DIFUSION PROCEDIMIENTO SELECCION EVALUACION Y REEVALUACION DE PROVEEDORES FINAL

1. DIFUSION PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN,
EVALUACION Y REVALUACION PROVEEDORES
TERMOTECNICA COINDUSTRIAL S.A.
Experiencia, Calidad y Cumplimiento

2. OBJETIVO Y ALCANCE
Describir el proceso para realizar la selección,
evaluación y reevaluación de Proveedores que
suministran productos o servicios a la
Organización.
Este procedimiento es aplicable, a los Proveedores
que suministran productos o servicios que inciden
en la calidad de los productos o servicios
suministrados por la Organización; así como la
seguridad, salud en el trabajo y ambiente.

3. DEFINICIONES
Proveedor: Entidad externa que suministra un producto, ya sea un bien o un
servicio a la organización.
Producto: Resultado de un proceso que puede ser un bien o un servicio.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que
interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
Proveedor exclusivo: proveedor con el cual se adquieren elementos
especiales de difícil consecución o productos con características poco
comunes. También se considera proveedor exclusivo a aquellos proveedores
presentes en el área de influencia del proyecto que se presentan como único
proveedor del bien o servicio requerido.

4. DEFINICIONES
Matriz de Criticidad de productos y/o servicios: Define la clasificación por
familias de productos y/o servicios, con el fin de establecer el nivel de
afectación e impacto que los mismos tienen en el desarrollo de la operación
de Termotecnica, la salud y seguridad en las personas, el medio ambiente y
el cumplimiento legal y contractual. Estableciendo de esta manera si una
compra es crítica o no.
Matriz de Requisitos Generales para Proveedor. Documento en el cual se
contempla la totalidad de la información necesaria en temas de Calidad,
Seguridad y salud en el trabajo, ambiente, técnica y legal con la que debe
cumplir un proveedor de acuerdo al bien o servicio suministrado tanto para la
selección como para la compra.

5. RESPONSABILIDADES
Es responsabilidad de la
aplicación e implementación de
este procedimiento: El Director
del Departamento de Compras,
Gerencia de Operaciones,
Gerencia de Medellín y de los
Directores de Obra.
Es responsabilidad de todo el
personal conocer este
procedimiento y velar por su
correcta aplicación.
Es responsabilidad de
nuestros proveedores la
entrega de los bienes y/o
servicios solicitados en los
tiempos acordados y en
cumplimiento con los
requisitos de compra
previamente especificados
y acompañados de la
documentación solicitada.

6. CRITICIDAD DE PROVEEDORES
Para realizar la gestión de monitoreo, evaluación
y re-evaluación de proveedores se ha
establecido una matriz de criticidad en la cual se
contemplan los siguientes criterios:
 La ausencia del bien y/o servicio afecta el
desarrollo en la operación de
Termotecnica?
 El suministro del bien y/o servicio afecta la
salud y la seguridad de las personas?
 La falta de algún requisito afecta el
cumplimiento Legal y contractual?
 El suministro del bien y/o servicio genera un
impacto ambiental negativo?

7. La valoración de estos aspectos comprende una calificación de
1 a 5, de la siguiente manera: 5: Alto, 3-4 Medio, 1-2: Bajo.
Si el suministro del bien y/o servicio obtiene una calificación
total, igual o por encima del 80% del máximo puntaje (igual o
por encima de 20) o cuando tiene una calificación individual de
5 en la AFECTACION DE SALUD Y SEGURIDAD EN EL
TRABAJO y/o GENERACION UN IMPACTO AMBIENTAL
NEGATIVO o 5 en la familia de materiales para la afectación
del desarrollo de la operación, en la Matriz De Criticidad De
Productos y/o Servicios el proveedor se considera crítico.
CRITICIDAD DE PROVEEDORES

8. Los proveedores de servicios públicos tales como agua,
energía, internet, telefonía celular y satelital, así como los
servicios provengan por parte de la ARL o entidades
gubernamentales y otros similares, se tomaran como
proveedores no críticos, por lo cual no tendrán el proceso de
selección contemplado en este procedimiento ni serán objeto
de monitoreo, evaluación y/o reevaluación.
CRITICIDAD DE PROVEEDORES

9. SELECCIÓN PROVEEDORES
Para iniciar relación comercial con un
proveedor se debe solicitar al mismo
una cotización de bien o servicio
requerido, la cual es evaluada por el
área de Compras; posteriormente se le
solicita al proveedor el diligenciamiento
de los siguientes documentos: - Formato GCO-IN-01-F-01 Registro único de
proveedores de bienes y servicios.
- CERTIFICACIÓN CONTRATISTAS - (solo para
personas naturales – Cumplimiento tributario).

10. SELECCIÓN PROVEEDORES
Estos formatos deben ser retornados a
Termotecnica Coindustrial SAS completamente
diligenciados incluyendo también la documentación
establecida en la matriz de requisitos Generales
para Proveedores de acuerdo al bien o servicio a
suministrar.

11. VERIFICACIÓN SELECCIÓN
PROVEEDORES
Luego de la recepción de los documentos solicitados al proveedor, el
área de Compras de Termotecnica Coindustrial SAS en cabeza del Jefe
del Departamento y con apoyo del área de HSE para los temas
relacionados con ambiente, seguridad y salud en el trabajo, revisa esta
información, completando el formulario que aparece al final del Formato
GCO-IN-1-F-01Registro único de proveedores de bienes y servicios; en
el cual se incluye la validación de entrega de los documentos legales
básicos del proveedor y los demás documentos solicitados en la matriz
de requisitos generales para proveedores, quedando aprobados los
proveedores que cumplan los ítems evaluados.

12. VERIFICACIÓN SELECCIÓN
PROVEEDORES
Cuando en el proceso de selección un proveedor no presente toda la información
requerida de acuerdo a lo estipulado en la matriz de requisitos generales para
proveedores, se debe realizar validación de los mismos utilizando el Formato
GCO-IN-01-F-03 Verificación de Requisitos para proveedores Exclusivos, el cual
debe hacerse llegar a compras debidamente firmado por el Director Del Proyecto,
en el caso que la solicitud de creación provenga de un requerimiento desde la
obra. Para los demás casos, este será firmado por el responsable del proceso de
compras.
NOTA: Ningún proveedor podrá ser creado en el sistema de Termotecnica sin la
autorización del Director de Compras o a quien este designe

13. PROVEEDORES APROBADOS
Los Proveedores aprobados son
relacionados por el Director de Compras,
en el formato GCO-PG-02-F-01 “Listado
de Proveedores Aprobados”.
En caso de que un proveedor, ya sea de bienes o
servicios, incumpla uno o varios de los puntos
establecidos en el Acuerdo de Calidad o exista
alguna otra razón que pueda considerarse como
una causal de retiro del Listado de Proveedores
Aprobados, esta deberá ser registrada por el
Director de Compras en el informe de Evaluación
de desempeño con la explicación correspondiente
y la decisión debe ser informada al respectivo
proveedor

14. PROVEEDORES APROBADOS
Casos Especiales
Si el Cliente presenta una lista de proveedores
para sus productos, la Organización adquirirá los
bienes o servicios a estos, así no se encuentren en
el listado de proveedores aprobados de la
Organización.
Cuando se presenten casos de proveedores exclusivos, se
solicitara el diligenciamiento de los documentos de acuerdo de
este procedimiento; sin embargo no se considera como criterio
de exclusión la falta de uno de los documentos solicitados,
bastara con la aprobación por parte de la gerencia de
Termotecnica Coindustrial S.A.S.

15. PROVEEDORES APROBADOS
Casos Especiales
En ocasiones especiales la Organización podrá
adquirir productos con proveedores que no se
encuentren aprobados; sin embargo, después de
ésta primera negociación los someterá a la
selección de proveedores, de acuerdo a este
procedimiento.

16. MONITOREO DEL DESEMPEÑO
PARA PROVEEDORES
El monitoreo a proveedores de bienes o servicios se realizara en cada una de las órdenes de
compra y / o servicio, en las cuales se verifica y hace seguimiento a los siguientes criterios:
Cumplimiento, Calidad, Servicio, cumplimiento de los requisitos HSE
Cumplimiento: Se tiene en cuenta el
tiempo de respuesta del proveedor desde el
momento de la solicitud hasta el momento
en que el proveedor entrega el bien o
servicio

17. MONITOREO DEL DESEMPEÑO
PARA PROVEEDORES
Servicio: Se determina a partir del
cumplimiento en la entrega de las
cantidades solicitadas en la orden
de compra.
Calidad: Se determina mediante el
cumplimiento de las especificaciones
establecidas en la orden de compra
medida en cantidades entregadas Vs
rechazadas del pedido.

18. MONITOREO DEL DESEMPEÑO
PARA PROVEEDORES
Para proveedores de bienes, desde el área
de HSE se verifica el cumplimiento de los
requisitos del anexo 3 y 4 del Procedimiento
QHSE-PR4, en términos documentales.
Para proveedores de servicios,
además de la verificación
documental antes mencionada se
tiene en cuenta la gestión realizada
por el proveedor durante el
desarrollo del contrato.
Cumplimiento requisitos HSE:
Para la aceptación del proveedor en su monitoreo y evaluación, debe
cumplir con el 100% del criterio de calificación HSE

19. RANGOS DE ACEPTACIÓN
DE PROVEEDORES
Termotecnica ha establecido los siguientes rangos de aceptación para los proveedores de bienes y servicios
evaluados:
PUNTAJE (%) CRITERIO Nota
70 - 100 Aceptable
Para la aceptación del
proveedor con este
puntaje, debe cumplir
con el 100% del criterio
de calificación HSE.
0 - 69
Requiere
Seguimiento
N/A

20. Estos resultados serán
verificados semestralmente por
el Director de Compras quien
dependiendo del resultado del
monitoreo realizara
comunicados a los
proveedores con puntajes
inferiores a 70%, con el fin de
buscar la mejora del mismo.
RANGOS DE ACEPTACIÓN
DE PROVEEDORES

21. EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DE
PROVEEDORES
Se realizan a los proveedores críticos y son registradas por el Director de Compras mediante
evaluaciones anuales de su desempeño.
Para estas evaluaciones se tienen como entradas los resultados de los monitoreos de las órdenes
de compra (ODC) u Órdenes de Servicio (ORS) semestrales, así como los resultados de las
evaluaciones de desempeño para los proveedores de servicio y la percepción de las diferentes
áreas requirentes del bien o servicio; las cuales serán solicitadas por el Director de Compras vía
mail a las diferentes áreas de Termotecnica Coindustrial SA. Esta información es registrada por el
Director de compras en el formato GCO-PG-02-F-03 “Evaluación de Desempeño para
Proveedores”.

22. Los resultados de la evaluación de
desempeño será enviados a cada proveedor
vía mail donde se indicara cuáles son los
puntos a mejorar; aquellos Proveedores de
compras que obtengan un puntaje inferior a
70% deben generar un plan de acción de
mejora, el cual debe ser informado al área de
Compras de Termotecnica para su respectivo
seguimiento; si en el resultado de la
evaluación de desempeño un proveedores
obtiene un puntaje inferior a 55% será
eliminado del Listado de Proveedores
aprobados de la Organización.
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO DE
PROVEEDORES

23. REEVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Aquellos proveedores de bienes
(compras) con una calificación
entre 55% y 69% en su
evaluación de desempeño, serán
sometidos a reevaluación con la
Orden de Compra
inmediatamente siguiente al
último resultado, donde el criterio
de aceptación deberá ser superior
a 80 puntos. En caso que no
cumpla las condiciones anteriores,
será eliminado del registro de
proveedores aprobados.
NOTA: Estas evaluaciones son aplicables a todas las
actividades, servicios y/o subcontratos que incidan en la calidad
del producto tal como se mencionan estos productos en el
numeral 5.10.1 del procedimiento QHSE-PR4 Rev 6 Compras y
Servicios.

24. VISITAS DE MEJORA
Aquellos proveedores que afectan la gestión en
Calidad y HSE de la empresa y que mantengan
una relación comercial durante mínimo un año, así
como los subcontratistas que desarrollan
actividades dentro de las instalaciones donde
TERMOTECNICA COINDUSTRIAL desarrolle
actividades misionales o a nombre de la misma,
serán susceptible de visitas de mejora con las
cuales se evaluara el desempeño tanto en calidad
como HSE y así definir su continuidad y/o
necesidades de desarrollo.

25. VISITAS DE MEJORA
Estas Visitas de mejora serán responsabilidad del área HSE,
Calidad y Directores de Obra con apoyo del área de compras y se
realizaran periódicamente, en orden aleatorio y/o según la
necesidad de seguimiento a cumplimiento de requisitos de calidad,
HSE y Legales o contractuales a través del formato GCO-PG-02-F-
04 VISITAS DE MEJORA
De los hallazgos encontrados en la auditoría realizada se
presentara un informe al proveedor en un periodo no mayor a 8
días hábiles posteriores a la vista, con el fin de que el proveedor
estructure un plan de acción, al cual se le realizara seguimiento
desde las áreas de Calidad y HSE.

26. Experiencia, Calidad y Cumplimiento