Un reporte de estado de proyecto es una herramienta de comunicación que debe facilitar a los stakeholders estar conscientes de la situación presente y futura del proyecto y de las acciones que cada uno debe realizar. La presentación entregará un Marco de referencia para realizar reportes de estado de proyecto eficientes, que logren el objetivo comunicacional esperado.

1. El difícil arte del
Reporte de Proyectos
Claudia F. del Toro Vargas, PMP, CSM, ITIL F.

2. EL ARTE EN EL PROCESO
1. El reporte, la herramienta
2. Antes de la reunión de Estado
3. Reunión y acciones posteriores

3. Copyright OPPM International 2006,2012
Project Manager: Clark Campbell
Project Name: Award Distribution Center (ADC)
Report Date: November 30
Project Objective : Consolidate Warehouses; Automate Storage and Retrieval; and Reengineer Assembly, Packaging and Shipping of Recognition Awards
Risks, Qualitatives, Other Metrics
Performance of Software Developed Internally
Performance of Software Developed Externally
Performance of Fully Integrated System, Machines and Processes
Retain Subcontractors Versus Large Competing Construction Project?
Will the Building, Systems, and People be Ready for ON-TIME Go-live?
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Owners and Helpers
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Green=Adequate, Yellow=Worrisome, Red=Dangerous
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17
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A
A
B
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C
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Dave
16
18
Wayne
18
Dennis
16
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B
C
B
A
Klaus
C
A
A
December
Report Dates
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November
Major Tasks
and Risks
l
October
People Deployed
Building Complete
Systems Operational
# Internal People assigned to the project:
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September
1
2
3
m 4
m 5
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August
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July
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June
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May
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April
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Schedule
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March
Major Tasks
Award Contracts to Architects and Contractors
Dispose of Inventory, Raze Structures and Prepare Site
Design System Software
Determine Computer Hardware Specifications
Redesign Workstations
Plan and Complete the Parking and Landscaping
Footings and Foundations
Columns and Beams
Roof Cap
Main Floor
Exterior and Glass
Install Computer Hardware
Assemble and Install Storage Racking
Mount and Align Automated Cranes
Install and Connect Conveyors between Racking and Workstations
Program, Test and Install Software
Train Staff on New Systems, Processes, and Performance Goals
Mezzanine Floor
Install Work Stations and New Furnishings
Move Staff into ADC
Transfer Inventory
Plan Staffing Requirements
February
l
l
January
1
2
3
4
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6
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8
9
10
11
12
13
14
15
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l 17
18
l 19
l 20
l 21
m 22
Sub-Objectives
Sub-Objectives
Costs and Metrics
$5,3M
Building
$6,0M
$3,2M
$3,0M
Systems
People
Summary & Forecast
$0,5M
$0,5M
Expended
Budgeted
We are planning to bring the ADC operational by year-end.
System cost overruns are more than offset by savings secured in the construction process. Half of the construction savings will be paid out as incentive bonuses to the subcontractors.
Our team is confident that the remaining software issues will be resolved and adequate for go-live. Refinements will still be required.
People have been trained, and are anxious to begin full operation.

4. El arte en el proceso > 1. El reporte, la
herramienta
Objetivo del Reporte
Comunicar un
entendimiento
común de
dónde está el
proyecto hoy y
dónde va a
estar en el
futuro

5. El arte en el proceso > 1. El reporte, la
herramienta
Objetivo del Reporte
Quién recibe el reporte
- Entender
realmente a
quién se le está
reportando
y porqué
- Pedir
retroalimentación
antes de
presentar el
reporte

6. El arte en el proceso > 1. El reporte, la
herramienta
Objetivo del Reporte
Quién recibe el reporte
Señales Alerta Tempranas
-Falta de
Precisión de las
variaciones
estimadas
-Falta de
Precisión de los
resultados
actuales
-Equipo incapaz
de dar datos
sobre el avance

7. El arte en el proceso > 1. El reporte, la
herramienta
Objetivo del Reporte
Quién recibe el reporte
Señales Alerta Tempranas
Errores comunes al realizar Reportes
- Mucho detalle
- Mala integración
con fuente de
datos
- Mala relación
con planificación
- No dar Prioridad
a la elaboración
del reporte
- No comprender
el reporte

8. El arte en el proceso > 2. Antes de la reunión
LOBBY!!

9. El arte en el proceso > 2. Antes de la reunión
LOBBY!!
¿CÓMO SERÁ
USADA LA
INFORMACIÓN?
Generalmente se requiere
que los interesados
tomen acciones
Sea selectivo con la
información a mostrar
Identifique acciones
futuras y avise a afectados
para que se preparen

10. El arte en el proceso > 2. Antes de la reunión
LOBBY!!
¿CÓMO SERÁ
USADA LA
INFORMACIÓN?
¿QUÉ REALMENTE
NECESITA SABER
LA GENTE?
Piense en lo que se van a preguntar
¿Necesito tomar alguna
acción?
¿Cómo esto va a impactar mi
vida?

11. El arte en el proceso >
3. Reunión y acciones posteriores
•
Establecer reglas para el equipo: ej.:
No interrumpir, penalización por no
cumplir el horario de la reunión.
•
Definir el objetivo de las reuniones del
proyecto y de la reunión específica.
•
Diseñar la agenda y enviarla antes de
la reunión
•
Mantener el control de la reunión y
avanzar
•
Tomar nota de compromisos.
•
Minuta de la reunión y seguimiento a
acciones

12. CONCLUSIONES
Durante y después de
la reunión:
La minuta y “Log de
Acuerdos y
Compromisos” tienen
papel preponderante.
La
herramienta
es
importante, pero no es
lo principal
El lobby es vital al
comunicar desviaciones,
riesgos o problemas (lo
que nadie quiere decir o
escuchar).

13. ¡MUCHAS GRACIAS!
“La
inspiración
existe, pero
tiene que
encontrarte
trabajando”
Pablo Picasso

14. Bibliografía

Project Management Institute. A Guide To the Project
Management Body Of Knowledge PMBOK 2012. Fifth
Edition.
www.pmi.org

Campbell, Clark A.; Campbell, Mick (2012-11-30).
The New One-Page Project Manager: Communicate
and Manage Any Project With A Single Sheet of Paper.
Wiley.
www.oppmi.com
Libro Kindle en Amazon

Ghantt, Thomas (2012-12-25). The Lost Art of Project
Status Reporting, Plumbline Publishing Group.
Libro Kindle en Amazon

15. about.me/cdeltorovargas