Control de Reuniones para el seguimiento de Proyectos según estapas

1. Propuesta para el Control de
Reuniones de Proyectos

2. Etapas del Proyecto:
Iniciar
• Redactar propuesta específica del proyecto, los objetivos, el alcance, se estima como se llevara a cabo y se hace una evaluación de los riesgos, además
se hacen estimaciones de tiempos, costes teniendo en cuenta los recursos humanos materiales y financieros disponibles. Este proceso es esencial para
alcanzar el éxito en un proyecto, porque unos objetivos mal planeados conducirán al fracaso del proyecto aun cuando la gestión sea adecuada.
Planificar
• Se realiza la planificación de todas las actividades necesarias para llevar a cabo el proyecto, considerando las prioridades del proyecto, los recursos
necesarios, el proveedor los tiempos esperados para ejecutar cada una de las tareas y sus funcionalidades.
Ejecutar
• Puesta en marcha del proyecto, poniendo en práctica la planificación llevada a cabo previamente.
• Se deberán organizar regularmente reuniones para administrar el equipo del proyecto, es decir discutir regularmente el progreso del proyecto y
determinar las prioridades siguientes.
Controlar
• Asegurar que los objetivos sean alcanzados en el tiempo y calidad planificada, realizando una buena supervisión y medición del rendimiento de los
resultados, con el objetivo de que se puedan tomar acciones correctivas, esto se hace mediante la comparación entre la planificación realizada y los
valores incurridos.
Cerrar
• Etapa final de un proyecto en la que éste es revisado, y se llevan a cabo las valoraciones pertinentes sobre lo planeado y lo ejecutado, así como sus
resultados, en consideración al logro de los objetivos planteados.
• Se realizan las pruebas finales de corrección de la solución y la verificación.

3. Estructura de Reunión por Etapas:
• REUNIÓN COORDINACIÓN INICIO DEL PROYECTO: El propósito de esta
reunión es definir el Líder del Proyecto Usuarios (LPU), quien lo
reemplazará en caso de que se ausente, ver las áreas involucradas y los
posibles proveedores. Además, revisar el PPTO y solicitar la gestión para la
reunión de Kick-Off del proyecto.
• REUNIÓN LANZAMIENTO DEL PROYECTO (KICK-OFF):el propósito de esta
reunión es comunicar los objetivos del proyecto, obtener el compromiso
del equipo de proyecto y explicar los roles y las responsabilidades de los
interesados que van a participar directa o indirectamente en su desarrollo.
Iniciar

4. Estructura de Reunión por Etapas:
• Objetivo de la reunión: Revisar PPTO, participantes y obtener compromisos iniciales.
• Cuando efectuar reunión: después que el proyecto es aprobado por el directorio.
• Quién gestiona la reunión: PMO
• Participantes: LPU, Equipo PMO.
• Temas a tratar:
• Definir y oficializar LPU y su Back UP.
• Identificar a posibles proveedores.
• Definir áreas involucradas
• Definir y clarificar el alcance
• Informar PPTO y solicitar gastos mensualizados del proyecto.
• Definir fecha Kick-Off del proyecto
• Definir tiempos para la planificación.
REUNIÓN
COORDINACIÓN
INICIO DEL
PROYECTO
• Objetivo de la reunión: Dar inicio al proyecto, haciendo una presentación de este.
• Cuando efectuar reunión: identificado los posibles participantes y proveedores.
• Quién gestiona la reunión: LPU
• Participantes: LPU y equipo de trabajo, Gerente del Área, personal de áreas involucradas, Equipo PMO, Proveedor y Jefe de
Proyecto.
• Temas a tratar:
• Presentar proyecto a los diversos involucrado, comunicando el objetivo, alcance e impacto.
• Gestionar reuniones de seguimiento a la planificación del proyecto.
KICK OFF

5. Estructura de Reunión por Etapas:
•REUNIONES QUINCENALES: el propósito de
estas reuniones es dar seguimiento al
avance de la planificación del proyecto, con
el fin de conocer en que se está trabajando y
las gestiones que se están llevando a cabo.
Planificar

6. Estructura de Reunión por Etapas:
•Objetivo de la reunión: Revisar avance de la planificación, ver estado de
avance del requerimiento y conocer equipo de proyecto que trabajará.
•Cuando efectuar reunión: posterior a la reunión de Kick-Off.
•Quién gestiona la reunión: PMO
•Participantes: LPU, junto con su equipo para el proyecto, Equipo PMO y JP, si
ya está definido.
•Temas a tratar:
•Conocer estado de avance del documento de requerimiento.
•Identificar JP del proyecto.
•En caso de que JP ya cuente con el requerimiento, revisar el requerimiento
para el entendimiento del proyecto.
•Definir proveedor final
•Validar por parte de comité de TI del requerimiento y proveedor.
•Definir tiempos para entrega de la Gantt.
Contrastar cotización final con PPTO.
•Seguimiento de compromisos.
REUNIONES
QUINCENALES

7. Estructura de Reunión por Etapas:
•REUNIONES DE SEGUIMIENTO DE PROYECTO:
Es la reunión liderada por el LPU que reúne a
los integrantes del equipo del proyecto para
conocer la situación de este y entregar el
estado de avance a la PMO.
Ejecutar

8. Estructura de Reunión por Etapas:
•Objetivo de la reunión: Revisar estado de avance del
proyecto.
•Cuando efectuar reunión: según el requerimiento del LPU.
•Quién gestiona la reunión: PMO con indicación del LPU.
•Participantes: LPU, junto con su equipo para el proyecto,
Equipo PMO, proveedor, de ser necesario y JP.
•Temas a tratar:
•Conocer estado de avance del proyecto de acuerdo a la
Gantt.
•Revisar desviaciones y soluciones para cumplimiento de la
Gantt.
•Revisar gastos del proyecto.
•Seguimiento de compromisos.
REUNIONES DE
SEGUIMIENTO
DE PROYECTO

9. Estructura de Reunión por Etapas:
•REUNIÓN DE CIERRE: son reuniones que se
llevan a cabo una vez que finaliza el proyecto.
Esta reunión es una oportunidad para que el
equipo del proyecto identifique las cosas que
salieron bien a lo largo del proyecto y las que
podrían haberse hecho de otra manera.
Cerrar

10. Estructura de Reunión por Etapas:
•Objetivo de la reunión: Dar por finalizado el proyecto.
•Cuando efectuar reunión: Cuando el proyecto se encuentre en
producción o haya terminado la ultima etapa de la Gantt.
•Quién gestiona la reunión: PMO con indicación del LPU.
•Participantes: LPU y equipo, Equipo PMO, Gerentes áreas
involucradas, Gerente P&P y JP.
•Temas a tratar:
•Conocer estado final del proyecto.
•Revisar los gastos del proyecto.
•Revisar si el objetivo y el alcance fueron alcanzados con la
finalización del proyecto.
•Revisar lo que salió bien, lo que salió mal y lo que se pudo
mejorar.
•Definir indicadores de medición para resultados del proyecto.
REUNIONES DE
CIERRE