uso eficiente del correo electrónico

1. Decálogo de buenas prácticas
El correo electrónico interno
Gestiona el correo cada 3 horas y no permitas que te desvíe de las
tareas más prioritarias que te has planificado
No envíes las urgencias por correo, no es el canal adecuado
No hagas discusiones por correo electrónico, no son productivas,
telefonea si sois 2 interlocutores o planifica una reunión si sois más
Evita que los que reciben tu correo pierdan el tiempo: envía el correo
sólo si es imprescindible, a las mínimas personas y con un Asunto
claro y conciso para que sin abrirlo todos sepan de qué trata
Escribe los correos como te gustaría recibirlos a ti: cortos y claros,
cuidando el lenguaje, las faltas de ortografía, evitando las mayúsculas
y el uso indiscriminado de tipos diferentes de letras y colores
Gestiona todos los correos cada día, sea respondiéndolos o bien
planificándolos y no los imprimas si no es necesario
Lee los correos empezando siempre por el más reciente, así se evita
leer correos más viejos relacionados
Aplica la regla de los 2 minutos cuando revises el correo: si puedes
responder el correo en 2 minutos hazlo, si no, planifica la acción a
realizar según la urgencia e importancia
Utiliza la técnica de toma de decisiones 4D cuando revises el correo:
• Delete: borra si el correo no es útil
• Do it : responde el correo si sólo necesitas 2 min. para hacerlo
• Delegate: delega el correo a un colaborador
• Defer it: pospón el correo y planifícatelo como tarea
No guardes documentos en el correo electrónico, no es un gestor de
contenidos: guárdalos en las unidades (L:, Y:) que tienes disponibles
En definitiva: menos correos enviados, menos líneas a leer y
menos personas a les que se dirige el correo significan más
tiempo disponible, más concreción y más eficiencia
MENOS ES MÁS
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