Este documento resume una investigación sobre la normatividad para la organización y conservación de las historias laborales y ocupacionales. Explica que existen entidades como el Archivo General de la Nación que han creado leyes y circulares para regular estos documentos especiales. Luego resume los lineamientos sobre la tipología documental, unidades de conservación y condiciones de seguridad y conservación que deben seguirse para el correcto manejo de estas historias.
1. EXPRESION ORAL Y ESCRITA
MARIA ANGELICA VESGA QUIROGA
Grupo 1
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y DE LA DOCUMENTACIÓN,
BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
BUCARAMANGA
2014
2. EXPRESION ORAL Y ESCRITA
MARIA ANGELICA VESGA QUIROGA
TRABAJO FINAL
Docente
MARIA ALEXANDRA LEÓN MARTÍNEZ
UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO
FACULTAD DE CIENCIAS HUMANAS Y BELLAS ARTES
PROGRAMA DE CIENCIAS DE LA INFORMACIÓN Y DE LA
DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA
BUCARAMANGA
2014
3. El presente trabajo se realiza basado
en los expedientes especiales que en
este caso serian las historias laborales
y ocupacionales del archivo de gestión
de la división de recursos humanos
estos documentos por ser expedientes
requieren de una organización y
cuidado especial, por lo tanto, he
realizado una investigación acerca de la
normatividad que me permita conocer
los cuidados en cuanto a las
condiciones generales, conservación y
seguridad por tratarse de documentos
especiales.
4. Brindar lineamientos básicos que
permitan orientar el procedimiento
de organización y Conservación
de las historias laborales y
ocupacionales ya que este refleja
la vida Administrativa, jurídica y
ocupacional de una persona a
partir del vínculo legal o
reglamentario con la entidad.
5. Aplicar la normatividad archivística
para el cuidado y conservación del
mismo.
Identificar la tipología documental
que conforman las historias laborales,
ocupacionales y cuales no para así
evitar la acumulación innecesaria de
papel dentro de los expedientes
6. 1. CUAL ES MI APORTE DE ACUERDO A MI CAMPO LABORAL
2. ¿QUÉ SON EXPEDIENTES ESPECIALES?
3. ¿QUÉ NORMATIVIDAD RIGE SU ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN?
4. HISTORIAS LABORALES
5. CARACTERÍSTICAS DE LAS HISTORIAS LABORALES
6. DE LAS HISTORIAS LABORALES ¿CUÁLES SON SUS TIPOLOGÍAS?
7. DE LAS HISTORIAS LABORALES ¿CUÁLES SON SUS TIPOLOGÍAS?
8. UNIDADES DE CONSERVACIÓN DE LAS HISTORIAS LABORALES
9. UNIDADES DE CONSERVACIÓN DE LAS HISTORIAS LABORALES
10.UNIDADES DE CONSERVACIÓN DE LAS HISTORIAS LABORALES
11.UNIDADES DE CONSERVACIÓN DE LAS HISTORIAS LABORALES
12.UNIDADES DE CONSERVACIÓN DE LAS HISTORIAS LABORALES
13.HISTORIAS CLÍNICA OCUPACIONALES
14. DE LAS HISTORIAS OCUPACIONALES ¿CUÁLES SON SUS
TIPOLOGÍAS?
15.CARACTERÍSTICAS DE LAS HISTORIAS OCUPACIONALES
16.CARACTERÍSTICAS DE LAS HISTORIAS OCUPACIONALES
17.UNIDADES DE CONSERVACION DE LAS HISTORIAS OCUPACIONALES
18.CUAL ES MI PROPUESTA DE CAMBIO
19.ELABORACION DEL PLAN DE TRABAJO
20.CONCLUSIÓN
7. En estos momentos estoy coordinando una nueva
experiencia de trabajo, un archivo de gestión de la
división de recursos humanos del cual la
documentación allí contenida son las historias
laborales y ocupacionales de los Docentes y
personal Administrativo y nomina general, estos
documentos por ser expedientes requieren de una
organización y cuidado especial, por lo tanto,
quiero consultar la normatividad que me permita
conocer los cuidados en cuanto a las condiciones
generales, conservación y seguridad por tratarse
de documentos especiales.
8. Pieza documental
constituida por un
conjunto de unidades
que se interrelacionan
y acumulan en forma
natural a lo largo del
desarrollo de un
asunto
9. Existe una hoy en día una organización llamada Archivo General de la Nación es
una entidad del orden nacional adscrita al Ministerio de Cultura, encargada de la
organización y dirección del Sistema Nacional de Archivos -SNA-, de regir la política
archivística en Colombia y de custodiar, resguardar y proteger el patrimonio
documental del País y ponerlo al servicio de la comunidad. Esta organización a
creado la ley 594 de julio 14 de 2000. por medio de la cual se dicta le ley general de
archivos y se dictan otras disposiciones.
CIRCULAR No.004 DE 2003 organización de las historias laborales
CIRCULAR Nº 012 DE 2004 Orientaciones para el cumplimiento de la Circular
Nº 004 de 2003
Dentro de la normatividad legal está el Código Sustantivo del Trabajo, que señala
en el artículo 39 el valor probatorio que tiene el contrato de trabajo, en el artículo
42 la certificación del contrato, en el artículo 151 las autorizaciones especiales por
escrito.
Decreto 614 de 1984 es obligación de los empleadores organizar y garantizar
el funcionamiento de un programa de salud ocupacional
Resolución 2346 de 2007 por la cual se regula la práctica de evaluaciones
médicas ocupacionales y el manejo y contenido de las historias clínicas
ocupacionales.
10. Es la serie documental propia de las oficinas de Talento Humano, relaciones
Industriales u oficina de personal, refleja el desarrollo personal y profesional del
Individuo en la entidad, soportado en documentos jurídicos y administrativos a Partir
del vínculo legal o reglamentario o mediante la celebración de un contrato Laboral,
históricamente la hemos conocido como el expediente laboral u hoja de Vida de las
personas.
Archivísticamente la Historia Laboral es una unidad documental compleja
(Expediente) en donde se conservan cronológicamente todos los documentos de
carácter administrativo relacionados con el vínculo laboral que se establece entre el
funcionario y la institución a la cual presta sus servicios. La serie Historia Laboral
contiene la información personal o reservada y, por otra, Forman parte del sistema
único de información de personal al servicio del Estado. Contiene información que
determina las acciones de las personas en un tiempo determinado. Para efectos de
las pautas de organización documental, se parte de la base del programa de Gestión
Documental y cada unos de los procesos que lo conforman, en desarrollo del ciclo
vital del documento.
El manejo de esta información debe ser conforme a la ley y los derechos
Fundamentales. En la serie historia laboral se hace inaplazable la aplicación de los
principios Archivísticos y los lineamientos de la ley general de archivos y la circular
conjunta del DAFP – AGN No. 04 de 2003, Para el efecto, dentro de los criterios
técnicos establecidos por el Archivo General de la Nación.
11. Unicidad: cada expediente de la serie Historias Laborales, es una Unidad
Documental compleja conformada por todos los documentos que soportan las
situaciones administrativas de un funcionario a lo largo de su vida en la Institución.
Cada Historia Laboral es única para cada funcionario porque en la unidad de
conservación (carpeta) se reúnen todos los documentos, independientemente del
lugar donde se realicen o lleven a cabo las actividades o funciones que hacen parte
de las situaciones administrativas pertinentes.
Cada una de las Historias Laborales que manejan las Unidades de Personal deben
ser iguales en su contenido, diseño, identificación y ordenación.
Estructura: consiste en el diseño y estandarización de las unidades de
conservación o sea de las carpetas y la forma como se guarden los documentos,
con el fin de determinar espacios para almacenamiento y disposición física de los
expedientes, de tal manera que las entidades puedan establecer controles que
garanticen la transparencia en la gestión y la responsabilidad de los funcionarios a
cuyo cargo esté la administración de las Historias Laborales.
12. Para el efecto, dentro de los criterios técnicos establecidos por el Archivo General de la Nación,
cada expediente de Historia Laboral debe contener como mínimo los siguientes documentos,
respondiendo a la forma de vinculación laboral en cada entidad:
Acto administrativo de nombramiento o contrato de trabajo
Oficio de notificación del nombramiento o contrato de trabajo (si aplica)
Oficio de aceptación del nombramiento en el cargo o contrato de trabajo (si aplica)
Carta de aceptación de la oferta (si aplica)
Formato de hoja de vida diligenciado (suministrado por la División de Recursos Humanos)
Una foto reciente de 3 X 3 (azul claro)
Registro civil o partida de bautismo (si aplica)
Fotocopia cédula de ciudadanía
Fotocopia libreta militar
Certificado expedido por Capruis (si aplica)
Grupo sanguíneo (si aplica)
Constancias de trabajos mencionados en la hoja de vida
Declaración bajo la gravedad de Juramento sobre existencia o no existencia de procesos
pendientes de carácter alimentario de conformidad al artículo 6º. De la ley 311 de 1996 (si
aplica)
Declaración bajo juramento de la identificación de los bienes y rentas de conformidad al
artículo 13 de la ley 190 de 1995 (si aplica)
13. Pasado judicial
Certificado de antecedentes Disciplinarios expedido por la Procuraduría
Certificado de antecedentes Fiscales expedido por la Contraloría
Carta informando el Fondo de Cesantías que escogió para que la Universidad le consigne (si
aplica)
Afiliación a una Empresa Promotora de Salud. Este documento debe ser legalizado el día antes
de la posesión después de haber entregado todos los demás documentos requeridos para la
posesión
Afiliación a un Fondo de Pensiones. Este documento debe ser legalizado el día antes de la
posesión después de haber entregado todos los demás documentos requeridos para la
posesión
Afiliación Aseguradora de Riesgos Profesionales. Este documento debe ser legalizado el día
antes de la posesión después de haber entregado todos los demás documentos requeridos para
la posesión (si aplica)
Fotocopia de la matrícula profesional (si aplica)
Fotocopia de los títulos profesionales autenticados(si aplica)
Fotocopias de las notas de la carrera de pregrado y posgrado autenticadas(si aplica)
Acta de posesión (si aplica)
Actos administrativos que señalen las situaciones administrativas del funcionario: vacaciones,
licencias, comisiones, ascensos, traslados, encargos, permisos, ausencias PROCESO
GESTIÓN DOCUMENTAL Código: GGD.03 GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS
Versión: 03 Página 14 de 22 temporales, inscripción en carrera administrativa, suspensiones de
contrato, pago de prestaciones, entre otros (si aplica)
Evaluación del desempeño (si aplica)
Acto administrativo de retiro o desvinculación del servidor de la entidad, donde consten las
razones del mismo: supresión del cargo, insubsistencia, destitución, aceptación de renuncia al
cargo, liquidación de prestaciones sociales.
Video relacionado con la organización de las Historias Laborales y sus tipologías documentales
http://www.youtube.com/watch?v=_BCRD0A2Onw
14. CONDICIONES GENERALES.
Contar con el espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su
natural incremento. La estantería deberá tener un sistema de identificación visual, que
permita ubicar con rapidez las historias laborales.
15. DE CONSERVACIÓN :
El área de archivo debe estar acondicionada de tal forma que se
minimicen o eviten los riesgos de humedad, temperatura, ventilación,
contaminantes atmosféricos e iluminación.
Garantizar la limpieza del área de archivo. Para ello se debe programar y
contratar una empresa encargada de aspirar los estantes, con una
periodicidad de una vez al año.
No permitir la entrada al área del archivo de cualquier tipo de líquido o
alimento que pueda dañar las historias laborales.
El área debe estar situada lejos de contaminantes.
DE SEGURIDAD:
El área de archivo debe contar con los elementos de control y
aislamiento que garanticen la seguridad.
El área debe garantizar la seguridad para la conservación de los
documentos.
Solo tendrá libre acceso al archivo, la persona autorizada para tal fin.
Solo podrá ingresar personal autorizado por el Jefe de la División de
Recursos Humanos.
16.
17. Uso de las carpetas de cuatro aletas o solapas laterales para el almacenamiento de los
documentos de archivo
Según la NTC 5397:2005 “Materiales para documentos de archivo con soporte en papel.
Características de calidad”, las carpetas tienen como función almacenar los folios sueltos de
cualquier formato. Éstas son las unidades que están en contacto directo y permanente con la
documentación. Debido a esto el diseño de las carpetas debe ser acorde con el volumen y el
formato de los documentos.
Las carpetas que pueden ser usadas son de dos tipos: Las que son plegadas por la mitad o
las que tienen sus bordes laterales cerradas con solapas. Lo importante en el uso de estas
carpetas es que no se deben usar unidades de almacenamiento que impliquen perforar los
documentos y el contacto con material metálico como el de los ganchos. Al perforar los
documentos puede perderse información si éstos no cuentan con el suficiente margen, cuando
se almacenan demasiados documentos se crean deformaciones y el uso de material metálico
causa abrasiones y manchas de oxidación.
18. Como se anotó anteriormente, para evitar el daño de los documentos éstos no
se deben perforar salvo casos excepcionales. Estos casos deberán ser
determinados por el Comité de Archivo de cada entidad o institución. Los
documentos que sean objeto de esa decisión, estarán más que todo referidos
a los archivos de gestión, o sea, aquellos que se usan y manipulan
constantemente por motivos de trámites y que no van a tener una
conservación permanente. Estas consideraciones se deberán consignar en un
Acta celebrada en el Comité de Archivo donde se justifique la decisión.
Dependiendo de los tiempos de retención y la disposición final de los
documentos según la Tabla de Retención Documental de su Institución, le
sugerimos usar materiales de alta calidad y diseños de carpetas de solapas
laterales para la documentación de conservación total o de altos tiempos de
retención. El uso de las carpetas cafés plegadas por la mitad puede ser usada
para los documentos que serán objeto de eliminación a corto plazo.
19. Es un documento privado,
obligatorio y sometido a
reserva, en el cual se
registran cronológicamente
las condiciones de salud del
paciente, dicho documento
únicamente puede ser
conocido por terceros previa
autorización del paciente o en
los casos previstos por la ley.
20. Certificado de aptitud laboral
Formato único de reporte de accidentes de
trabajo y enfermedad profesional
Mediciones ambientales y otros
Mediciones generales de afectación al
trabajador
Recomendaciones médicas en casos
clínicos
Conceptos de la ARP y juntas de calificación
de invalidez
Actas y planes de intervención
Análisis de puestos de trabajo
21. Integridad: debe reunir la información de los aspectos científicos, técnicos y
administrativo relativos a la atención en salud, prevención, diagnostico, tratamiento
y rehabilitación de enfermedades abordando aspectos biológicos, psicológico y
social.
secuencialidad: los registros deben archivarse de forma cronológica guardando el
origen de los documentos o sea en el tiempo que ocurrió la atención.
Racionalidad Científica: consiste en la aplicación criterios científicos en el
diligenciamiento y registro de las acciones, el procedimiento que se realizo en la
investigación de las condiciones de salud del funcionario, diagnostico y plan de
manejo.
Disponibilidad: tener acceso a la historia en el momento que se requiera, con las
limitaciones que impone la ley.
Oportunidad: registro de atención donde se lleva un control inmediato desde que
ocurre la prestación del servicio
22. Confidencialidad: la historia clínica es el soporte
documental de un paciente y por tanto se constituye
como documento privado.
Seguridad: debe tener la identificación de cada
paciente
Única: debe ser única institucional para cada paciente
Legible: una historia clínica mal ordenada dificulta la
labor asistencial y a los pacientes por los errores que
pueden derivarse de una inadecuada interpretación de
los datos contenidos en ellas.
23.
24. Organización de las historias laborales, almacenamiento, Digitalización historias
laborales, Control de calidad historias laborales, Digitación hoja control.
ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL Para llevar a cabo la organización de la
historias laborales y ocupacionales lo vamos organizar alfabéticamente de A
hasta Z, siempre empezando de Izquierda a derecha como dice la norma, en
cuanto a su organización interna, estos deben reposar en su orden cronológico
teniendo en cuenta el origen de los documentos o sea como fueron llegando
estos junto con sus respectivos anexos.
CONTROL DE CALIDAD Se debe realizar previo control de las historias que ya
fueron organizadas para detectar posibles errores como archivar en la carpeta
de un funcionario el documento que le corresponde a otro funcionario, mala
identificación del contexto en la hoja de control, esto perjudica en el momento
de su consulta, la persona que realiza el control de calidad debe garantizar que
la historia laboral esta correctamente organizada y archivada.
DIGITACIÓN HOJA DE CONTROL Como se quiere tener registro físico de los
documentos que reposan en la historia se debe realizar una hoja de control la
cual tiene como propósito describir Los documentos contenidos en la historias
laborales e historias ocupacionales, identificando fecha del documento
descripción y folio donde se encuentra
25. DIGITALIZACIÓN: El proceso de digitalización se realiza cuando ya
las historias han sido intervenidas con sus procesos técnicos y la
previa realización del control de calidad de los mismos, para evitar
posibles retrocesos.
Porque Digitalizar los Documentos
http://www.youtube.com/watch?v=1fnCSgv4BtY
26. Podemos concluir que las historias laborales como las
ocupacionales juegan un papel importante en la entidad
ya que estas contemplan las condiciones
administrativas, judiciales y las condiciones de salud de
cada funcionario o empleado publico.
Para realizar un buen plan de trabajo debemos mirara
los factores que influyen tales como: el tipo de
documento, el contenido de la información, capacitar a
las personas antes de iniciar el proceso esto para evitar
errores que afecten en el procedimiento, La buena
comunicación con los compañeros y la oportuna
socialización de los inconvenientes es la mejor
herramienta para superar las diferencias.
27. LEY 594 DE 2000
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=4275
CIRCULAR No.004 DE 2003
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=10631
DECRETO 614 DE 1984
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=1357
RESOLUCION 2346 DE 2007
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=25815
CODIGO SUSTANTIVO DEL TRABAJO
http://www.alcaldiabogota.gov.co/sisjur/normas/Norma1.jsp?i=33104