La reunión de Kickoff


Curso de Dirección de
            Proyectos
Introducción

» El kickoff es como un baile de presentación en sociedad ó como una
primera cita : es la primera vez que no...
Antes del kick-off
» Recopilar y “digerir” la información disponible (oferta, modelo de costes,
  planificación, actas reu...
Cómo prepararse

  » Hay que preparar la documentación en formato
    ejecutivo, que incluya la información relevante que
...
La Reunión
» Temas a tratar e información necesaria que debemos llevar preparada :
     » Nuestra visión del Proyecto y Al...
Después del kick-off
   » Elaborar y entregar en los dos días siguientes el
     acta de la reunión, indicando claramente ...
Después del kick-off
» La clave básica después del kick-off es :
Gracias…
                          y buena Suerte
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GestióN De Proyectos ReunióN De Kickoff

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GestióN De Proyectos ReunióN De Kickoff

  1. 1. La reunión de Kickoff Curso de Dirección de Proyectos
  2. 2. Introducción » El kickoff es como un baile de presentación en sociedad ó como una primera cita : es la primera vez que nos ven gestionando el trabajo » Hay que establecer un clima de confianza » Debemos manejar toda la información disponible » Se deben manejar las expectativas del cliente, y gestionar los posibles riesgos » Debemos prepararnos mental y físicamente, y ser conscientes del impacto que causaremos » Hay que poner en marcha trucos y herramientas que nos permitan derribar los muros de la resistencia al cambio » Hay que dar protagonismo a los interlocutores del cliente, y a los participantes, haciéndoles ver la importancia de su labor
  3. 3. Antes del kick-off » Recopilar y “digerir” la información disponible (oferta, modelo de costes, planificación, actas reuniones comerciales, etc) » Si no se ha participado en el proceso comercial, hablar con quien lo hizo. » Convocar una reunión “interna” de enfoque (expectativas del cliente, información útil, quién es quién, tono requerido –formal/informal-, etc.) » Diseñar el equipo de trabajo (quién, cuándo, dónde, etc.) » Convocar el kick-off con una semana de antelación al menos. Conocer a quién se convoca, papel de cada uno. Elegir el día y hora convenientemente. » Estudiar la planificación, el alcance, el equipo: identificando posibles riesgos, internos ó externos, y preparar una estrategia antes de ir a la reunión
  4. 4. Cómo prepararse » Hay que preparar la documentación en formato ejecutivo, que incluya la información relevante que debamos discutir y mostrar » Trabajarla lo máximo posible con el responsable del proyecto del cliente » Preparar el material y el entorno (salas, proyectores, muestras de documentos, bolis, libretas, carpetas, tarjetas, etc.) » Confirmar con el interlocutor del cliente los asistentes » Compartir la información con el responsable del proceso comercial, si no somos nosotros
  5. 5. La Reunión » Temas a tratar e información necesaria que debemos llevar preparada : » Nuestra visión del Proyecto y Alcance » Calendario, hitos principales y entregables » Riesgos (en caso necesario, y enfocados en positivo) » Presentación del Equipo, roles y responsabilidades. Foros de seguimiento » Protocolos de aprobación, fases y gestión de cambios » Disponibilidad necesaria de las personas del cliente » Plan de comunicación » Próximos pasos » Hay que moderar la reunión » Antes de que un tema se enquiste, si no es el foro de decisión adecuado, proponer una reunión monográfica del tema, con los “decisores” » Es posible que haya que preparar dos reuniones, una interna del cliente y otra con nosotros (establecer nuestra influencia)
  6. 6. Después del kick-off » Elaborar y entregar en los dos días siguientes el acta de la reunión, indicando claramente los compromisos y tareas adquiridos por ambas partes, y el responsable ó responsables de cumplirlos » Nunca tardar más de dos días en entregar las actas de las reuniones » Llamar al interlocutor para contrastar impresiones y recoger cualquier punto discordante, que permita orientar nuestra posición » Nunca prometer nada que no se pueda cumplir » Ser riguroso en los compromisos adquiridos » Convocar siempre las reuniones con antelación y una agenda predefinida, estableciendo nosotros tiempos estimados para cada tema, y manejarlos
  7. 7. Después del kick-off » La clave básica después del kick-off es :
  8. 8. Gracias… y buena Suerte Curso de Dirección de Proyectos María Jesús Salido Rojo maria.salido@gmail.com

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