Cartilla notarios

MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS
NUEVOS Y FUNCIÓN NOTARIAL CONSULAR

Manual de

Inducción a
Notarios y Función
Notarial Consular

1
SUPERINTENDENCIA DE NOTARIADO Y REGISTRO


Superintendencia de Notariado y Registro
Ministerio del Interior y de Justicia
República de Colombia

Manual de Inducción a Notarios
y Función Notarial Consular.
Resolución No. 8423 de Noviembre 21 de 2008

Superintendencia de Notariado y Registro
Ministerio del Interior y de Justicia
Calle 26 No. 13-49 Int. 201
www.supernotariado.gov.co
e-mail: divulgacion@supernotariado.gov.co

Bogotá D.C. 2008

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Dirección

Lida Beatriz Salazar Moreno
Superintendente de Notariado y Registro

Andrés Tapias Torres
Superintendente Delegada para el Notariado

Doris Amanda Rodríguez Ortega
Secretaria General

María Teresa Salamanca Acosta
Jefe Oﬁcina Asesora Jurídica

Diego Andrés Triana Trujillo
Jefe Oﬁcina Investigación y Capacitación

Julia Beatriz Gutiérrez Rodríguez
Coordinadora Grupo de Divulgación

Grupo de Trabajo

Concepción Farfán Montaño

Nancy Álvarez Garzón

Miguel Ángel Quintero Lizarazo

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4

1.

Introducción

Señor notario, la Superintendencia de Notariado y Registro,
a través de la Delegada para el Notariado, presenta esta
herramienta de trabajo con el fin de que pueda tener una
guía sencilla, útil y productiva para el desarrollo de la
función pública notarial, que empezará a ejercer a partir de
la fecha. Actualizaremos la cartilla, en la medida en que la
legislación notarial pueda ir cambiando, para facilitarle su
desempeño.

Es importante para el desarrollo armónico de las relaciones
del notario con los ciudadanos y a través de esta guía la
Superintendencia aspira a consolidar el conocimiento que
pueda usted tener y con ello contribuir a mejorar la prestación
del servicio público notarial.

Con el fin de divulgar lo que es el Notariado colombiano,
sus funciones y responsabilidades, se ha diseñado esta pu-
blicación de una forma didáctica, que le permita consultarla
rápidamente, para guiarlo hacia la norma aplicable a cada
función que va a desarrollar en su nuevo cargo.

Sea esta la oportunidad, señor notario, para impulsarlo a que
avance siempre en la modernización y nueva tecnología de
la institución notarial. Estamos prestos a recibir sus aportes
que coadyuven al beneficio general, con el pleno recono-
cimiento que debe existir sobre la dignidad, honestidad y
profesionalismo en el ejercicio de su cargo.

Lida Beatriz Salazar Moreno

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6

2.

Resolución

No. 8423
(Noviembre 21 de 2008)

Por la cual se adopta el Manual de Inducción
a Notarios y Función Notarial Consular.

LA SUPERINTENDENTE
DE NOTARIDO Y REGISTRO

en ejercicio de sus facultades legales, en especial las
previstas en el numeral 14 del artículo 12 y los numera-
les 1 y 3 del artículo 13 del Decreto 412 de 2007, y

Considerando:

Que a la Superintendencia Delegada para el Notariado
le compete preparar los documentos técnicos que sirvan
de base para orientar y mejorar la prestación del servicio
público notarial, la inducción a los nuevos Notarios y el
asesoramiento en la función notarial a los nuevos Cón-
sules de Colombia en el exterior.

Que en desarrollo de lo anterior, se preparó el “Manual
de Inducción a Notarios y la Función Notarial Consular”
para coadyuvar en el desarrollo de la función fedante
que deben cumplir los Notarios y los Cónsules, y como
herramienta para la consulta frente a las responsabilida-
des que el Estado les ha encomendado en el interior y
exterior del país.

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Resuelve:

Artículo Primero: Adoptar el Manual de Inducción a Notarios
y la Función Notarial Consular, que se divulgará a través de
una cartilla editada y publicada por la Superintendencia de
Notariado y Registro.

Publíquese y Cúmplase

Dada en Bogotá D.C. Noviembre 21 de 2008

Lida Salazar Moreno

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Tabla de Contenido

1. Introducción.......................................................
2. Resolución........................................................
3. ¿Quiénes somos? Superintendencia de
Notariado y Registro.....................................13
4. Función Notarial............................................19
5. Competencias funcionales del notario..........29
6. Aspectos administrativos..............................35
7. Obligaciones del Notario...............................39
8. ¿Quién vigila a los notarios?..........................
9. Procedimiento para la entrega de la
Notaría con veriﬁcación de la SNR................
10. Función notarial consular...............................
11. Casuística sobre temas consulares................

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3. ¿Quiénes

somos?
Superintendencia de
Notariado y Registro

Naturaleza:
La Superintendencia de Notariado y Registro, es una entidad
descentralizada, técnica, con personería jurídica, autonomía
administrativa, ﬁnanciera y patrimonial.

Adscripción:
La Superintendencia de Notariado y Registro, está adscrita
al Ministerio del Interior y de Justicia.

Objetivo:
La Superintendencia de
Notariado y Registro ejerce
la orientación, inspección,
vigilancia y control de la
prestación del servicio pú-
blico registral y orienta, ins-
pecciona, vigila y controla el
servicio público notarial.

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Misión:
“La Superintendencia de Notariado y Registro garantiza la
guarda de la fe pública en Colombia mediante la prestación
del servicio público registral y la orientación, inspección,
vigilancia y control del servicio público notarial; soportada
en un sistema de información integral, con talento humano
competente y comprometido con los principios de oportunidad
y transparencia, para brindar confianza, calidad y seguridad
al ciudadano, usuario del servicio”.

Visión:
“En el año 2011, la Superintendencia de Notariado y Registro
habrá incorporado en todas sus oficinas las tecnologías para
interconectar, optimizar y ampliar la cobertura en la prestación
del servicio público registral, así como en la orientación y con-
trol del servicio público notarial, con talento humano compe-
tente y comprometido en garantizar la guarda de la fe pública
en Colombia y la satisfacción de los usuarios del servicio”.

Marco Normativo:
La Constitución Política de Colombia, preceptúa como deber
inalienable del Estado, asegurar la prestación eficiente de
los servicios públicos, de los cuales hace parte el Servicio
Público Notarial. Artículos 131 y 365.

La competencia y facultades de la Superintendencia de No-
tariado y Registro, en materia notarial, están consagradas
en el Estatuto del Notariado, Decreto Ley 960 de 1970, su

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Decreto Reglamentario No. 2148 de 1983, Ley 29 de 1973,
Ley 734 de 2002, Decreto 412 del 15 de febrero de 2007, por
el cual se reestructura la Superintendencia de Notariado y
Registro, y demás normas complementarias.

Competencias:

Prestación Vigilancia
del Servicio del Servicio
Registral Notarial

Control Vigilancia
Orientación Orientación
Vigilancia Control
Inspección
Inspección

Nuevas Competencias

Ley 975 de 2005 sobre Justicia y Paz, Decreto Reglamentario
3391 de 2006 (Justicia y Paz). Estatuto de Desarrollo Rural
Ley 1152 de 2007, traslado de funciones del INCODER a la
Superintendencia de Notariado y Registro (RUP). Ley 1182
de 2008, por medio de la cual se establece un proceso es-
pecial para el saneamiento de la titulación de la propiedad
inmueble y la Ley 1183 de 2008, “por medio de la cual se
asignan unas funciones a los notarios”.

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Objetivos Estratégicos
2007 - 2011

Adoptados mediante Resolución 8155 del 23 noviembre de
2007.

Invertir en tecnología, Promover y desarrollar
1 infraestructura física, 2 una cultura de servicio
desarrollo organiza- al ciudadano, orienta-
cional, capacitación da al posicionamiento
e implementación de de la imagen institu-
un sistema integrado cional.
de información.
Mejoramiento conti-
3 nuo de los procesos
de la Superintenden-
cia de Notariado y
Registro.
Mejorar estructura
Promover investiga- 4 salarial y desarrollar
5 ción y desarrollo para
ofrecer nuevos ser-
planes de bienestar
laboral, para los ser-
vicios. vidores públicos de la
Superintendencia de
Hacer actualización Notariado y Registro.
6 normativa y unifica-
ción de criterios jurí- Garantizar la custodia,
dicos, aplicables en la 7 conservación y seguri-
Superintendencia de dad de la información,
Notariado y Registro. para la guarda de la fe
pública.

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Valores Corporativos

Respeto:

Miramiento, consideración, deferencia por el otro. Recono-
cimiento de la legitimidad del otro para ser distinto a uno.
Empatía, amabilidad, cortesía y calidez en el trato con el
otro. Cumplir con las responsabilidades, resultados y logros
propuestos para beneficio de los demás.

Confianza:

Esperanza firme que se tiene en una persona o cosa. Es
el resultado del juicio que se hace sobre una persona para
asumirla como veraz, competente o interesada en el bien-
estar de uno mismo.

Compromiso:
Obligación contraída, palabra dada, fe empeñada. Palabra
que se da uno mismo para hacer algo. Ser fiel a sus convic-
ciones y efectivo en el cumplimiento de las obligaciones con-
traídas. Disposición para asumir como propios los objetivos
estratégicos de la organización a la cual pertenece.

Integridad:
Es comportarse de manera consistente con sus valores y
creencias. Es ser abierto, honesto y hablar siempre con
la verdad. Ser coherente entre lo que “se dice y se hace”.
Comportamiento probo, recto e intachable.

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Solidaridad:

Adhesión y apoyo a las causas o empresas de otros.

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4.

Función

Notarial
¿Qué es la
función notarial?

La función notarial es un servicio
público descentralizado por cola-
boración, ya que sú prestación y
las funciones inherentes a él, han
sido encomendadas de manera
permanente a particulares. Las
atribuciones de las que han sido
investidos los notarios implican
su sometimiento al régimen jurídico ﬁjado por el legislador
y aparejan el control, inspección y vigilancia que ejerce el
Estado.

Fe pública: El artículo 1o. del Decreto Reglamentario 2148
de 1983, describe la fe pública o notarial que otorga plena
autenticidad a las declaraciones emitidas ante el notario y lo
expresado por éste respecto de los hechos percibidos en el
ejercicio de sus funciones, en los casos y con los requisitos
que la ley establece.

Normatividad: Decreto Ley 960 de 1970, Decreto Regla-
mentario 2148 de 1983, Decreto Ley 1260 de 1970, Ley 29
de 1983, Sentencia C-741 de1998, C-181 de 1997 y demás
normas complementarias.

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¿Cómo se ejerce la
supervisión a las
notarías del país?
La supervisión se realiza a través de: Orientación, vigilancia,
inspección y control.

Orientación: Atiende y resuelve preventiva-
mente las diﬁcultades que se observen en la
prestación del servicio notarial, mediante ins-
trucciones, circulares y conceptos proferidos
por esta Entidad.

Vigilancia: El Estado observa la conducta de
los particulares, sin interferencia directa en
sus actividades. Vigila su conducta a partir
de la información recibida por los diferentes
medios.

Inspección: Existe una carga para el admi-
nistrado. A través de las visitas generales y/o
especiales o al requerir la entrega de la notaría.
Para tal efecto, las visitas generales, cuentan
con dos modalidades la extra-situ o análisis
de escritorio y la in situ tendiente a revisar
de manera integral y general los aspectos
administrativos, ﬁnancieros y jurídicos en el
círculo notarial.

Control: Es el grado más alto de supervisión,
consiste en la facultad de imponer sanciones
en el orden de la multa, suspensión y destitu-
ción del cargo de notario.

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Beneficios
A la SNR:

• Adelantar acciones preventivas y correctivas
en el desarrollo de la función de orientación,
vigilancia, inspección y control.
• Salvaguardar la fe pública.
• Apoyar los fines esenciales del Estado
delegados a la Entidad por competencia
misional.

A los vigilados:

• Identificar, orientar, atender y resolver pre-
ventiva y correctivamente las dificultades
que se observen en la prestación del servicio
notarial.
• Brindar confiabilidad al ciudadano.
• Evitar extralimitaciones y abuso de poder.
• Impulsar el ejercicio de la autoevaluación y
autocontrol en la prestación del servicio.

A la comunidad:

• Generar confianza.
• Garantizar un servicio público notarial efi-
ciente, oportuno y transparente
• Interactuar con la ciudadanía.
• Atender las quejas, peticiones y consultas.

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Estructura administrativa
para la supervisión

• Ejercer la vigilancia, inspección y control del
Superintendencia servicio público que dan los notarios.
• Conocer y fallar, en los términos de la Ley 734
Delegada para
de 2002, y en primera instancia, los procesos
el Notariado disciplinarios que se adelanten contra los
notarios, sin perjuicio del poder preferente
que podrá ejercer la Procuraduría General
de la Nación. La segunda instancia estará
a cargo del Superintendente de Notariado y
Registro.
• Programar y realizar las visitas de inspección a
fin de verificar el cumplimiento de las normas
legales que rigen la actividad notarial.

• Atender los trámites previos y posteriores
previstos en la ley, para los actos de nombra-
Dirección miento de los notarios, verificando que estos
de Gestión cumplan con los requisitos exigidos para el
Notarial cargo y certificarlo así al nominador.
• Estudiar las solicitudes de permisos, licen-
cias, modificaciones de horario y cambios
de local, presentadas al Superintendente por
los notarios.
• Llevar, mantener actualizado y propender por
la modernización del archivo de las hojas de
vida de los notarios y sus diversas situaciones
institucionales.
• Certificar con su firma el ejercicio del cargo
de notario.
• Realizar el reparto de minutas notariales del
círculo notarial de Bogotá, D.C. Fuera del
círculo de Bogotá corresponde a las Oficinas
de Registro de Instrumentos Públicos de
ciudades capitales.(ORIP).

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• Planear, ejecutar y controlar la política institu-
Dirección cional en las áreas de tesorería, presupuesto y
Financiera contabilidad.
• Ejercer el control de los recursos del Fondo
Cuenta Especial de Notariado, dados en
administración a los distintos organismos de
cooperación.
• Recaudar, verificar y controlar los recursos que
de conformidad con las disposiciones legales,
deban consignar los notarios al Fondo Cuenta
Especial de Notariado, y dar los avisos nece-
sarios a la Superintendencia Delegada para el
Notariado para lo de su competencia.

• Fijar y unificar la posición doctrinaria institucional
en las materias propias de las competencias de
Oficina la Superintendencia de Notariado y Registro, y
Asesora dar la asesoría jurídica a los funcionarios encar-
Jurídica gados de atenderlas.
• Estudiar y proyectar las providencias que deba
proferir el Superintendente relacionadas con la
vigilancia, inspección y control del servicio que
suministran los notarios en segunda instancia
en materia disciplinaria.
• Preparar instrucciones y directrices sobre
materias jurídicas y aplicación de normas para
ser impartidas a los notarios y registradores de
instrumentos públicos.
• Adelantar estudios jurídicos, relacionados con
los servicios de notariado y registro de instru-
mentos públicos, coordinar su difusión y análisis,
procurando que se tengan en cuenta para la
regulación de dichos servicios.

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¿Quién es el notario?
Es un particular que se constituye en una institución del
Estado Social de Derecho y que representa honorabilidad
y conﬁanza al ciudadano, por el desempeño de su función
de dador de fe pública.

Naturaleza de la función
del notario
Es un servicio público, de carácter administrativo prestado
por particulares . Entre sus funciones tenemos:

• Imparcialidad.
• Asesoría a los ciudadanos que soliciten el servicio público
notarial.
• Ser consejero.
• Hacer las observaciones jurídicas pertinentes para prevenir
nulidades o irregularidades que afecten los negocios jurídicos
o los actos notariales sometidos a su consideración.

De qué responde el notario:
Responde de la regularidad formal de los instrumentos que
autoriza, mas no de la veracidad de las declaraciones, ni de
la capacidad legal de los comparecientes para celebrar el
acto o negocio jurídico respectivo. También responde de la
función ﬁscal, civil, penal y disciplinaria.

Artículos 6, 8 y 9 del Decreto Ley 960 de 1970, artículo
117 del Decreto 2148 de 1983, Sentencia C-1508 de 2000,
C-93 de 1998.

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Requisitos de ley para
ser notario
Requisitos generales:
Para ser notario a cualquier título, (interino, encargado,
ad-hoc, o en propiedad cuando se provea por concurso
público), requiere ser nacional colombiano, ciudadano en
ejercicio, persona de excelente reputación y tener más de
treinta años de edad.

Articulo 132, Decreto Ley 960 de 1970.

Requisitos especíﬁcos:
Para ser notario de primera categoría:

Para ser notario de los círculos de primera categoría, ade-
más de los requisitos generales se exige por ley, en forma
alternativa:

• Ser abogado titulado y haber ejercido el cargo de
notario o de registrador de instrumentos públicos por
un término no menor de cuatro años, o la judicatura o
el profesorado universitario en Derecho, si quiera por
seis años, o la profesión por diez años a lo menos.

• No siendo abogado haberse desempeñado con
eﬁciencia en el cargo de notario o el de Registrador
de Instrumentos Públicos en un Círculo de dicha
categoría, por tiempo no menor de ocho años, o en
uno de inferior categoría siquiera por doce años.

Véase: Artículo 153 Decreto Ley 960 de 1970, Artículo 62
del Decreto 2148 de 1983.

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Para ser notario de segunda categoría:

Para ser notario de los círculos de segunda categoría, además
de los requisitos generales se exige por ley, dos alternativas:

• Ser abogado titulado y haber sido notario por dos años
o ejercido la judicatura, o el profesorado universitario en
Derecho, al menos por tres años, o la profesión con buen
crédito por término no menor de cinco años o haber tenido
práctica notarial o registral por espacio de cuatro años.
• No siendo abogado, haber ejercido el cargo en cìrculo
de igual o superior categoría, durante seis años o en uno
de inferior categoría por un término no menor de nueve
años.

Véase: Artículo 154 Decreto Ley 960 de 1970.

Para ser Notario de tercera categoría:

Además de los requisitos generales se requiere alternativa-
mente:

• Ser abogado titulado.
• No siendo abogado, haber sido notario por tiempo no
inferior a dos años, o haber completado la enseñanza
secundaria o normalista y tenido práctica judicial, notarial
o registral por espacio de tres años, o tener experiencia
judicial, notarial o registral por término no menor a cinco
años.

Véase: Artículo 155, Decreto Ley 960 de 1970.

La Ley 588 de 2000 reglamentó algunos aspectos en el ejer-
cicio de la actividad notarial. Entre ellos el nombramiento de
los notarios en propiedad, para este caso expresa el citado
Decreto que se hará mediante concurso de méritos. A la
fecha de publicación de presente manual está culminando el
concurso público para el acceso a la carrera notarial.

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Nombramientos y
responsabilidades
de los notarios

Primera categoría:

Los nombra el Presidente de la República y toman posesión
ante el Ministro del Interior y de Justicia en el caso de Bogotá.
Los de fuera del Círculo de Bogotá, luego de ser nombrados
por el Presidente de la República, toman posesión ante el
Gobernador del Departamento

Segunda y tercera categoría:

Los nombra el Gobernador del respectivo departamento,
toman posesión ante él o ante el alcalde municipal.

Responsabilidad en ejercicio de la función:

Decreto 960 de 1970, artículos 195. Decreto Reglamentario
2148 de 1983 Arts. 116 y SS.

• Civil: Responden de los daños y
perjuicios que causen a los usuarios
del servicio, por culpa o dolo.
• Penal: Responden por las conduc-
tas en las que puede incurrir el nota-
rio por la prestación del servicio.
• Disciplinariamente: Responden
por el incumplimiento de deberes,
el abuso o extralimitación de los
derechos y funciones.

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Competencia territorial
El notario prestará sus servicios públicos notariales, dentro
de un círculo territorial, integrado por uno o varios municipios
de un mismo departamento. Debe residir obligatoriamente
en la cabecera municipal de uno de ellos y que corresponda
a la sede de la notaría.

La actuación del notario por fuera de su respectivo círculo,
viciará los actos o negocios jurídicos que se tramiten.

Véase: Artículo 2 y 99, numeral 1 del Decreto Ley 960 de
1970.

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5. Competencias

funcionales del
notario
• Autorizar escrituras públicas.
• Actos de Fe.
• Registro Civil.
• Jurisdicción Voluntaria.
• Remates.
• Conciliaciones.

Véase: Decreto 960 de 1970, Decreto Reglamentario 2148
de 1983, Decreto Ley 1260 de 1970, Código Civil, Código
de Procedimiento Civil, Decreto 2168 de 1988, Decreto 902
de 1988, Decreto 999 de 1988, Ley 54 de 1989, Ley 794
de 2003.

Decreto 890 de 2003, Resolución 1519 de 2003, Instruc-
ción Administrativa 14 de 2003, Ley 640 de 2001, Decreto
1000 de 2007 y demás normas que las modiﬁquen y com-
plementen.

Competencia del
notario en el proceso de
escrituración

De las escrituras públicas:

Escritura pública: es un documento o instrumento que
contiene los actos jurídicos declarados por las personas

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ante el notario con el lleno de los requisitos exigidos en la
ley para cada caso, que deben ser insertados en el protocolo
de la notaría.

Actos escriturarios de competencia del notario:

El notario, dentro de su círculo notarial, tendrá la compe-
tencia para extender, otorgar y autorizar los actos jurídicos
prescritos en el artículo 12 del Decreto Ley 960 de 1970, con-
cordante con los artículos 8 y 9, del Decreto 960 de 1970.

Proceso de escrituración:

El proceso de escrituración que debe seguir el notario com-
prende los pasos de recepción, extensión, otorgamiento y
autorización.

Véase artículo 14 del Decreto Ley 960 de 1970.

• Recepción: Acto mediante el cual las personas
declaran el acto jurídico ante el notario.
• Extensión: Versión escrita del acto jurídico de-
clarado ante el notario por los interesados.
• Otorgamiento: Aceptación de las partes que
intervienen en la extensión del acto jurídico
(ﬁrma de las partes).
• Autorización: Es la aprobación (fe que imprime
el notario al instrumento), que da el notario a
las declaraciones emitidas por las partes en el
documento.

“Véanse: Artículos 13 a 40 del Decreto 960 de 1970 y sus
normas concordantes.

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De los actos de fe

Otra de las competencias jurídicas que
tiene el notario dentro de la prestación
de su servicio tiene que ver con los
procesos de fe de vida, los cuales se
encuentran descritos en el Decreto 960
de 1970.

• Autenticación de firmas: Es la autorización o legaliza-
ción de documentos por parte del funcionario competente
para revestirlos de ciertas formalidades y solemnidades
según lo establecido por la ley. Es dar testimonio escrito
de que la firma puesta en un documento corresponde a
la de la persona que la haya registrado ante él.
• Fe de vida o supervivencia: Es un acto escrito y testi-
monial del notario, consistente en la certificación sobre
la existencia de la misma, bajo ciertas circunstancias de:
fecha, hora, día, nombres y apellidos de acuerdo con el
documento de identificación y huella impresa.
• Declaraciones extraproceso y madres cabeza de
familia: Es un acto mediante el cual el notario recibe
de las personas, bajo la gravedad del juramento, decla-
raciones con fines procesales. Igualmente, el notario
recibirá esta misma clase de actos para efectos de la Ley
861 del 2003, es decir las declaraciones de las madres
cabeza de familia.

Véase: Artículos 73 a 78 del Decreto 960 de 1970, artículo
37 del Decreto 2148 de 1983, Decreto 1557 de 1989 con-
cordante con el Decreto. 2282 de 1989.

29


Jurisdicción voluntaria
Ésta debe entenderse como la función que ejerce el Esta-
do mediante las autoridades judiciales y administrativas a
petición de los particulares y que tiene por objeto completar
o desarrollar relaciones jurídicas entre los particulares y
documentar y tutelar sus derechos cuando entre ellas no
medie conflicto jurídico.

El notario tendrá competencia para conocer de ciertos pro-
cesos de jurisdicción voluntaria, mencionados taxativamen-
te en las diferentes normas del ordenamiento jurídico.

• Matrimonio Civil: Contrato solemne por el cual un hombre
y una mujer se unen con el fin de vivir juntos, de procrear
y auxiliarse mutuamente.

Véase: Decreto 2668 de 1988, 1556 de 1989, Ley 57 de
1990, Instrucción Administrativa No.1 de enero 26 de 2005,
Instrucción Administrativa No. 03 de enero 11 de 2006 ,
Instrucción Administrativa No. 01-32 de junio 8 de 2001.

• Sucesiones: Los notarios están autorizados para liquidar
sucesiones siempre que todos los herederos y el cónyuge
superviviente procedan de común acuerdo.

Véase: Decretos 902 de 1988; 1729 de 1989; 2651 del
1991.

Divorcio o cesación de los efectos civiles del matrimo-
nio: Acto mediante el cual las personas deciden dar fin a
los efectos civiles del matrimonio, se podrá adelantar el
trámite ante el notario siempre y cuando las partes lo hagan
de común acuerdo.

Véase: Ley 962 de 2005 y Decreto 4436 de 2005.

30


Inventario solemne de bienes del menor: Proceso por
el cual las personas divorciadas que tienen en administra-
ción bienes del menor realizan el inventario de sus bienes
identiﬁcando como requisito previo para poder contraer
nuevas nupcias.

Véase: Decreto 2817 de 2006, Instrucción Administrativa
No. 13 de agosto 1 de 2005.

Igualmente la notaría podrá llevar otros procesos como
remates y conciliaciones que están regulados a través de
las siguientes normas.

Decreto 890 de 2003, Instrucciones Administrativas Núme-
ros, 5, 8 y 25 de 2004 y 10 del año 2003.

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Registro del estado civil
de las personas

Situación jurídica mediante la cual, las personas naturales
se identiﬁcan e individualizan ante la familia y la sociedad,
determina igualmente su capacidad para ejercer ciertos
derechos y obligaciones.

Con fundamento en la Resolución número 1346 del 23 de
marzo de 2007, proferida por el Registrador Nacional del
Estado Civil y según Circular 94 del 04 de junio de 2007
de la Superintendencia de Notariado y Registro, el notario
tiene la facultad para llevar el registro del estado civil de las
personas.

Véase: Decreto ley 1260 de 1970, Decreto 2158 de 1970 y
demás normas concordantes y complementarias.

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6.

Aspectos

administrativos
El local:

Debe tener las siguientes especiﬁcaciones:

Previa autorización de la Dirección de Gestión Notarial, una
vez surtida la correspondiente inspección por parte de la
Superintendencia Delegada para el Notariado o por quien
ésta comisione, teniendo en cuenta:

• Que la notaría esté ubicada en un lugar céntrico de la
localidad.
• Óptimas condiciones de ubicación y comodidad.
• En sitio de fácil acceso al público.
• Las mejores condiciones de presentación.
• Debe poseer buena ventilación e iluminación.
• Baño de servicio al público.
• Las diferentes secciones de la notaría, deberán en-
contrarse distribuidas dentro de un mismo inmueble,
conservando su unidad locativa.
• Rampas.

Véase: Artículos 159 del
Decreto Ley 960 de 1970;
7º del Decreto 2148 de
1983 y las demás normas
que lo modiﬁquen o com-
plementen. Instrucción
Administrativa No. 01-12
de junio 8 de 2001.

33


Equipo de Oficina:

Consiste básicamente en un mobiliario suficiente y en buen
estado (sillas, mesas, escritorios), equipos de comunicación
(teléfonos, fax, internet, correo electrónico), equipos de
cómputo.

Véase: Instrucción Administrativa No. 17 de 1993 (devolución
de muebles inservibles) y las demás normas que la modifi-
quen o complementen.

• Sistema de Información Notarial-SIN:

Software utilizado en las notarías subsidiadas, el cual per-
mite la estandarización de los procesos notariales, así como
mejorar las herramientas de supervisión, control de legalidad
y de gestión de la notaría.

El señor notario está obligado a utilizar el SIN para todos los
servicios que se autoricen en ejercicio de su función notarial
y a generar y enviar la información mensual requerida por la
Superintendencia.

Véanse: Circulares No. 10 del 19 de Enero de 2004; Circular
No. 46 del 21 de mayo de 2004; artículo 14 Ley 29 de 1973;
artículo 124 Decreto Reglamentario 2148 de 1983 y las
demás normas que lo modifiquen o complementen.

Avisos:

Toda notaría debe fijar los siguientes avisos, en un lugar
visible al público:

• El que identifica la notaría (parte externa).
• El de inscripción en el RUT.
• El de horario de atención al público. Mínimo 44

34


horas semanales previamente autorizado por la
Superintendencia de Notariado y Registro.
• El de horario de consulta del protocolo y registro
del estado civil.
• El de tarifas notariales.
• El de la gratuidad en la inscripción del registro
civil.
• Notarías de turno los días sábados.
• Cartelera para edictos .
• Reparto de minutas (En Bogotá se efectúa por
parte de la Superintendencia de Notariado y Re-
gistro y en otras ciudades mediante las oficinas
de registro de instrumentos públicos).
• Toma de huellas.

Véase: Decreto 2788 de 2004 y Ley 1111 de 2006; Ley 29 de
1973; Decreto Reglamentario 2148 de 1983; Instrucciones
Administrativas No. 01-12 de junio 8 de 2001; 01 y 02 de 2007
y las demás normas que lo modifiquen o complementen.

Licencias y permisos
Permisos:

El tiempo o período hasta de tres (3) días solicitados por el
notario titular con causa que lo justifique, para no asistir a
la oficina y poder ausentarse de la cabecera y en general
de su círculo notarial.

La concesión de tales permisos está a cargo del respectivo
alcalde municipal, en el caso del notario de segunda y tercera
categoría, quien a la vez designará o nombrará a otro titular
como notario encargado en reemplazo de aquel, y, como
consecuencia, la primera autoridad política dará posesión
al encargado.

35


Los notarios de primera categoría deben solicitar los permisos
y licencias a la Superintendencia de Notariado y Registro,
quien debe emitir el acto administrativo correspondiente.

La entidad también atiende las licencias de notarios de pri-
mera categoría de los demás círculos.

El notario no podrá hacer uso de permisos y licencias sino
una vez posesionado su reemplazo.

Licencias:
Estas se consideran a partir del cuarto día en adelante.

• Ordinaria: Hasta por noventa días continuos o discon-
tinuos en cada año.
• Por maternidad, enfermedad o incapacidad física
temporal: El notario tiene la facultad de postular la per-
sona que deba remplazarlo durante estas ausencias.
Bajo su responsabilidad, el postulado deberá cumplir
con los requisitos generales exigidos para ejercer el
cargo de notario. Debe usted conservar la copia de la
providencia que los concedió, el acta de posesión del
encargado, y la remisión a la Superintendencia de No-
tariado y Registro.

Véase: Artículo 11, 105, 107, 112, 113; Decreto 2148 de
1983, Artículo 188 Decreto Ley 960. Instrucción Administra-
tiva 09/2007

36

7. Obligaciones

del notario
Obligaciones personales:

Debe abrir una carpeta, que contenga la siguiente informa-
ción y documentos.

• Nombre del notario titular.
• Documento de identidad.
• Grado de escolaridad.
• Edad.
• Decreto de nombramiento.
• Acta de posesión.
• Domicilio: El notario debe residir en la cabecera
del círculo notarial.
• Afiliación a los regímenes de salud, pensiones,
cesantías, riesgos profesionales y demás pre-
vistos por la Ley.
• Dirección electrónica y teléfonos.

Véase: Artículo 157 del Decreto Ley 960 de 1970, artículo
153 numeral 2º de la Ley 100 de 1993.

Obligaciones Patronales:

Vinculación: Bajo su responsabili-
dad, el notario podrá crear los em-
pleos que requiera para el eficaz fun-
cionamiento de la oficina a su cargo,
tendrá especial cuidado en la selec-
ción de los empleados, velará por su
capacitación, por el buen desempeño
de sus funciones y cumplirá las obli-
gaciones que para sus subalternos le
señalan las normas legales.

37


La naturaleza del vínculo jurídico del personal subalterno de
las notarías, es de carácter particular y por tanto, las relacio-
nes laborales que surgen entre el notario y sus empleados se
rigen por el Código Sustantivo del Trabajo y por las normas
especiales que se dicten sobre la materia. El personal que
labora en la notaría debe estar vinculado mediante contrato
de trabajo y tiene derecho a todas las prestaciones consa-
gradas en el Código Sustantivo del Trabajo y el Régimen
de Seguridad Social Integral.

Véase: Ley 29 de 1973; Artículo 118 del Decreto 2148 de
1983; Instrucción Administrativa No. 01-39 de junio 8 de 2001;
Ley 100 de 1993; Decreto 412 de 2007; Ley 712 de 2001;
Código Sustantivo del Trabajo y el Régimen de Seguridad
Social Integral y las demás normas que lo modiﬁquen o
complementen.

Obligaciones con la Superintendencia
de Notariado y Registro:

El notario debe cumplir con las obligaciones para con el
Grupo de Tesorería de la Superintendencia de Notariado
y Registro, consignando el valor ﬁjado por la resolución de
tarifas notariales vigente por concepto de recaudos, por
cada escritura no exenta autorizada, teniendo en cuenta las
excepciones que existen sobre la materia.

Véase: Artículos 122 y 123 del Decreto 2148 de 1983. Re-
solución de tarifas notariales vigente para cada año.

Obligaciones con el Fondo Especial de la

38


(Recaudos y Subsidios Notariales).

Además del recaudo deberá consignar el valor de los apor-
tes, que se establece conforme al rango de escrituración
reportado en el año inmediatamente anterior y el cual se ﬁja
en la resolución de tarifas notariales vigente.

Véase: Parágrafo 2° artículo 28, Decreto 1681 de 1996.

Aportes Especiales:

De los actos entre particulares y entidades exentas de los
derechos notariales que se causen, el notario sólo podrá
percibir como remuneración por sus servicios la tarifa esta-
blecida en la resolución anual emitida por la Superintendencia
de Notariado y Registro.

De los actos entre particulares y entidades no exentas de
los derechos notariales que se causen, él notario sólo podrá
percibir como remuneración por sus servicios la tarifa esta-
blecida en la resolución anual emitida por la Superintendencia
de Notariado y Registro.

El aporte especial debe ser consignado y remitirse dentro
de los cinco (5) días siguientes a aquél en que lo perciba
del usuario.

Véase: Artículos 122 y 123 del Decreto 2148 de 1983. Re-
solución de tarifas vigente para cada año.

39


Obligaciones con la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales DIAN:

Inscripción en el RUT:

El notario debe cumplir con los presupuestos legales esta-
blecidos, mediante Decreto Reglamentario de cada año, para
tener la calidad de contribuyente declarante del Impuesto
sobre la renta, es responsable del impuesto sobre las ventas
y agente retenedor se encuentra obligado a inscribirse en
el RUT, que es el mecanismo para identificar, ubicar y clasi-
ficar a los sujetos pasivos de obligaciones administradas y
controladas por la DIAN.

Véase: Decreto 2788 de 2004 y Ley 1111 de 2006 y las demás
normas que lo modifiquen o complementen.

Declaraciones mensuales de retención en la fuente:

En el archivo contable de la notaría debe reposar copia de
los recibos oficiales en los que consten las consignaciones de
los dineros por concepto de retención en la fuente. Este im-
puesto debe ser cancelado dentro de los términos que ordena
la normatividad que regula la materia. Cuando no se hayan
efectuado retenciones, se debe presentar la declaración en
ceros, atendiendo los plazos establecidos. (Ley 1066 de julio
29 de 2006 – Normalización de Cartera de la DIAN).

Véase: Artículos 365, 366, 375, 376, 398, 399, 400, 603 al
606 del Estatuto Tributario; Decreto 2509 de 1985 artículos
8º y 9º; artículo 20 del Decreto 1189 de 1988, enajenación o
dación en pago de derechos sucesorales, sociales o litigiosos
que constituyan activos fijos para el enajenante y la Ley 1111
de 2006 , Decretos Reglamentarios y las demás normas que
lo modifiquen o complementen.

40


Relación de enajenación de bienes:

Anualmente debe presentar una relación de las enajena-
ciones efectuadas, por el valor señalado por el Gobierno
Nacional.

Véase: Artículo 629 de Estatuto Tributario, Resolución No.
12804 proferida por la DIAN. La información tributaria debe
ser presentada por los notarios sin perjuicio del valor de la
transacción y las demás normas que lo modifiquen o com-
plementen.

Declaración bimestral impuesto al valor
agregado IVA:

En el archivo contable de la notaría debe reposar una carpeta
con las copias de los recibos oficiales en los que consten
las consignaciones de los dineros por concepto del impuesto
sobre las ventas. Este documento debe contener el adhesivo
de la entidad financiera que recibió el pago, dentro de los
términos ordenados por el Gobierno Nacional.

Véase: Artículo 5º del Decreto Reglamentario 1250 de 1992;
artículos 17 y 18 del Decreto Reglamentario 2076 de 1992
y Artículos 600 al 603 del Estatuto Tributario y las demás

Timbre nacional:

El notario está obligado al pago de este impuesto en el formu-
lario de retención en la fuente, en el renglón correspondiente
a otros conceptos.

Véase: Libro Cuarto del Estatuto Tributario (artículos 514 y si-
guientes); Instrucción Administrativa No. 01-26 de junio 8 de 2001
y las demás normas que la modifiquen o complementen.

41


Aporte especial a la Administración de Justicia:

Del ingreso bruto de los derechos notariales, el notario debe
consignar el 10% para la Administración de Justicia, a tra-
vés de la DIAN, dentro de los primeros cinco días de cada
mes, conservando en una carpeta las copias de los pagos
respectivos.

Véase: Constitución Política, artículo 131, inciso 1º, Ley 6ª
de 1992, artículo 135, Decreto 1960 de 1993, Instrucción
Administrativa No. 01-26 de junio 8 de 2001 y las demás

Impuesto de industria y comercio:

El notario debe realizar los pagos correspondientes a este
impuesto, siempre y cuando el acuerdo municipal lo obli-
gue.

Véase: Decreto Ley 1421 de 1993 (Estatuto Orgánico de
Bogotá, Distrito Capital) y las demás normas que lo modifi-
quen o complementen.

Aspectos Contables

Libros de contabilidad notarial:

El notario debe llevar un libro de contabilidad que refleje los
movimientos de ingresos, egresos y saldo líquido, el cual
estará foliado y registrado ante la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales.

Véanse: Decreto 1347 de 1970; Instrucción Administrativa
No. 01-26 de junio 8 de 2001 y las demás normas que lo
modifiquen o complementen

42


Comprobantes de ingreso:

El notario debe archivar en una carpeta los comprobantes
que respalden los ingresos.

Véase. Artículos 615 y 617 del Estatuto Tributario; Instrucción
Administrativa No. 01-26 de junio 8 de 2001 y las demás

Véase: Artículo 629 de Estatuto Tributario y Resolución No.
12804 proferida por la DIAN. La información tributaria debe
ser presentada por los notarios sin perjuicio del valor de la
transacción.

Informe estadístico notarial:

El notario debe reportar a la Superintendencia de Notariado
y Registro dentro de los quince (15) primeros días de cada
mes, todos los aspectos relacionados con los impuestos,
recaudos, aportes, pago de nómina y prestaciones socia-
les de empleados, gastos de funcionamiento de la notaría,
escrituración, registro civil y demás actos en el Informe
estadístico notarial.

Véase: Artículo 123 del Decreto 2148 de 1983; Instrucción
Administrativa No. 03 de febrero 27 de 2003; Instrucción
Administrativa No. 16 de junio 6 de 2003; Instrucción Admi-
nistrativa No. 22 de noviembre 1º de 2005.

Cuenta única notarial

El notario abrirá en un banco la Cuenta única notarial la cual
quedará a nombre de la notaría. Allí consignará los valores
con destino al pago de registro mercantil y el registro de
instrumentos públicos, a la Administración de Justicia, a las
cuentas o fondos especiales del Notariado, a la Dirección
de Impuestos y Aduanas Nacionales, (DIAN), a la Superin-

43


tendencia de Notariado y Registro y los demás organismos
públicos que deban recibir ingresos provenientes de los
recaudos efectuados, y en ningún momento podrá usarse
para hacer pagos o transferencias a terceros distintos a los
ya mencionados.

Véase: Artículo 64 de la Ley 863 de 2003, y la Instrucción
Administrativa No. 01 de enero 2 de 2004.

44

8. ¿Quién MANUAL DE INDUCCIÓN A NOTARIOS

vigila a los
notarios?
La Superintendencia de Notariado y Registro a través de la
Superintendencia Delegada para el Notariado.

Véase: Decreto Ley 960 de 1970, Decreto Reglamentario
2148 de 1983, Ley 734 de 2002 y Decreto 412 de 2007.

Responsabilidad
disciplinaria del notario

El notario en calidad de particular que ejerce funciones
públicas está sujeto al cumplimiento de las disposiciones
legales establecidas en el Código Disciplinario Único, que
contiene un capítulo especial del régimen aplicable a los
particulares y al notario.

De las Faltas:

. Gravísimas: Son las que es-
tán taxativamente señaladas
en el citado Código.
. Graves
. Leves: Son los deberes
y prohibiciones que están
señalados no sólo en el Có-
digo Único Disciplinario sino
también en el Decreto Ley
960 de 1970 y demás normas
complementarias.

45


De las Sanciones:

. Destitución
. Suspensión
. Multa

La Superintendencia de Notariado y Registro, a través de la
Superintendencia Delegada para el Notariado, de acuerdo
con la facultad de control, sin perjuicio del poder preferente
de la Procuraduría General de la Nación, es el ente encar-
gado de adelantar los procesos disciplinarios.

Véase: Libro III, Título II, artículo 58 y siguientes de la Ley
734 de 2002.
Decreto 412 del 2007, artículo 24.

46

9.

Procedimiento

para la entrega
de la notaría
con veriﬁcación
de la SNR
En qué casos:

• Por muerte de notario.
• Por renuncia.
• Por suspensión.
• Por destitución.

Quién la hace:

• Entrega personal del notario saliente al sucesor.
• Su apoderado, curador, heredero, cónyuge o
albacea y por urgencia la recibe otro notario o el
alcalde.

Siempre debe ser practicada por funcionarios de la vigilancia
notarial o delegado de la misma.

A quién se debe entregar:

• Sucesor en primer término.
• Por comisión a quien se delegue: Registrador
de Instrumentos Públicos, Personero Municipal o
funcionario de la Superintendencia de Notariado y
Registro.

47


Aspectos a entregar:

• Cumplimiento de las obligaciones patronales y
situación laboral de los empleados.
• Cumplimiento de obligaciones frente a la
(Aportes y Recaudos).
• Cumplimiento de las obligaciones ﬁscales o
impuestos que señalen las asambleas departa-
mentales o concejos municipales.

• Retención en la Fuente.
• IVA.
• ICA. (Bogotá).
• Información Tributaria Especial.
• Aporte del 10% Administración de
Justicia.

• Archivos de la Notaría: (D. 960/70 Art. 106.)

• Libro de protocolo: Inventario pormenorizado
que incluya tomos, número de escrituras y uni-
dades por tomo. Totalizando tomos.
• Libro de relación.
• Índice anual: Inventario indicando tomo, año,
nombre del primer otorgante y nombre del último
otorgante.
• Libro de actas de visita.

Otros archivos

Actas que se suscriban en ejercicio de la función notarial y
que no deban ser protocolizadas según la ley.

• Libros de actas de reparto del año en que se
entrega.

48


• Registro Civil: Registros de nacimientos, ma-
trimonios y defunciones por año, tomo, serial
inicial, serial final y libro, los cuales deberán
estar empastados; libro de varios y/o tomo, año,
número de libros, observaciones, folio inicial, fo-
lio final; índices de los registros de nacimientos,
matrimonios y defunciones y libro de visitas.

De lo enunciado anteriormente se levantará el acta respec-
tiva, suscrita por los intervinientes, donde se plasmarán las
constancias del notario saliente y entrante, con la firma del
funcionario comisionado para la verificación de la entrega
por parte de la Superintendencia de Notariado y Registro

Véase: Decreto 960 de 1970, artículos 116,117,118,119 y
120, Decreto 2148 de 1983, artículos 55, 56 y 57; Ley 29 de
1973; artículos 16 y 17; Instrucción Administrativa 02 y 03
de 2002.

49


50

10.

Función

notarial
consular
El Decreto 110 de 2004, por medio del cual se modiﬁca la
estructura del Ministerio de Relaciones Exteriores, en su
artículo 24 establece funciones para la Dirección de Asuntos
Consulares y Comunidades Colombianas en el Exterior.
Esta Dirección es la encargada de orientar y evaluar las
actividades de los consulados de Colombia, en el numeral
6º del citado artículo, establece: “dirigir y supervisar a los
consulados de la República, en el proceso de expedición de
pasaportes, otorgamiento de visas y funciones notariales,
asignadas al personal consular”. (negrillas y subrayado
fuera del texto).

Con fundamento en la norma citada, esta Superintendencia
Delegada para el Notariado, orienta al personal consular en
la función notarial. Por tal razón en este capítulo, daremos
a conocer a los cónsules
o demás funcionarios que
ejercerán esta función en
el exterior, las normas y los
procedimientos en el ejer-
cicio de la prestación del
servicio público notarial en
el exterior. Esto como apoyo
a la guía consular que dirije
directamente el Ministerio de
Relaciones Exteriores.

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Normas generales que
rigen la función notarial:
Decreto Ley 960 de 1970, su Reglamentario 2148 de
1983, 1260 de 1970, 2158 de 1970, 1873 de 1971, 231
de 1985, 999 de 1989, 902 de 1988, 2668 de 1988,
1534,1555,1556,1557,1712,1729,1900,2275, y 3047 de
1989, Ley 75 de 1968, 54 de 1989. La Resolución de tarifas
notariales 8850 de 2007 y es actualizada año a año por
la Superintendencia de Notariado y Registro de acuerdo
al incremento que establece el Banco de la República de
acuerdo al IPC.

Los cónsules colombianos tienen algunas funciones que
ejercen los notarios en el país. Daremos a usted señor cónsul
una guía sencilla y didáctica, que le permita apoyarse jurídi-
camente en el desarrollo de sus funciones notariales.

Escritura pública
La escritura pública es el documento escrito que contiene
declaraciones de actos jurídicos, emitidas ante el notario
o cónsul, con los requisitos de ley y que se incorporan al
protocolo.

Perfeccionamiento de la escritura pública:

La elaboración de la escritura pública tiene unas etapas
consecutivas que son:

1. Recepción: Es percibir las declaraciones que hacen ante
el cónsul los interesados.

52


2. Extensión: Es la versión escrita de lo declarado.
3. Otorgamiento: Es el asentimiento expreso del ciudadano
al instrumento extendido.
4. Autorización: Con su firma, el cónsul aprueba que se han
llenado los requisitos pertinentes y que las declaraciones han
sido emitidas realmente por los interesados.

• El ciudadano puede presentar ante el cónsul,
el texto escrito de lo que se va a convertir en
escritura, que se llama minuta, o expresar verbal-
mente el objeto de sus declaraciones para que
el cónsul efectúe la versión escrita en papel de
seguridad que posee el consulado respectivo.
• Antes de firmar el texto el Cónsul y el ciudadano
que solicita el servicio de la escritura pública,
deben efectuar las correcciones que estimen
pertinentes. Asímismo es necesario el original
de los comprobantes fiscales vigentes.

Otros aspectos importantes que debe contener la escri-
tura pública:

En el encabezamiento:

• Número de la escritura, asignada en orden su-
cesivo y anotado en letras y números.
• La fecha, señalando día, mes y año.
• Lugar, indicando país nombre del cónsul.

Comparecencia:

• Nombres y apellidos completos de los otorgan-
tes.
• Documento de identidad.
• Domicilio.
• Edad, sólo si otorga un menor adulto o el adop-

53


tante o el adoptado. En los demás casos se
indicará que es mayor de edad.
• Estado civil, señalando la situación de los inmue-
bles respecto de la sociedad conyugal, teniendo
en cuenta el estado civil de los otorgantes.
• Representación, si actúan en nombre de otro se
indicará la clase de aquélla.
• Tratándose de inmuebles si el bien está afectado
a vivienda familiar o a patrimonio de familia.

Estipulaciones:

• Declaraciones: Redactadas con toda claridad y
precisión para que se acomoden a la esencia del
contrato y a los propósitos de las partes .
• Identiﬁcación del objeto del acto o negocio. Si se
trata de inmuebles, por su ubicación, nomencla-
tura, linderos (utilizar sistema métrico decimal en
números y letras) y cédula catastral.
• Título de adquisición. Respecto de bienes inmue-
bles se indicará los datos de registro y si carece
de título inscrito, la fuente de la que deriva su
derecho.
• Valor del bien, ﬁjado en moneda colombiana,
y si está referido en moneda extranjera ,
indicando su equivalencia conforme a las
normas vigentes sobre el particular. Su forma
de pago.
• Lugar y fecha de cumplimiento de las obliga-
ciones.
• Expresión de la situación jurídica del bien en re-
lación con gravámenes, limitaciones de dominio
y medidas cautelares.

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Algunos actos que se elevan a escritura
pública:

Compraventa, donación, hipoteca, cancelación de hipote-
ca, comunidad, venta de derechos herenciales, usufructo,
propiedad horizontal, patrimonio de familia, afectación a
vivienda familiar, capitulaciones matrimoniales, liquidación
de la sociedad conyugal, liquidación de la sociedad pa-
trimonial de hecho, testamentos, sucesiones, englobe ,
desenglobe, actualización de linderos de inmuebles, actos
y contratos comerciales , entre ellos: constitución de socie-
dad, escisión, empresa unipersonal, sociedad anónima por
suscripción sucesiva de acciones, fiducia mercantil, leasing
inmobiliario, etc.

Protocolización:

Señor cónsul, a medida que usted va autorizando las escri-
turas públicas, debe ir organizando y llevando de manera
ordenada su protocolo de escrituración que consiste en el
archivo fundamental de su consulado, y se forma con todas
las escrituras que se otorguen ante usted, y con las actua-
ciones y documentos que se insertan en el mismo. Tendrá
vigencia desde el 1º de enero hasta el 31 de diciembre de
cada año y constará del número de tomos que sea necesario
formar, procurando que no exceda de 1000 el número de
hojas de cada tomo. Al final de cada tomo el Cónsul asentará
una nota de clausura con la firma y la fecha .( artículo 107
del decreto 960 de 1970).

Adicionalmente el ciudadano puede acudir al consulado,
con el fin de guardar en el archivo del protocolo documentos
públicos y privados. Por ejemplo un proceso de sucesión

55


adelantado ante un juzgado, de resolución de adjudicación
de un predio del Incoder, un documento privado que contenga
obligaciones. Tenga presente: protocolizar por mandato de
la ley, por orden de un juez o por espontánea voluntad, es
incorporar en el protocolo, sin que el documento adquiera un
valor probatorio distinto del que en sí mismo represente.

Conjuntamente con el protocolo de escrituración debe ir usted
llevando el libro de relación e índice según lo establece los
artículos 106 al 111 del Decreto Ley 960 de 1970.

Poderes:

Representación para trámites consulares:

El artículo 28 del decreto ley 960 de 1970, establece (…)
“en caso de representación, el representante dirá la clase de
representación que ejerce y presentará para su protocoliza-
ción los documentos que la acrediten. (…)

Clases:

Poder especial: este debe estar elaborado de forma escrita
indicando detalladamente el acto para el cual se confiere, y
la descripción del inmueble si se trata de negocios o actos de
enajenación, el cual debe estar identificado plenamente por
sus linderos, matrícula inmobiliaria, nomenclatura, nombre
y lugar de ubicación. ( ejemplos: cobro de cheques, compra-
ventas, asuntos legales, sucesiones y otras actuaciones).

Poder General: En el cual se señalarán los varios actos o
contratos para los cuales se confieren. Debe ser por escri-
tura pública.

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Si el poder es presentado ante usted para hacerlo valer en
otro país o en Colombia, se autenticará ante su despacho, y
debe ser avalado por el Ministerio de Relaciones Exteriores
en Colombia.

Actos de fe:

Autenticaciones y reconocimientos de firmas:

Autenticaciones: proceden para documentos privados que
no contengan expresamente obligaciones. Es un testimonio
fidedigno y no le confiere al documento mayor fuerza de la
que por sí tenga.

Reconocimiento: Se aplica para documentos privados que
contengan obligaciones, da plena autenticidad y fecha cierta
al documento privado.

El ciudadano debe presentar
ante usted señor cónsul, los
documentos que pretenda au-
tenticar o reconocer.

En los casos que dispone la ley
de presentación personal, el
interesado debe acudir directa-
mente a su despacho.

Todos los trámites anteriores de-
ben ser firmados por usted.

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Fe de vida:

Corresponde a la solicitud que debe formularse ante el cón-
sul, para que este certifique sobre la supervivencia de un
individuo. Con tal objeto es preciso identificar personalmente
y en debida forma al interesado, anotando el documento que
lo identifica, nombres y apellidos completos, el día y hora
de la diligencia, y hará estampar la huella dactilar del com-
pareciente (Art. 78, Decreto Ley 960 de 1970. modificado
por el 37 del Decreto Reglamentario 2148 de 1983).

Declaraciones extraproceso:

Corresponde al testimonio espontáneo rendido con el fin de
constituir prueba con fines extraprocesales, identificándose
y expresando con claridad los hechos respecto de los cuales
tenga conocimiento. Este testimonio no será tramitado bajo
juramento.

Testimonios especiales:

En el ejercicio de sus funciones puede percibir y documen-
tar en forma directa, los hechos ocurridos en su presencia
relacionados con su actividad. Se destacan las actas y la
escritura pública de comparendo (Artículos 95 y 96 del De-
creto Ley 960 de 1970.).

58


Cobro de derechos
notariales en el extranjero

Señor cónsul, la Superintendencia de Notariado y Registro,
tiene la facultad por ley cada año de actualizar las tarifas
notariales, para el 2008 se expidió la Resolución 8850 del
2007, que determinó las tarifas, y allí un capítulo para el cobro
de tarifas en el exterior a través de su consulado.

Cada año usted debe estar actualizado para saber el cobro
a efectuar con relación a la función notarial que ejerce en
su respectivo consulado, de conformidad con la resolución
o acto administrativo que proﬁera la Superintendencia de
Notariado y Registro.

59


60

11.

Casuística

sobre temas
consulares
La Superintendencia de Notariado y Registro, a través de la
Oﬁcina Asesora Jurídica, emite conceptos relacionados con
la función notarial que ejerce usted como cónsul.

Dejamos a su consideración los que consideramos de vital
importancia para el desarrollo de sus funciones consulares
en el exterior.

Los temas :

• Inquietudes en materia
notarial formuladas por
los cónsules de Colom-
bia. Temas: escritura-
ción, derechos notariales,
capitulaciones y otros.
(18 de abril de 2005).
• Registro civiles (11 de
mayo de 2006).
• Unión marital de hecho. (27 de febrero de
2006).
• Posibilidad de celebración de matrimonios civiles
ante cónsul colombiano. (Expedido por el Jefe
de la Oﬁcina Jurídica del Ministerio de Relacio-
nes Exteriores de Colombia, 17 de octubre de
2002).

Esta Superintendencia Delegada para el Notariado, estará
atenta a cualquier inquietud jurídica que sea de su interés
durante la inducción o posterior a ella, para coadyuvar en el
buen desarrollo de su función notarial en el exterior.

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Consultas
Inquietudes en materia notarial formuladas por
los cónsules de Colombia en el exterior.

Abril 18 de 2005

La Oficina Asesora Jurídica de la Superintendencia de Nota-
riado y Registro respondió consulta de la doctora Candelaria
Palacio Baldovino, directora de Asuntos Consulares y Co-
munidades Colombianas en el Exterior (E), del Ministerio de
Relaciones Exteriores, sobre inquietudes en materia notarial
formuladas por los Cónsules de Colombia en el Exterior.

Consultas y respuestas:

1. ¿Una escritura pública necesariamente debe hacerse
en papel notarial o se puede transcribir el texto en una
hoja en blanco?

El artículo 20 del D.L. 960 de 1970 dispone: “Las escrituras
originales o matrices se escribirán en papel autorizado por
el Estado y al final de cada instrumento, antes de firmarse,
se indicarán los números distintivos de las hojas empleadas,
si los tuvieren”.

Anteriormente se utilizaba el papel sellado, que actualmente
se conoce como “Papel Notarial”.

La ley 39 de 1981 dispuso en su artículo 3° que el servicio
notarial utilizará en sus actuaciones un papel de seguridad
cuya característica determinará la Superintendencia de
Notariado y Registro, de modo tal que garantice la correcta
conservación de los archivos.

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De la norma transcrita se inﬁere que a esta Entidad le
corresponde simplemente determinar las características
de seguridad del papel a utilizar en el otorgamiento de las
escrituras públicas.

La Superintendencia de Notariado y Registro autorizó al
Colegio de Notarios de Colombia y a la Asociación de
Notarios Interinos para que contrataran la adquisición, im-
presión y distribución del papel de seguridad sujeto a las
características de seguridad previamente determinadas
por esta Entidad; papel requerido para el otorgamiento de
las escrituras públicas, cuya distribución o provisión podía
efectuarse por conducto de los Colegios Seccionales o a
través de determinados notarios directamente a las notarías
que solicitaran y sufragaran la cantidad de papel a utilizar
en sus despahos.

Mediante Resolución No. 1288 del 21 de abril de 1990, la
Superintendencia instruyó respecto a las características del
papel de seguridad, señalando a los notarios que establecen
controles que permitan determinar las entradas, consumos,
hojas anuladas y existencia de papel de seguridad.

2. ¿Cómo se efectuaría el cobro de derechos cuando
se trata de escrituras de cuantía determinada y cuáles
son los documentos que se deben exigir, por ejemplo,
para constituir una hipoteca o venta de inmueble, o
una sociedad?

El inciso 3°. del artículo 251 del C.P.C. señala: “Documento
público es el otorgado por funcionario público en ejercicio
de su cargo o con su intervención. Cuando consiste en un
escrito autorizado o suscrito por el respectivo funcionario,
es instrumento público; cuando es otorgado por un notario o
quien haga sus veces y ha sido incorporado en el respectivo
protocolo, se denomina escritura pública.”

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La escritura pública en términos del artículo 13 del decreto ley
960 de 1970, es: “El instrumento que contiene declaraciones
en actos jurídicos, emitidas ante el notario, con los requisitos
previstos en la ley y que se incorpora al protocolo”.

La forma externa que debe revestir todo negocio jurídico
formal es la escritura pública, y su elaboración requiere de
un proceso, que en orden cronológico el primer paso es el
de la rogación, o requerimiento que deben hacer las partes
al notario o cónsul para obtener de éste la prestación de
sus servicios.

Luego procede la recepción, que consiste en percibir las
declaraciones que hacen ante el notario o cónsul los intere-
sados; la extensión, que es la versión escrita de lo declarado;
el otorgamiento, entendido como el asentimiento expreso que
aquéllos prestan al instrumento extendido, y la autorización,
consistente en la fe que imprime el notario o cónsul a éste,
en vista de que se han llenado los requisitos pertinentes, y
que las declaraciones han sido realmente emitidas por los
interesados.

Ahora bien, en lo que respecta a la redacción de las declara-
ciones, éstas pueden hacerse por el notario o por el cónsul, o
ser presentadas a éstos por las partes, redactadas por ellas
o sus asesores, (artículos 6°, 15 Y 17 del decreto ley 960 de
1970). En los dos casos, el notario o el cónsul, dentro del
control de legalidad que ejercen, deben velar porque éstas se
acomoden a la ﬁnalidad de los comparecientes, a las normas
legales, a la clara expresión idiomática, pudiendo sugerir las
correcciones que juzguen necesarias.

La actividad notarial tiene como función, la de “dar fe públi-
ca notarial” siendo un servicio público que presta el notario
como delegatario del Estado a ﬁn de que cumpla esta gestión
privada.

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Tenemos entonces que las escrituras públicas son docu-
mentos públicos, de las cuales toda persona tiene derecho
a obtener copias auténticas.

Las normas vigentes relacionadas con el otorgamiento de una
escritura pública, están consagradas en el decreto ley 960
de 1970, su decreto reglamentario 2148 de 1983 y demás
disposiciones, como por ejemplo tener en cuenta los Códigos
Civil, Comercial, decretos 902 de 1988, el 999 de 1988, 2668
de 1988, 1712 de 1989 y 1729 de 1989, entre otros.

En el otorgamiento de escrituras públicas, es necesario que
el cónsul, quien ejerce funciones de notario en el exterior,
observe lo dispuesto en el Título II, Capítulo I, artículos 12
al 41 del decreto ley 960 de 1970.

El artículo 3o. del decreto 2148 de 1983, expresa: “ El notario
no autorizará el instrumento cuando llegue a la conclusión de
que el acto que contiene sería nulo por incapacidad absoluta
de alguno de los otorgantes o por estar clara y expresamente
prohibido en la ley.

De los demás vicios que afecten el acto objeto del contrato
advertirá a los comparecientes y si éstos insistieren, lo auto-
rizará, dejando constancia de ello en el instrumento.”

A su turno, el artículo 2º. Ibidem, señala que el notario ejer-
cerá sus funciones a solicitud de los interesados, quienes
tienen el derecho de elegirlo libremente, salvo lo estipulado
para el reparto.

De otra parte, el artículo 37 del decreto ley 960 de 1970 es-
tablece: “Extendida la escritura será leida en su totalidad por
el notario, o por los otorgantes, o por la persona designada
por éstos, quienes podrán aclarar, modiﬁcar o corregir lo que
les pareciere y al estar conformes, expresarán su asentimien-
to. De lo ocurrido se dejará testimonio escrito en el propio

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instrumento y la firma de los otorgantes demuestra su
aprobación.” (subrayo)

y el artículo 40 Ibidem, señala: “El notario autorizará el
instrumento una vez cumplidos todos los requisitos forma-
les del caso, y presentados los comprobantes pertinentes,
suscribiéndolo con firma autógrafa en último lugar”.

Los únicos casos en que el notario se debe abstener de
autorizar el instrumento son los señalados por los artículos
10 y 143 del decreto 2148 de 1983.

La identificación de los comparecientes, se hará con los
documentos legales pertinentes, dejando testimonios de
cuáles son estos.

En la escritura se consignarán el nombre, apellidos, estado
civil, edad y domicilio de los comparecientes. En caso de
representación se expresará, además su carácter y los
datos de las personas naturales representadas como si
comparecieran directamente, o de las personas jurídicas tal
como corresponde según la ley o los estatutos, indicando
su domicilio y naturaleza.

Quien disponga de un inmueble o constituya gravamen sobre
él, deberá indicar la situación jurídica del bien respecto de la
sociedad conyugal, caso de ser o haber sido casado.

Los inmuebles que sean objeto de enajenación, gravamen o
limitación se identificarán por su cédula o registro catastral
si lo tuvieren; por su nomenclatura, por el paraje o localidad
donde están ubicados y por sus linderos. Siempre que se ex-
prese la cabida se empleará el sistema numérico decimal.

El precio o la estimación del valor de los bienes o derechos
objeto de las declaraciones se expresarán en moneda co-
lombiana, y si el acto o contrato estuviere referido a mone-

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das extranjeras, se establecerá su equivalencia en moneda
nacional según las normas vigentes sobre el particular.

Respecto al cobro de los derechos notariales de las escri-
turas públicas, se encuentra en estudio por parte de esta
Entidad con el Ministerio de Relaciones Exteriores, toda vez
que dicho Ministerio asignó unas tarifas ﬁjas por concepto.

3. Existen notarías que desatienden las solicitudes de
registro, por ejemplo de reconocimiento de hijos a través
de escrituras públicas otorgadas en el exterior, porque
la madre no ha expresado su consentimiento personal-
mente ante la notaría o a través de la misma escritura.

En cuanto al reconocimiento de hijo extramatrimonial, el
artículo 10 de la Ley 75 de 1968, expresa: El reconocimiento
es irrevocable y puede hacerse:

1) En el acta de nacimiento ﬁrmándola por quien
reconoce;
2) Por escritura pública;
3) Por testamento;
4) Por manifestación expresa y directa hecha ante
un juez...”

Nótese de la norma anteriormente transcrita, que en ninguno
de sus apartes expresa que para efectuar el reconocimiento
de hijo extra matrimonial se necesite de la presencia de la
madre o del hijo.

El procedimiento a seguir es efectuar el reconocimiento por
uno de los medios señalados en el artículo 1º. de la ley 75
de 1968, y una vez reconocida la persona, el notario debe
dar aplicación a lo preceptuado por el artículo 60 del decreto
ley 1260 de 1970, es decir, una vez efectuado el trámite de
legalización de la escritura pública y recibida ésta, el funcio-
nario encargado de llevar el registro civil procede a sustituir

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el folio con anotaciones de recíproca referencia y además,
debe hacer la notificación de que trata el artículo 4º. de la
ley en mención, el cual dispone: “El reconocimiento no crea
derechos a favor de quien lo hace sino una vez que ha sido
notificado y aceptado de la manera indicada en el título 11
del Libro 1º. del Código Civil, para la legitimación”.

Y el artículo 240 del Código Civil, expresa: “ Cuando la le-
gitimación no se produce Ipso Jure, el instrumento público
de legitimación deberá notificarse a la persona que se trate
de legitimar...”.

Artículo 243 ibídem, señala: ”La persona que acepte o
repudie, deberá declararlo por instrumento público dentro
de los noventa días subsiguientes a la notificación. Trans-
currido este plazo, se entenderá que acepta, a menos de
probarse que estuvo imposibilitada de hacer la declaración
en tiempo hábil”.

Así las cosas, el notario o el funcionario encargado de llevar
el registro civil, debe permitir que se efectúe el reconoci-
miento, haciendo la correspondiente notificación a la madre
del menor o al interesado, según el caso.

En el evento de que el notario se abstenga de aceptar la
escritura pública contentiva de reconocimiento de hijo extra
matrimonial, puede formular la correspondiente queja ante
el Director de Vigilancia de esta Entidad, para los fines a
que haya lugar.

4. En otros casos no se registran escrituras que contie-
nen cambios de nombre, porque el interesado no hace
el trámite personalmente ante la notaría, por lo que no
vale la solicitud que hace el Ministerio una vez realizado
el procedimiento de legalización.

Ante todo es necesario aclarar, que para el otorgamien-
to de la escritura pública de cambio de nombre, el cón-

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sul debe velar porque se cumplan todos los requisitos
generales exigidos para cualquier escritura, como son:
utilizar el papel notarial, numerarla, fecharla, consignar
el nombre del cónsul y lugar de la autorización, iden-
tificación de los comparecientes, y lo contemplado en
el artículo 3º. del decreto 999 de 1988.

El artículo 3° del decreto ley 1260 de 1970, expresa:
“Toda persona tiene derecho a su individualidad, y por
consiguiente, al nombre que por ley le corresponde.
El nombre comprende, el nombre, los apellidos, y
en su caso, el seudónimo...” (subrayado fuera del
texto)

El artículo 3o. del decreto 999 de 1988, dispone: “Sólo po-
drán solicitar la rectificación o corrección de un registro
o suscribir la respectiva escritura pública, las personas
a las cuales se refiere éste, por sí o por medio de sus
representantes legales o sus herederos”.

El artículo 6° del decreto 999 de 1988, señala. El ar-
tículo 94 del decreto ley 1260 de 1970, quedará así:
“El propio inscrito podrá disponer, por una sola vez,
mediante escritura pública, la modificación del registro,
para sustituir, rectificar, corregir o adicionar su nombre
todo con el fin de fijar su identidad personal…”

El artículo 2º. del decreto 1555, expresa: Los represen-
tantes legales de los menores de edad o de los hijos
adoptivos, podrán cambiar el nombre de éstos ante
notario, con sujeción al procedimiento indicado en el
artículo 6º. del decreto ley 999 de 1988, y sin perjuicio
de que cuando lleguen a la mayoría de edad, los ins-
critos pueden por otra vez, modificar su nombre”.

Al igual que en la inquietud número 3, si el notario se
abstiene de aceptar la escritura pública contentiva de

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cambio de nombre, puede formular la correspondiente
queja ante el Director de Vigilancia de esta Entidad, para
los fines a que haya lugar.

5. Las tarifas diferenciales de las escrituras de cam-
bio de nombre en Colombia y en el exterior, hacen
que las personas otorguen un poder especial, ante el
consulado, para que un apoderado realice el trámite
de suscribir la escritura en una notaría en Colombia,
razón por la cual es necesario saber cómo deben ser
otorgados estos poderes para que no sean rechazados
por las notarías en Colombia.

Los poderes conferidos para la gestión de negocios,
se rigen por las normas establecidas en el Código Civil
acerca del mandato; es así como el artículo 2142 del
C.C. contempla el contrato en sí mismo y el artículo 2156
Ibídem consagra dos clases de mandato, el general si se
da para “todos los negocios del mandante, y el especial
si comprende uno o más negocios especialmente deter-
minados.”

El artículo 2149 del CC describe los medios idóneos para
el otorgamiento del poder así: “El encargo que es objeto
del mandato puede hacerse por escritura pública o pri-
vada, por cartas, verbalmente o de cualquier otro modo
inteligible y aún por la aquiescencia tácita de una persona
a la gestión de sus negocios por otra”.

La norma prevé dos modalidades para el otorgamiento
del poder: una por escrito, a veces solemne (escritura
pública), y otra verbal.

Caso diferente es en tratándose de poderes para actuar
en procesos, cuando son generales o especiales para va-

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rios procesos, porque en estos casos necesitan haberse
otorgado por escritura pública. Art. 65 del C. de P. C.

Los poderes otorgados en el exterior, se rigen por la ley
colombiana en lo que se refiere a su autenticidad, no así
en su aspecto formal. Su procedimiento se encuentra
establecido en los artículos 65 y 259 del C. de P. C. en
concordancia con el artículo 480 del C. de Co.

Ahora bien, cuando el respectivo poder se otorgue por
documento privado, pero no ante funcionario de otro
país, sino ante cónsul colombiano, es importante que
en relación con dicho documento proceda el funcionario
consular a dejar la constancia expresa de haber sido
presentado personalmente por quien lo suscribe o exigir
la diligencia de reconocimiento de contenido y firma.

Estos requisitos están expresamente previstos en el
artículo 14 del decreto 2148 de 1983. Pero además se
debe velar porque se cumplan los requisitos exigidos
en el artículo 15 del mismo decreto, sustituido por el
artículo 1º.. del Decreto 231 1985 que expresa: “Quien
otorgue poder especial para enajenar, gravar o limitar
un bien inmueble, lo identificará con el número de la
matrícula inmobiliaria, nomenclatura o nombre y lugar
de ubicación”.

Respecto a su consulta, el poder otorgado para efectuar
escritura pública de cambio de nombre, deberá ser dado
por los representantes legales, si el inscrito es menor
de edad, o por el propio inscrito cuando es mayor de
edad. En éste deberá consignarse el nombre de la ofi-
cina donde se encuentra el registro civil de nacimiento,
si es posible el número de folio o indicativo serial, el
nombre del inscrito, y el nombre con el cual se va a fijar
la identidad.

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6. ¿Al momento de hacer un registro de matrimonio
en el Consulado, es posible hacer en este registro la
diligencia de legitimación de los hijos nacidos antes de
ese matrimonio, así el nacimiento de éstos no haya sido
registrado en Colombia?

El artículo 236 del C.C., dispone: “Son también hijos legíti-
mos los concebidos fuera del matrimonio y legitimados por
el que posteriormente contraen sus padres, según las reglas
y bajo las condiciones que van a expresarse”.

El artículo 237, ibídem, señala: “El matrimonio posterior
legitima ipso jure a los hijos concebidos antes y nacidos
en él...”

Artículo 238, “El matrimonio de los padres legitima también
ipso jure a los que uno y otro hayan reconocido como hijos
naturales de ambos, con los requisitos legales”.

El artículo 239 de la misma normatividad, expresa: “Fuera
de los casos de los dos artículos anteriores, el matrimonio
posterior no produce ipso jure la legitimidad de los hijos. Para
que ella se produzca es necesario que los padres designen
en el acta del matrimonio o en escritura pública, los hijos a
quienes confieren este beneficio, ya estén vivos o muertos”
(negrilla fuera de texto)

De la norma anterior se desprende que, al momento de
efectuar la inscripción del matrimonio en el registro civil, en la
casilla correspondiente los padres pueden decir los nombres
de los hijos que legitiman. Si el nacimiento de éstos, no ha
sido inscrito, los pueden identificar con el nombre correcto
y fecha de nacimiento. La nota de legitimación debe ser
suscrita por ambos padres.

Si no se efectuó la legitimación en el registro civil de ma-
trimonio, podrán legitimar al hijo otorgando una escritura

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