MATERIAL DIDÁCTICO DE TECNOLOGÍA DE INFORMACION

1. UNIVERSIDAD DE ORIENTE
VICERRECTORADO ACADÉMICO
CONSEJO DE ESTUDIO DE POSTGRADO
POSTGRADO EN CIENCIAS ADMINISTRATIVAS
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN PARA LOS
NEGOCIOS
Facilitadora Realizador por:
Prof. Dra. Yamila Gascón Luigy Anez
Ramón Basanta
César Guevara
Rita Rondón
Agosto 2015
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2. CONTENIDO
INTRODUCCIÓN.............................................................................................................3
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN........................................................................4
TIPOS DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN...........................................................6
Software.........................................................................................................................7
Hardware.......................................................................................................................9
Comunicaciones.............................................................................................................9
Redes Web...................................................................................................................11
Bases de datos..............................................................................................................12
Sistemas de bases de datos de vanguardia...................................................................12
Tecnología de negocios...............................................................................................13
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN EN LOS NEGOCIOS.................................15
VENTAJAS DE LA TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN .........................................19
TENDENCIAS DE LA TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN.....................................21
La nueva era de la descentralización empresarial........................................................23
CONCLUSIÓN...............................................................................................................25
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS............................................................................27
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3. INTRODUCCIÓN
La manera en la que el hombre se comunica ha ido cambiando y evolucionando de tal
forma que quien tiene algo qué decir llega a más personas en menos tiempo. Se puede
hablar de dos partea guas en la historia de la comunicación: la invención de la imprenta
moderna por Johannes Gutenberg aproximadamente en el año de 1450 y el uso masivo
de Internet con sus diferentes servicios a partir de la década de los 90. Las tecnologías
de información han venido a evolucionar la manera en la que el hombre trabaja, se
comunica e incluso, con las redes sociales, hasta la forma de relacionarse.
Con apoyo de estas tecnologías se eliminan las barreras del tiempo, la distancia y el
espacio, ya no es necesario estar en un mismo lugar físicamente para tener una reunión,
el equipo de trabajo puede estar en México, España y Japón y llegar a acuerdos, generar
reportes y todo esto mediante trabajo sincrónico y asincrónico. Actualmente las
empresas tienen la información y la manipulan para tomar decisiones, pero es necesario
que de esa información cree nuevo conocimiento, es decir, aprovechar la experiencia
que se genera en las empresas para no tener que experimentar año con año. A través de
la lectura de este eBook se aprenderá cómo las organizaciones aprovechan la tecnología
de información para ser más productivas,
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4. TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN
La tecnologías de información son el canal por donde los datos se transmiten o bien
donde se almacenan. Toda la información debe ser tratada de manera que no se pierda
en el camino, que no se altere o que no se acceda a ella fácilmente. Es aquí donde los
sistemas de información entran en acción ya que mediante una serie de procesos y de
actividades, llevadas a cabo por personas, la información se maneja, se procesa y arroja
un resultado.
Al definir los elementos de un sistema de información tiende a pensarse que se habla de
tecnologías de información sin embargo, hay diferencias notables entre un sistema y las
tecnologías, estas diferencias se basan en los procesos y en las personas.
Por ejemplo, si están involucrados varios elementos:
• Personas, el cliente y el empleado
• Hardware, la computadora y lector de código de barras
• Datos, el nombre del producto y su precio de venta
• Software, la aplicación que registra las ventas
• Comunicaciones, Internet para enviar el control de venta, el inventario y el monto del
donativo a las oficinas centrales
• Procedimientos, los pasos, y el orden, que siguió el empleado para registrar la venta
desde el inicio hasta el fin de la transacción
Todos los sistemas de información tienen 3 partes principales que son:
1. Entrada de información
2. Proceso de la información
3. Salida de la información
A las tres partes principales de un sistema de información puede agregarse el
almacenamiento y la retroalimentación. La información generada en un sistema se
almacena de forma temporal o permanente para ser utilizada y procesada con el fin de
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5. generar nueva información o para uso posterior. En algunas ocasiones, y dependiendo
del resultado de salida, el mismo usuario puede tomar decisiones con base en la
información saliente y reprocesarla.
El tema para un debate sería tratar de definir si las tecnologías de información están
dentro de los sistemas de información o viceversa. Y es que, si se toma en cuenta los
componentes de ambos, es posible deducir que las tecnologías de información son un
subsistema del sistema de información.
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6. TIPOS DE TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN
La información puede estar en papel, en medios digitales, grabada o en cualquier otro
dispositivo u objeto que permita guardarla o transmitirla. Las tecnologías de
información son aquellas herramientas o medios que ayudan a las personas a tener una
interacción utilizando medios basados en tecnología, para lograr esta interacción se
necesita un emisor, un receptor de información y un canal que se le llama
“comunicaciones” por lo que algunos autores se refieren a ellas como “Tecnologías de
Información y Comunicaciones”. “La TI proporciona la base, o plataforma, sobre la
cual la empresa puede construir sus sistemas de información específicos” (Laudon,
2008). Antes el departamento de contabilidad tenía su propio sistema de información
con su tecnología autónoma, lo mismo ocurría con el departamento de producción,
incluso, dentro del mismo departamento había sistemas independientes, que no tenían
comunicación entre sí, por lo que al momento de compartir información era necesario
integrar los dos sistemas lo que hacía muy ineficiente el trabajo e incrementaba la
posibilidad de cometer un error.
Tres tipos de Tecnologías de Información son especialmente útiles: los sistemas de tele-
conferencia, los sistemas de transferencia y recuperación de información, así como los
sistemas de procesamiento personal de información.
Los sistemas de Tele-conferencia incrementan la comunicación reduciendo la necesidad
de establecer contacto cara a cara, ahorrando así tiempo y dinero. Mas del 70 por ciento
del tiempo de los administradores es gastado en juntas y reuniones porque el contacto
cara a cara es necesario para resolver asuntos complejos. Sin embargo, una cantidad
considerable de tiempo es desperdiciado en traslado y acomodo de los administradores
en las juntas mencionadas. La tele-conferencia – el uso de una línea de televisión y
sistemas de video- provee un útil medio para atender juntas de una manera “virtual”,
especialmente en esta era de competencia global.
Hoy en día, el incremento en el uso del e-mail, el Internet, y el desarrollo de Intranets o
redes de comunicaciones entre empresas, está acelerando el flujo de información en las
empresas y negocios. Todos estos sistemas de transferencia y recuperación de
información están basados en el uso de redes y computadoras personales unidas unas
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7. con otras y todas conectadas a una computadora central que permite a los usuarios
compartir archivos e información digital de todo tipo.
El tercer tipo de Tecnología de Información, son los sistemas de procesamiento de
información personal, como los que proveen las computadoras personales, portátiles y
los comunicadores personales, los cuales también proveen el eficiente uso de los
tiempos y esfuerzos de todo los individuos de la empresa. Apple, Hitachi y Sony han
desarrollado comunicadores personales, los cuales son un una pequeña computadora de
mano que actúa como grabadora, fax, agenda y navegadores de Internet y correo
electrónico. Actualmente las computadoras personales se pueden conectar a redes de
computadoras para unir al personal y estandarizar las actividades a través de todos los
departamentos de la organización. Las computadoras personales dan la organización un
gran control de las actividades en los niveles bajos (lo cual siempre resulta muy difícil
para lo ejecutivos) y promueven la descentralización de la autoridad hacia empleados de
niveles bajos.
Podemos concluir con un caso de implementación de Tecnologías de Información muy
reconocido mundialmente, [6]en 1992, McDonal´s autorizó a Compuadd Corporation a
vender a todas sus 880 franquicias un nuevo tipo de terminal de punto de venta, la cual
cuenta con una touch-screen y teclado con “pieles” (skins) que reemplazan a los
teclados con letras preimpresas. Éstas terminales nuevas permitieron la introducción de
nuevos productos sin necesidad de cambiar el teclado, y podían ser programadas para
mostrar solo los productos que estaban disponibles en una hora dada del día junto con
sus precios. Este tipo de computadoras personalizadas reducen los errores de operación
y hacen mucho más fácil de programar los procesos de venta de los productos de ésta
empresa.
Estos tipos de tecnología de información se pueden clasificar de la siguiente manera:
• SOFTWARE
Se divide en tres aspectos:
Lenguajes de programación: Conocido también como la parte blanda, es aquel software
que permite la comunicación con una computadora, es como un lenguaje artificial para
darle instrucciones y que pueda ejecutar una actividad. Un sistema operativo se genera
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8. mediante una serie de instrucciones escritas en un lenguaje de programación. Lo mismo
ocurre con los paquetes computacionales, por ejemplo, para que Word existiera fue
necesario usar un lenguaje de programación para que, mediante instrucciones y
siguiendo una sintaxis o una serie de reglas, se programen las diferentes funciones de
procesador de palabras. A lo largo del tiempo los lenguajes de programación han ido
evolucionando ahora son más fáciles de usar, más seguros y robustos, además de que se
han ido adecuando al entorno tecnológico actual, por ejemplo para su desarrollo en
Internet. Incluso, de un mismo lenguaje de programación puede surgir otro. Así, es
posible hablar de lenguajes como Cobol, Pascal, Basic o algunos otros que fueron
usados en las últimas 3 décadas del sigo XX y los más actuales como son: C, C++, C#,
Java, Visual Basic, PHP, HTML por mencionar algunos.
Sistemas operativos: Todo equipo electrónico que realiza varias actividades necesita
controlar sus componentes por ejemplo, para que un teléfono celular lleve a cabo cada
una de sus funciones debe controlar que cada acción sea bien ejecutada, que no choquen
las órdenes y que se muestre lo que el usuario solicitó. En una computadora pasa igual,
el sistema operativo es el mandamás ya que aunque él no ejecuta las operaciones lógicas
ni aritméticas, si es quien controla cual actividad se ejecuta primero y cual después.
Imagine el lector el tráfico en un cruce de dos grandes avenidas, cada auto sería una
instrucción como puede ser: mandar a imprimir, abrir un paquete o mover el mouse. Si
no existiera el quién controlara el tráfico lo más seguro es que todos quisieran pasar al
mismo tiempo y eso ocasionaría un bloqueo y que nadie avanzara. El sistema operativo,
entonces, controla todos los dispositivos y todas las aplicaciones para que evitar un
bloqueo. En otras palabras, si una computadora no tuviera sistema operativo no podría
operar.
Paquetes computacionales y aplicaciones: Son todos los programas montados sobre el
sistema operativo y que realizan actividades o tareas específicas cotidianas. Aquí no
existe una clasificación definida ya que se pudieran agrupar por: automatización de
oficinas, diseño, musicales, videojuegos o bases de datos. Algunos ejemplos de
paquetes computacionales son: Word, Excel , Power Point, iTunes, Firefox, Internet
Explorer, Access, Oracle, etc.
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9. • HARDWARE
Anteriormente solo se le conocía por hardware a los dispositivos conectados
directamente al equipo pero hoy en día han surgido nuevas clasificaciones como las que
se conocen como dispositivos globales como son las tablets, gadgets o smart phones,
una manera de clasificarlo es:
1. Periférico de entrada: componentes físicos que introducen información a una
computadora de escritorio como pueden ser: teclado, mouse, scanner, monitores touch
screen, memoria USB, cámara de video o lector óptico.
2. Periférico de salida: componentes físicos que sacan información de una computadora
de escritorio como pueden ser: monitor, impresora, memoria USB, bocinas, entre otros.
Por otra parte los gadgets son dispositivos electrónicos de función específica, por lo
general son pequeños, vistosos su funcionalidad permite suplir algunas tareas que las
computadoras de escritorio o portátiles realizan. Entre los gadgets están los
reproductores MP3, las tablets, calculadoras, cámaras digitales, y smart phones.
Los robots son equipos electrónicos y mecánicos sin un diseño o imagen definida que
Llevan a cabo actividades repetitivas o que pudieran poner en peligro la integridad o
vida humana. Cuando se habla de fabricación en serie los robots juegan un papel muy
importante ya que, con un debido mantenimiento y una buena programación trabajan,
por largos periodos, sin equivocarse y disminuyendo costos de producción. Existen
luchas áreas donde pueden emplearse los robots como son: medicina, producción en
serie, música, deportivos, aeronáutica, espacial, de seguridad.
• COMUNICACIONES
La forma como se comunican los dispositivos entre sí ha cambiado, igual que la
mayoría de las tecnologías, es por eso el Internet, con sus diferentes derivaciones como
son Internet 2, intranet y extranet han venido a solidificar los tipos de redes: las de área
local (LAN), las de área ancha (WAN) y las intercontinentales (IAN). Estas redes se
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10. comunican gracias al hardware de comunicaciones dentro de los cuales pueden
considerarse:
1. Switches
2. Hubs
3. Ruteadores
4. Access Point
5. Radio frecuencia/ microondas
6. Cables UTP, Coaxial o de Fibra óptica
Se recomienda al lector investigue e identifique las principales diferencias entre un Hub
y un Switch. Así como las diferencias entre los cables UTP, Coaxial y Fibra Óptica.
Las redes pueden clasificarse como:
1. LAN: Local Area Network o Red de Área Local, son las que usan las empresas u
organizaciones para conectar sus equipos entre sí y compartir archivos, servicios de
impresión y servicios de aplicaciones o de bases de datos. Aunque no hay una
definición exacta de cuánta es la distancia que debe haber entre los extremos de dos
equipos conectados en una misma red puede decirse que una red LAN es aquella que
está en un mismo edificio o bien una serie de edificios dentro de una misma
corporación.
2. MAN: Metropolitan Area Network o Red de Área Metropolitana, gracias a este tipo
de redes una compañía, sobre una misma red, pero en dos lugares distintos en una
misma ciudad, puede estar enlazada. La conexión puede hacerse por teléfono, por
microondas, por enlaces dedicados digitales, como la fibra óptica, o bien por Internet.
Imagine una empresa cuyo corporativo está en la zona norte de una ciudad y con un
punto de venta en la zona sur, con un solo equipo, entonces se hace una conexión para
ese equipo de manera que forme parte de la misma red del corporativo. Dos redes LAN,
en una misma ciudad pero a una gran distancia, y conectadas entre sí pudiera ser
considerado con una red MAN.
3. WAN: Wide Area Network, o Red de Área Amplia, estas redes pueden englobar dos
o más redes LAN en diferentes lugares geográficos, por ejemplo una compañía que
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11. tiene una ubicación matriz y una sucursal en otra ciudad. La conexión se hace por medio
de microondas, enlaces dedicados digitales, como fibra óptica, o por Internet. No hay
tampoco una definición que especifique que a partir de cierta cantidad de kilómetros ya
es una red WAN y no una red MAN.
4. IAN: Intercontinental Area Network o Red de Área Intercontinental, conectan a dos
redes en continentes diferentes por vía satelital o por medio de fibra óptica. La conexión
vía Internet hace que este tipo de redes sean poco conocidas.
• REDES WEB
1. Internet. Es la conexión de varios servidores alrededor de mundo que tienen como
objetivo compartir información o comunicarse entre ellos, también llamada “la red de
redes” A través de este medio es posible realizar todo tipo de transacciones y obtener
información incluso en tiempo real. El trabajo en equipo ha evolucionado con el uso del
Internet ya que se han eliminado las barreras del tiempo y la distancia e incluso el
espacio.
2. Intranet. Es el uso de las tecnologías del Internet para ser utilizado dentro de una
misma organización, hay servidores de aplicaciones, de correo o web pero sus límites
están justo a la par con los de una red local o LAN.
3. Extranet. Es una extensión de la intranet pero para dar acceso a clientes,
proveedores, usuarios externos o socios de una organización a servicios como acceso a
aplicaciones, al correo electrónico y otros servicios basados en Internet. El límite
sobrepasa a la red local pero puede ser de acceso restringido.
4. Internet 2. Es una nueva red de Internet que se está desarrollando con la
participación principalmente de universidades de todo el mundo y consolidada por
empresas que han donado grandes cantidades de dinero para su desarrollo. Esta nueva
red está pensada para generar velocidades de transmisión aun mayores a las actualmente
conocidas por el Internet, estas velocidades irán desde los 50mbps para un usuario
particular y hasta 622 Mbps para un miembro de la Internet 2. Entre las propuestas que
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12. han surgido es la generación de un nuevo protocolo de comunicación como lo es el
IPv6, IP Multicast y Calidad de Servicio (QoS).
El uso de los tres componentes principales, hardware, software y comunicaciones y su
conjugación permiten el surgimiento otros elementos que modifican el modelo de la
siguiente manera:
1. Software
2. Hardware
3. Redes y comunicaciones
4. Bases de datos
5. Tecnologías de negocio
• BASES DE DATOS
Aunque forman parte del software las bases de datos son tan especiales que merecen
una mención aparte: Es un conjunto de datos y/o información almacenada, organizada
y segregada que puede ser administrada, consultada para explotarse y ser auxiliar en la
toma de decisiones. Las bases de datos contienen tablas como parte del esqueleto de la
información, las tablas tienen campos y el conjunto de todos los campos ya con datos
representan un registro. Todas las organizaciones manejan bases de datos. El dueño de
una tienda de abarrotes puede contar con su propia base de datos en su libreta de
apuntes, al registrar cada venta al final del día tendrá información detallada sobre sus
productos. Las empresas y las grandes organizaciones manejan muchas bases de datos,
éstas van desde los registros de recursos humanos hasta el detalle de las ventas o las
cuentas por cobrar por ejemplo, la base de datos donde se almacenan los datos generales
de los empleados, la base de datos con las cuentas por cobrar y por pagar, la del
almacén, incluso la del registro del reloj checador. Todo estudiante de negocios debe
saber que cuando esté trabajando ya sea para una empresa o su propio negocio va a usar
bases de datos, dependiendo de la cantidad de información o registros que se manejen es
la complejidad de la base de datos a utilizar.
• SISTEMAS DE BASES DE DATOS DE VANGUARDIA
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13. Hay en el mercado una gran cantidad de sistemas de bases de datos, muchos gratuitos y
otros que requieren pago de licencias por su uso.
Entre los sistemas de bases de datos libres más comunes y actuales son: Apache,
MySQL, SQLite. De los sistemas que requieren licencia, los más comunes son:
Microsoft Access, Microsoft SQL y Oracle. Quizás por ahí aún se encuentren sistemas
algo antiguos pero que debido a su estabilidad y funcionalidad todavía se podrán
encontrar en algunos servidores, estos son: dBase, Fox Pro, IBM Informix y Sybase.
Es importante aclarar que los softwares llamados libres no necesariamente son gratuitos
aunque si muy económicos en comparación a los que se venden bajo licencia. Se podría
hablar un capítulo completo sobre las ventajas y desventajas de usar software libre o el
que se adquiere mediante licenciamiento, es importante mencionar que al implementar
un proyecto con sistemas libres debe pensarse que el costo del mismo está en el
mantenimiento de la base de datos y que no se encontrará una compañía que respalde o
que se haga responsable del manejo de base de datos. Por otro lado el costo del software
no libre, dependiendo de la cantidad de licencias que se adquiera, puede ser muy
elevado, por lo que es importante hacer una planeación en la que se consideren, entre
otros puntos:
• TECNOLOGÍA DE NEGOCIOS
Actualmente los modelos de negocios han cambiado y el internet ha sido un detonante
para que esto ocurra, es por eso que ahora existe el E-commerce, el E-business y el E-
government, que han permitido que la forma de hacer transacciones y trámites haya
evolucionado.
- E-commerce: Con el uso del internet como medio de comunicación se inicia la
comercialización de bienes, productos y servicios gracias a la facilidad de hacer
transacciones por la red. A la compra de bienes y servicios a través de la red se le llama
comercio electrónico. Desde la comodidad de la casa con una computadora o incluso
desde la calle con el teléfono celular es posible hacer compras. Ejemplos hay muchos,
pero cada vez serán más las empresas cuyos productos y servicios estarán a la venta por
este medio.
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14. -E-business: Muchas veces el e-business se confunde con el e-commerce y tienen
diferencias muy marcadas, mientras que en el e-commerce se hacen intercambios
comerciales como compra venta de un bien o servicio, el e-business involucra procesos
de operación de una empresa, incluso procesos entre clientes y proveedores que
permiten controlar las compras y arribo de productos al almacén. Hay empresas que
prácticamente basan toda su operación en la plataforma web de manera que desde
cualquier punto del mundo, y con toda la seguridad, se puede acceder al CRM, ERP,
ESS o DSS de la empresa. El e-Business utiliza también otros conceptos como lo son el
Business to Business, B2B o el Business to Customer B2C
-E-government: El gobierno no se ha quedado atrás y es que con el fin de facilitarle
procesos administrativos y de pagos a los ciudadanos y a los contribuyentes ahora ya se
pueden pagar y realizar actividades por internet, ejemplo de ello son:
1. Pago de tenencia
2. Pago de Impuestos personales
3. Solicitud de documentación (actas de nacimiento, licencias, permisos etc.)
Entre las ventajas para el gobierno por implementar el E-Government están la
recaudación de fondos de una manera más rápida, facilitar el camino para que el
ciudadano cumpla con sus obligaciones y generar un buen servicio que redunde en una
buena imagen.
- EDI (Electronic data interchange): El Intercambio Electrónico de Datos fue la puerta
para que el internet y las redes globales tuvieran gran auge, gracias a este medio las
empresas pueden intercambiar información con otras organizaciones lo que ha
permitido la reducción de los costos pues las bases de datos pueden convivir con una
mayor fluidez lo que permite una reducción en los tiempos para la toma de decisiones.
Este intercambio se da sobre todo en los modelos B2B o incluso en los modelos B2C.
Un ejemplo claro es la facturación electrónica que empieza por el registro de los
comprobantes fiscales en la base de datos de la empresa y termina con el envío de un
correo electrónico al cliente que actualmente ya no - es necesario ir a la oficina de una
gasolinera a pedir una factura al final del mes presentando todos los comprobantes de
pago, ahora desde la comodidad de la oficina se puede hacer la facturación ingresando
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15. los datos fiscales de la empresa y a su vez la compañía gasolinera emite una factura por
el monto registrado y Enviándola al correo electrónico del cliente.
A continuación se muestra un modelo y algunos ejemplos de lo que es Tecnologías de
Información.
TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN EN LOS NEGOCIOS
Si viviéramos en un mundo aislado, sin ningún tipo de información mas que la que se
transmite de forma oral, de padres a hijos, de jefe a empleado. Solo por un momento,
piense que en los albores del siglo XXI, no existieran los noticiarios, los periódicos, las
revistas, las gacetas, ni ningún otro tipo de medio de información, no, tampoco el
Internet. Seguramente usted estará pensando: ¿Primitivo? ¿Imposible? ¿Inimaginable?
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16. Pues esto es precisamente lo que puede estar sucediendo en su empresa o negocio, si
usted no cuenta con los suficientes –y adecuados– canales de información, tanto en el
interior como hacia el exterior de la misma.
La información nos permite eficientar todos los procesos internos de nuestra empresa,
nos permite también conocer mejor a nuestra competencia así como el mercado por el
que se compite. En general podemos conocer mejor el medio tanto interno como externo
de nuestro negocio, para así detectar nuestras debilidades y potencialidades, atacarlas, y
lograr una ventaja competitiva con respecto a las demás empresas del ramo.
Generalmente todos pensamos que las Tecnologías de Información solo se usan en la
etapa de producción, y vienen a nuestra mente los grandes sistemas de manufactura, o
los sistemas automatizados de producción continua, sin embargo, actualmente las
Tecnologías de Información deberán de estar presentes en todas las actividades de la
empresa, en decir, en las etapas de entrada, conversión y salida.
En la etapa de entrada, las tecnologías de información deberán contener todas las
habilidades, procedimientos y técnicas que permitan a las organizaciones manejar
eficientemente las relaciones existentes con los grupos de interés (Clientes, proveedores,
gobierno, sindicatos y público en general) y el entorno en el que se desenvuelven.
En la función de Recursos Humanos, por ejemplo, existen técnicas especializadas, como
entrevistas o test psicológicos que permiten reclutar al personal con el mejor perfil par
satisfacer las necesidades de la empresa. Además de que actualmente, gracias al Internet
se puede tener acceso a bolsas de trabajo de cualquier parte del mundo. En el manejo de
Recursos, existen técnicas de entrega con los proveedores de entrada (como los
estándares de Intercambio Electrónico de Datos, por ejemplo, ver fig. 1) que permiten
obtener recursos de alta calidad y a un menor costo. El departamento de Finanzas,
gracias a las Tecnologías de Información como la banca electrónica o los modernos
portales bancarios en Internet, puede obtener capitales a un costo favorable para la
compañía.
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17. En la etapa de conversión, las Tecnologías de Información en combinación con la
maquinaria, técnicas y procedimientos, transforman las entradas en salidas. Una mejor
tecnología permite a la organización añadir valor a las entradas para disminuir el
consumo así como el desperdicio de recursos.
En la etapa de salida, las Tecnologías de Información permiten a la empresa ofrecer y
distribuir servicios y productos terminados. Para ser efectiva, una organización deberá
poseer técnicas para evaluar la calidad de sus productos terminados, así como para el
marketing, venta y distribución (como los estándares de Intercambio Electrónico de
Datos, por ejemplo, ver fig. 1) y para el manejo de servicios de postventa a los clientes.
Las Tecnologías de Información en los procesos de entrada, conversión y salida dan a la
compañía una importante ventaja competitiva. ¿Porqué Microsoft es la más grande
compañía de software? ¿Porqué Toyota es la manufacturera automotriz más eficiente?
¿Porqué McDonald’s es la más eficiente compañía de comida rápida? Cada una de éstas
organizaciones sobresale en el desarrollo, administración y uso de Tecnologías de
Información para administrar el entorno organizacional y crear valor para toda la
compañía.
Desde que surgió el comercio, en el inicio de las civilizaciones, apareció la necesidad de
llevar un control de lo que se vendía. Conforme el número de operaciones comerciales
entre los individuos se fue haciendo más complejo fue necesario llevar a cabo un control
más exhaustivo de la mercancía que se intercambiaba y del monto en el que se vendía.
Las herramientas para llevar este control fueron, en un principio, la mente del hombre
que, apoyado con un lápiz y una hoja, utilizaba su propio sistema de información.
Posteriormente se generaron los primeros artefactos para realizar operaciones
matemáticas sencillas, desde el ábaco hasta la máquina de pascal o pascalina. Estos
instrumentos, que ayudaban a hacer operaciones o acciones sencillas, tenían un sistema
de información implícito que al ser ejecutado, mostraba un resultado. Hasta cierto punto
eso era tecnología, rudimentaria pero suficiente, para realizar actividades repetitivas de
una manera más rápida. Los negocios y profesiones han ido cambiando a lo largo de la
historia y con ello la tecnología y los sistemas de información. Hasta mediados del siglo
XX las actividades iban desde los oficios como carpintero, albañil, fontanero, abarrotero
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18. hasta las profesiones relacionadas con los procesos convencionales como ingeniería,
medicina, derecho, administración. Actualmente hay quienes se desempeñan como
ingenieros en tecnología de información, en tecnologías de información y
comunicaciones, mecatrónica, entre otras profesiones. Por otro lado las grandes cadenas
comerciales ofrecen servicios fuera de lo tradicional que van desde imprimir fotografías
desde un teléfono celular sin tener que ir a un lugar en específico o comprar un boleto
de avión sin tener que visitar una agencia de viajes, incluso hasta es posible rentar
películas con el simple hecho de oprimir un botón del control remoto de la televisión.
La manera de trabajar de las empresas ha ido evolucionando también, los departamentos
que las conforman usan tecnologías de información para realizar todo tipo de
actividades, desde enviar un mensaje, hasta escribir documentos, hacer cálculos,
registrar ventas y administrar compras y deudas. La logística de las empresas puede
llegar a un grado de automatización y comunicación con el exterior que hay empresas
armadoras de autos, que reciben las partes de los vehículos de sus proveedores de forma
automática pues éste tiene toda la información del inventario de su cliente y sabe
cuando es necesario alimentar el almacén, todo esto sin la necesidad de una llamada
telefónica o una petición formal, además automáticamente se genera la orden de pago
que se envía al departamento de finanzas y la recepción del material está relacionada a
una orden de compra y a la línea de producción. Las tecnologías de información están
invadiendo también los hogares en todo el mundo, he aquí un recuento de cómo, con su
ayuda, se pueden hacer cosas en menos tiempo y con menos costo: microondas,
televisión, Internet, sistema de seguridad, sistema de control, etc.
Herramientas como las tablets, el correo y las agendas electrónicas modificaron para
siempre la forma de trabajar. La tecnología cambió muchos modelos de negocio y eso,
entre otras ventajas, trajo que actividades que se hacían en 2 días ahora se puedan hacer
en uno solo. La nueva economía da oportunidad para que se generen nuevos negocios y
nuevas formas de generar empresas. El uso de las tecnologías de información da pie a
que los jóvenes, nativos de las tecnologías, innoven, pues ellos ven más opción de
negocio en los formatos electrónicos que en los negocios tradicionales.
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19. Al analizar los negocios puede verse que todos manejan información y que ésta tiene
tendencias que su vez ayudan a identificar factores que en un momento dado podrían
detonar un incremento los ingresos.
Cuando se ha manejado información por mucho tiempo, se almacena y se analiza
entonces de ella se aprende en diferentes situaciones, es en este punto cuando la
información se convierte en experiencia ya que con ella se adquiere conocimiento que
ayuda a tomar decisiones.
VENTAJAS DE LA TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN
La revolución de las Tecnologías de Información ha tenido un profundo efecto en la
administración de las organizaciones, mejorando la habilidad de los administradores
para coordinar y controlar las actividades de la organización y ayudándolos a tomar
decisiones mucho más efectivas. Hoy en día el uso de las Tecnologías de Información
se ha convertido en un componente central de toda empresa o negocio que busque un
crecimiento sostenido.
Como hemos visto en el desarrollo del artículo, el uso de Tecnologías de Información
ya no lo es solo para procesos de producción o conversión, sino que deberá estar
implícito en todos los ámbitos del negocio, incluyendo en el área administrativa, por ser
esta la que controla toda la empresa. Como resultado del uso de estas tecnologías
podemos decir que la empresa puede reducir el tamaño de su estructura jerárquica e
incrementar el flujo de información horizontal, esto es, a través de todos los
departamentos de la empresa, además de proveer de una ventaja competitiva a la
empresa.
Reducción del tamaño de la estructura jerárquica. Esto se logra al proveer a los
administradores y ejecutivos información de alta calidad, oportuna y completa, lo cual
reduce la necesidad de varios niveles de burocracia y jerarquía administrativa. Los
sistemas de información al reducir éstos niveles jerárquicos, actúan como dispositivos
de control en las actividades de la empresa o negocio. Cabe señalar que los sistemas de
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20. información también reducen la necesidad de los administradores de coordinar e
integrar las actividades de las subunidades de la empresa, además de que las
Tecnologías de Información actualmente pueden coordinar completamente el flujo de
producción de una empresa.
Incremento del flujo de información horizontal. Facilitado por el crecimiento de los
sistemas Cliente – Servidor del tipo three-tier (que permiten la conexión de
computadoras personales a potentes servidores o mini-computadoras y éstos a su vez
conectados a un mainframe) en los últimos años se ha visto una rápida expansión de los
sistemas de red global en las empresas. Actualmente las redes de computadoras son
usadas como el canal primario de información interna de una organización. Los
sistemas de e-mail así como el desarrollo de software de Intranet para compartir
documentos electrónicos, como Lotus Notes, han acelerado ésta tendencia tecnológica.
Ventaja competitiva. Como se ha visto a lo largo de éste artículo, el implementar
apropiadas Tecnologías de Información pueden significar un incremento en el potencial
competitivo de la empresa o negocio. Actualmente, en la búsqueda de competitividad,
se han vuelto los ojos hacia el uso de Tecnologías de Información, por ejemplo, al
reducir la necesidad de muchas jerarquías, los sistemas de información ayudan a reducir
los gastos burocráticos, ya que los administradores se basan en las Tecnologías de
Información para coordinar y controlar las actividades de la empresa. [7]Un ejemplo de
esto es Intel, el cual, incrementando la sofisticación de sus Tecnologías de Información,
han podido recortar el número de niveles jerárquicos de toda la compañía de 10 a solo 5
niveles.
Además de que gracias a los canales de comunicación que proveen las Tecnologías de
Información, podemos tener información clara y oportuna de todos los movimientos del
entorno industrial, como lo son precios, clientes, impuestos, tipos de cambio,
regulaciones, estándares y movimientos de la competencia, lo cuál ayuda a los
ejecutivos al momento de diseñar estrategias competitivas. Aunado a esto los grandes
corporativos pueden mantener un flujo de información constante en todas sus Unidades
de Negocios sin importar la distancia física a la que se encuentren distribuidos estos.
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21. Por último, los autores del libro Virtual Corporation, William Davidow y Michel
Malone han dicho como las Tecnologías de Información pueden ser usadas para mejorar
la respuesta de una empresa o negocio hacia los requerimientos de los clientes, lo cual
es una fuente muy importante de competitividad. La esencia de su argumento es que las
Tecnologías de Información permiten a las compañías crear “productos virtuales”,
productos que pueden ser personalizados de acuerdo con las necesidades específicas de
algún cliente en particular, sin cargos adicionales. Un ejemplo de esto, es la compañía
Levi´s la cual en sus tiendas, por medio de computadoras touch-screen se configuraban
cada una de las diferentes características del pantalón que solicitaba el cliente, la
solicitud se enviaba electrónicamente a las fábricas en Tenesse y de allí se enviaban por
correo al cliente, el cual solo pagaba un costo adicional de $10 dólares por todo este
servicio.
TENDENCIAS DE LA TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN
¿Hacia dónde van las tecnologías de información?
Todo parece indicar que dentro de poco las computadoras de escritorio, equipos
portátiles y móviles no tendrán disco duro para almacenar la información ni las
aplicaciones sino sólo el espacio para el sistema operativo. Las aplicaciones como
procesadores de palabras, hojas electrónicas de cálculo y los archivos personales se
grabarán en lo que se conoce como Cloud Computing o Computación en la nube. El
internet será el medio para conectarnos a la nube que es internet. Actualmente ya hay
empresas que ofrecen servicios de software como Google Apps, que se detallarán más
adelante en este eBook, estos servicios, llamados Software as a Service, SaaS, permiten
que una empresa contrate sus aplicaciones y pague una renta por el uso de ellas, es
factible también pagar por el almacenamiento de la información. En este punto se
contrata la responsabilidad de mantener la infraestructura de almacenamiento de datos y
de administración y soporte de las aplicaciones con un tercero quien garantiza una
disponibilidad mucho mayor al 99.9%. Sin embrago, algunos expertos señalan que con
este tipo de servicios se corre el riesgo de convertirse en un cliente cautivo del
proveedor de estos servicios. Tengan o no razón estos sistemas son una gran
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22. oportunidad resultan benéficas para empresas pequeñas que necesitan de un soporte a
las aplicaciones y a su información, a un bajo costo.
Los líderes empresariales esperan un cambio radical en sus sectores industriales en el
futuro debido al impacto de la tecnología, de acuerdo con un estudio desarrollado por
The Economist Intelligence Unit y patrocinado por Ricoh.
La encuesta revela que los líderes empresariales esperan que sus clientes sean la
principal fuente de nuevas ideas para nuevos productos o servicios en el año 2020.
Prevén un cambio hacia estructuras empresariales descentralizadas y unos entornos de
trabajo más virtuales. Los encuestados también creen que muchas de los sectores en los
que operan cambiarán significativamente entre la actualidad y el año 2020, y que
terminarán pareciéndose muy poco a las actuales.
Las empresas incapaces de mantener el ritmo de los cambios tecnológicos podrían
desaparecer en el año 2020
Durante las últimas dos décadas hemos experimentado más cambios en las empresas
debidos a la tecnología que a ningún otro factor. ¿Continuará este cambio?
The Economist Intelligence Unit ha querido averiguarlo. Ha encuestado a 567
ejecutivos de 20 sectores en todo el mundo en relación con sus expectativas acerca del
impacto futuro de las tecnologías en las empresas. Los resultados indican que
efectivamente se espera un cambio radical para el año 2020.
Muchos líderes empresariales se muestran optimistas de cara al futuro. Creen que la
tecnología permitirá progresar de manera significativa en términos de innovación,
eficiencia, relación con el cliente y muchas otras áreas de competitividad. Por otra parte,
más de un tercio (37%) de los líderes cree que su organización no será capaz de
mantener el ritmo de la tecnología y que perderán su ventaja competitiva. Un tercio de
los líderes industriales del sector de las TI cree que sus empresas desaparecerán por
completo, mientras que seis de cada diez encuestados creen que muchas de la industrias
en las que operan cambiarán significativamente entre la actualidad y el año 2020, y que
terminarán pareciéndose muy poco a las actuales.
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23. David Mills, Vicepresidente Ejecutivo de Operaciones de Ricoh Europa, ha afirmado:
"Las empresas de éxito en 2020 serán las que pongan un mayor énfasis en la innovación
de los procesos. La clave para crear un negocio más ágil y preparado para adaptarse a
los cambios es disponer de la infraestructura apropiada en el lugar adecuado para poder
gestionarla con éxito. Los líderes empresariales deben preguntarse lo siguiente: ¿está la
infraestructura de información de nuestra compañía preparada para el futuro? Si una
organización comprende cómo se distribuye la información crítica del negocio entre sus
empleados, podrá rediseñar con mayor facilidad sus procesos para garantizar que el
conocimiento fluye de un modo óptimo y con garantía de respuesta a las demandas del
cliente."
LA NUEVA ERA DE LA DESCENTRALIZACIÓN EMPRESARIAL
En 2020, las nuevas tecnologías en el lugar de trabajo obligarán a las empresas a entrar
en una nueva era de descentralización. El 63% de los líderes empresariales entrevistados
por Economist Intelligence Unit predicen un cambio hacia un modelo empresarial más
descentralizado, donde los empleados a nivel individual tendrán un papel cada vez más
importante en la toma de decisiones en comparación con la cúpula directiva.
La nueva era no contempla las típicas estructuras descentralizadas del pasado,
caracterizadas generalmente por su ineficiencia, la duplicación y la falta de una
dirección estratégica uniforme. Por el contrario, las organizaciones adoptarán un
enfoque orientado a los procesos de negocio. La información crítica será centralizada de
modo que los datos puedan ser recibidos, almacenados y recuperados de forma más fácil
por los empleados. Esto garantizará que sus procesos sean más eficientes y favorecerá
que los empleados encuentren rápidamente los datos que necesitan para atender al
cliente de manera satisfactoria y para tomar decisiones importantes sin demoras.
Lograr una colaboración más estrecha con los clientes es esencial, ya que para el año
2020 los líderes empresariales creen que los clientes serán la principal fuente de ideas
para nuevos productos o servicios. Además, un 86% de los líderes empresariales está de
acuerdo en que los clientes se acabarán convirtiendo en una parte integral de la toma de
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24. decisiones internas y que los equipos de proyecto incluirán normalmente a personas
ajenas a la organización, tales como clientes y socios comerciales.
En la nueva era de la descentralización será esencial para los líderes empresariales
elegir a los partners adecuados para ayudarles a optimizar los procesos empresariales
críticos de modo que se puedan controlar, se integre la información y esté protegida al
mismo tiempo. También debería ser de fácil acceso a los empleados y equipos de
proyecto para actuar en el máximo interés de la organización. Solo bajo este enfoque
podrán reducir la duplicación, garantizar la uniformidad, y los más importante, obtener
una visión más precisa de los costes que la compañía asume.
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25. CONCLUSIÓN
Se ha visto cómo la tecnología puede hacer más productivas a las personas, así mismo,
se ha analizado la evolución de los modelos de negocios y las nuevas formas de
comercializar productos y servicios, sin embargo aún hay empresas y organizaciones
que no creen que invertir en tecnologías de información sea algo redituable, incluso se
niegan a ver las ventajas que posee
En la actualidad la información es tan importante como los recursos de producción, el
personal y los recursos financieros. Las tecnologías de información ayudan a manejar
los recursos a explotarlos y a obtener un beneficio, pero hay diferentes tipos de
información, incluso la conjugación de la misma información puede darle un sentido
diferente. La información puede estar representada de muchas formas, por ejemplo por
su valor o por la cantidad, y se puede desglosar, explotar y analizar de manera diferente.
En la actualidad podemos obtener la información de un gran número de fuentes
diversas, sin embargo, muchas empresas todavía no han adoptado las Tecnologías de
Información como una herramienta básica para su desarrollo y competencia. Las
Tecnologías de Información pueden ayudar a mejorar la productividad de todas las
funciones de la empresa, y además de mejorar el flujo de información dentro y entre las
Unidades del Negocio. Una organización que pretenda ser efectiva deberá de explotar y
administrar todas éstas tecnologías para dar un valor agregado a toda la organización.
A través de la historia, las estructuras jerárquicas de muchos niveles han sido el modus
operandi de la mayoría de las grandes empresas, sin embargo, el uso de Tecnologías de
Información puede ayudar a la descentralización de la toma de decisiones, ya que la
información puede fluir horizontal y verticalmente de una forma fácil y rápida. Los
sistemas de Tecnologías de Información pueden ayudar de esa forma a disminuir los
niveles jerárquicos desde los altos ejecutivos hasta el personal operativo. Las
Tecnologías de Información permiten a una organización mejorar el manejo e
integración de todos los datos y documentos que necesiten todas las unidades
funcionales de ésta. Las Tecnologías de Información incrementan la flexibilidad
organizacional y la cordinación de todas sus funciones. Adicionalmente a esto, las
Tecnologías de Información nos dan una ventaja competitiva, al reducir nuestros costos
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26. de operación, flexibilidad organizacional, rapidez en la toma de decisiones, respuesta
hacia los requerimientos del cliente, información del mercado, competencia y entorno
en general, además de manejar a las diferentes Unidades de Negocios como un todo, no
importando su localidad física.
Por todo esto, debemos voltear la vista hacia las Tecnologías de Información como una
parte medular del negocio, implementarla en todas las etapas de la empresa (entrada,
conversión y salida), ya que esto nos permitirá evolucionar hacia el siguiente nivel: Las
empresas en la Era de la Información. Debemos de enfocar el rumbo hacia las
Tecnologías de Información ya que esta transición ya es inminente y si no se realiza a
tiempo, mas tarde será mucho más costoso y doloroso, y eventualmente podemos llegar
a desaparecer como empresa si hacemos caso omiso del cambio tecnológico que en la
actualidad se está viviendo en nuestro entorno.
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27. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
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Versus Open Systems Approaches. Academy Of Management Review. p. 531-
542
2. Benjamín, I & Blunt, J (Summer 1992). Critical IT Issues: The Next Ten Years,
Sloan Management Review. p. 7-19
3. Huber, G. (1990). “A Theory Of The Effects Of Advanced Information
Technologies On Organizational Design. Academy Of Management Review,
Vol 14, p. 47-71
4. Jones, G (Mayo, 1999). Organizational Theory. Texas: Texas A & M
University. Cap 9, p. 358
5. Monger. R. (1988). Mastering Technology. New York: The Free Press.
6. Steinert. (20, Octubre, 1992). Compuadd To Supply Mcdonald´S. Dalas
Morning News. p. 2D
7. Davidow & Malone. The Virtual Corporation. p. 168.
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