El documento habla sobre la elaboración de manuales de procedimientos. Explica que un procedimiento es una serie de actividades organizadas para lograr un resultado específico. Luego describe los elementos fundamentales que debe contener un manual de procedimientos como el objetivo, alcance, definiciones y formato de control. Finalmente menciona partes complementarias como la portada.

1. ELABORACION DE LOS MANUALES
DE PROCEDIMIENTOS
Gestión por competencias
Ing. Luis Alberto Rojas

2. Un proceso se puede definir como una serie de
actividades, acciones o eventos organizados
interrelacionados, orientadas a obtener un
resultado específico y predeterminado, como
consecuencia del valor agregado que aporta cada
una de las fases que se llevan a cabo en las
diferentes etapas por los responsables que
desarrollan las funciones de acuerdo con su
estructura orgánica.

3. Conjunto ordenado de operaciones o
actividades determinadas secuencialmente en
relación con los responsables de la ejecución,
que deben cumplir políticas y normas
establecidas señalando la duración y el flujo de
documentos. Por ejemplo: procedimiento para
pago de nómina, cobro de cuentas por servicios
prestados, compra y suministro de materiales,
etc.

4. Al analizar las definiciones de proceso y procedimiento
se encuentran algunas similitudes y muchos autores
utilizan indistintamente dichos términos, cuando se trata
de manuales que orienten la ejecución del trabajo, es
más generalizado el uso de procedimientos, por razones
de orden jurídico, confirmado por la Constitución y las
Leyes. En este instructivo para tener didácticos los
términos "proceso y procedimiento" se emplea en forma
análoga, especialmente por que se está describiendo el
trabajo de una persona responsable y de allí se origina la
descripción del Manual de Funciones.

5. • El desarrollo y mantenimiento de una línea
funcional de autoridad y responsabilidad
para complementar los controles de la
organización.
• Una definición clara de las funciones y las
responsabilidades de cada departamento,
así como la actividad de la organización,
esclareciendo todas las posibles lagunas o
áreas de responsabilidad indefinida.

6. • Un sistema contable que suministre una oportuna,
completa y exacta información de los resultados
operativos y de organización en el conjunto.
• Un sistema de información para la dirección y para los
diversos niveles ejecutivos basados en datos de
registro y documentos contables y diseñado para
presentar un cuadro lo suficientemente informativo de
las operaciones, así como para exponer con claridad,
cada uno de los procedimientos.

7. • La existencia de un mecanismo dentro de la
estructura de la empresa, conocido como
evaluación y autocontrol que asegure un análisis
efectivo y de máxima protección posible contra
errores, fraude y corrupción.
• La existencia del sistema presupuestario que
establezca un procedimiento de control de las
operaciones futuras, asegurando, de este modo,
la gestión proyectada y los objetivos futuros

8. • Elementos
esenciales
para
practicar
auditorías, interventorías y en general
evaluaciones internas e independientes o
externas.

9. • Todos los empleados de la empresa deberán
consultar permanentemente este manual para
conocer sus actividades y responsabilidades,
evaluando
su
resultado,
ejerciendo
apropiadamente el autocontrol
• Los jefes de las diferentes unidades
• Los organismos de control tanto a nivel interno
como externo, que facilitan la medición del nivel
de cumplimiento de los procedimientos y sus
controles, que han sido establecidos para
prevenir pérdidas o desvíos de bienes y recursos.

10. • Representación gráfica de la secuencia de los
procedimientos o actividades que conforman el
manual se utilizará el diagrama de flujo.
• Los diagramas de flujo son una parte importante
del desarrollo de procedimientos, debido a que
pos su sencillez grafica permiten ahorrar muchas
explicaciones.
• Se admiten determinados símbolos que denotan
un significado, preciso y para cuya utilización se
aplican determinadas reglas.

11. • No mezclar en un mismo lado del símbolo, varias
líneas de entrada y salida.
• No debe haber mas de una línea de unión entre dos
símbolos.
• El símbolo decision es él único que puede tener hasta
tres lineas de salida.
• Las lineas de unión se deben presentar mediante
lineas rectas.
• El símbolo debe mantener uniformidad en su
tamaño.
• La redacción del contenido del símbolo debe ser
breve y sencilla.

12. SIMBOLO
DESCRIPCION
Iniciación o terminación del procedimiento al
interior del símbolo.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Se describe en forma literal la operación a
ejecutar.
DECISIÓN Pregunta breve sobre la cuál se toma
alguna decisión.
DOCUMENTO
Para indicar por ejemplo
un pedido, requisición, factura, recibo,
comprobante, correspondencia, etc.
Flecha utilizada para indicar la continuidad de
las actividades dentro del procedimiento

13. PARTES FUNDAMENTALES DEL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
• Título: Se indicará la razón de ser de acuerdo con
el contenido, en forma breve y concisa
• Código: de acuerdo a los centros de costo.
• Logo: si la entidad cuenta con él.
• Objetivos: Descripción del (los) fin (es) que se
persigue (n) a través de la ejecución del
procedimiento.
• Alcance:
• Numero de pagina: descripción del total de
paginas

14. Objetivo
Se deberá describir, de manera clara y precisa, el
resultado que se desea alcanzar con cada
procedimiento.
Se recomienda en la redacción del objetivo
• Iniciar la descripción del objetivo con un verbo en
infinitivo que implique, inherentemente, alguna
medición, por ejemplo: incrementar, reducir,
• disminuir, aumentar, mejorar, mantener, ampliar,
etc.

15. • Especificar con claridad qué se pretende con
la ejecución del procedimiento, así como las
acciones que se llevarán a cabo para lograr el
resultado esperado.

16. verbo
Qué resultado se pretende Mediante qué acciones se
logrará el resultado
Establecer
los lineamientos para
realizar las actividades de
recepción,
almacenamiento y ruta de
aprobación
de
los
productos nacionales e
importados distribuidos y
acondicionados por XXXXX
S.A.
inspeccionando de que
todo el producto que se
encuentre identificado y
ubicado en una posición
efectiva, de modo que se
permita realizar todas las
operaciones de forma
precisa, segura y sin
interferencias entre ellas.

17. Alcance
• El alcance permite definir y describir las
fronteras lógicas internas y externas del
procedimiento, por lo que indica qué
actividades, personas y áreas afecta.
• En caso de haber exclusiones, deberán
señalarse.

18. Ejemplo
• Comprende desde la recepción de los
productos en el punto que el cliente
establezca o en la bodega de xxxxxxx S.A,
hasta la disponibilidad de los productos en
cada una de las bodegas. Se incluye el ingreso
de los productos a la zona de cuarentena, para
el acondicionamiento de los mismos.

19. FORMATO DE CONTROL
• Revisado por: Muestra la firma del empleado que
aprueba el contenido y diligenciamiento del
procedimiento que refleja en la hoja de ruta.
• Aprobado por: Muestra la firma del empleado
que aprueba el contenido y diligenciamiento del
procedimiento que refleja en la hoja de ruta.
• Elaborado por: Muestra la firma del empleado
que realiza el contenido del procedimiento.

20. Definiciones
Con el propósito de facilitar la comprensión de
los términos empleados en el procedimiento, se
deberá establecer un apartado en el que se
describa el significado de los conceptos.

21. ELEMENTOS COMPLEMENTARIOS DEL
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
• Cubierta o portada
En esta parte se deberán incluir los siguientes
datos:
− Imagen institucional de la dependencia,
organismo auxiliar o fideicomiso público del que se
trate
− Logotipo
− Título del manual de procedimientos
− Fecha de elaboración