2. CARMEN ELISA RICAURTE GARZÓN
JUAN MANUEL SUAREZ GUATAQUI
ANDRES FELIPE VASQUEZ ZAPATA

4. VISITA ARCHIVO
EMPRESA ARQUITECTOS E INGENIEROS ASOCIADOS S.A
DIRECCION CR 35 A # 15B 35 PISO 96 AVENIDAD LAS PALMAS
MEDELLIN – ANTIOQUIA
PERSONA ENCUESTADA : LILIANA MARIA HENAO.
TELEFONO: 2664400 EXT 4238

6. Se evidencio en la empresa visitada, un buen nivel de organización de la
documentación, allí se cuenta con todo el proceso de recibo y despacho de
documentos, centralizado en el centro de administración documental donde se
hacen las actividades de recibir, radicar y distribuir toda la información que entra
y sale a la entidad.
Adicionalmente se cuenta con TRD, las cuales en su totalidad no han sido
aplicadas, por lo tanto gran parte de la información se encuentra archivada, pero
no bajo los principios archivísticos de ordenación, según la normatividad
archivística, así mismo no se dentro de las unidades documentales, foliación a los
tipos documentales.

7. Los archivos de gestión transfieren la documentación cada que vez que
se ven colapsados ya que no se tiene estipulada un cronograma de
transferencias, acorde a los tiempos de las TRD, por lo tanto no se
evidencia una buena transferencia documental.
No se cuenta con tablas de valoración documental, por lo tanto la
información de años anteriores (teniendo en cuenta que esta empresa
tiene 60 años) no cuenta con criterios archivísticos definidos.
No existe conformado un archivo histórico y aún no se cuenta con
criterios definidos para la realización de la selección documental.

9. ARQUIDIOCESIS DE
BOGOTÁ
DIRECCION: CARRERA 7ª # 10 - 20
PERSONA ENCUESTADA: GRACIELA MORALES
TELEFONO: 3505511 Ext. 133

11. En la visita realizada a esta importante institución de la capital colombiana,
se hicieron evidentes varios aspectos importantes y determinantes para el
manejo en la documentación de esta institución religiosa e histórica.
Dentro de dichos aspectos, se conoció que la documentación manejada allí
estuvo dispersa durante muchos años entre lo que se conoce como catedral
y el obispado. Parte de la recuperación de dichos documentos incluyó
agruparlos en una misma sede en la que se pudiese tener control y
organización total de éstos.
Luego de ello, se procedió a organizar lo que se conoce como fondos
documentales que formaron posteriormente el archivo histórico de la
arquidiócesis de Bogotá.

12. Por otra parte, toda la documentación es organizada a partir del
uso de los archivos de procedencia, es decir, que tanto las copias
como los originales están agrupados para que no exista dispersión
de la información.
A partir de la catalogación de todos estos documentos, se realizó
una división por colecciones para permitir que la ubicación de los
mismos fuera más sencilla, entre las que contamos: archivo
histórico Diocesano, el archivo histórico Catedral y el archivo
histórico Parroquias.
Cabe resaltar que la colección más nutrida de este archivo es el
archivo histórico Catedral en su sección “pecuniaria” en la que se
encuentra documentación como: libros de bautismos, libros de
defunciones, libros de confirmaciones, dispensas y probanzas de
soltería, seminario conciliar y publicaciones.

14. ARCHIVO
TOTAL:
se puede interpretar como las
actividades de recepción, distribución, conservación
y
disposición final de los documentos de archivo.
CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: A partir de lo
dispuesto en el acuerdo 07 del 29 de junio de 1994
(Reglamento General de Archivos), se puede decir que el
ciclo vital de los documentos es el cumplimiento de una serie
de etapas sucesivas que abarcan la producción, recepción,
conservación , integración o eliminación de un archivo.
PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Principio archivístico que
permite identificar el origen del documento, incluyendo su
autor y/o productor.

15. Identificar el nombre de la entidad o persona
autora de los documentos.
Reconstruir la organización jerárquica de la
entidad productora.
Precisar funciones y actividades
correspondientes a cada dependencia
 Ventajas de la aplicación del Principio de
Procedencia
El principio de procedencia sirve para proteger
la integridad de las agrupaciones documentales:
fondos, secciones, series.
Permite ubicar correctamente el documento en
el Fondo que le corresponde de acuerdo a la
actividad o función que lo genera.
Este principio se aplica a todos las tareas
relacionadas con el quehacer archivístico

16. PRINCIPIO
DE
ORDEN
ORIGINAL:
Esta
relacionado con el orden que conservan los
documentos dentro de cada serie, de acuerdo a la
secuencia, el orden y las diligencias de una
diligencia determinada. Es decir, que el orden es
muy importante ya que la documentación es
entendida como el producto de una relación causa –
efecto.
FOLIO: Hoja de libros, cuadernos, expedientes o
documentos en general al que corresponden ambas
caras de la hoja, a las que se les asigna un número
que indicará el orden consecutivo de éstas.

17. LEGAJO: Es un conjunto de documentos que se
encuentran reunidos en una misma carpeta o que están
atados debido a su volumen.
FONDO: Es la totalidad de los documentos producidos
en una entidad, también es conocido como la empresa
que produce los documentos.
SERIE: Se puede entender como el conjunto de
unidades documentales con contenido homogéneo.
(contratos, historias).
SUB-SERIE: Es la subdivisión de la serie. ( contratos de
obra, historias laborales)

18. TIPO DOCUMENTAL: Es una pieza documental.
TABLAS DE VALORACIÓN: Es el listado de series, sub-series, temas o
asuntos que permiten darle un tiempo de conservación a los documentos
en el archivo central e histórico.
TABLAS DE RETENCIÓN: Es el listado de series y sub-series con sus
correspondientes tipos documentales, las cuales permiten darle un
periodo de conservación a la documentación en cada etapa.
VALOR PRIMARIO: Es el valor administrativo, legal, fiscal, contable y
jurídico de los documentos de archivo.
VALOR SECUNDARIO: Es el valor que tienen los documentos para la
ciencia, la historia, la cultura ya la investigación y que permiten su
conservación permanente o histórica.

20. DOCUMENTOS DE VALOR PRIMARIO
1. Los libros de registros sacramentales: Bautismo,
Matrimonio y Exequias de las Parroquias más antiguas de
Bogotá, cuyos registros contemplan los siglos XV a XIX.
2. Los expediente de Separaciones y Nulidades
matrimoniales, del Tribunal Eclesiástico de Bogotá.
3. Las Hojas de vida de Arzobispos, Obispos, Sacerdotes y
Diáconos de la Arquidiócesis de Bogotá.
4. Las carpetas de comunidades religiosas masculinas y
femeninas de la Arquidiócesis de Bogotá.

21. DOCUMENTOS DE VALOR SECUNDARIO
1.Decretos
2.Correspondencia,
3.Certificaciones
4.Todo el acervo documental constituye historia y
hace que sea de conservación vitalicia.

22. EJEMPLOS
SERIE
SUB-SERIE
TIPO DOCUMENTAL
LICITACIONES
LICITACIONES
ADJUDICADAS
Estudio de suelos
CONVENIOS
CONVENIOS
Oferta con el del
INTERINSTITUCIONALE convenio
S
ACTAS
ACTAS DE VECIDAD
Acta entrega de inmueble

23. EJEMPLOS
SERIE
SUB-SERIE
TIPO DOCUMENTAL
Fondo Documental:
Parroquia Nuestra Señora
de Las Nieves, de Bogotá.
Libros Parroquiales Bautismos
Documento
Arquidiócesis de Bogotá
Decretos - Creación
Parroquias
Documento
Zona Pastoral
Inmaculada Concepción
Decretos - Corrección e
inscripción de partidas
eclesiásticas
Documento

24. ¿Qué tipo de documentos se deben eliminar en
las oficinas, es decir, no se debe archivar?
Borradores de documentos no firmados
Documentos de apoyo informativo
Documentos para recolectar información como lo son encuestas o
cuestionarios
Fotocopias de documentos.
Documentos originales múltiples producidos como comunicaciones
internas y difusión general entre oficinas.
Orden interna

26.  Así mismo esta documentación no debe tener duplicados.
 En el caso de series documentales simples (acuerdos,
decretos, circulares, resoluciones) la foliación se ejecutará
de manera independiente por carpeta, tomo o legajo.
 En el caso de series documentales complejas (contratos,
historias laborales, investigaciones disciplinarias, procesos
jurídicos), cada uno de sus expedientes tendrá una sola
foliación de manera continua y si tal expediente se encuentra
repartido en más de una unidad de conservación (carpeta), la
foliación se ejecutará de forma tal que la segunda será la
continuación de la primera.

28. Así mismo el AGN aconseja almacenar los documentos en
carpetas de cartulina desacidificada (para documentos
históricos) o de material neutro – tipo propalcote - (para
archivos de gestión) de cuatro aletas y éstas dentro de cajas,
donde tanto unas como otras, estarán debidamente
identificadas.

30. Las etiquetas de las carpetas deben tener los siguientes datos:
Nombre de la entidad
Logo
Código área
Código de serie y sub-serie
Nombre de serie y sub-serie
Sección u oficina productora
Titulo
Numero de carpeta
Total de carpetas
Folio
Fecha

31. Cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se
desarrollan en el Archivo de Gestión en la entidad visitada y en qué
consiste cada uno de ellos (Producción, Recepción, Distribución,
Trámite, Organización, Consulta, Conservación, y Disposición final
de documentos).
Recepción:
Se encarga de recibir todo tipo de documentos externos
y de otras entidades.
Conservación:
Encargada de custodias de documentos como: los
libros
de
registros
sacramentales:
bautismo,
matrimonio y exequias de las Parroquias más antiguas
de Bogotá, cuyos registros contemplan los siglos XV a
XIX.
Distribución:
Están dentro de sus procesos internos, tienen distintos
lugares en donde catalogan y clasifican toda su
documentación según sus tipologías documentales
adecuadas.

32. Organización:
Este se ve en todo el proceso desde el la recepción del
documento su clasificación y su distribución según su pipo
logia documental
Tramite
Se emiten actas de matrimonio, de defunción y certificados,
pago de misas, tribunas, eclesiástico, etc.

33. Cuáles son los procesos del Programa de Gestión Documental que se
desarrollan en esa entidad en el Archivo Histórico (Si lo tiene la
entidad) y en qué consiste cada uno de ellos (Organización, Consulta,
Conservación, y Disposición final de documentos).
La primer entidad visitada no cuenta con archivo histórico,
debido a que no se han estructurada las tablas de valoración
documental, lo que permite definir los documentos que hacen
parte de la información que se conservará permanentemente.
La segunda entidad sí tiene archivo histórico La puesta al
servicio de la información de los registros sacramentales, se hizo
através del Archivo de Bogotá, al cual pueden acceder los
feligreses o historiadores interesados en hacer la consulta a
través de una base de datos en Winisis, en la cual teniendo la base
de datos de la parroquia con solo expresar el nombre y apellidos
le mostrará el registro completo de la clase de sacramento, fecha
de realización, número de libro, folio y registro.

34. Proceso que se lleva a cabo con los documentos desde que se
originan hasta su etapa final de conservación o eliminación.
DOCUMENTO# 1 : Contrato de obra.
PROCESO.
El contrato de obra se origina debido a los proyectos que se tenga
para la construcción de algún tipo de obra ( edificio, hospital, vía ,
etc), este se firma una vez se lleguen a los pactos establecidos con
el cliente.
Este documento se conserva por el tiempo que dura el proyecto,
una vez se entrega el proyecto al cliente, empiezan a regir los
tiempos establecidos en la tabla de retención documental de la
compañía, los cuales estipulan que este documento se conservará
un año en archivo de gestión y 10 años en el archivo central.

35. Después de este tiempo se seleccionan los contratos que hallas
sido parte de proyectos importantes para compañía, la ciudad y
el país para su conservación el archivo histórico de la compañía,
los demás documentos se eliminan dejando acta de destrucción.

36. DOCUMENTO#2 : Instrucción Administrativa
PROCESO:
Se elabora en la dependencia competente
 Luego es revisada por el jefe de dicha dependencia
Se lleva al despacho del señor superintendente para que el
la firme.
Se lleva al Grupo de Divulgación para ser publicada en la
página web.
Finalmente se envía por correo electrónico a los
registradores de instrumentos públicos
Observando la tabla de retención documental
las
instrucciones son documentos de conservación total estas
reposan en el grupo de divulgación en una carpeta de 4
aletas.

37. Decreto 2609 de 2012 y los Acuerdos 003, 004, 005 del 15
de marzo de 2013 e indague en una ENTIDAD PÚBLICA lo
siguiente:
¿Qué importancia tiene esta norma (Decreto 2609 de 2012) para el
país?
Este decreto contribuye a que se genere mayor transparencia,
eficiencia y un mejor orden en cuanto a la gestión documental que se
lleva a cabo en las diferentes entidades del país dando a conocer un
mecanismo eficiente mediante el cual puedan darle un manejo
adecuado a la información que se produce o se recibe en las
diferentes entidades del país por medio de ciertas normas, políticas,
principios y etapas en torno a los cuales gira la gestión documental.
A la vez resalta que se debe tener mucha responsabilidad al manejar
todo lo referente a documentos públicos que estén en un medio físico
o electrónico.

38. ¿Cuáles son los cambios a en los procesos de la Gestión
Documental a la luz de ese nuevo Decreto?
Cuadro comparativo entre los procesos del Programa de
Gestión Documental antes del Decreto 2609 de
Diciembre de 2012 y los procesos de la Gestión Documental
a partir de la expedición de dicho Decreto.

39. DECRETO 2609 DE 2012
LEY 594 DEL 2000
Se habla de 8 procesos de gestión
documental (planeación, producción,
gestión, trámite,
organización,
transferencia,
disposición
de
documentos, preservación a largo
plazo, valoración)
Artículo 22. Procesos archivísticos. La
gestión de documentación dentro del
concepto de archivo total, comprende
procesos tales como la producción o
recepción, la distribución, la consulta, la
organización, la
recuperación y la
disposición final de los documentos
En esta decreto se tiene en cuenta la
planeación,
transferencia,
conservación a largo plazo, es decir
que se le da un énfasis especial a la
planeación de los documentos desde
su producción y las políticas de
conservación
en
durante
su
conservación en el tiempo. Puesto que
se tiene en cuanta la documentación
electrónica.
Aquí se dan procesos para la conservación de
los documentos en cada etapa del ciclo vital,
pero no se hace énfasis en la planeación ni
en la documentación electrónica que se
produce en las entidades.

40. ¿Cuáles son los aspectos más importantes a tener en cuenta
según el contenido del mencionado Decreto?
 La responsabilidad de la gestión de documentos
 Los principios que se deben tener en cuenta en el
proceso de gestión documental como lo son: planeación,
eficiencia ,
economía, transparencia, disponibilidad,
protección del medio ambiente entre otros.
 Los instrumentos archivísticos
 Todas las entidades del estado deben formular un plan de
gestión documental el cual debe ser aprobado y
publicado
 Elementos y características para establecer un plan de
gestión documental.

41. Acuerdos 003, 004 y 005 de marzo 15 de 2013
Acuerdo 003
En este acuerdo se reglamenta el decreto 2578 de 2012 en
el cual se adopta y reglamenta el Comité Evaluador de
Documentos del Archivo General de la Nación que es la
instancia encargada de decidir la valoración y disposición
final de los documentos de archivo con el fin de proteger y
conservar el patrimonio cultural de país.
A la vez en este acuerdo nombra por quienes está
conformado dicho comité, sus funciones y cada cuanto se
deben reunir.

42. Acuerdo 004
En este acuerdo se modifica el procedimiento para la
elaboración, presentación, evaluación, aprobación e
implementación de las tablas de retención documental y las
de valoración documental es decir la estructura del archivo
general de la nación para proteger la información pública
ya que dichas tablas fueron establecidas bajo ciertas
normas colombianas.
Por lo anterior se acordó que las entidades del Estado que
cumple funciones públicas deben elaborar, evaluar,
aprobar, implementar sus respectivas tablas, en este
acuerdo se dan las correspondientes especificaciones para
elaborar, presentar, evaluar, implementar y actualizar
ambas tablas.

43. Acuerdo 005
Se acuerda que todas las entidades del
Estado
deben
organizar
los
documentos de archivo para esto
deben realizar los procedimientos
de clasificación, ordenación y
descripción.

44. Bibliografía
•http://www.archivogeneral.gov.co/index.php?idcategoria=1264
•http://losensayos.com/ciclo-vital-del-documentodefinicion/#.Ung8VNKZbng