6º sesión gestión de inventarios

Gestión de Inventarios
Mg. César Cama Peláez

Proceso Logístico
Proceso de
Adquisiciones
Proceso de
Almacenamiento
Proceso de
Distribución
Cálculo de
Reaprovisionamiento
Cálculo de
Reaprovisionamiento
Gestión de
Inventarios
Proceso de Planificación

Definición de gestión de inventarios
La gestión de inventarios se incluye dentro de la rama de la
contabilidad de costes y se define como la administración
adecuada del registro, compra, salida de inventario dentro de
la empresa.
Una empresa suele mantener un número mínimo de stock
para hacer frente a aumentos de demanda, de la misma
forma que también tiene que disponer del material necesario
para continuar con la producción que planifica y que no se
produzca ninguna pausa en la actividad.

Qué es inventario
El inventario se refiere por definición a las existencias de todo
artículo o recurso usado por una organización de cualquiera de
las siguientes formas:
• Materias primas
• Artículos en proceso
• Artículos terminados
• Partes componentes
• Suministros
• Activos Fijos
Los inventarios existen que las empresas operen y cumplan
con los requerimientos de los clientes. Su razón principal de es
la operación continua y la protección contra la incertidumbre de
los proveedores. El inventario demanda la utilización realista y
máxima de equipos y personal.

Gestión operativa de almacenes
Descarga Transporte Recepción Clasificación
Pre despachoDespacho/
Entrega
Distribución
Estiba
Control
Inspección

Recepción
Habiendo establecido el Qué , el Cuándo y el Cómo, producto
de la negociación en la compra, el almacén deberá estar
dispuesto y en condiciones de recibir la mercadería de acuerdo
a los parámetros establecidos, para lo cual deberá contar con
el personal adecuado e idóneo para la recepción, y los
recursos para la manipulación.

Inspección
Los materiales o equipos requieren de una inspección especial
y exhaustiva según sus características y la naturaleza, para lo
cual se debe contar con personas entendidas e instrumentos
de medición (inspección técnica) que permitan verificar las
características y el estado de la mercadería recibida.
Independientemente de la inspección de las cualidades de la
mercadería, esta debe ser revisada para verificar que se
cumplan la cantidad adecuada y la fecha pactada de entrega
de acuerdo a lo estipulado en la Orden de Compra. De no
cumplirse con la cantidad pactada y anota en la Guía de
Remisión, se deberá indicar claramente en este documento.
En caso de incumplimiento del plazo, se deberá informar a
Compras para aplicar la penalidad correspondiente.

Estiba
Esta función poco conocida pero muy significativa cobra vital
importancia según el tipo y el tamaño de almacén. Se refiere
al movimiento de mercaderías para ubicarlas en el espacio
físico que se ha dispuesto para su almacenaje en el recinto.
Debe considerarse el volumen y peso de la mercadería, tipo
y tamaño del embalaje, su nivel de rotación, los accesos de
manipulación y limpieza, las condiciones especiales de
conservación (ejemp. Temperatura), los planes de
contingencia, la seguridad, entre otros a fin de lograr una
rápida distribución posterior para atender a los usuarios
internos o externos.

Control
Sin un adecuado sistema de control, que debe ser ejercido
en forma estricta y permanente, ninguna de las otras
funciones se hacen posibles. Implica el establecimiento de
procedimientos y funciones para todas las acciones de
almacén, las cuales deben orientarse a mantener las
condiciones optimas de almacenamiento mediante la
constante inspección, viéndose reflejada esta acción de
control en un sistema de información que permita conocer a
toda la empresa la disponibilidad de bienes almacenados.
Tipos de toma de inventarios de existencias
• Inventario Cíclico
• Inventarios Generales

Predespacho
Instancia previa al despacho en la cual el personal de almacén
prepara el despacho de los pedidos formulados por los
clientes internos y externos en forma anticipada. Implica contar
con un sistema de información adecuado que unifique los
criterios de información cliente . Almacén, además del especio
necesario para la preparación de los pedidos a fin de tenerla
lista en el lugar convenido (dock) en el plazo establecido. Esta
actividad requiere de mucha planificación y estudio de los tipos
y movimientos de almacén.

Despacho
El ciclo del servicio de almacén se ve parcialmente culminado
con la función de entrega o despacho de las mercaderías, que
implica la entrega física de la mercadería a los usuarios de
acuerdo a las condiciones coordinadas. Implica la entrega al
usuario de toda la información necesaria para el uso y
transporte de la mercadería (catálogos, protocolos, actas de
inspección, guías de remisión, nota de salida o entrega, etc.).
Debe mantenerse permanente actualizado el flujo de
información. Implica además la transferencia de la
responsabilidad de la custodia de la mercadería.

Protección del producto
Cada producto tiene propiedades físicas, comportamientos químicos
e incluso biológicos que deben ser contemplados y respetados en su
presentación al consumidor y en su introducción en las cadenas de
distribución, en particular en los procesos de almacenamiento y
transporte.
Se distinguen 3 elementos de protección al producto:
• El envase, que presenta el producto al consumidor. En este se
señalan las características distintivas del producto, su identificación,
normas de manejo y posibles riesgos.
• El empaque, que integra lotes comerciales del producto envasado.
Se señalan normas para su manejo y colocación al transportarse,
condiciones ambientales a respetarse, riesgos de manipulación y la
cantidad de envases incluidos.
• El embalaje, que permite adicionar lotes de productos empacados
en unidades de carga para su transporte y en fracciones de esta para
su almacenamiento.

Criterios de disposición de almacén
• Superficie suficiente
• Equipos de desplazamiento y apilamiento
• Dispositivos de almacenamiento
• Recurso humano disponible
• Volúmenes y cantidades de los artículos a almacenar
• Peso de los artículos a almacenar
• Rotación de los artículos a almacenar
• Seguridad: riesgos de accidentes, explosión, incendios, etc.
• Áreas de circulación
• Áreas de manipulación de materiales
• Sistemas de control de cantidad (kárdex visible)
• Toma de inventarios
• Zonas de despacho y acomodo

Tipos de documentos generados
en gestión de almacenes
• Nota de Ingreso
• Nota de Salida
• Nota de Transferencia
• Guías de Remisión
• Constancia de salida manual
• Transacción por atención de requerimientos
• Transacción por devolución
• Transacción por reversas
• Transacción por cambio de código
• Transacción por ajuste de inventarios
• Transacción por emergencia
• Transacción entre almacenes del mismo centro
• Transacción entre almacenes de distinto centro

Toma de inventario general
Inventario general – AL-012
Personal de
inventario
AlmacénContabilidad
Generación de
Reporte para
toma de
inventario
Impresión de
reporte Ejecución de toma
de inventario
Digitación de
datos de
inventario
Generación de
reporte
preliminar de
diferencias
Ejecución de
recuento
Digitación de
datos de
recuento
Generación de
reporte de
diferencias por
sustentar
Impresión de
reporte
Impresión de
reporte
Elaboración de
informe de
sustento de
diferencias
2
1
2
3
4 5
6
7
8
9
10
11
NO
16
13
SI
Digitación de
últimos datos (en
base al informe)
Impresión de
reporte
2
14
Generación de
reporte de
diferencias
definitivas
AL-003 /
AL-006
12
Informe
aprobado?
15

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