Este documento presenta una guía sobre la gestión de series documentales como historias laborales, historias clínicas y contratos. Explica los conceptos de agrupación documental, clasificación documental, ordenación y organización documental. Luego describe cómo deben organizarse y manejarse los archivos de estas series documentales en entidades como hospitales e instituciones de salud, incluyendo ejemplos y fotografías. Finalmente, establece las diferencias entre historia clínica e historia clínica ocupacional, e indica los documentos mínimos que deben cont

1. GESTIÓN DE SERIES DOCUMENTALES
KATTY ALEJANDRA CARVAJAL CORRALES
GIOVANNI HUMBERTO ROBAYO
YUDY MICHELLE ESPINOSA FONSECA
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO.
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES.
PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN, LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
GESTIÓN DOCUMENTAL
ARMENIA - QUINDÍO
2016

2. GESTIÓN DE SERIES DOCUMENTALES
KATTY ALEJANDRA CARVAJAL CORRALES
GIOVANNI HUMBERTO ROBAYO
YUDY MICHELLE ESPINOSA FONSECA
DOCENTE: LUZ MARINA ARIAS GONZALEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO.
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES.
PROGRAMA DE CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA.
GESTIÓN DOCUMENTAL
ARMENIA – QUINDÍO
2016

3. INTRODUCCIÓN.
En las entidades que prestan servicios o suscitan productos para satisfacer la
necesidad de algunos usuarios; se ven constreñidas a crear y conservar los
procesos que se asumió al atender a dicho individuo, sea de forma documental o
electrónica, para ser consultada para posteriores soluciones o investigaciones.
La organización para el buen funcionamiento de su plata de personal, debe tener
en sus dependencias un archivo central que contenga la vida laboral de sus
empleados, con el propósito de mantener una organización y control de
desempeñó de cada servidor y presentar exactitud a las auditorías por entes
internos y externos.
Al desarrollar la siguiente guía ,conoceremos la normatividad, estructuración y
consulta del archivo central donde se resguarda historias laborales y clínicas, con
el propósito que el estudiante CIDBA pueda ejecutar estos procesos
correctamente en su lugar de trabajo.

4. OBJETIVO PRINCIPAL.
Conocer las características de orden en el momento de l articular agrupaciones
documentales como las historias laborales y clínicas en las organizaciones.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS.
 Trabajar con los métodos legales, dispuestos para agrupaciones
documentales para tener uniformidad con las demás entidades.
 Identificar cuales son las fases para suministrar información de este tipo de
documentos y ha quienes se le puede proporcionar.
 Indagar sobre el personal autorizado que maneja el archivo central y
conocer las funciones de cada uno.

5. 1. Defina con sus propias palabras los siguientes términos, AGRUPACIÓN
DOCUMENTAL, CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL, ORDENACIÓN Y
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL, HISTORIA LABORAL, HISTORIA
CLÍNICA, HISTORIA CLÍNICA OCUPACIONAL, CONTRATO.
RTA:
AGRUPACIÓN DOCUMENTAL
Se le denomina así a un conjunto de documentos generados por una unidad
administrativa, en el ejercicio de sus funciones.
CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL
Una vez identificados los distintos tipos documentales existentes en la asesoría,
se elabora un esquema que los clasifica y los estructura en grupos y que
constituye la base para la organización del archivo. El cuadro de clasificación es el
primer instrumento de descripción de un archivo y ofrece una visión de conjunto de
los diferentes tipos de documentos.

6. ORDENACIÓN Y ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL
Organización: Proceso que, mediante las etapas de clasificación y ordenación,
aplica las conclusiones establecidas en la fase de identificación a la estructura de
un fondo. Acción y efecto de organizar. // Organizar: Disponer, establecer, reformar,
tomar forma regular. Sinónimo: ordenar.
Clasificación: Operación archivística que consiste en el establecimiento de las
categorías o grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. Es el primer paso
del proceso de organización. Acción de clasificar. Sinónimo: reparto”. “Clasificar:
Ordenar por clases. Sinónimo: ordenar”
HISTORIA LABORAL
La historia laboral es una serie documental de manejo, en donde se conservan
cronológicamente todos los documentos de carácter administrativo relacionados
con el vínculo laboral que se establece entre el funcionario y la entidad.
HISTORIA CLÍNICA
La historia clínica es un documento médico-legal que surge del contacto entre el
profesional de la salud (médico, fisioterapeuta, odontólogo, psicólogo etc.) y el
paciente, donde se recoge la información necesaria para la correcta atención de los
pacientes. La historia clínica es un documento válido desde el punto de vista clínico
y legal, que recoge información de tipo asistencial, preventivo y social.

7. HISTORIA CLÍNICA OCUPACIONAL
Es el conjunto único de documentos privados, obligatorios y sometidos a reserva.
Contiene y relaciona los antecedentes laborales y de exposición a factores de riesgo
que ha presentado la persona en su vida laboral.
CONTRATO
Convenio o pacto, ya sea oral o escrito, entre partes que aceptan
ciertas obligaciones y derechos sobre una materia determinada. El documento que
refleja las condiciones de este acuerdo también recibe el nombre de contrato.
El contrato, en definitiva, es un acuerdo de voluntades que se manifiesta en común
entre dos o más personas (físicas o jurídicas). Sus cláusulas regulan las relaciones
entre los firmantes en una determinada materia.

8. 2. Indague directamente en Archivos de entidades como debe ser la
ORGANIZACIÓN Y MANEJO DEL ARCHIVO DE HISTORIA LABORAL,
HISTORIA CLÍNICA, HISTORIA CLÍNICA OCUPACIONAL y CONTRATOS.
Haga ejemplos y evidencia fotográfica.
RTA:
MANEJO DE ARCHIVO DE HISTORIAS LABORALES
Entidad: instituto departamental de salud del Caquetá (idesac)
En el archivo central del instituto departamental de salud del Caquetá reposan las
historias laborales de los funcionarios del instituto, teniendo para este
almacenamiento un espacio destinado dentro del depósito de archivo. Para la
organización de las historias laborales se utilizó el sistema de ordenación alfabético,
teniendo en cuenta el nombre y apellido del funcionario. Por su parte cada historia
laboral de cada funcionario al iniciar el expediente contiene una hoja de control con
toda la información referente a las tipologías que contiene dicho expediente.
Posterior a la organización del archivo físico de historias laborales, y luego de
realizar todos los procesos de clasificación, ordenación, foliación etc., realizaron la
digitalización de las historias laborales, con el fin de aplicar un sistema de
reproducción que permita la consulta rápida y ágil de la documentación de cada
funcionario.
En cuanto al manejo del archivo de las historias laborales el jefe de archivo es el
encargado de entregar la información solicitada por el usuario, ya sea solo para
consultar o para entregar copias. Este funcionario encargado, tiene también la
responsabilidad de custodiar y almacenar los expedientes, y satisfacer las
necesidades de información de los funcionarios internos que solicitan los
expedientes para los diferentes trámites.
Por otra parte, se realizó un inventario general de las historias laborales con el fin
de tener un instrumento de control con el que se pueda contar para facilitar el acceso
y la rápida recuperación de la información, de la siguiente manera:

9. CAJA No. 1: contiene:
1 ABELLO ABELLO MARIANA 10 ACOSTA GONZALEZ GUILLERMMO DE JESUS
2 ABRIL CASAS ARGENIS 11 ACOSTA VILLALOBOS MARIA ALCIRA
3 ACEVEDO AGUILAR HERNANDO 12 ACUÑA MIGUEL TIBERIO
4 ACEVEDO LOZADA OSCAR EDUARDO 13 ACUÑA BOHORQUEZ MARTHA PATRICIA
5 ACCEVEDO RESTREPO ISABEL CRISTINA 14 ACUÑA MOLINA EFRAIN EMILLIO
6 ACHITO SANCHEZ JOSE ISAIAS 15 ACUÑA MOLINA NEILA ESTHER
7 ACOSTA ANGELA ROCIO 16 ADAIME MEJIA MARCO
8 ACOSTA AGUDELO ALVARO 17 AFANADOR ACUÑA EDGAR WILLIAM
9 ACOSTAA FORERO BERNARDA YINETH 18 AFANADOR LOPEZ FRANCISCO JOSE
CAJA No. 2: contiene:
1 AFRICANI PEREZ RAFAEL HUMBERTO 9 AGUILAR RODRIGUEZ VICTORIA EUGENIA
2 AGATON ARDILA JOSE AGUSTIN 10 AGUIRRE VEIRA LIBARDO ANTONIO
3 AGREDO FIGUERO NELLY 11 AHUMADA SOTOMAYOR NYDIA HELENA
4 AGREDO TRUQUE DORA CRUZ 12 AISLANT HUMANES JAIME
5 AGUDELO AYERBE ALEJANDRO 13 ALAPE RAMIRA
6 AGUILAR MENDEZ FANNY 14 ALBAN GUERRERO NUBIA AMPARO
Formato de hoja de control de las historias laborales:
INSTITUTO DEPARTAMENTAL DE SALUD DEL CAQUETA
EN LIQUIDACION
HOJA DE CONTROL HISTORIAS LABORALES
Nombre de Funcionario: ACOSTA AGUDELO ALVARO
Número de Identificación: 17.163.890
Fecha Tipo Documental Folio
21/04/1972 Hoja de vida 1 -2
16/02/1970 Certificado de estudio 3
05/02/1972 Certificado de Aptitud 4
29/02/1972 Certificado de Paz y Salvo 5
25/04/1972 Resolución No. 113 6
02/05/1972 Correspondencia 7
02/05/1972 Correspondencia 8
10/05/1972 Acta de Posesión 9
15/05/1972 Correspondencia 10
06/11/1972 Resolución No. 002520 11
26/06/1973 Correspondencia 12
29/10/1973 Correspondencia 13

10. 18/02/1974 Correspondencia 14
14/03/1974 Correspondencia 15
21/03/1974 Correspondencia 16
21/03/1974 Resolución No. 110 17
10/09/1974 Correspondencia 18
11/09/1974 Constancia Laboral 19
11/09/1974 Certificado de cesantías 20
14/09/1974 Correspondencia 21
14/09/1974 Correspondencia 22
15/09/1974 Liquidación del auxilio de cesantías No. 022 23
16/09/1974 Constancia Laboral 24
17/09/1974 Resolución No. 421 25
25/10/1974 Resolución No. 485 26
12/02/1976 Constancia Laboral 27
01/10/1979 Memorando 28
05/10/1979 Constancia Laboral 29
22/10/1979 Constancia Laboral 30
MANEJO DE ARCHIVO DE CONTRATOS
Entidad: instituto departamental de salud del Caquetá (idesac)
Para la organización de los contratos que sostuvo el instituto departamental de salud
del Caquetá, realizó una clasificación por tipo de contrato según la tabla de retención
documental es decir, contratos de prestación de servicios, contratos de suministro,
contratos de arrendamiento y comodato.
Una vez realizada esta clasificación, se procedió a aplicar el sistema de ordenación
alfabético para darle un orden a los contratos. Luego de esto se realizó la foliación
de cada expediente, con el fin de que el proceso fuera completo y digitalizar como
paso final.
Para darle manejo y tramite a las solicitudes de información de los diferentes
usuarios el jefe de archivo es el encargado de esta labor, teniendo también la de
custodiar dichos documentos.
A continuación un ejemplo de un contrato digitalizado, con el fin de mostrar el
proceso de digitalización de un expediente tipo contrato:

16. MANEJO DE ARCHIVO DE HISTORIAS CLÍNICAS
Entidad: Hospital María Inmaculada Florencia Caquetá
La entidad que visité para observar el proceso de organización y manejo de las
historias laborales fue el hospital central de Caquetá ubicado en su capital Florencia.
Este archivo cuenta con 2 auxiliares de archivo, quienes están encargados de alistar
las historias clínicas para consulta externa, atender los requerimientos de los
usuarios, organizar los expedientes luego de su uso, y archivar las historias clínicas
que fueron sacadas para entregar copias. Tiene también un funcionario encargado
de recibir y entrenar los requerimientos que hacen los usuarios para expedir copias,
y un jefe de archivo.
En cuanto a la organización que se utilizó en el archivo, se tuvo en cuenta el sistema
de ordenación numérico ordinal, puesto que el archivo se organiza según el número
de cedula del paciente. En este momento el archivo está pasando por un proceso
de digitalización de las historias clínicas para que el medico desde su computador
pueda realizar la consulta externa sin necesidad de llevar la historia clínica física del
paciente.
Lo anterior debido que a demoras en la entrega de los expedientes para la consulta,
algunos expedientes pierden su cita, pero con este proceso se busca facilitar y
agilizar en los procesos. Se utiliza un software administrador que está guardado en
los computadores de los médicos, siendo ellos quien alimenta la historia clínica en
forma digital.
3. ¿Qué documentos (por lo menos los mínimos) deben contener cada una
de esas SERIES?
RTA:
HISTORIA LABORAL:
 Hoja de vida
 Acta de posesión
 Certificado de cesantías
 Constancia laboral
 Certificado de aptitud
HISTORIA CLINICA:

17.  Documento de identidad del paciente
 Epicrisis
 Atenciones de consulta externa
HISTORIA CLINICA OCUPACIONAL
 Documento de identidad del trabajador
 Exámenes de aptitud medica
 Exámenes de ingreso
CONTRATOS:
 Contrato de prestación de servicios
 Póliza
 Certificado de disponibilidad presupuestal
 Identificación del contratista
 Informes periódicos.

18. 4. Establezca la diferencia entre HISTORIA CLÍNICA e HISTORIA CLÍNICA OCUPACIONAL.
GESTIÓN DE SERIES DOCUMENTALES
Historia
clínica
“La historia clínica es uno de
los elementos más importantes
de la relación entre médico y
paciente. Esta relación,
objetivo esencial de la
medicina, se encuentra
consagrada en la Ley 23 de
1981, la cual expresa en su
artículo IV: “[…] La relación
médico-paciente es elemento
primordial en la práctica
médica. Para que dicha
relación tenga pleno éxito,
debe fundarse en un
compromiso responsable, leal
y auténtico […]”. La historia
clínica es una de las formas de
registro del acto médico, cuyas
cuatro características
principales se encuentran
involucradas en su elaboración
y son: profesionalidad,
ejecución típica, objetivo y
licitud. La profesionalidad se
refiere a que solamente el
profesional de la medicina
puede efectuar un acto médico,
pues en esencia son los
médicos quienes están en
 Contiene los datos
psicológicos, biológicos y
patológicos del paciente
 Permite la realización de
estudios de investigación
y epidemiología.
 Uso en casos legales en
aquellas situaciones
jurídicas
 Se centraliza en un
archivo central para todo
el hospital.
 Dispone de sistemas de
recuperación de la
información eficientes
mediante sistemas
eficaces de localización
de las historias y
sistemas de codificación
de la información más
relevante: diagnósticos,
procedimientos
quirúrgicos, etc.
 En caso de utilización de
algunos de los datos de la
historia clínica con fines
docentes,
epidemiológicos, etc,
debe hacerse sin revelar
ningún dato que pueda
identificar al paciente
Datos relativos al centro.
 Nombre, dirección, teléfono.
 Servicio o Unidad donde se produce el alta.
 Facultativo responsable del alta.
Datos de identificación del paciente.
 Nombre y apellidos.
 Número de identificación personal y
teléfono.
 Nº de historia clínica.
 Fecha de nacimiento y sexo.
Datos referidos al proceso asistencial.
 Fecha de admisión y alta.
 Motivo del ingreso.
 Estado en el momento del alta.
 Destino. - Diagnóstico principal.
 Otros diagnósticos (si procede).
 Procedimientos quirúrgicos y/o obstétricos.
 Otros procedimientos significativos (si
procede).
 Resumen clínico (antecedentes, exploración
física, exploraciones complementarias, curso
clínico y recomendaciones terapéuticas).
Hoja de Historia Clínica
 Hojas de Curso Clínico
 Hojas de datos de enfermería
 Hojas de seguimiento de enfermería
 Hojas de prescripciones médicas

19. capacidad de elaborar una
buena historia clínica”1
 Hojas de resultados y/o informes de otros
Servicios y hojas de exploraciones
específicas por Servicios
 Registros de enfermería
 Hoja social
 Hojas de autorización
Historia
clínica
ocupacional.
El artículo 14 de la Resolución
2346 de 2007, define la historia
clínica ocupacional como “el
conjunto único de documentos
privados, obligatorios y
sometidos a reserva, en donde
se registran cronológicamente
las condiciones de salud de
una persona, los actos
médicos y los demás
procedimientos ejecutados por
el equipo de salud que
interviene en su atención.
Puede surgir como resultado
de una o más evaluaciones
médicas ocupacionales y
contiene y relaciona los
antecedentes laborales y de
exposición a factores de riesgo
que ha presentado la persona
en su vida laboral, así como los
resultados de mediciones
ambientales propias de una
evaluación de puesto de
trabajo y las atenciones
derivadas o con ocasión del
desempeño profesional”.
 Contiene los datos de
evaluación de
identificación de riesgos
ocupacionales en el área
donde trabaja.
 Se obtiene una serie de
datos mínimos del
trabajador
 Control biológico y
estudios
complementarios en
función de los riesgos
inherentes al trabajo.
 Reseña de puesto de
trabajo, el tiempo de
permanencia en el
mismo, condiciones de
trabajo, y las medidas de
prevención.
DOCUMENTO ÚNICO.
Datos de identificación del paciente.
 Nombre y apellidos.
 Número de identificación personal y teléfono
 Nº de historia clínica administrativa laboral.
 Fecha de nacimiento y sexo.
 Evaluación médica pre ocupacional o de
ingreso
 Evaluación periódica (Programada o por
cambio de ocupación)
 Evaluación médica post ocupacional o de
egreso.
Datos de identificación de área de trabajo
 Trabajos anteriores
 Descripción de trabajo
 Identificación y evaluación de los riesgos.
 Descripción del puesto Actividad, ocupación
 Preguntas circunstanciales Riesgos: CMD
 Resultados de las investigaciones de EP y
de AT
Datos referidos al proceso asistencial.
 Antecedentes clínicos
 Exploraciones, pruebas y evaluaciones
preventivas
 Exámenes de salud Relación de Accidentes
de Trabajo y Enfermedades Profesionales
1
Guzmán ,Fernando . La historia clínica: elemento fundamental del acto médico, (2012). http://www.scielo.org.co/pdf/rcci/v27n1/v27n1a2.pdf

20.  Periodos de baja o ausencias por motivos de
salud
 Estado vacunal
 Informes clínicos y pruebas
complementarias
 Consultas
 Registros

21. 4. INDAGUE ¿Quién debe tener la custodia de la historia clínica ocupacional
de un trabajador en una entidad?
RTA:
La EPS SURA en Colombia nos cita: “que la custodia de la Historia Clínica
Ocupacional estará a cargo del prestador de servicios de salud que la generó en el
curso de la atención. Los médicos especialistas en medicina del trabajo o salud
ocupacional que formen parte de los servicios médicos de la empresa, tendrán la
custodia y la guarda de la Historia Clínica Ocupacional. En el evento que la
empresa no tenga médicos a su servicio, la custodia le corresponderá a la IPS que
prestó el servicio de evaluaciones médicas ocupacionales; según lo establecido en
la Resolución 2346 de 2007, modificada por la Resolución 1918 de 2009.
Bajo ninguna circunstancia el empleador puede ejercer la custodia de las Historias
Clínicas Ocupacionales. El acceso a la Historia Clínica Ocupacional, es permitido
para los empleadores, siempre y cuando estos cuenten con autorización por
escrito del empleado y en la cual expresamente indiquen la facultad de acceder a
una copia de la HC”

22. CONCLUSIONES.
 Logramos identificar las diferentes tipologías que conforman un expediente,
como también como debe ser su organización e identificación.
 Entendimos como se debe conformar un contrato, una historia laboral, una
historia clínica, y también como se deben organizar sus tipologías.
 Visitamos empresas reales con archivos reales, donde logramos evidenciar
como es el manejo y organización de los expedientes más importantes y
que más organización y cuidado requieren.
 Conocer la diferencia entre historia clínica e historia clínica ocupacional,
puesto que pueden existir confusiones entre estos dos conceptos.

23. BIBLIOGRAFÍA.
 ACT : historia clínica, [s.f]. [en línea]. Consultado el 17 de septiembre de
2016 en:
http://www.fm.unt.edu.ar/ds/Dependencias/ExperienciaClinicaPrecoz/SEGU
NDO/ATENEO_historia_clinica.pdf
 Historia clínica ocupacional, [s.f]. [en línea]. Consultado el 17 de septiembre
de 2016 en:
http://190.214.22.242:8086/userfiles/MANUAL_SISTEMA/MANUAL%20HIS
TORIAS%20CLINICAS.pdf
 Instituto Vasco de Seguridad y Salud Laborales. Modelo para la historia
clínico – laboral ORP, 2012. Consultado el 17 de septiembre de 2016 en:
http://www.osalan.euskadi.eus/contenidos/noticia/documentacion_orp2012/
es_documorp/adjuntos/Historia-cl-lab-orp-12.pdf
 Castro, I ; Gámez, M. Historia clínica , [s.f]. [en línea]. Consultado el 17 de
septiembre de 2016 en:
http://www.sefh.es/bibliotecavirtual/fhtomo1/cap22.pdf
 Universidad del Valle. Salud Ocupacional: Medicina Preventiva y del
Trabajo,2005. [en línea]. Consultado el 17 de septiembre de 2016
en:http://saludocupacional.univalle.edu.co/medicinapreventiva.htm
 Martínez Acevedo, César. Cinco conceptos básicos a tener en cuenta en lo
relativo al manejo de la historia clínica ocupacional, [s.f]. [en línea].
Consultado el 17 de septiembre de 2016 en:
https://www.epssura.com/boletin/juridico/