La realización de eventos requiere de una logística bien elaborada y planificada para que sea todo un éxito. Aquí encontrarás algunos puntos que debes tener en cuenta.

1. Docente:
Claudia
Patricia
Londoño
Módulo:
Logís3ca
de
Eventos
LOGÍSTICA
DE
EVENTOS

2. Docente:
Claudia
Patricia
Londoño
Módulo:
Logís3ca
de
Eventos
DEFINICIÓN
DEL
EVENTO
1. Tipo
de
Evento
2. Fechas
3. Lugar
4. Perfil
de
los
asistentes
5. Invitados
VIP
6. Conferencistas
7. Presupuesto

3. Docente:
Claudia
Patricia
Londoño
Módulo:
Logís3ca
de
Eventos
DEFINICIÓN
DEL
EVENTO
1. Tipo
de
Evento:
● Congreso
● Convención
● Simposio
● Lanzamiento
● Rueda
de
Prensa
● Show
Room
● Feria

4. Docente:
Claudia
Patricia
Londoño
Módulo:
Logís3ca
de
Eventos
OBJETIVOS
DEL
EVENTO

5. Docente:
Claudia
Patricia
Londoño
Módulo:
Logís3ca
de
Eventos
OBJETIVOS
DEL
EVENTO
● Que
sean
medibles
● Cualita3vos
y
Cuan3ta3vos
● Escribirlos
en
Infini3vo
(vender,
educar,
mo3var,
cer3ficar,
mo3var,
promover,
avalar)

6. Docente:
Claudia
Patricia
Londoño
Módulo:
Logís3ca
de
Eventos
EQUIPOS
DE
TRABAJO

7. Docente:
Claudia
Patricia
Londoño
Módulo:
Logís3ca
de
Eventos
EQUIPOS
DE
TRABAJO
Comité
Coordinador:
es
el
directo
responsable
de
la
realización
del
evento;
opera
como
una
junta
direc3va
y
toma
decisiones
macro.
Comité
Financiero:
es
el
responsable
de
la
consecución
y
administración
de
los
recursos,
sean
estos
propios
o
conseguidos
mediante
patrocinios,
donaciones
u
otros.
Comité
de
LogísNca:
responde
a
los
cómos
del
evento.

8. Comité
de
Protocolo:
responsable
del
cumplimiento
de
normas
y
procedimientos.
Comité
Académico:
responsable
de
conseguir
conferencistas,
facilitadores,
panelistas,
etc.
Comité
de
Comunicaciones:
responsable
de
la
divulgación
y
convocatoria
al
evento.
Docente:
Claudia
Patricia
Londoño
Módulo:
Logís3ca
de
Eventos
EQUIPOS
DE
TRABAJO

9. Docente:
Claudia
Patricia
Londoño
Módulo:
Logís3ca
de
Eventos
PRE
-­‐
EVENTO

10. Docente:
Claudia
Patricia
Londoño
Módulo:
Logís3ca
de
Eventos
PRE
-­‐
EVENTO
● Diseño
e
imagen
del
evento,
campaña
gráfica
● Diseño
del
material
publicitario
● Tarjetas
de
invitación
● Volantes
y
plegables
● Formularios
de
inscripción
● Escarapelas
y
Cer3ficados
● Material
para
toma
de
notas
● Carpeta,
memorias,
souvenires
● Camisetas,
Banderas,
Himnos
● Sonido
e
Iluminación

11. Docente:
Claudia
Patricia
Londoño
Módulo:
Logís3ca
de
Eventos
PRE
-­‐
EVENTO
● Vallas,
Pendones,
Backing
● Avisos
de
prensa
y
revistas
● Construcción
de
bases
de
datos
● Diseño
de
escenogra]a
y
agenda
detallada
● Distribución
material
publicitario
(afiches,
volantes)
● Telemercadeo
de
confirmación
y
asistencia
● Estrategia
de
divulgación
en
medios
masivos
● Inscripción
al
evento
● Fotogra]a
y
video
● Maestro
de
ceremonias
(hombre,
mujer
o
ambos)

12. Docente:
Claudia
Patricia
Londoño
Módulo:
Logís3ca
de
Eventos
PRE
-­‐
EVENTO
● Señalización
Interna
y
Externa
● Alimentación
● Inspección
al
lugar
del
evento
● Mesa
de
Honor
● Uniformes
y
presentación
personal
● Iden3ficar
los
espacios
en
el
evento
● Reconocimiento
del
lugar
del
evento
● Mesa
de
Registro.
● Personal
de
Protocolo

13. Docente:
Claudia
Patricia
Londoño
Módulo:
Logís3ca
de
Eventos
POST
-­‐
EVENTO

14. Docente:
Claudia
Patricia
Londoño
Módulo:
Logís3ca
de
Eventos
POST
-­‐
EVENTO
1. Pago
a
proveedores
2. Informes
para
financieros
3. Informe
para
el
Comité
Direc3vo
4. Evaluación
del
Congreso
5. Par3cipantes
e
Invitados
6. Memorias
del
Congreso

15. Docente:
Claudia
Patricia
Londoño
Módulo:
Logís3ca
de
Eventos
POST
-­‐
EVENTO
1. Pago
a
proveedores
Realizar
pagos,
reembolsos
y
cancelar
facturas
con
todos
los
proveedores
contratados
para
el
evento.

16. Docente:
Claudia
Patricia
Londoño
Módulo:
Logís3ca
de
Eventos
POST
-­‐
EVENTO
2.
Informes
para
financieros
● Balance
financiero
del
evento
● Adjuntar
comprobantes
y
facturas.
● Ac3vidades
realizadas,
número
de
asistentes,
países
par3cipantes,
retos
y
conclusiones
del
evento.

17. Docente:
Claudia
Patricia
Londoño
Módulo:
Logís3ca
de
Eventos
POST
-­‐
EVENTO
3.
Informe
para
el
Comité
DirecNvo
● Lecciones
aprendidas
● Ingresos
y
Egresos
● Conclusiones
y
principales
retos
● Realizar
acta
de
entrega.

18. Docente:
Claudia
Patricia
Londoño
Módulo:
Logís3ca
de
Eventos
POST
-­‐
EVENTO
4.
Evaluación
del
Congreso
● Informe
con
las
principales
recomendaciones.
● Ingresos
y
Egresos
● Reunión
de
Evaluación
● Depurar
base
de
datos.

19. Docente:
Claudia
Patricia
Londoño
Módulo:
Logís3ca
de
Eventos
POST
-­‐
EVENTO
5.
ParNcipantes
e
Invitados
● Enviar
Agradecimientos.
● Enviar
recomendaciones.
● Enviar
conclusiones
y
retos.
● Mo3var
y
agradecer.

20. Docente:
Claudia
Patricia
Londoño
Módulo:
Logís3ca
de
Eventos
POST
-­‐
EVENTO
6.
Memorias
del
Congreso
● Transcribir
audios
o
videos
● Recopilar
ponencias
y
presentaciones.
● Edición
del
contenido.
● Diseño
y
publicación.