Auditoria sena

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Auditoria sena

  1. 1. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES Dirección Sistema Nacional de Formación Profesional Bogotá, D.C. Octubre de 2003 1Auditar ok.p65 1 04/02/2004, 09:02 a.m.
  2. 2. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES 2Auditar ok.p65 2 04/02/2004, 09:02 a.m.
  3. 3. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES Elaboró William Darío Riaño Barón Mariam G. Zgaib Aburad Asesores División Aprendizaje y Reconocimiento Revisó Jair Ospina Pacheco Jefe División Aprendizaje y Reconocimiento Aprobó Juan Bayona Ferreira Director del Sistema Nacional de Formación Profesional 3Auditar ok.p65 3 04/02/2004, 09:02 a.m.
  4. 4. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES 4Auditar ok.p65 4 04/02/2004, 09:02 a.m.
  5. 5. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES RECONOCIMIENTOS Las siguientes personas aportaron su conocimiento y expe- riencia acerca de la metodología para auditar el sistema de evaluación y certificación de competencias laborales y sus procesos. Doris Cenelia Galindo Álvarez Luz Marina Hincapié López Luis Carlos Leiva Cobos Mario Javier Rincón Triana 5Auditar ok.p65 5 04/02/2004, 09:02 a.m.
  6. 6. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES 6Auditar ok.p65 6 04/02/2004, 09:02 a.m.
  7. 7. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES TABLA DE CONTENIDO 1.0 Introducción .................................................................................................................... 9 2.0 Alcance del documento ................................................................................................ 10 3.0 Objetivos del documento .............................................................................................. 11 4.0 Concepto básico de la auditoría ................................................................................... 12 5.0 Principios de la auditoría .............................................................................................. 13 6.0 Actores de la auditoría .................................................................................................. 15 7.0 Tipos de auditoría según aspecto auditado ................................................................. 16 8.0 Proceso general para auditar ....................................................................................... 18 9.0 Informe de la auditoría y su seguimiento ..................................................................... 24 10.0 Requisitos fundamentales para realizar una auditoría efectiva ................................... 26 11.0 Definición de términos .................................................................................................. 28 12.0 Referencias bibliográficas ............................................................................................ 30 Anexos 1. "PLAN DE AUDITORÍA" ............................................................................................... 31 2. "PROPÓSITO Y ALCANCE" ........................................................................................ 32 3. "GUÍA DE REUNIONES" .............................................................................................. 33 "LISTADO DE PARTICIPANTES" ................................................................................. 34 4. "LISTA DE VERIFICACIÓN" ......................................................................................... 35 5. "INFORME DE AUDITORÍA" ........................................................................................ 36 6. "SOLICITUD DE ACCIÓN CORRECTIVA -SAC" ......................................................... 37 7Auditar ok.p65 7 04/02/2004, 09:02 a.m.
  8. 8. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES 8Auditar ok.p65 8 04/02/2004, 09:02 a.m.
  9. 9. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES 1.0 INTRODUCCIÓN El Sistema Nacional de Formación para el Trabajo, se define como una estructura funcional que articula e integra gremios, empresas, centros de investigación y desarrollo tecnológico, instituciones educativas técnicas, tecnológicas y de formación profesional, y al estado con el fin de definir e implementar políticas, directrices y estrategias para el desarrollo y cualificación de los recursos humanos del país y el aprendizaje permanente. El sistema se fundamenta en procesos de normalización de las competencias laborales de los trabajadores, administrando, orientando y operando la elaboración y actualización de nor- mas colombianas, la formación por competencias, la evaluación y certificación, y la auditoría a todos los aspectos del sistema de evaluación y certificación. La competencia laboral en este contexto, es descrita como la capacidad de una persona para desempeñar funciones productivas en diferentes contextos, con base en los estándares de calidad establecidos por el sector productivo. En este orden de ideas, la metodología para auditar el sistema de evaluación y certificación de competencias laborales y sus procesos, ha tenido procesos de validación mediante auditorías realizadas en conjunto por el SENA y el sector productivo entre 1999 y 2002 en experiencias piloto. El proceso de auditoría se desarrolla sobre el sistema de evaluación y certificación de com- petencias laborales para revisar todos sus aspectos y corroborar de forma sistemática si se ha mantenido al día o no y así poder establecer su fiabilidad, y será ejecutado por los Centros de Formación del SENA y la Dirección del Sistema Nacional de Formación Profesional. 9Auditar ok.p65 9 04/02/2004, 09:02 a.m.
  10. 10. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES 2.0 ALCANCE DEL DOCUMENTO El presente documento define y describe el proceso general y las fases para realizar la auditoría al sistema de evaluación y certificación de competencias laborales, y establece para el SENA, organismo certificador, los formatos para realizar la auditoría y efectuar los registros correspondientes. Está dirigido a las personas responsables de realizar la auditoría al sistema de evaluación y certificación de competencias laborales desarrollado por los Centros de Formación del SENA y por las empresas mediante alianzas con la entidad. 10Auditar ok.p65 10 04/02/2004, 09:02 a.m.
  11. 11. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES 3.0 OBJETIVOS DEL DOCUMENTO Objetivo General Ofrecer a las partes interesadas, la metodología para planear, preparar, ejecutar, y presentar informe y hacer seguimiento a la auditoría realizada al sistema de evaluación y certificación de competencias laborales. Objetivos Específicos 1. Establecer el proceso para realizar la auditoría al sistema de evaluación y certificación de competencias laborales. 2. Establecer los documentos soporte para la ejecución de la auditoría y sus registros. 3. Establecer la funciones y responsabilidades del auditor y auditado 4. Presentar los requisitos fundamentales para realizar una auditoría efectiva. 11Auditar ok.p65 11 04/02/2004, 09:02 a.m.
  12. 12. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES 4.0 CONCEPTO BÁSICO DE LA AUDITORÍA La auditoría es un examen sistemático e independiente que determina si las actividades y los resultados del sistema de evaluación y certificación de competencias laborales cumple con las disposiciones establecidas y si éstas se han aplicado en forma efectiva permitiendo alcanzar los objetivos. La NTC-ISO 19011 de 2002, "Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental", define auditoría como el "proceso sistemático, independiente y docu- mentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría". La auditoría verifica lo que se hace y los resultados de lo que se hace. Para ello tiene en cuenta tres elementos: w Lo que se debe hacer (referenciales) w Lo que se hace (real), y w Lo que se quiere hacer (objetivo). La discrepancia entre estos elementos constituyen las desviaciones. 12Auditar ok.p65 12 04/02/2004, 09:02 a.m.
  13. 13. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES 5.0 PRINCIPIOS DE LA AUDITORÍA Como quiera que los principios de la auditoría son universales, es decir se aplican de igual manera a los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental, como al sistema de evaluación y certificación de competencias laborales, se toman literalmente los principios de la auditoría que establece la NTC - ISO 19011:2002: "La auditoría se caracteriza por depender de varios principios. Éstos hacen de la auditoría una herramienta eficaz y fiable en apoyo de las políticas y controles de gestión, proporcionan- do información sobre la cual una organización puede actuar para mejorar su desempeño. La adhesión a estos principios es un requisito previo para proporcionar conclusiones de la auditoría que sean pertinentes y suficientes, y para permitir a los auditores trabajar independientemen- te entre sí para alcanzar conclusiones similares en circunstancias similares. Los principios siguientes se refieren a los auditores: w Conducta ética: El fundamento de la profesionalidad. La confianza, integridad, confidencialidad y discreción son esenciales para auditar. w Presentación Ecuánime: La obligación de informar con veracidad y exactitud. Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría reflejan con veracidad y exactitud las actividades de la auditoría. Se informa de los obstáculos significativos encontrados durante la auditoría y de las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado. w Debido Cuidado Profesional: La aplicación de diligencia y juicio al auditar. Los auditores proceden con el debido cuidado, de acuerdo con la importancia de la tarea que desempeñan y la confianza depositada en ello por el cliente de la auditoría y por otras partes interesadas. Un factor importante es tener la competencia necesaria. Los principios que siguen se refieren a la auditoría, la cual es por definición independiente y sistemática. w Independencia: La base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las con- clusiones de la auditoría. 13Auditar ok.p65 13 04/02/2004, 09:02 a.m.
  14. 14. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES Los auditores son independientes de la actividad que es una auditoría y están libres de sesgo y conflicto de intereses. Los auditores mantienen una actitud objetiva a lo largo del proceso de auditoría para asegurarse de que los hallazgos y conclusiones de la auditoría estarán basados sólo en la evidencia de la auditoría. w Enfoque basado en la Evidencia: El método racional para alcanzar conclusiones de la auditoría fiables y reproducibles en un proceso de auditoría a sistemático. La evidencia de la auditoría es verificable. Está basada en muestras de la información disponible, ya que una auditoría se lleva a cabo durante un periodo de tiempo de limitado y con recursos finitos. El uso apropiado del muestreo esta estrechamente relacionado con la confianza que puede depositarse en las conclusiones de la auditoría." 14Auditar ok.p65 14 04/02/2004, 09:02 a.m.
  15. 15. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES 6.0 ACTORES DE LA AUDITORÍA En la auditoría al sistema de evaluación y certificación de competencias laborales y a sus procesos, existen tres actores fundamentales: w El Cliente Persona u organización que solicita la auditoría. Para este contexto los Centros de Forma- ción del SENA y las empresas que estén en el proceso se consideran los clientes. w El Auditor Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría al sistema de evaluación y certificación de competencias laborales y sus procesos. w El Auditado Organización o área sobre la cual se realiza la auditoría. El área auditada es la que desarro- lla los procesos de evaluación y certificación de competencias laborales. 15Auditar ok.p65 15 04/02/2004, 09:02 a.m.
  16. 16. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES 7.0 TIPOS DE AUDITORÍAS SEGÚN ASPECTO AUDITADO 7.1 Tipos de Auditoría Existen tres tipos de auditorías según aspecto a auditar: Auditoría del Sistema, Auditoría de Procesos y Auditoría de Productos. w Auditoría del Sistema La Auditoría del Sistema de Evaluación y Certificación de competencias laborales examina en el Centro de Formación del SENA y en las empresas que estén en el proceso, si el sistema funciona y sirve, examinando el grado de adecuación entre los objetivos formulados y los resultados obtenidos, la organización y las prácticas que realizan. w Auditoría de Proceso La Auditoría de Proceso examina las etapas o fases del proceso de evaluación que permi- ten obtener total o parcialmente un producto o servicio. Evalúa las acciones desarrolladas, función por función, y la aplicación de lo dispuesto en la "Metodología para evaluar competencias laborales", la eficacia de los procedimientos con- templados y lo que se hace y cómo se hace para evaluar la competencia laboral de las perso- nas; igualmente se examinan los elementos o equipos utilizados y requeridos en el rango de aplicación de la norma, y las técnicas e instrumentos de evaluación utilizados. w Auditoría de Producto La Auditoría de Producto en el sistema de evaluación y certificación de competencias labo- rales, recae fundamentalmente en los resultados del proceso de evaluación y certificación que están acopiados en el Portafolio de Evidencias. 7.2 Aspectos a verificar por el auditor El auditor y su equipo deben verificar que el sistema de evaluación y certificación es apto y está funcionando eficazmente, igualmente el cumplimiento de los procesos y procedimientos de evaluación y certificación desarrollados por los evaluadores de competencias laborales conforme a lo establecido en la metodología. 16Auditar ok.p65 16 04/02/2004, 09:02 a.m.
  17. 17. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES Como consecuencia de lo anterior verifican en forma aleatoria la existencia y pertinencia de los productos resultantes del proceso evaluativo como son las evidencias aportadas y recogi- das del candidato y que reposan en el Portafolio de Evidencias, así como el completo diligenciamiento de cada uno de los seis (6) registros: w Autodiagnóstico w Inscripción w Valoración de Evidencias Previas w Plan de Evaluación w Evidencias Actuales Recogidas y Valoradas, y w Juicio. La auditoría debe realizarse para el mejoramiento continuo del sistema; como mínimo el auditor tiene dos momentos claves en los que debe efectuar la auditoría: w Cuando el evaluador ha valorado las evidencias previas. w Cuando el evaluador ha valorado las evidencias actuales y emite el juicio sobre la compe- tencia laboral del candidato. Los procesos de evaluación y certificación que realizan los Centros de Formación del SENA son auditados por el Sistema Nacional de Formación Profesional, y los desarrollados por las empresas en alianza con la entidad son auditados por el Centro de Formación Profesional. 17Auditar ok.p65 17 04/02/2004, 09:02 a.m.
  18. 18. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES 8.0 PROCESO GENERAL PARA AUDITAR Para desarrollar la auditoría al sistema de evaluación y certificación de competencias labo- rales se debe tener en cuenta tres (3) pasos fundamentales: 8.1 Planeación de la Auditoría 8.2 Ejecución de la Auditoría 8.3 Informe y seguimiento de la Auditoría realizada Para llevar a cabo una auditoría efectiva se debe tener en cuenta la respuesta a los ítem Qué, Quién, Dónde, Cuándo, Cómo, Por Qué, Para Qué y Con Quién, lo cual orienta al auditor para: w formular el objetivo w delimitar la auditoría w elaborar el cronograma w establecer las técnicas e instrumentos necesarios a aplicar, y w establecer los recursos necesarios. Se sugiere tener en cuenta el Anexo "Items a tener en cuenta para planear una auditoría efectiva". 8.1 Planeación de la Auditoría 8.1.1 Carta de Designación. La auditoría se inicia con la Carta de Designación, que debe contener: w fecha y duración de la auditoría w tipo de auditoría a realizar w nombre de la persona a contactar El auditor debe soportarse en la norma o Titulación de competencia laboral colombiana como criterio de auditoría, en la "Metodología para evaluar y certificar competencias labora- les", en la "Guía para seleccionar técnicas y elaborar instrumentos de evaluación de compe- tencias laborales", y en el número de candidatos evaluados en su competencia laboral. 18Auditar ok.p65 18 04/02/2004, 09:02 a.m.
  19. 19. Auditar ok.p65 ITEMS A TENER EN CUENTA PARA PLANEAR UNA AUDITORÍA EFECTIVA19 QUÉ METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES POR QUÉ QUIÉN DÓNDE CUÁNDO CÓMO CON QUÉ 1904/02/2004, 09:02 a.m. Metodología. JUSTIFICA- RESPONSA- PROPÓSITO CRONOGRAMA Técnicas. RECURSOS CIÓN BLE Instrumentos.
  20. 20. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES 8.1.2 Plan de Auditoría. El auditor elabora el Plan de Auditoría, el cual debe ser aprobado por el cliente y comunica- do a los auditados. (Ver Anexo 1) El Plan de Auditoría debe contener: w Alcance de la auditoría. (Ver Anexo 2) w Identificación de las personas que tengan responsabilidades directas respecto al alcance de la auditoría. w Identificación de los documentos en referencia (tales como la norma o Titulación de com- petencia laboral, los documentos "Metodología para Evaluar y Certificar competencias la- borales" y "Guía para seleccionar técnicas y elaborar instrumentos de evaluación"). w Identificación de los miembros del equipo de auditoría (si se llegase a necesitar su confor- mación). w Fecha y lugar donde se va a realizar la auditoría. w Identificación del número de candidatos evaluados, para determinar el número en forma aleatoria. w Hora y duración esperados por cada actividad principal de la auditoría. w Programación de reuniones a realizar con la Dirección del Centro de Formación y con la empresa que esté en el proceso. w Requisitos de confidencialidad. w Fecha de entrega del informe de la auditoría. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA REUNIÓN PLANEACIÓN ENTREVISTA APERTURA RECOLECCIÓN ANÁLISIS EJECUCIÓN PRUEBAS DOCUMENTOS OBSERVACIÓN INFORME Y REUNIÓN DE ACTITUDES SEGUIMIENTO CIERRE Y CONDICIONES DE LAS ÁREAS DE INTERÉS 20Auditar ok.p65 20 04/02/2004, 09:02 a.m.
  21. 21. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES 8.2 Ejecución de la Auditoría La ejecución de la auditoría tiene tres etapas: w Reunión de Apertura w Recolección de Pruebas w Reunión de Cierre 8.2.1. Reunión de Apertura La reunión de apertura es la etapa o momento decisivo. En ella se debe establecer una atmósfera de confianza y en su defecto hay que buscarla y consolidarla. En la Reunión de Apertura se aclara lo que es la auditoría (evaluación del sistema) y lo que no es la auditoría (evaluación de los actores del sistema). En la Reunión de Apertura se: w Presentan los asistentes w Hace la lista de asistentes / recoge lista de asistencia w Ratifica el alcance de la auditoría w Explica la metodología a utilizar w Explica la técnica de muestreo a utilizar w Explica sobre las no-conformidades y su clasificación w Explica el formato de SACs (Mayores y Menores) w Confirma la programación de entrevistas w Se confirma el programa /itinerario w Confirma la reunión de cierre w Explica sobre el informe y el seguimiento w Confirma el principio de confidencialidad w Agradece al cliente w Se toman decisiones y se concluye 8.2.2 Recolección de Pruebas La Recolección de Pruebas consiste en obtener evidencias tangibles, es decir objetivas, de que el sistema de evaluación y certificación de competencias laborales funciona correcta y eficazmente. La Recolección de Pruebas se hace a través de: w Entrevistas w Análisis de Documentos w Observación de Actitudes y condiciones de las áreas de interés 21Auditar ok.p65 21 04/02/2004, 09:02 a.m.
  22. 22. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES Para llevar a cabo la Recolección de Pruebas, el auditor se apoya en una Lista de Verifica- ción que tiene como finalidad asegurar que los objetivos y alcance de la auditoría se cumplan, y que cada una de las partes de la auditoría esté completa. Cuando el auditor va a preparar una Lista de Verificación debe tener en cuenta la metodolo- gía del proceso de evaluación y certificación de competencias laborales, los procedimientos establecidos y los registros completamente diligenciados que quedan de cada fase y que están conservados en el Portafolio de Evidencias, y la norma o Titulación de competencia laboral colombiana frente a la cual el candidato se está evaluando. 8.2.2.1 Las Entrevistas Las Entrevistas permiten al auditor procesar datos de entrada en datos de salida buscando siempre el mejoramiento continuo del sistema. La información suministrada son los datos de entrada; durante el proceso se debe preguntar, escuchar, reformular, escribir y agradecer, y las conclusiones son los datos de salida. Elementos del Proceso de Entrevista: w En las entrevistas el lenguaje debe ser claro, sencillo, conciso y concreto. w En las entrevistas la escucha debe mostrar interés en entender y se debe estar atento para reformular. w En las entrevistas las preguntas se deben hacer una a una, deben ser cortas, no son de cuestionarios, no incluyen mentiras, no deben ser cerradas ni interrumpir al auditado y deben evitarse formularlas al primer contacto con el auditado. w En las entrevistas los silencios deben señalar interés y atención, y expresar actitud de escucha a la vez que se toman notas. En las entrevistas se debe tener en cuenta la "Regla de los 3 D": Dominio de sí Mismo, Dominio del Tema y Dominio del Auditorio o entrevistado(s). 8.2.2.2 Análisis de los Documentos El análisis de los documentos se practica por muestreo teniendo en cuenta que sobre ellos se debe examinar: w El Fondo w La Forma w La Aplicación El Fondo: Se debe examinar el cubrimiento del tema de evaluación y certificación de com- petencias en la organización o área y la exactitud de la referencia a otros documentos como: 22Auditar ok.p65 22 04/02/2004, 09:02 a.m.
  23. 23. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES w "Metodología para evaluar y certificar competencias laborales" w "Guía para seleccionar técnicas y elaborar instrumentos de evaluación" w La norma o Titulación de competencia laboral colombiana. La Forma: Organización de los registros del proceso de evaluación que se conservan en el Portafolio de Evidencias. La Aplicación: La efectiva implementación o uso de la documentación (Metodología de evaluación y certificación de competencias laborales, Norma o Titulación de competencia la- boral colombiana y Portafolios de Evidencias del candidato) MUESTRA A EXAMINAR: El auditor debe seleccionar directamente del universo de candi- datos en proceso de evaluación, una muestra al azar de Portafolios de Evidencias, según los siguientes parámetros: Número de Candidatos Número de Portafolios a Examinar Hasta 20 5 Entre 20 y 50 7 Entre 50 y 100 10 Dependiendo de los hallazgos encontrados el auditor debe incrementar la muestra a examinar. 8.2.2.3 Observación de Actitudes y condiciones de las áreas de interés El auditor debe observar actitudes de las personas auditadas para que ello le permita inda- gar más o reformular reflejando lo que no se comprendió o bien para sintetizar. La observación de las condiciones de las áreas de interés le permiten al auditor conocer cómo se realiza el proceso de evaluación y cómo se salvaguarda la documentación o Portafolios de Evidencias. 8.2.3 Reunión de Cierre La reunión de cierre de la auditoría traduce que ésta ha concluido. En ella se: w Expresan los agradecimientos w Verifica la lista de asistencia w Ratifica el alcance de la auditoría realizada w Presentan en forma general los resultados w Explican las SACs Mayores / Menores w Obtiene la firma del responsable de las SACs si existiesen w Informa sobre las observaciones w Explica sobre el informe y el seguimiento w Define fecha de entrega del informe 23Auditar ok.p65 23 04/02/2004, 09:02 a.m.
  24. 24. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES 9.0 INFORME DE LA AUDITORÍA Y SU SEGUIMIENTO Al finalizar la auditoría el auditor debe realizar una revisión cuidadosa de los hallazgos en- contrados. Para esto debe revisar que la lista de verificación esté concluida, igualmente debe revisar las notas y apuntes tomados para compararlos, y relacionar las no-conformidades encontradas. 9.1 Informe de Auditoría Finalizada la auditoría, el auditor debe preparar su informe que debe ser conciso, de fácil lectura y que debe contener la: w Descripción del alcance de la auditoría efectuada w Identificación del auditor (y del equipo auditor) w Descripción de las deficiencias encontradas y de las evidencias soporte. (Ver Anexo 5) 9.2 Presentación de los Hallazgos Los hallazgos encontrados por el auditor y su equipo deben ser presentados a la gerencia de la organización auditada. (Centro de Formación del SENA y empresa que esté en el proceso) El auditor debe: w hacer una reunión formal con la gerencia siendo conciente que la organización auditada es su cliente. w explicar en forma detallada y de manera constructiva los hallazgos encontrados, justifican- do con evidencia. w obtener de la gerencia la aprobación de la Solicitud de Acción Correctiva. 9.3 No-Conformidades Generalmente una no-conformidad se refiere a deficiencias encontradas o hallazgos. Una no-conformidad puede ser una falla encontrada en: w La implementación de la metodología para evaluar y certificar competencias laborales. w La implementación de los procedimientos u otros requisitos de documentación (registros) 24Auditar ok.p65 24 04/02/2004, 09:02 a.m.
  25. 25. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES w La implementación de la guía para seleccionar técnicas y elaborar instrumentos de eva- luación. Frente a una no-conformidad el auditor solicita una Acción Correctiva. (Ver Anexo 6) Este formato es usado para describir una no-conformidad y para consignar una solicitud de acción correctiva. La Solicitud de Acción Correctiva - SAC, señala el nivel de clasificación de la no-conformidad. Usualmente la clasificación de no-conformidades no es necesaria para las auditorías internas, pues éstas se soportan en recomendaciones que corrigen y mejoran el sistema continuamente. Las No-Conformidades más usuales se clasifican en: MAYOR y MENOR. Una Solicitud de Acción Correctiva MAYOR ocurre cuando hay una falla total en el siste- ma de evaluación y certificación de competencias laborales, o cuando se suman rompimien- tos pequeños en los procedimientos y ocasionan un rompimiento total o importante. Una Solicitud de Acción Correctiva MENOR ocurre cuando se identifica una o más deficien- cias en el proceso de evaluación y certificación, y que puede corregirse a la mayor brevedad. Las Solicitudes de Acciones Correctivas MAYOR o MENOR, deben ser corregidas y verifica- das en la primera visita de seguimiento que se acuerde entre las partes. Así mismo la gerencia de la organización y el auditor deben dar claridad sobre los responsa- bles y las responsabilidades que les competen. La gerencia de la organización auditada debe: w Identificar, investigar y apropiar claramente la deficiencia encontrada. w Proponer un programa de acción correctiva a largo plazo. w Acordar la fecha límite de terminación. w Hacer los cambios correspondientes. El auditor debe: w Verificar la efectividad de las acciones correctivas, realizando una auditoría de la evidencia objetiva. 9.4 Seguimiento y cierre Se denomina "seguimiento de la auditoría" al proceso que determina que la Acción Correctiva ha sido implementada. Se denomina "cierre de la auditoría" al proceso de verificación y aceptación de la acción correctiva. El "cierre" incluye segunda auditoría, observación de evidencia física, y/o revisión de documentación nueva o usada. 25Auditar ok.p65 25 04/02/2004, 09:02 a.m.
  26. 26. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES 10.0 REQUISITOS FUNDAMENTALES PARA REALIZAR UNA AUDITORÍA EFECTIVA Para realizar una auditoría efectiva se debe tener en cuenta los siguientes requisitos funda- mentales: w Contar con el soporte de la gerencia w Tener auditores formados y entrenados w El auditor (y el equipo auditor) debe tener independencia de los aspectos auditados. w El auditor (y el equipo auditor) debe tener acceso concertado a las oficinas, documentos, Portafolios de Evidencias y al personal requerido a tiempo. w El auditor (y el equipo auditor) debe tener acceso a los niveles gerenciales. w El auditor (y el equipo auditor) debe contar con procedimientos de auditoría definidos: Para la programación, para el cumplimiento y para la entrega de informes. Un auditor y su equipo para llevar a cabo la auditoría deben garantizar que conocen las acciones claves, como son: Ofrecer Seguridad w Explicar el objetivo de la auditoría w Explicar el método w Tomar notas w Reformular Ofrecer Efectividad w Mostrar cordialidad w Saber escuchar w Dedicar tiempo w Estar a disposición w Saber agradecer 26Auditar ok.p65 26 04/02/2004, 09:02 a.m.
  27. 27. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES Generar Actividad w Ayudar a hablar w Permitir hablar w Ayudar a explicar w Ayudar a resumir Generar Consideración w Saber presentarse w Permitir hablar al auditado de su trabajo, de lo que hace w No juzgar al auditado w Mostrar respeto por el auditado 27Auditar ok.p65 27 04/02/2004, 09:02 a.m.
  28. 28. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES 11.0 DEFINICIÓN DE TÉRMINOS Las siguientes definiciones se encuentran en la NTC-ISO 9000:2000 "Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario", y la NTC-ISO 19011:2002 "Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental" y son aplicables al sistema de evaluación y certificación de competencias laborales. 1. AUDITORÍA: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener eviden- cias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría. 2. AUDITOR: Persona con la competencia para llevar a cabo una auditoría. 3. AUDITADO: Organización que es auditada. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA: Extensión y límites de una auditoría. 5. CRITERIOS DE AUDITORÍA: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos. 6. CONCLUSIONES DE LA AUDITORÍA: Resultado de una auditoría, que proporciona el equipo auditor tras considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría. 7. CLIENTE DE LA AUDITORÍA: Organización o persona que solicita una auditoría. 8. EQUIPO AUDITOR: Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos. 9. EXPERTO TÉCNICO: Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor. 10. EVIDENCIAS DE LA AUDITORÍA: Registros, declaraciones de hecho o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables. 11. EFICACIA: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. 12. EFICIENCIA: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. 28Auditar ok.p65 28 04/02/2004, 09:02 a.m.
  29. 29. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES 13. HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA: Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría recopilada frente a los criterios de auditoría. 14. LISTA DE VERIFICACIÓN: Herramienta que permite estructurar la evaluación que se efectuará, el auditor la utiliza para corroborar que lo que está establecido se hace. 15. MEJORA CONTINUA: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos. 16. ORGANIZACIÓN: Conjunto de personas e instalaciones con una disposición de respon- sabilidades, autoridades y relaciones. 17. PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. 18. PROCEDIMIENTO: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. 19. PRODUCTO: Resultado de un proceso. 20. PROGRAMA DE AUDITORÍA: Conjunto de una o más auditorías planificadas para un período de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. 21. PLAN DE AUDITORÍA: Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría. 22. SISTEMA: Conjunto de elementos mutuamente relacionados o que interactúan. 29Auditar ok.p65 29 04/02/2004, 09:02 a.m.
  30. 30. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES 12.0 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS 1. INSTITUTO NACIONAL DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. ICONTEC, NTC- ISO 19011:2002. "Directrices para la auditoría de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental". Bogotá, Colombia. 2. INSTITUTO NACIONAL DE NORMAS TÉCNICAS Y CERTIFICACIÓN. ICONTEC, NTC- ISO 9000 :2000 «Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario". Bogo- tá, Colombia. 3. Documentos "Auditorías de la Calidad II". Especialización en Administración y Gerencia de Sistemas de la Calidad. ICONTEC, 2001. Bogotá, Colombia. 4. Documentos Curso "Auditor Interno ISO 9000" SGS-ICS, 1999. Bogotá, Colombia. 30Auditar ok.p65 30 04/02/2004, 09:02 a.m.
  31. 31. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES Página de PLAN DE AUDITORÍA CENTRO DE FORMACIÓN Ó EMPRESA: REPRESENTANTE: CARGO: FECHA DE EJECUCIÓN DE LA AUDITORÍA: DOCUMENTOS DE REFERENCIA: OBJETIVO: ALCANCE: METODOLOGÍA: NOMBRE AUDITOR: ADJUNTO REMITO EL PLAN DE AUDITORÍA QUE SE REALIZARÁ AL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES Y SUS PROCESOS.. ES NECESARIO QUE ESTE PLAN SEA CONOCIDO POR LAS PERSONAS DEL ÁREA AUDITADA ANTES DE LA REUNIÓN DE APERTURA Y ASEGURAR SU ASISTENCIA A ELLA SE REQUIERE DE UN ESPACIO Y EQUIPOS PARA CONSOLIDAR DIARIAMENTE LAS ACTIVIDADES DESARROLLADAS. LA INFORMACIÓN RESULTANTE DE LA AUDITORÍA SERÁ TRATADA CONFIDENCIALMENTE ENTRE EL AUDITOR Y EL AUDITADO. REUNIÓN DE APERTURA: FECHA HORA REUNIÓN DE CIERRE: FECHA HORA AUDITOR APROBÓ CLIENTE ANEXO 1 31Auditar ok.p65 31 04/02/2004, 09:02 a.m.
  32. 32. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES PROPÓSITO Y ALCANCE CENTRO DE FORMACIÓN Ó EMPRESA: AUDITOR: ASPECTO AUDITADO: FECHA: PROPÓSITO: ALCANCE: FIRMA AUDITOR ANEXO 2 32Auditar ok.p65 32 04/02/2004, 09:02 a.m.
  33. 33. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES GUÍA DE REUNIONES CENTRO DE FORMACIÓN o EMPRESA: REPRESENTANTE: CARGO: AUDITOR: FECHA: GUÍA REUNIÓN DE APERTURA GUÍA REUNIÓN DE CIERRE w Presentación de Asistentes w Agradecimientos w Lista de Asistentes / Recoger Lista de w Lista de Asistencia Asistencia w Ratificar el Objetivo y Alcance de la Auditoría w Ratificación del Propósito y Alcance de la realizada Auditoría w Presentación General de Resultados w Explicación de la metodología a utilizar w Explicar las SACs Mayores / Menores w Explicación de la Técnica de Muestreo a w Obtener Firma del Responsable de las utilizar SACs si existiesen w Explicación de Hallazgos y su clasificación w Informar sobre las Observaciones w Explicación de No Conformidades y su w Explicar sobre el Informe y el Seguimiento Clasificación w Definir Fecha de Entrega del Informe w Explicación Formato SACs (Mayores y w Fecha de Seguimiento Menores) w Confirmación de Programación de Entrevistas w Programa / Itinerario w Confirmación de la Reunión de Cierre w Explicación de Informe y Seguimiento w Confidencialidad w Dudas w Agradecer al Cliente w Decisión y Conclusiones ANEXO 3 33Auditar ok.p65 33 04/02/2004, 09:02 a.m.
  34. 34. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES EMPRESA: LISTADO DE PARTICIPANTES_ FECHA CENTRO DE FORMACIÓN Ó EMPRESA: ASPECTO AUDITADO: AUDITOR: FECHA: NOMBRE CARGO FIRMA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 34 Auditar ok.p65 34 04/02/2004, 09:02 a.m.
  35. 35. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES Página de LISTA DE VERIFICACIÓN CENTRO DE FORMACIÓN Ó EMPRESA: AUDITORÍA No: FECHA: ASPECTO AUDITADO: AUDITOR: PREGUNTA EVIDENCIA OBJETIVA C NC ANÁLISIS (Aspecto a auditar) M m FIRMA AUDITOR: C = CONFORME NC = NO CONFORME M = Mayor m = menor ANEXO 4 35Auditar ok.p65 35 04/02/2004, 09:02 a.m.
  36. 36. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES Página de INFORME DE AUDITORÍA CENTRO DE FORMACIÓN Ó EMPRESA: AUDITOR: ASPECTO AUDITADO: FECHA: RESULTADOS DE LA AUDITORÍA: FORTALEZAS: DEBILIDADES: HALLAZGOS: FECHA DE SEGUIMIENTO Y CIERRE: FIRMA AUDITOR: ANEXO 5 36Auditar ok.p65 36 04/02/2004, 09:02 a.m.
  37. 37. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES SOLICITUD DE ACCIÓN CORRECTIVA CENTRO DE FORMACIÓN Ó EMPRESA: NO-CONFORMIDAD No: NCM: NCm: OBSERVACIÓN No. DESCRIPCIÓN: A U D I T O R FIRMA DEL AUDITOR REPRESENTANTE FECHA ACCIÓN CORRECTIVA PROPUESTA: E M P R E S A FECHA IMPLEMENTACIÓN ACCIÓN CORRECTIVA REPRESENTANTE VERIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DE LA ACCIÓN CORRECTIVA A U D NO CONFORMIDAD CERRADA: SI NO FECHA I NO CONFORMIDAD PENDIENTE: SI NO FECHA T O R FIRMA AUDITOR NOMBRE FECHA ANEXO 6 37Auditar ok.p65 37 04/02/2004, 09:02 a.m.
  38. 38. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES 38Auditar ok.p65 38 04/02/2004, 09:02 a.m.
  39. 39. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES Este libro se terminó de imprimir en los Talleres de Nuevas Ediciones Ltda. Bogotá, D.C. - Colombia 2004 39Auditar ok.p65 39 04/02/2004, 09:02 a.m.
  40. 40. METODOLOGÍA PARA AUDITAR EL SISTEMA DE EVALUACIÓN Y CERTIFICACIÓN DE COMPETENCIAS LABORALES 40Auditar ok.p65 40 04/02/2004, 09:02 a.m.

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