P-COM-02 (2) compras nacionales

1. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2008
REFERENCIA:
P-COM-02
REVISIÓN N° 2
15.05.2013
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS NACIONALES Página 1
Revisión 2 Emite: Encargado de Compras Revisa: Contralor Aprueba: Gerencia General
Cláusula: 7.5.1 Fecha: 15.05.2013 Fecha: 15.05.2013 Fecha: 15.05.2014
1. OBJETIVO
Este procedimiento tiene por objetivo delinear los principales pasos a desarrollar en las
adquisiciones de bienes y servicios para KRAH S.A.
2. ALCANCE
Este procedimiento es aplicable a todas las áreas que requieran productos e insumos.
3. RESPONSABILIDADES
 Contralor
 Encargado de Compras
 Jefe de Calidad
 Jefe de Logística
Las responsabilidades y funciones individuales son descritas en el punto 7 del presente
procedimiento.
4. DOCUMENTOS APLICABLES
P-COM-01 Evaluación y Calificación de Proveedores
P-LOG-01 Logística
P-CAL-01 Inspección y Control de Calidad
5. TERMINOLOGIA
Orden de Compra Manager: Es el documento inicial creado en el ERP por el Jefe de
Compras que incluye toda la información necesaria sobre los
productos a adquirir a un proveedor determinado.
ERP: Un sistema computacional de gestión integral. Actualmente se
utiliza Manager.
Solicitante: Persona que requiere de un producto o servicio, el cual será
adquirido por Compras.
6. EQUIPOS Y HERRAMIENTAS
 ERP Manager
 PC’s
 Correo electrónico

2. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2008
REFERENCIA:
P-COM-02
REVISIÓN N° 2
15.05.2013
PROCEDIMIENTO DE COMPRAS NACIONALES Página 2
Revisión 2 Emite: Encargado de Compras Revisa: Contralor Aprueba: Gerencia General
Cláusula: 7.5.1 Fecha: 15.05.2013 Fecha: 15.05.2013 Fecha: 15.05.2014
 Impresora
7. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO
El responsable por las compras nacionales es el Encargado de Compras y se realizan a
proveedores aceptados según el procedimiento P-COM-01 Evaluación y Calificación de
Proveedores.
El solicitante deberá entregar al encargado de compras por mano, firmado, el registro RP-
COM-02-01 Solicitud de Aprovisionamiento, con todos los antecedentes necesarios para emitir
un RP-COM-02-02 Orden de compra, según corresponda estos serán:
 Tipo, clase, grado o cualquier otro dato relevante al producto
 Especificaciones técnicas y/o normas aplicables
 Procesos requeridos
 Requisitos de inspección y ensayos
 Calificación del personal
 Planos
 Cotizaciones tentativas si amerita.
Con estos antecedentes en Encargado de Compras, realizara a los menos 2 cotizaciones,
eligiendo entre las alternativas, la que se adecue mejor al requerimiento de compra,
considerando lo siguiente:
 Concordancia entre lo solicitado y lo ofrecido por el proveedor.
 Calidad y costo del producto ofrecido.
 Plazos y forma de entrega.
 Forma de pago y descuentos.
 Análisis de las cotizaciones con el solicitante. (Si se requiere)
Seleccionado el Proveedor al cual se realizará la compra, el Encargado de Compras emite en
Manager el registro RP-COM-02-02 Orden de compra, imprimiéndolo, para preparar un set
que incluye el registro RP-COM-02-01 Solicitud de Aprovisionamiento, las cotizaciones de
proveedor y esperar aprobación del Contralor, primera firma y del gerente General, segunda
firma.
Eventualmente en caso de necesitar los productos o servicios en forma urgente, el registro RP-
COM-01-02 Orden de compra se enviará al proveedor solo con el V°B° del Contralor y/o sólo
una cotización, para regularizar posteriormente la información.

3. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2008
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Cláusula: 7.5.1 Fecha: 15.05.2013 Fecha: 15.05.2013 Fecha: 15.05.2014
Para la verificación de la orden de compra, al despacharla vía email al proveedor se copiará al
solicitante, de manera que sea verificada por el solicitante una vez recibido por e-mail. El
solicitante deberá indicar mediante correo electrónico al encargado de Compra cualquier
modificación o corrección que el documento amerite, en un plazo no superior a 24 horas.
Al mismo tiempo la orden de compra es escaneada y despachada vía email al proveedor, con
copia al Contralor, Jefe de Bodega y Encargado de Bodega, para que provisione la recepción de
la compra realizada.
El Encargado de compras es responsable de mantener un registro ordenado en forma
correlativa de las órdenes de compra enviadas a proveedores.
Certificados de Calidad
El Jefe de Calidad es el encargado de solicitar los certificados de calidad de los productos
comprados, cuando aplique. Posteriormente el Encargado de Compras tiene la responsabilidad
de hacer un seguimiento a los certificados de calidad de las materias primas compradas,
cuando amerite, y envíalos vía email a la Jefe de Calidad.
Seguimiento de las Compras Realizadas
El Encargado de Compras tiene la responsabilidad de realizar el seguimiento telefónico o vía
email, a cada una de las compras efectuadas con el objetivo de que los productos, materias
primas o insumos adquiridos lleguen a la empresa en el menor tiempo posible y verificando
que se respete el plazo de entrega ofrecido por el proveedor.
Recepción de Materiales Adquiridos
El encargado de bodega tiene la responsabilidad de la recepción de los productos, materias
primas e insumos que lleguen a la empresa.
Verificación de los Productos Adquiridos
Una vez recepcionados los productos en la Planta, el encargado de bodega debe verificar que
estos coincidan con lo solicitado en la orden de compra y cotejar que la factura o guía de
despacho contenga correctamente los antecedentes de la empresa e ingresarlas al Manager,
según lo descrito en P-LOG-01 Logística.
Si los productos y/o servicios recepcionados no coinciden con lo solicitado en la orden de
compra, el despacho es rechazado, solicitando un nuevo envío conforme del proveedor.

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Revisión 2 Emite: Encargado de Compras Revisa: Contralor Aprueba: Gerencia General
Cláusula: 7.5.1 Fecha: 15.05.2013 Fecha: 15.05.2013 Fecha: 15.05.2014
Verificación en las instalaciones del Proveedor (Si se requiere)
Cuando se haya definido por contrato o bien sea indicado en la Orden de Compra, el área
Inspección realizará la revisión de los productos antes de ser despachados a la Planta en las
instalaciones del Proveedor.
8. REGISTROS
 PR-COM-02-01 Solicitud de Aprovisionamiento
 PR-COM-02-02 Orden de Compra
9. ANEXOS
 No aplica
10. MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO
Revisión Nº 1
 Versión original.
Revisión Nº 2
 Revisión de texto, modificación de estructura y ajuste a estructura actual de la
organización.