COMO ORGANIZAR EVENTOS DEPORTIVOS

1. ORGANIZACIÓN DE
EVENTOS DEPORTIVOS

2. Para organizar un evento deportivo se hace
necesario identificar sus características, la
duración, su contenido, el período del año en
el cual se realiza, los recursos disponibles
para su ejecución y una serie de condiciones,
que de no ser contempladas, inducirían a
cometer errores que posiblemente harían
fracasar el éxito del mismo.

3. PLANEAR
Definir un objetivo general que permita orientar la
pretensión del evento.
Caracterizar el evento:
• Tipo de Evento: deportivo, recreo deportivo, etc.
• Público objetivo: niños, jóvenes, adultos, adultos
mayores.
• Definir la cantidad de asistentes (por lo menos un
aproximado).
• Identificar que recursos se requieren para la ejecución
del evento.
• Definir la duración del evento con exactitud (un días,
meses)
• Fijar fecha (s) y horarios.
• Definir el lugar donde se realiza el evento.

4. La creación de comités de trabajo y la
asignación de funciones específicas
para las personas que lo conforman,
garantizan una buena planeación,
organización y administración deportiva.

5. METODOLOGÍA GENERAL DE TRABAJO
Estructurar líneas de trabajo
Al estructurar líneas de trabajo se da orientación al proceso de
planeación. A través de estas se delimitan las funciones y se
asignan las responsabilidades.
• 1. Administrativa: Coordinación general del evento, figura
encargada de articular todo el evento, gestiona, da manejo al
presupuesto.
• 2. Técnica: Desarrollo de la actividad deportiva propiamente
dicha, es la línea que da operatividad al evento, se encarga
de planear y ejecutar las actividades que le dan contexto al
evento.
• 3. Logística: Atender a proveedores de bienes y servicios,
ubicar lo referente a los servicios complementarios al evento.

6. EL COMITÉ ORGANIZADOR
Como su nombre lo dice es el encargado
de organizar el evento, desde la
planeación hasta la ejecución, hacer el
cronograma y el programa y de coordinar
a los otros comités.

7. COMITÉ FINANCIERO
Maneja los dineros, realiza el
presupuesto, hace las compras,
comercializa, gestiona y rinde cuentas.

8. COMITÉ DE COMUNICACIONES
Trabaja con la difusión, la promoción,
venta y las relaciones publicas con los
medios de comunicación.

9. COMITÉ TÉCNICO
Elabora la programación, horarios y
escenarios teniendo en cuenta los
siguientes criterios.

10. ESCENARIOS
Se refiere al sitio o lugar donde se va a
desarrollar el evento deportivo. Se
deben hacer las adaptaciones técnicas
mínimas para el deporte, como líneas
reglamentarias, mallas, postes,
materiales y demás que se requieran.

11. FINANCIACIÓN
Aunque no es un aspecto técnico, va
directamente relacionado con los anteriores.
Es además base de toda programación, pues
se deben prever todos los gastos (arbitrajes,
adecuación de escenarios, papelería,
premiación, etc.) para saber qué dinero es
necesario para sacar adelante el campeonato.

12. EN LA EJECUCIÓN
No improvisación:
• Lo que demuestra una modificación sobre la marcha es que no
se planeo teniendo en cuenta las posibles variables.
• En el instante no es oportuno cambiar lo planeado aunque
surjan ideas que parezcan mejores.
• Tener a mano lápiz y papel, anotar todo (proceso de verificar).
Desmontaje del evento:
• El evento para los participantes y asistentes termina a la hora
fijada.
• Para el equipo de trabajo termina cuando todo vuelve a estar
en su sitio.

13. CONCLUSIONES
Para ejecutar eventos exitosos es indispensable un equipo de trabajo
comprometido, dedicado, creativo y ante todo responsable.
Cada uno de los miembros del equipo debe identificar con claridad sus funciones y
dimensionar la importancia del evento para poderlo sentir como propio. El éxito de
un evento es el éxito de un equipo de trabajo comprometido.
No se deben hacer modificaciones la protocolo de cada comisión sobre la marcha,
es decir que hay que ejecutar tal cual se planea, porque el evento es una cadena
de actividades entrelazadas, al modificar una es posible que haya que modificar
otras.
En la medida en que se ejecute de acuerdo a lo planeado se correrá menos
riesgos de improvisar y se estará mejor preparados para los imprevistos del
evento.
El momento de realizar las sugerencias para el evento es en la etapa de
planeación y no en la ejecución. Cada coordinador de línea, de comisión, de
actividad debe asumir con entera confianza su rol y tomar las decisiones que
considere pertinentes y oportunas para lograr el objetivo del evento.

14. EVENTOS GASTRONÓMICOS

15. EVENTOS GASTRONÓMICOS
Los eventos gastronómicos, son todos aquellos en
los cuales en cada una de las reuniones se les ofrece
a los participantes bebidas y comidas. Entre los
ejemplos encontramos desayunos de trabajo,
almuerzos de negocio, brunch, buffet, asados o
barbacoas formales, coctel, recepción, cena de
negocios, cena formal, etc.
Dependerá entonces, el tipo de reunión que realices,
para conocer que tipo de gastronomía utilizarás para
llevar a cabo con éxito tu evento.

16. El principal error de aquellos que están empezando es la
fecha límite. Pregunta de confirmación de sus invitados
para hasta 4 días antes, por lo que tendrá tiempo para
comprar todos los ingredientes y encontrar el lugar ideal
para el número de personas.

17. Haga una lista de lo que va a cocinar.
Lista de ingredientes - ver cómo cada plato lleva a conocer
cuánto comprar.
Buscar en los mercados, el precio de estos ingredientes.
Haz una tabla con estos precios, añadir y dividir por el
número de personas que van a saber el costo por persona.
Decidir qué valor le cobrará por persona. Piense en el
trabajo (el trabajo que se tiene que cocinar para todo el
mundo).
Seleccione el lugar correcto. Ver qué tipo de mesa que
sirve - recuerde que debe coincidir con el tipo de alimento.

18. ¿Y PARA BEBER?
Lo ideal es conseguir al menos 3 opciones de bebidas.
Busca un lugar que pueda hacer el envió, y lo que no se
utiliza, poder devolver.
Sigue todo paso a paso y el evento gastronómico será un
éxito.

19. GRACIAS