Administración de Proyectos

1. ETAPAS Y ADMINISTRACION DE UN PROYECTO
Administración de Proyectos
Taller de Proyectos de Procesos Módulo IV Administración de Proyectos 1

2. Contenido
I. Presentación.
• Objetivo
• Objetivos específicos
II. Conceptos Básicos de la Administración de Proyectos
• ¿Qué es un Proyecto?
• Características de un Proyecto
• ¿Qué es la Administración de Proyectos?
• Componentes de la Administración de Proyectos
• Elementos relacionados con el Proyecto
• Ciclo de vida del Proyecto
III. Administración de Proyectos
• Etapas de la Administración de Proyectos
• Áreas de conocimiento
• Involucrados en el Proyecto
• Organización para el Proyecto
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3. Contenido
IV. Etapas de la Administración de Proyectos
1. Inicio del Proyecto
2. Planeación del Proyecto
3. Ejecución del Proyecto
4. Control del Proyecto
5. Cierre del Proyecto
V. Conclusiones
VI. Lecturas sugeridas
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4. I. Presentación
Objetivo
Distinguir los principales conceptos, técnicas y principios
empleados en la Administración de Proyectos.
Ejemplificar el uso de algunas herramientas básicas
utilizadas en la Administración de Proyectos.
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5. I. Presentación
Objetivos específicos
• Presentar las mejores prácticas en Administración de
Proyectos.
• Aplicar la metodología y herramientas para la
Administración de Proyectos.
• Desarrollar un caso de estudio.
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6. II. Conceptos Básicos
¿Qué es un Proyecto? • Situación actual
INICIO
• Requerimientos
• Objetivos
Es la suma de esfuerzos que
Tiempo
en forma temporal se utilizan
para generar un PRODUCTO • PROYECTO
O SERVICIO en particular o
UNICO.
• Resultados
FIN
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7. II. Conceptos Básicos
Características de un Proyecto
• Temporal: cada proyecto tiene un comienzo y final definido
• Productos, servicios o resultados únicos: un proyecto
crea productos entregables único
• Elaboración Gradual: significa desarrollarlo en etapas
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8. II. Conceptos Básicos
¿Qué es la Administración de Proyectos?
La aplicación racional de
conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas para
alcanzar los objetivos de un
proyecto, a través de una
serie de actividades
interrelacionadas.
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9. II. Conceptos Básicos
Componentes de la Administración de proyectos
1. Habilidades clave
• Liderazgo
• Comunicación
• Negociación
• Solución de problemas
• Lograr objetivos
2. Conocimientos
• Técnicos
• Administrativos
3. Herramientas
4. Técnicas
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10. II. Conceptos Básicos
Elementos relacionados con el Proyecto
• Tiempo
• Calidad
• Alcance
• Entorno
• Recursos
• Costo
BUSCAR LA SATISFACCIÓN DE
TODOS LOS INTERESADOS
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11. II. Conceptos Básicos
Ciclo de vida del Proyecto
3. Ejecución*
NIVEL DE ACTIVIDAD
*Etapas del
proyecto
2. Planeación*
1. Inicio* 5. Cierre*
4. Control*
INICIO TIEMPO TERMINO
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12. II. Conceptos Básicos
Instalación Operación
100% completa completa
$, HH
Entrega
Grado de influencia en
resultados
Avance
Decisión de
arranque
Decisiones
trascendentes
Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 4
Inicio Planeación Ejecución Pruebas y
Diseño Arranque
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13. III. Administración de Proyectos
Etapas de la Administración de Proyectos
origen equipo del Proyecto
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
carta plan avance entrega
aceptación PRODUCTO
alcance
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14. III. Administración de Proyectos
Áreas de conocimiento
Definición de proyecto y las áreas involucradas desde el
Integración plan de administración, la ejecución, al cierre.
Administración, definición de productos y actividades y
Alcance su seguimiento.
Presupuesto y su control.
Costos
Planeación de recursos, desarrollo y administración de
Recursos equipos del proyecto.
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15. III. Administración de Proyectos
Definición de actividades interrelacionadas y
Tiempo cronogramas,
Planeación, aseguramiento y control de la calidad.
Calidad
Definición de la distribución de información del
Comunicaciones proyecto.
Planes y administración.
Riesgos
Planeación de adquisiciones, contrataciones, manejo
Suministros de proveedores
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16. III. Administración de Proyectos
Involucrados en el Proyecto
• Director del proyecto
• Cliente/usuario
• Organización ejecutante
• Miembros del equipo del proyecto
• Equipo de dirección del proyecto
• Patrocinador
• Influyentes
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17. III. Administración de Proyectos
Organización para el Proyecto (Estructuras)
POR PROYECTOS MATRICIAL FUNCIONAL
• El personal reporta • Reporta al Líder del • Varios responsables
directamente al Mando proyecto y al Mando
Superior funcional • Superior identificado
• Control total sobre el • Líder de proyecto de • Actúan por
presupuesto, recursos tiempo completo especialidad
materiales
• Autoridad y toma de • Enfoque fragmentado
• El Mando Superior tiene decisiones compartida
responsabilidad
administrativa sobre el
personal
• Puede disponerse de un
pool de recursos
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18. III. Administración de Proyectos
Organización para el Proyecto
Competencias técnicas
Alto
Competencias humanas
Bajo
Niveles operativos Mandos medios Niveles superiores
Habilidades de los equipos de trabajo
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19. IV. Etapas de la AP
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
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20. IV. Etapas de la AP
Técnicas y herramientas
• Mecanismos de selección
de proyecto
• Definición del proyecto
INICIO
• Carta del proyecto
• Alcance del proyecto
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
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21. IV. Etapas de la AP
Origen del Proyecto
NECESIDADES DEL
SECTOR O DE LA
INDUSTRIA
AVANCES
TECNOLÓGICOS REQUERIMIENTOS
DEL CLIENTE
PROYECTO
REQUERIMIENTOS NECESIDADES DE
LEGALES LA INSTITUCIÓN
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22. IV. Etapas de la AP
Carta del Proyecto
• Formaliza el inicio del proyecto
• Permite identificar el proyecto por parte de los involucrados
• Proporciona información general
¿Qué? ¿Por qué?
¿Quién? ¿Para qué?
¿Cómo? ¿Cuándo?
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23. IV. Etapas de la AP
CARTA DEL PROYECTO
NOMBRE DEL PROYECTO:
RESPONSABLE DEL PROYECTO::
OBJETIVO:
BENEFICIOS:
DESCRIPCIÓN:
PRIORIDAD:
JUSTIFICACIÓN:
PRODUCTOS:
APROBACIÓN:
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24. IV. Etapas de la AP
Técnicas y herramientas
• Estructura de Descomposición
del Trabajo
• Tabla de precedencias
PLANEACIÓN
• Ruta critica
• Matriz de roles
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
• Plan del proyecto
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25. IV. Etapas de la AP
Procesos de planeación
• Plan de Administración de Proyecto
• Alcance, definición y plan de administración
• Estructura de Descomposición del Trabajo (EDT) o
Work Breakdown Structure ( WBS )
• Definición de actividades, de hitos o milestones
• Secuencia de actividades
– Diagramas de red, lista de actividades
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26. IV. Etapas de la AP
Procesos de planeación
• Estimación de recursos
• Estimación de la duración de actividades
• Desarrollo del cronograma
• Estimado de costos y desarrollo de presupuesto
• Planeación de:
– Calidad, Recursos Humanos, Comunicaciones, Riesgos
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27. IV. Etapas de la AP
Plan de administración del Proyecto
• Guía la ejecución y control del proyecto; define
referencias para evaluar el avance y cumplimiento del
programa
• Contempla elementos de las áreas de conocimiento,
tales como:
– Definición del alcance
– Organización del Proyecto
– Mecanismos y programas de comunicación
– Programa de Proyecto
– Estimados de costos
– Procesos de administración de riesgos
– Procedimientos de control de cambios
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28. IV. Etapas de la AP
Estructura de Descomposición del Trabajo
¡ En partecitas !
Suficientemente pequeñas
que quepan en el plato y lo
suficientemente grandes
que no indigesten.
¿Cómo se come un elefante?
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29. IV. Etapas de la AP
¿Qué es?
• Representación de la jerarquía del proyecto
• Identifica todo el trabajo a realizar
• Es un producto de la definición de alcance
Características
• Organiza y define el alcance total del proyecto
• Estructura los entregables en diferentes niveles con desglose suficiente para
seguimiento
• Considera las fases del proyecto
Es el fundamento para
• Estimación de costos
• Distribución de roles y funciones
• Planes técnicos
• Lista de productos a entregar
• Informes sobre el avance y análisis de problemas
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30. IV. Etapas de la AP
Elaboración
1. Identificar los productos entregables y el trabajo
relacionado
2. Estructurar y organizar la EDT
3. Descomponer los niveles superiores de la EDT en
componentes detallados de nivel inferior
4. Desarrollar y asignar códigos de identificación a los
componentes de la EDT
5. Verificar que el grado de descomposición del trabajo es
necesario y suficiente
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31. IV. Etapas de la AP
• Organización de unidades medibles de trabajo requeridos
para desarrollar productos
PRODUCTO
Componentes mas
1 2 3
importantes
Productos de trabajo
1.1 1.2 1.3
terminados
1.1.1
1.1.2
1.2.1
1.2.2 Tareas que entregan un
producto
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32. IV. Etapas de la AP
Gráfica de Gantt
1. Programar las actividades 2. Permite registrar avances
del Proyecto considerando de acuerdo con lo
tiempo y responsables. planeado.
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33. IV. Etapas de la AP
Tabla de precedencias
• Contiene todas las actividades del proyecto identificadas
en la EDT, en el orden en que se ejecutarán.
• Incluye los siguientes elementos:
– Clave de la actividad
– Actividad
– Duración
– Actividades precedentes
– Responsable
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34. IV. Etapas de la AP
Elaboró: Eduardo Dávila Turcios
PROYECTO: Plan 2003 - 2005 Fecha: Octubre 2002
Clave de la Actividades
actividad Actividad Duración precedentes Responsable
0 Inicio ---- -- ------
1 Diagnóstico y pronóstico realizado 4 meses -- Director de Planificación
2 Normas y criterios establecidos 2.5 meses -- Director Jurídico
3 Estrategia definida 1 mes 1,2 Subsecretario
4 Programas de desarrollo realizados 1 mes 3 Director de Planificación
5 Plan instrumentado 1 mes 4 Director de Planificación
6 Edición realizada 2 meses 4 Director Administrativo
7 Público consultado 2.5 meses 4 Director de Control
8 Proyecto definido 1.5 meses 5,6,7 Director de Planificación
9 Plan aprobado por ejecutivo 0.5 meses 8 Subsecretario
10 Publicación y difusión efectuadas 0.5 meses 9 Director Administrativo
11 Fin ---- ? ------
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35. IV. Etapas de la AP
Tipos de precedencias
Actividad A Actividad B Final a Inicio
Actividad A Actividad B
Inicio a Inicio
Actividad A Actividad B
Final a Final
Actividad A Actividad B
Inicio a Final
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36. IV. Etapas de la AP
3
1 2
2
2
1 2 1
2
2
3 4 5
3 4 5 1
1
4
6 7 6 7
Diagrama de Gantt Red / Ruta crítica
1 2
Hitos 3 4 5
(milestones)
6 7
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37. IV. Etapas de la AP
Diagrama de Red (ruta crítica)
• Determina la duración total del proyecto
• Se basa en el estimado de un valor de duración por tarea
• Muestra interdependencia de tareas
• Permite estimar el tiempo de finalización del proyecto
• Permite evaluar balance entre recursos y tiempo
• Permite evaluar avances o desempeño
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38. IV. Etapas de la AP
Holgura
• Es el período de tiempo que una tarea puede retrasarse
sin retrasar al proyecto
• Las tareas en la ruta crítica tienen cero holgura.
• Las tareas de la ruta crítica que se retrasan, ocasionan
retrasos al proyecto
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39. IV. Etapas de la AP
La holgura se calcula por alguna de las siguientes fórmulas:
Es Ef
Inicio mas tardío – Inicio mas temprano (Ls - Es)
o bien, Actividad
Final mas tardío – Final mas temprano (Lf - Ef)
Ls Lf
• Las cifras mas tempranas se calculan siguiendo el
diagrama de la red , desde el inicio del proyecto para cada
tarea; las cifras mas tardías se encuentran a partir del fin
del proyecto hacia el inicio.
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40. IV. Etapas de la AP
0-0 0-7 7 - 13
INICIO A D
14 - 21
0 7 6
F
8 - 14
7
E 21 - 24 24 - 24
0-8
6 I FIN
B
8 - 16
3 0
8
H
8
0-6 6 - 10
C G
6 4
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41. IV. Etapas de la AP
PERT (Program Evaluation and Review Technique)
• Se emplea para estimar tiempos y costos.
• Es de utilidad para:
– Análisis de alternativas
– Empleo eficiente de recursos
– Optimización de calendarios
– Facilita el control del proyecto y las revisiones de costos
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42. IV. Etapas de la AP
• Se calcula con base en tres estimaciones de la duración esperada
para la actividad: Optimista (O), Pesimista (P) y Mas probable (M).
(P+4M+O)
Tiempo esperado entre eventos
6
(P-O)
Desviación estándar
6
(P-O) 2
Varianza de una tarea
6
Duración esperada del proyecto Suma de duración de las tareas
Desviación esperada del proyecto Suma de varianza de las tareas
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43. IV. Etapas de la AP
Técnicas y herramientas
• Sistema de autorización de trabajo
• Sistema de información
• Reportes de avance
EJECUCIÓN
• Resultados del trabajo
• Cambios requeridos
• Mejora de calidad
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE • Mejoras en la ejecución
• Informes de proyecto
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44. IV. Etapas de la AP
Procesos de ejecución
• Dirección del proyecto
– Productos de avance
– Acciones implantadas
• Aseguramiento de calidad
– Cambios
– Acciones correctivas
• Formación y desarrollo de equipo de trabajo
• Distribución de información
• Manejo de proveedores
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45. IV. Etapas de la AP
Comunicaciones en el Proyecto
Procesos para contar con la información del proyecto en
tiempo y forma.
• Planificar las comunicaciones
• Generar información
• Distribuir la información
• Informar los avances
• Satisfacer a los interesados
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46. IV. Etapas de la AP
Reportes de avance
Las metas intermedias son resultados parciales que se van
logrando a lo largo del proyecto.
Las metas intermedias:
• Describen un resultado técnico o un evento
• Se programan en fechas determinadas
• Su duración es cero
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47. IV. Etapas de la AP
Características:
• Tangibles
• Medibles
• Entregables
• Se deben establecer claramente
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48. IV. Etapas de la AP
Ventajas:
• Más fácil de interpretar
• Se puede utilizar para reportes del proyecto, como
programa de entregas o avances
• Permite enfocarse a resultados, lo que proporciona
flexibilidad en la ejecución y crea un clima de confianza
• Se pueden generar indicadores que proporcionen
información valiosa para el proyecto (Tiempos, Costos,
Cambios, Riesgos, entre otros)
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49. IV. Etapas de la AP
Valor ganado del proyecto
Planeado
Recursos
Valor ganado
Real
Tiempo
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50. IV. Etapas de la AP
Técnicas y herramientas
• Análisis de valor ganado
• Distribución de información
• Sistemas de control de cambio
• Control de riesgos
CONTROL
• Actualizaciones del plan
• Acciones correctivas
• Lecciones aprendidas
• Aceptación del trabajo
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE • Ordenes de cambio
• Ajustes a línea base
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51. IV. Etapas de la AP
Procesos de control
• Supervisión y control
• Control de cambios
• Verificación y control de alcance
• Control del cronograma
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52. IV. Etapas de la AP
Procesos de control
• Control de costos
• Control de calidad
• Seguimiento de desempeño del equipo
• Informes de resultados
• Comunicación con interesados
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53. IV. Etapas de la AP
Administración de cambios
• Evaluar y documentar ajustes y sus impactos
• Recopilar, medir y difundir la información sobre el avance,
riesgos y resultados preliminares del Proyecto
Con el objeto de:
– Comparar y evaluar el avance real del Proyecto
– Dar seguimiento y supervisión de riesgos
– Documentar la situación actual del Proyecto
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54. IV. Etapas de la AP
Análisis y contención de riesgos
Recomendaciones prácticas:
• Prevea riesgos, no catástrofes
• Aplique su sensibilidad, visión
• Realice el análisis en grupo y en forma ágil
• Analice los riesgos más importante
• Contemple probabilidad de ocurrencia e impacto
• Repita el análisis de riesgos durante el proyecto antes de
actividades o eventos críticos
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55. IV. Etapas de la AP
Análisis de valor ganado
Permite evaluar el
desempeño del proyecto,
considerando medidas de
tiempo y costo.
– Valor planeado
– Valor ganado
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56. IV. Etapas de la AP
Análisis de calidad
• Costo de conformidad y no conformidad
• Análisis costo / beneficio
• Control de calidad - herramientas estadísticas
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57. IV. Etapas de la AP
Técnicas y herramientas
• Auditorias de procura
• Informes y reportes de
ejecución
CIERRE
INICIO PLANEACIÓN EJECUCIÓN CONTROL CIERRE
Reporte final
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58. IV. Etapas de la AP
Cierre del Proyecto
1. Cierre administrativo
– Reporte final
• Presupuesto
• Programa
• Evidencias
• Lecciones aprendidas
• Reporte de control de cambios
– Archivos
– Plan de transición
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59. IV. Etapas de la AP
Cierre del Proyecto
2. Cierre del contrato
– Archivos de contrato
– Manuales, planos
– Bitácoras
– Comunicados
– Lecciones aprendidas
3. Producto, servicio o resultado final
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60. VI. Lecturas sugeridas
• PMI Standard
A guide to the project management body of knowledge
• Chamoun, Yamal
Administración Profesional de Proyectos
• Microsoft Project Paso a Paso
• Kerzner, Harold PhD
Project Management
• GIDO, Clements
Administración exitosa de proyectos
• DAVIDSON, Jeff
La gestión de proyectos
• WEISS, Joseph
Administración de proyectos en cinco pasos
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