tiempo administrativo usado antes y después de la adopción de WorkBook.
300
200 Antes de WorkBook
Før WorkBook
100 Efter WorkBook
Después de WorkBook
0
1 2 3
Tiempo administrativo usado antes de WorkBook 295 min
Tiempo administrativo usado antes de WorkBook 76 min
En horas 4,92 H
En horas 1,26 H
Ahorro directo por proyecto (4,92-1,26 = 3,66 x GBP 136 pr. hora) GBP €498.15
Si se realizan 200 proyectos por año con este nivel de ahorro GBP €97825.29
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11. PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN
Este esquema de un proceso habitual de implementación. En implementaciones grandes (100+ usuarios) puede variar
ligeramente.
Análisis Instalación Configuración Formación usuarios Evaluación
Walk-through of implementation Setup of Project system
plan and implementation checklist.
On-premise or Hosting 2 x Advanced users training Evaluation of implementation
according to this checklist
Asking customer about their
Setup of finance system or
expectations and writing down 1 x Basic users training Closing of unsolved issues
success-factors for WorkBook. integration
2 x Finance training
Semana 1 Semana 2 Semana 3
Tiempo de implementación acelerado: sólo 2 a 3 semanas
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12. DEMO
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