Estos son los pasos esenciales que debe de tomar en cuanto para realizar un gran evento. Es una guía general, en donde se toman en cuenta los puntos clave que suelen ser necesarios en la mayoría de eventos.

1. PLANIFICACIÓN DE EVENTOS
MASIVOS
DISEÑADO POR: ILEANA ECHANDI

2. EVENTOS MASIVOS
Esta es una guía general. Se toman en cuenta los puntos
clave que suelen ser necesarios en la mayoría de eventos.
Puede contactarnos para diseñarle una guía más detallada
según un evento en específico.
Para más información contacte a SEO Emporio
Ileana Echandi
Ileana@seoemporio.com

3. PRIMERA FASE
•
•
•
•
Las bases del evento
Seleccione el nombre y concepto del evento.
Organice un equipo de trabajo en donde le asigne a cada persona su rol de
trabajo
Establezca las fecha, lugar y hora.
Utilice un cronograma, incluyendo las fechas, tareas y personas encargadas.

4. SEGUNDA FASE
Listados
Presupuesto
Además del cronograma general,
ocupará mantener listados para cada
área de trabajo:
• Contactos
• Actividades que se presentarán
• Avances de tareas (check list)
• Reuniones (asesoría legal,
contaduría, publicidad…)
• Cuánto dinero está dispuesto a
invertir?
• Dónde conseguirá fondos o
patrocinios?
• Consideraría buscar un socio?
• Crear listado de posibles gastos
para estimar costos (ver siguiente
diapositiva)

5. LISTA DE GASTOS ESTIMADOS
Lugar: alquiler, pago de permisos
Comida para invitados: Habrá venta o estará incluida con la
entrada?
Entretenimiento: Música en vivo, DJ, carnaval, actividades,
orador, presentador…
Promoción: Publicidad tv, radio, periódicos, carretera. Gastos
de agencia de publicidad
Staff: Pago de planilla, equipo de trabajo
Staff día del evento: Pago de seguridad, limpieza, decoración,
meseros
Premios y rifas: Obsequios para los asistentes

6. TERCERA FASE
Entradas
• Venta de entradas: publicar
precios y puntos de venta.
• Planear logística de la entrada al
evento (recibimiento de invitados)
• Tener habilitado un medio de
contacto y un encargado de
prensa. Tanto los medios como
los asistentes tendrán dudas
acerca del evento, y se les debe
contestar rápido y eficientemente.
Publicidad
•
•
•
•
•
Crear material publicitario para los
medios seleccionados. Una agencia de
publicidad sería lo indicado.
Contactar medios de publicidad, buscar
los mejores paquetes.
Imprimir posters y flyers para colocar
en sitios claves.
Crear perfiles en Social Media (FB,
Twitter…) para promocionar e invitar a
las personas al evento.
Enviar invitación directa a contactos o
personas de suma importancia

7. CUARTA FASE
R e v i s a r a va n c e s
•
•
•
•
•
•
Desempeño de equipo de trabajo
Presupuesto completo con
estimado de gastos e ingresos
Actualización de agenda de tareas
Estimado final de asistentes
Agenda de actividades lista
Requisitos de comida y bebidas
(catering o rest participantes).
Necesidades de los puestos de
comida
L og í s t i c a
• Plano final del evento,
localización de mesas, comida,
tarima…
• Reunión con cada uno de los
participantes en el evento para
coordinar (staff del equipo de
trabajo, staff para el día del
evento, encargados de comida,
actividades, y otros).

8. ÚLTIMA FASE
D í a p r e v i o a l e ve n t o
• Visitar el lugar, resolver conflictos
de último minuto
• Revisar equipo técnico (tarima,
sonido, luces..) Y servicios
básicos como agua, luz, y baños.
• Recordarle al equipo de trabajo la
hora a la que deben presentarse el
día del evento.
D í a d e l e ve n t o
•
•
•
•
Llegar lo más temprano posible para
alistar los últimos detalles.
Tener un asistente al lado.
Preferiblemente con vehículo en caso
que haya que salir a realizar una
diligencia de último minuto.
Asegurarse que todos los del staff
tengan en claro sus tareas, y que estén
listos en sus respectivas posiciones.
Mantenerse dentro del cronograma de
actividades. Si alguna actividad se atrasa
continúe con el horario normal, no
retrase las demás actividades.

9. QUE TENGAS UN EXITOSO EVENTO!
Por: Ileana Echandi- SEO Emporio
Ileana@seoemporio.com