Describe los procesos asociados a la agenda de trabajo y sus relaciones.

1. 09/12/15
UNIVERSIDAD LISANDRO ALVARADO
DECANATO DE CIENCIAS Y TECNOLOGÍA
COORDINACIÓN DE POSGRADO
Carlos Primera Leal
cprimera@ucla.edu.ve
Twitter:@sinergiadcyt
http://gerenciaycomplejidad.blogspot.com

2. 09/12/15 C.Primera
AGENDA
• Introducción.
• Agenda de reunión de trabajo.
• Proceso: elaborar agenda.
• Proceso: difundir agenda a los invitados.
• Proceso: ejecutar reunión de trabajo según
agenda.
• Proceso: evaluar agenda.
• Conclusión.
• Referencias Bibliográficas.

3. 09/12/15 C.Primera
INTRODUCCIÓN
Las reuniones de trabajo constituyen una actividad
fundamental en las organizaciones modernas porque
en ellas se informa o se toman decisiones que
enrumban, a las organizaciones, hacia el éxito o el
fracaso. Lo cierto es que para bien o para mal, las
reuniones reúnen la inteligencia colectiva
organizacional para tomar las decisiones requeridas,
con base en la información, el conocimiento y la
experiencia de sus empleados de una manera general,
o de los miembros de un equipo, en forma particular.
La piedra angular de la reunión de trabajo es la
agenda.

4. Elaborar
Agenda
Cambios
Sugeridos
Objetivo
Reunión
Información
Logística
Difundir
Agenda
A
Invitados
Agenda
Agenda Tópicos
AgendaEjecutar
Reunión
de
trabajo
según
agenda
Agenda
Evaluar
Agenda
Agenda
Agenda
Evaluada
EVALUACIÓN
REUNIÓN
EJECUCIÓN
REUNIÓN
PLANIFICACIÓN
REUNIÓN
PROCESOS REUNIÓN DE TRABAJO
AGENDA DE REUNIÓN DE TRABAJO, SUS PROCESOS Y RELACIONES
Fuente: Autor (2015).

5. • Especifica el objetivo de la reunión, las actividades a
realizar o tópicos a tratar y su duración.
• Indica la persona que lidera la reunión, según la
actividad a realizar.
• Partiendo de los tópicos a tratar se elabora la lista de
invitados y la metodología para la ejecución de la
reunión. Además, Permite determinar los recursos
físicos, de información y alimentación requeridos
antes y durante la reunión, facilitando la elaboración
de un plan para la logística.
• Tomar en cuenta información de la agenda evaluada
de la reunión pasada para hacer los cambios que sean
pertinentes.
• Si es necesario, incorporar tópicos sugeridos por
personas involucradas. La elaboración de la agenda
está inmersa en el proceso de planificación de la
reunión y es llevado a cabo por el líder de la reunión o
quien la convoca.
PROCESO: Elaborar Agenda

6. • Los invitados son el corazón de la reunión
porque aportan la inteligencia, el conocimiento
y la experiencia que requieren los tópicos que
se tratarán en la reunión.
• Invitar con suficiente tiempo de antelación,
suministrándoles la agenda y la información
que deben conocer para la reunión.
• Debe indicarse, a los invitados, qué se espera
de ellos durante la reunión.
• Con la prudencia del caso y de una manera
planificada, se debe enviar a los invitados,
recordatorios de la reunión.
• Este es un subproceso, en el proceso de
planificación de la reunión.
PROCESO: Difundir agenda a los invitados

7. • El santo grial de las reuniones de trabajo
es lograr el objetivo propuesto,
optimizando el uso de los recursos para
lograr una reunión eficiente.
• La reunión eficiente es la prueba de fuego
de la agenda y por supuesto, su éxito
dependerá de la habilidad del líder en la
conducción de la reunión.
• La agenda le indicará qué tratar, cuándo
hacerlo, quién conduce la reunión y cuándo
concluir. Cuando ocurren situaciones no
previstas, la agenda puede ayudar a
reconducir la reunión hacia el objetivo.
• Durante este proceso la agenda comparte
su rol protagónico con la minuta de la
reunión, documento éste, en el cual se
registran los acuerdos y sus responsables.
PROCESO: Ejecutar reunión de trabajo según agenda.

8. • Concluida la reunión es necesario evaluarla y
la agenda, entre otros elementos, también
debe ser valorada.
• La idea es determinar si funcionó o no la
agenda; en cualquier caso, determinar el por
qué.
• La información de la agenda evaluada debe
alimentar al proceso de elaboración de la
próxima reunión para contribuir a modificar o
mejorar los procesos asociados a la creación
de la agenda de reunión.
PROCESO: Evaluar agenda.

9. La agenda es fundamental para
el éxito de la reunión de trabajo;
el conocer sus procesos
asociados y cómo ellos se
relacionan, permite asegurar
que cada agenda futura va a ser
mejor que la anterior, logrando
así un proceso de mejora
continua que impactará
positivamente a la mejora
continua de las próximas
reuniones.
CONCLUSIÓN

10. Primera C. (2015). Agenda de la Reunión de Trabajo: procesos y relaciones
asociadas. Disponible en:
http://gerenciaycomplejidad.blogspot.com/2015/09/agenda-de-la-reunion-de-
trabajo-sus.html Fecha de consulta: 12/09/2015.
Schwarz R. (2015). How to Design an Agenda for an Effective Meeting.
Disponible en https://hbr.org/2015/03/how-to-design-an-agenda-for-an-effective-
meeting Fecha de Consulta 30/08/2015.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS