Conceptos básicos sobre inventarios y gestión de stocks en farmacia hospitalaria y ambulatoria.

1. Alexander Rojas Patiño.
Regente de farmacia.
Universidad de Antioquia

3. TIPOS DE INVENTARIO(STOCK)
• Inventario permanente: Es aquel donde se hace un
seguimiento continuo y al instante del movimiento de
un producto(entradas y salidas), ya sea por su alto
costo u otra característica importante. Para lograrlo se
basan en las tecnologías de la información como
lectura por scanner o tecnología de
Radiofrecuencia(RFID). Por ejemplo en el área
farmacéutica se aplicaría para hacerle seguimiento
continuo a los medicamentos de control especial y
medicamentos de alto costo

4. TIPOS DE INVENTARIO(STOCK)
• Inventario periódico: Usan auditorías de inventario
regulares y al azar para actualizar la información de
seguimiento del inventario. Por lo general se realiza cada
tres meses. En lugar de confiar en la tecnología para
actualizar las bases de datos cada vez que se vende un
artículo, los administradores deben contar físicamente el
inventario en el almacén, comparando el inventario
manualmente contra el recibo y los datos de ventas de los
departamentos de ventas y de compras para determinar si
existe cualquier discrepancia.

5. TIPOS DE INVENTARIO(STOCK)
• Inventario general: Es aquel en donde se realiza un
conteo físico y general de todos los productos y bienes
para determinar el estado real de existencias, para
cerrar un periodo contable. Por lo general se hace
cada año. Su objetivo es proporcionar la información
necesaria para realizar el cierre contable del año,
estado de cuentas y resultados, Activos fijos,
corrientes y pasivos(Balance General).

6. Gestión de stocks: Objetivos
• Mantener el volumen del stock al más bajo nivel
compatible con el suministro regular de las
necesidades del servicio de salud.
• Minimizar el importe total del inventario.
• Minimizar las roturas de stocks.
• procurar una eficiente utilización de los recursos.
• Realizar una proyección de la evaluación del
consumo que permita establecer un programa de
compras.

8. Gestión de stocks
• ¿ Cómo?
Estableciendo previsiones de consumo
 Estudiando los plazos de entrega del proveedor
 Realización de inventarios periódicos
 Utilizando una aplicación informática de gestión
que realice análisis de consumos por grupo
terapéutico, p.a, especialidad, servicio, paciente…

14. Kardex®
Es el principal instrumento de la gestión, se hace
uno para cada producto basándote en la lista de
precios, y debe ser actualizado cada vez que hay
un movimiento .
¿Para que sirve?
• Conocer el consumo mensual, por lo tanto
ayudara a crear el pedido de manera racional
• Localización de perdidas.
• Llenar informe mensual.

15. Kardex® formato

16. Consumo Promedio Mensual (CPM)
Para obtener este dato se debe establecer los movimientos de salida
del Inventario de cada insumo durante los últimos tres meses como
mínimo, datos que se obtienen directamente del Kardex y/o el
sistema de Información, el cual debe ser actualizado
constantemente.
Para calcular el consumo promedio mensual se suman el total de
salidas de los insumos durante el periodo analizado y se divide por el
número de meses que conforman dicho periodo.
EJEMPLO: Calcular CPM de Acido Acetil Salicílico de enero, febrero y
marzo.
CONSUMO - ENERO =76 Tabletas PROMEDIO MENSUAL
FEBRERO=94 Tabletas 240 (TABL. )_ = 80 TABL.
MARZO =70 Tabletas 3 (MESES)
TOTAL 240 Tabletas

17. Stock o Nivel Máximo Existencias (NME)
(Cantidad máxima a pedir)
¿Como se calcula?
Ejemplo: vamos a considerar un Puesto de Salud que quiere estar
abastecido de Acido Acetil Salicílico por 03 meses (90 días) y su pedido
demora 15 días para llegar, a este resultado lo llamaremos Tiempo de
Reposición(TR):
suma: 90 + 15 = 105 días(TR)
Para calcular mi stock Máximo necesito saber:
¿Cuál es el Consumo promedio de venta (CPV)del AAS?
El promedio de consumo mensual (CPM)(Para el ejemplo es 80 Tabl.) Se
divide entre los 30 días que dura el mes:
Para el ejemplo: 80/30 = 2.66 redondeando = 3 Tabletas.(día)
Ahora multiplicamos: 3 Tabl.(CPV) x 105 días(TR) = 315 Tabl.
315 Tabletas es la cantidad que como máximo el puesto de salud deberá
estar abastecido por 03 meses de AAS.

18. Ahora bien, ¿Cuánto debo pedir?....
Tomando como referencia el ejemplo anterior, pedimos la
cantidad necesaria para completar a 315 Tabl. Que es el
stock máximo que debemos tener.
Supóngase que se tienen en existencias un stock de 190
Tabl. hacemos lo siguiente:
Stock Máximo(315 Tabl.) - Existencias(190 Tabl.) = 225
Tabl.(CP)
Es la cantidad a pedir para completar mi stock máximo

19. Ahora bien, ¿ Cuando debo pedir?....
Para ello debemos saber el Stock o Nivel Mínimo
Existencia (NmE), que es la cantidad mínima a tener.
¿Como se calcula?
Sigamos el ejemplo:
-Al servicio de salud se le demora 15 días (TR) en llegar
el medicamento desde que hace el pedido.
-Si se consumen como promedio 3 Tabl (CPV). en un día.
Hacemos lo siguiente:
3 (CPV) x 15 (TR) = 45 Tabl. AAS. ( NmE)
“NUNCA SE ESPERARA LLEGAR A ESTE VALOR PARA RECIEN HACER EL PEDIDO”
45 ( NmE) x 2 = 90 Tabl. AAS. (Stock de Alerta)
“CUANDO SE TIENE EL DOBLE DEL STOCK MINIMO, ES TIEMPO DE HACER EL
PEDIDO CORRESPONDIENTE”

20. STOCK DE ALERTA/PUNTO DE PEDIDO
Existencias
Stock de
Alerta
90 Tabletas
Stock
Máximo
315 Tabl
Stock
Mínimo
45 Tabl.
Pedido Recepción
Tiempo

21. CONSUMO
ÍNDICE DE ROTACIÓN =
EXISTENCIAS

22. CONSUMO
ÍNDICE DE ROTACIÓN =
EXISTENCIAS
EJEMPLO : Calculo del índice de rotación de las existencias totales
Durante 1 mes
ENERO
Consumo : 90 Tabl. AAS.(MES)
Índice de rotación = 1,4 veces al mes
Existencias : 64 Tabl. AAS.
FEBRERO
Consumo : 43 Tabl. AAS(MES)
índice de rotación = 0,72 veces al mes
Existencias : 60 Tabl. AAS.
MARZO
Consumo : 82 Tabl. AAS(MES)
Índice de rotación = 8,2 veces al mes
Existencias : 10 Tabl. AAS.

24. Consumo
ÍNDICE DE ROTACIÓN =
Existencias
Existencias
ÍNDICE DE COBERTURA = x 30 Días
Consumo mensual
ENERO
Consumo : 90 Tabl. AAS.(MES) Índice de rotación = 1,4 veces al mes
Existencias : 64 Tabl. AAS. Índice de cobertura = 22 Días
FEBRERO
Consumo : 43 Tabl. AAS(MES) índice de rotación = 0,72 veces al mes
Existencias : 60 Tabl. AAS. Índice de cobertura = 42 Días
MARZO
Consumo : 82 Tabl. AAS(MES) Índice de rotación = 8,2 veces al mes
Existencias : 10 Tabl. AAS. Índice de cobertura = 3,5Días

26. Video Control de Inventarios con Tecnología RFID
(Identificación por radiofrecuencia)