medio ambiente

2. HERRAMIENTAS BÁSICAS
PARA LA GESTIÓN DE
PROYECTOS

3. CONOCIÉNDONOS UN POCO

4. REGLAS DE CONVIVIENCIA
• Puntualidad, el tiempo es un recurso escaso
• Presencia permanente en las actividades
• Celulares y portátiles apagados
• Respeto por la opinión de los demás
• Organización y Orden
• Entusiasmo y ánimo.

5. AGENDA
TEMA
DURACIÓN
(MIN)
HORA
Bienvenida, presentación de objetivos, agenda 20 2:00 – 2:20
Contexto de los proyectos hoy 20 2:20 – 2:40
Fundamentos y conceptos 20 2:40 – 3:00
Herramientas para la Gestión de proyectos 45 3:00 – 3:45
Break 15 3:45 – 4:00
Ejercicio de aplicación herramientas básicas 60 4:00 – 5:30
Presentaciones 30 5:30 – 5:50
Cierre 30 5:50 –6:00

6. OBJETIVO GENERAL
Al finalizar el curso los participantes estarán
en capacidad de entender y poner en
práctica los conceptos y herramientas
básicas para GESTIÓN DE PROYECTOS,
aplicables en sus empresas

7. “Para ser exitoso no tienes que
hacer cosas extraordinarias. Haz
cosas ordinarias,
extraordinariamente bien”
Jim Rohn

8. • Cambio Acelerado - incertidumbre
• Globalización - Rápida competencia
• Consumidor nunca satisfecho y más selectivo (sin lealtad)
• Presiones económicas - al menor costo posible - optimización de
presupuestos
• Más valor por menor costo
• Tecnología accesible para todos
• Ciclos de vida menores de productos
• Recursos limitados
ENTORNO ACTUAL DE LOS PROYECTOS

9. .
• Requerimientos Incompletos
• Falta de involucramiento del usuario
• Falta de recursos
• Expectativas irreales
• Sin patrocinio
• Requerimientos cambiantes
• Falta de experiencia
PORQUÉ FALLAN LOS PROYECTOS?
Completados
Con Problemas
Fracasados
31%
16%
53%

10. LA ORGANIZACIÓN EN LA CALIDAD EN UN PROYECTO ???????

11. Requisitos
Cliente Responsabilidad de la
dirección
Gestión de los recursos
Realización del producto / servicio
Medición, análisis y
mejora
P
H
V
A
Producto /
servicio
Satisfacción

12. ¡SATISFACCIÓN
DEL CLIENTE!
TIEMPO
ALCANCE
COSTO
CÓMO ALCANZAR EL EXITO EN UN PROYECTO

13. ORGANIZACIÓN
VISIÓN, PROPÓSITO O
FINALIDAD
SE DEFINEN ÁREAS
PROGRAMÁTICAS
PROGRAMAS PROYECTOS
Son entonces los proyectos específicos los que en
definitiva permiten el logro de los objetivos de las
diferentes áreas de la institución y de la misión de la
organización
PARA LOGRAR LA
VISIÓN
DESARROLLO DE LA
VISIÓN

14. CONCEPTUALIZACIÓN BÁSICA SOBRE PROYECTOS
DEFINICIÓN DE PROYECTOS:
Proceso único que consta de un conjunto de actividades
coordinadas y controladas con fecha de inicio y
terminación, que se emprende para cumplir con un
objetivo, conforme con los requisitos específicos
incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos

15. CONJUNTO DE ACTIVIDADES CONTROLADAS Y COORDINADAS
Una actividad es una tarea u operación definida para el alcance de un producto
específico en un proyecto.
TEMPORAL
Cada proyecto y a su vez cada actividad tiene un comienzo y fin.
OBJETIVO
Lo que se pretende lograr por medio del proyecto.
RECURSOS LIMITADOS
1. TIEMPO: Todo es urgente.
2. COSTO: Vale demasiado y solamente se presupuestó esto....
3. RECURSOS: tiene que trabajar con esto, más no hay....

16. PROYECTOS
• Finalidad: Lograr el
objetivo y concluir
• Singulares
• Temporales
Concluyen cuando se
logran sus objetivos
específicos
DIFERENCIA ENTRE PROYECTOS Y OPERACIONES
OPERACIONES
• Finalidad: Operación continua
para dar respaldo al negocio
• Repetitivas
• Permanentes

17. GERENCIA DE PROYECTOS
GESTIÓN DE PROYECTOS:
Inicio
Planeación
Ejecución
Control
Cierre
FORMULACIÓN:
Preparación
Evaluación
Estudios de prefactibilidad y
factibilidad
MANDATO

18. Gestión de Proyectos:
Aplicación de conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas a las actividades de un
proyecto con el fin de cumplir los
requerimientos del proyecto
CONCEPTUALIZACIÓN BÁSICA SOBRE PROYECTOS

19. 1. Inicio*
2. Planeación*
3. Ejecución*
4. Control*
5. Cierre*
NIVEL
DE
ACTIVIDAD
INICIO TIEMPO
*Etapas del
proyecto
TERMINO
GESTION DE PROYECTOS
CICLO DE VIDA DEL PROYECTO

20. • Nos permite terminar más trabajo en menos tiempo con
menos recursos
• Se mantiene un mejor control de cambios
• Ayuda a la eficacia de la organización
• Permite trabajar más de cerca con los clientes internos y
externos
• Se incrementa la calidad de los productos y servicios
• Permite a los individuos tomar mejores decisiones para la
organización
• Se entregan soluciones a los clientes
• Se establece una Base de Conocimiento
BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS

21. HABILIDADES PARA GESTIÓN DE PROYECTOS
• COMUNICACIÓN EFECTIVA. Intercambio de información.
• INFLUENCIA EN LA ORGANIZACIÓN. Capacidad para “Lograr que las
cosas sucedan”.
• LIDERAZGO. Desarrollar una visión y una estrategia, y motivar a las
personas a lograr esa visión y estrategia.
• MOTIVACIÓN. Estimular a las personas para que alcancen altos niveles
de rendimiento y superen los obtáculos al cambio.
• NEGOCIACIÓN Y GESTIÓN DE CONFLICTOS. Consultar con los demás
para ponerse de acuerdo o llegar a acuerdos con ellos.
• RESOLUCIÓN DE PROBLEMAS. Combinación de definición de problemas,
identificación y análisis de alternativas, y toma de decisiones.

22. Ejercicio de Autodiagnóstico. Formato 1
Desarrollarlo en su
lugar de trabajo

23. GESTIÓN DE PROYECTOS
Integración
Costo
Comunicaciones
Alcance
Calidad
Riesgo
Tiempo
Recursos
Humanos
Adquisiciones
NUEVE ÁREAS DEL CONOCIMIENTO

24. BUENAS PRÁCTICAS DE LA
GESTIÓN DE PROYECTOS
HERRAMIENTAS BÁSICAS

25. “No hay que saber para hacer,
hay que hacer para aprender”
Proverbio japonés

26. 1. INICIO
Inicio
Cierre
Planeación
Ejecución
Control

27. 1-30
Inicio
Cierre
Planeación
Ejecución
Control
BUENAS PRÁCTICAS DE INGENIERIA
1

28. ¿CÓMO SE COME UN ELEFANTE?
¡ En partecitas !
Suficientemente pequeñas
que quepan en el plato y lo
suficientemente grandes que
no indigesten.

29. ¿Qué?
¿Quién?
¿Cómo?
¿Por qué?
¿Para qué?
¿Cuándo?
• Formaliza el inicio del proyecto
• La necesidad de negocio por la cual surgió el proyecto
• La descripción del producto
• Emitida por alguien superior o externo al proyecto. Generalmente
por el Patrocinador (Sponsor)
3
CARTA DE CONSTITUCIÓN DEL
PROYECTO

30. EJEMPLOS

31. ESTUDIO DE CASO
• Taller teórico práctico tiempo (10 mins)
Elabora una carta de constitución del proyecto de montaje de escenarios.
• En Medellín se encuentra “EL TEATRO LIBRE EL PEDREGAL”, un recinto multiusos al
aire libre diseñado para albergar todo tipo de eventos, espectáculos y conciertos.
Nuestra empresa “ESPECTÁCULOS DEL CIELO” abarcará la organización y montaje
del espectáculo “la plancha “que se presentará en 10 días en el teatro. Esto incluye:
1. Montaje del escenario (a. sonido (1 Behringer Monitor De Escenario Activo 300w
y 3 Cabinas Activa Kohlt Usa Kmas15a Bt Usb Sd 800 Wts Rms Sonido) b. luces
(4pcs 10w Rgbw Haz Proyector Led De Escenario Luces Dmx Pin), c. asientos (revisar
reparaciones). La persona que se perfila como director de proyecto en este equipo
por sus habilidades y fortalezas como líder es _____________________________ y
se ha establecido seguimientos periódicos cada 2 día. El gestor operativo del
proyecto es __________________________________, gestor de logística
________________________ y gestor de recursos financieros
___________________________________________________________.

32. Inicio
Cierre
Planeación
Ejecución
Control
2. PLANEACIÓN

33. ENUNCIADO DEL ALCANCE
4
Es definir qué está incluido en el
proyecto y sus entregables y qué
no está incluido.
Incluye:
• Descripción del alcance del producto
• Criterios de aceptación del producto
• Entregables del proyecto
• Exclusiones del proyecto
• Restricciones del proyecto
• Supuestos del proyecto

34. RECOLECCIÓN DE REQUERIMIENTOS 6
• Listado de necesidades del cliente
• Encuesta
• Plantilla predeterminada
• Entrevista
• Portafolio
• Panel de expertos

35. ENUNCIADO DEL
ALCANCE
4

36. ESTUDIO DE CASO
• Taller teórico práctico tiempo (10 mins)
Elabora el alcance del proyecto de montaje de escenarios.
Alcance del proyecto: Partiendo de los datos de la Alcaldía, en la actualidad, el teatro tiene el
siguiente aforo según distribución de las localidades: 150 para una ubicación de pie y 50 para una
ubicación sentada. En el montaje de este escenario el cliente “la alcaldía de Medellín” exige la
instalación con todas las normas de seguridad, con implementos de primera calidad, garantía de
funcionamiento; esto quiere decir que deben tener plan con planta eléctrica y desmontaje completo del
escenario después de su uso.
Para este proyecto es necesario: (FASES)
• Diagnóstico de los requerimientos eléctricos del montaje en el teatro libre el pedregal( tomas,
necesidades eléctricas, capacidad eléctrica, cantidad de reparaciones) , Listado de requerimientos y
cronograma de actividades
• Compras. Listado de compras y facturas
• Instalación : Documentación con las instalaciones de sonido, iluminación y planos eléctricos y
Documentación con las normas de uso y aviso con las normas de uso instaladas en el escenario
• Desmontaje y entrega de espacio: Acta de entrega a conformidad
Para el proyecto la alcaldía solo quiere impactar a una comunidad específica razón por la cuál de la
capacidad del teatro solo se ocupará un total de 80% del teatro para evitar tumultos. Para esto se
supone que las reparaciones de las sillas necesarias para el evento serán mínimas ya que el mayor
porcentaje de los asistentes al evento estarán de pie,

37. Se refiere a los procesos y actividades que organizan, gestionan y dirigen
el equipo del proyecto. El equipo está conformado por las personas a las
cuales se les asignaron roles y responsabilidades dentro del proyecto.
Incluye:
• Desarrollar el plan de recursos humanos
• Adquirir el equipo del proyecto
• Desarrollar el equipo del proyecto
• Dirigir el equipo del proyecto
GESTIÓN DEL RECURSO HUMANO

38. GESTIÓN DE RECURSOS
7

39. MATRIZ DE ASIGNACIÓN DE
RESPONSABILIDADES
R = Responsable A = Autoriza P = Participa I = Informado
Ventas
I.
R.
K.
Contratos
C.
D.
F.
Operaciones
I.
F.
Logistica
J.
Q.
G.
1.0 Negociar el contrato
2.0 Ejecutar el contrato
3.0 Tareas internas
4.0 Des. plan transición
R
A
R
I P P
R
4.1 Identificar recursos R
ACTIVIDADES
Recursos
Proyecto ABC
R
Gte.
de
Proy.
A.
M.
G.
A
R
P

40. MATRIZ DE COMPETENCIAS

41. Taller práctico: diligenciar los
formatos de Gestión de RECURSOS con la siguiente
información- 15 mins
Para el proyecto es necesario el siguiente personal.
• 1 ingeniero de sonido (manejo de consola que ya tiene el teatro, tiene conocimientos específicos en
manejo de sonido) valor total estimado de pago nomina $1.500000
• 1 auxiliar de sonido (encargado de la entrega y revisión permanente de los equipos en la tarima, su
perfil es de tecnólogo en sonido ) valor $700.000
• 2 Auxiliares eléctricos para diagnóstico e instalaciones eléctricas. $ 1.400.000 (perfil eléctricos con
experiencia comprobada, en instalaciones eléctricas y con formación en el SENA)
• 1 Aux de planta eléctrica. valor $ 200.000 (Perfil eléctricos con exp mínima de 1 año en montaje y
manejos de plantas y su reparación)
• Director de montaje: director de proyecto y responsable de la autorización en cada etapa.
Profesional con experiencia en montajes de espectáculos y gestión logística. Nomina por proyecto
$2.000.000
• Gestor de recursos: Encargado de los recursos financieros y compras, también no autoriza las
compras a realizar, es un Auxiliar contable. $1.000.000
• Gestor operativo: responsable del montaje in situ y de todas las condiciones de seguridad, tanto del
personal como en la salida al aire del evento. Profesional con Esp en seguridad industrial y
montajes para espectáculos. $1.500.000

42. GESTIÓN RIESGOS
RIESGO: Probabilidad de ocurrencia de un hecho fortituo que puede
afectar positiva o negativamente un proyecto
Incluye:
• Planificar la Gestión de Riesgos
• Identificar los Riesgos
• Realizar el Análisis Cualitativo de Riesgos
• Realizar el Análisis Cuantitativo de Riesgos
• Planificar la Respuesta a los riesgos
• Monitorear y controlar los riesgos

43. TIPO DE RIESGOS:
Legales, políticos, financieros, ambientales, técnicos, tecnológicos, sociales, etc
GESTIÓN RIESGOS
Matriz de Riesgos Fecha:
10 0 0 0 0 0
8 0 0 0 0 0
6 0 0 0 0 0 Zona Total: 3 0
4 0 0 0 0 0 Zona Total: 2 0
2 0 0 0 0 0 Zona Total: 1 0
20% 40% 60% 80% 100%
Riesgo Impaco Probabilidad Estrategia Costo
Impacto
Probabilidad
Descripción estrategia
EVITAR
MITIGAR
TRANSFERIR
ACEPTAR

44. Taller práctico: diligencia los formatos de Gestión
de RIESGO con la siguiente información- 10 mins
Riesgos que pueden pasar en el proceso de montaje:
• Incendio por una mala conexión eléctrica
• Choque eléctrico del personal encargado de las conexiones
eléctricas
• Lluvias que puedan afectar los aparatos de sonido y
conexiones eléctricas ya que es un espacio con algunos
puntos abiertos.
• Caídas del personal
Nota: estos riesgos podrían afectar tanto el tiempo como los
costos presupuestados.

45. GESTIÓN DEL TIEMPO
• Definición de actividades
• Secuencia de actividades
• Estimación de la duración de las actividades
• Desarrollo del cronograma

46. TALLER PRÁCTICO: ELABORE EL DIAGRAMA DE GANTT DEL CASO
DE ESTUDIO – 10 MINS
Actividades EDT Día 1 Día 2 Día 3 Dia 4 Día 5 Día 6 Día 7 Día 8 Día 9 Día 10
1
1.1
1.2
2
2.1
2.2
3
3.1
3.2
3.3
4.
4.1
4.2
4.3
Total tiempo
DIAGRAMA DE GANTT

47. GESTIÓN DEL COSTO
• Requerimientos de Recursos
• Estimados de Costos
• Presupuesto
• Línea Base

48. TALLER PRÁCTICO: ELABORE LA GRÁFICA DE LA LÍNA BASE DEL
CASO DE ESTUDIO – 10 MINS
COSTOPORFASES Día1 Día2 Día3 Dia4 Día5 Día6 Día7 Día8 Día9 Día10
1
Diagnóstico delosrequerimientos
eléctricos 830.000
$ 830.000
$
2 Compras 10.230.000
$ 3.000.000
$ 1.000.000
$
3 Instalación 1.200.000
$ 1.005.000
$ 1.000.000
$
4. Desmontajeyentregadeespacio 830.000
$ 880.000
$
TOTALCOSTO
LB COSTOACUMULADOPROYECTO
COSTOS PROYECTO

49. GESTIÓN DE LA CALIDAD
Identificar los estándares de calidad que serán
necesarios para el proyecto y determinar como
satisfacerlos

50. GESTIÓN DE LAS ADQUISICIONES
EN EL PROYECTO
Incluye los procesos requeridos para adquirir bienes
y servicios, para cumplir con el alcance del proyecto.

51. Comprar
Rentar
Arrendamiento
Financiero
(Leasing)
Hacer
OPCIONES DE ADQUISICIONES
ó de
Proveedor
único
Multiples
proveedores
ó
elecciones…elecciones…elecciones….se deben considerar
las condiciones actuales del mercado

52. GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES
Determinación de las necesidades de información
y comunicación de los interesados
… ¿quién lo necesita
qué necesita
cuándo lo necesita
cómo se le entregará?

53. “LA COMUNICACIÓN ES LA BASE PARA
EL ÉXITO DE LOS PROYECTOS”

54. Inicio
Cierre
Planeación
Ejecución
Control
Inicio
Cierre
Ejecución
Control
3 Y 4 EJECUCIÓN Y
CONTROL
Planeación

55. CONTROL DEL PROYECTO
¿ Cómo va el proyecto ?

56. EL PROCESO DE CONTROL:
Los pasos básicos son:
• Establecer indicadores de desempeño
• Medir el desempeño
• Análisis de desviaciones
• Tomar acciones correctivas

57. Ejemplos de indicadores:
• Indicadores de resultados
Tiempo (eficiencia)
% de cumplimiento del cronograma
Costo
% de cumplimiento de presupuesto
Calidad
% de cumplimiento de especificaciones
• Indicadores de Desempeño:
Numero de problemas identificados.
Número de lecciones aprendidas
Número de riesgos gestionados
% de desarrollo de habilidades del equipo

58. ACTAS DE SEGUIMIENTO
ENTRE ETAPA Y ETAPA
8

59. MÉTODO PARA SEGUIMIENTO

60. MÉTODO PARA SEGUIMIENTO
Listado de Hitos se obtiene de las salidas del alcance y se compara con el cronograma

61. MÉTODO PARA SEGUIMIENTO

62. Se entiende por lecciones aprendidas como todo aquel
conocimiento adquirido a través de experiencias, exitosas
o no, en el proceso de realización de un proyecto con el fin
de mejorar ejecuciones futuras.
LECCIONES APRENDIDAS

63. RECOPILACIÓN DE
LECCIONES
APRENDIDAS
5

64. BUENAS PRÁCTICAS DE REUNIONES DE SEGUIMIENTO
Durante el sprint se realizan reuniones diarias (stand up meeting). Esta reunión
comienza puntualmente, solo los team pueden hablar, dura 15 minutos, siempre se
realiza en la misma parte y se realizan 3 preguntas a cada miembro del equipo:
.Qué hice ayer que ayuda a desarrollar el objetivo del Sprint?
.Qué haré hasta la reunión de mañana para desarrollar el objetivo del Sprint?
.Has tenido algún problema que te haya impedido alcanzar tu objetivo? (Es el papel
del ScrumMaster recordar estos impedimentos).

65. 5. CIERRE
Inicio
Cierre
Planeación
Ejecución
Control

66. EN REALIDAD…
¿CERRAMOS LOS PROYECTOS?

67. CIERRE DEL PROYECTO
El proyecto termina cuando:
• Los objetivos se cumplen
• La alta gerencia o el cliente lo cancela (aplazado o
suspendido porque sus objetivos no se cumpliran)
81

68. • Acta de cierre del proyecto y entrega a satisfacción
• Comparación con enunciado del alcance
• Las revisiones finales y la generación de la
documentación final
• La retención de la documentación esencial del
proyecto
CIERRE DEL PROYECTO

69. Evaluaciones finales
• Lecciones aprendidas
• Satisfacción del cliente
• Implicaciones para el futuro
• Reconocimiento organizacional y recompensas
• Evaluación de logros
• Documentación
CIERRE DEL PROYECTO

70. • TALLER PRÁCTICO: ELABORAR EL ACTA DE CIERRE
DEL PROYECTO Y DILIGENCIAR EL FORMATO DE
LECCIONES APRENDIDAS DEL MISMO – 10 MINS

71. “El éxito no es mágico ni misterioso.
Es consecuencia natural de aplicar
consistentemente los
fundamentos”
Jim Rohn

72. ©2001 IIL México, S.A. de C.V. 1-86
PREGUNTAS Y COMENTARIOS FINALES

73. GRACIAS