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Los módulos deseados en una gestion documental

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Los módulos deseados en una gestion documental

  1. 1. 1 Cuáles son las piezas para construir una solución de Gestión Documental (ECM)? La Gestión Documental, o ECM por sus siglas en inglés, tiene el objetivo de ayudar a las empresas a acelerar el acceso a información crítica de negocio, mejorando la eficiencia y efectividad operativa, y reduciendo costos, para lograr la excelencia operacional. Entre los beneficios de implementar sistemas de Gestión Documental tendríamos: • Orden: la existencia de un repositorio centralizado con documentos categorizados e indexados permite la fácil y rápida obtención de la información deseada. • Eficiencia: reducción de tiempos de trabajo, control de los flujos de documentos y optimización de procesos. • Seguridad: lograda mediante el establecimiento de niveles de seguridad y acceso a los documentos; y la posibilidad de auditar los accesos y modificaciones a los mismos. • Consistencia y fiabilidad: la obtención de información mediante el reconocimiento de caracteres en los documentos digitales permite eliminar los errores por transcripción. Por otro lado, el control de versiones de documentos para equipos de colaboradores permite identificar con facilidad la información más reciente, evitando la sobreescritura. A menudo una solución de ECM va mucho más allá de la simple digitalización, y almacenamiento. ¿Qué otros elementos debemos pedir a una solución ECM? ¿Qué piezas se deben colocar juntas con el fin de obtener el máximo provecho de una solución ECM? Con el fin de ayudar con estas preguntas, hemos creado seis bloques de construcción de una plataforma ECM que seguro nos ayudarán a determinar cuál es la mejor solución que precisamos en nuestra empresa. • Captura. Una solución ECM tiene que ser capaz de capturar todos y cada uno de los tipos de archivo que utiliza en sus actividades de negocios del día a día. Es más, la solución debe ser capaz de clasificar automáticamente los documentos para facilitar la indexación y la recuperación posterior. Seguramente usted deseará un sistema que le permite capturar todo tipo de archivos, desde cualquier ubicación y a continuación clasificar automáticamente los documentos. • Proceso. Optimice sus procesos de negocio mediante la eficiencia y la eliminación de circuitos obsoletos o redundantes. Procesos estructurados dentro de la organización deben ser automatizados. Una solución ECM que utiliza la automatización del flujo de
  2. 2. 2 trabajo, le permite distribuir automáticamente los documentos a la persona adecuada, o grupos de personas usando los umbrales acordados para su aprobación. Cuando estas tareas se automatizan, se ahorra una increíble cantidad de tiempo y se optimiza la eficiencia de los departamentos. • Acceso. Algunos podrían argumentar que el fácil acceso de los documentos es la parte más importante de una solución ECM, y aunque no estamos seguros de que es el más importante, podemos decir que esto es a menudo la razón por la que una organización determina el valor de una solución ECM. Cada persona en su organización que necesita tener acceso a los contenidos de su ECM, debe ser capaz de acceder a él desde cualquier lugar. Una buena solución ECM permite el acceso móvil a sus usuarios, así como la edición de los documentos en modo "offline" así como extender las capacidades a nuestros clientes si fuese necesario. • Integrar. Obtendrá un mejor retorno de la inversión, no sólo con su solución de ECM sino también con el valor añadido aportado por dicha solución a sus aplicaciones de negocio. Lo ideal es que estas integraciones, requieran de poca o mínima programación. • Medición. Una parte importante de cualquier solución de software es la capacidad para controlar e informar sobre el contenido y la actividad dentro de su sistema. Debe ser capaz de tomar decisiones puntuales cuando sea necesario, y para hacerlo debe disponer de acceso a los informes cuando le sean necesarios. Por otra parte, las buenas soluciones le permitirán la posibilidad de analizar los datos en tiempo real, con posibilidad de extraerlos a cualquier aplicación tipo Excel, Access, etc. • Almacenamiento. Por último, pero no menos importante, es que su solución de ECM puede proporcionarle redundancia de datos al automatizar sus políticas de archivado o vida de los documentos. Es necesario garantizar su contenido, proteger su contenido, y destruir su contenido, cuando los requisitos legales establecen que los documentos se pueden eliminar de acuerdo con sus requisitos legales de archivado. . . En BitON Consultores hemos desarrollado eBIT, una herramienta con la que cubrir todas las necesidades relacionadas con la gestión de documentos, independiente de su origen o destino.
  3. 3. 3 eBIT permite la automatización de los procesos de recepción, almacenamiento, búsquedas, salida y auditoría de documentos dentro de su empresa; lo que redundará en el ahorro de los costes anteriormente mencionado. Adicionalmente, permite el establecimiento de criterios unificados para la categorización, centralización, circuitos de aprobación y seguridad de los documentos, optimizando la forma en que su empresa gestiona sus procesos. Puede obtener más información de la solución en nuestra página web: http://www.biton.es/ebit.html, seguirnos en Linkedin: http://www.linkedin.com/company/biton-consultores o enviarnos tus consultas a: info@biton.es. Javier Saenz P. Bussines Development & IT Application Consultant www.linkedin.com/in/jsaenzp Soluciones para una gestión más sencilla, ágil y eficiente. BIT ON Consultores, S.L. Dos de Mayo,282 08015 Barcelona Telf. 93.300.87.60 www.biton.es

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