1.3 políticas e instrumentos de control

Diana D. J. De León Cerda
Documento de trabajo para la asignatura de Operación de proyectos MTA
Diciembre, 2007

1.3 POLÍTICAS E INSTRUMENTOS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO

Con base a las metas e indicadores las políticas de monitoreo, avance y control son las siguientes:

Políticas de monitoreo y control de entregables
1. Los entregables deberán cubrir las cualidades descritas en los instrumentos correspondientes.
2. Los entregables deberán contar con todos los componentes especificados para cada uno.

Políticas de avance
1. Para determinar el grado de avance de proyecto se considerarán:
a. El porcentaje realizado de cada actividad.
b. El porcentaje de avance en cada entregable.
c. Las actividades realizadas para establecer el porcentaje de avance de la etapa.
d. El porcentaje de los entregables terminados según el cronograma.
2. La revisión de avance se realizará con base en instrumentos de revisión.
3. El avance se revisará por equipo en las reuniones quincenales y a través de los informes
entregados al director del proyecto.
4. Se revisará el avance a partir del cronograma.

Políticas de control
1. Desviación de más / menos 5% de tiempo de atraso en alguna de las actividades
2. Carencia o insuficiencia de los criterios o verificables de los entregables
3. Algún participante del proyecto no esta cumpliendo con sus tiempos y actividades en un 10%

Diana Dolores Janitzio De León Cerda

Diciembre, 2007

INSTRUMENTOS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

Se utilizará el método de Análisis de Valor Acumulado (Earned value) con la siguiente matriz para
establecer la relación entre el trabajo realizado, el coste incurrido y el plazo, comparando todas estas
mediciones con lo establecido en el plan de proyecto.

Análisis de valor acumulado por etapas
Etapas
1 2 3 4 5 6
Valores
Avance
esperado
(%)
Presupuesto
Asignado
($)
Avance real
(%)
Gastos
($)
Valor
acumulado
(% a $)

Se utilizarán los siguientes instrumentos para verificar en avance y calidad de los entregables.

Clave del
Instrumento de verificación de entregable proyecto
Etapa 1 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO
Entregable Fundamentación del proyecto y propuesta.
Responsable:
Fechas de
verificación
Verificables Observaciones
¿El documento de presentación de la propuesta utiliza
referencias de organismos internacionales para sustentar la
importancia y pertinencia del proyecto?
Sí___ No___
¿El documento hace referencia a un caso o ejemplo de
desarrollo de plan tecnológico en un contexto con características
similares al uruguayo?
Sí___ No___
¿En el documento y en la presentación de la propuesta se
muestra la relación de una realidad o necesidad educativa con la
propuesta de intervención?
Sí___ No___
¿Se explica cómo la propuesta de intervención da respuesta a la
necesidad o realidad educativa?
Sí___ No___
¿El presupuesto y su ejercicio para la realización de la propuesta
son claros y suficientes?
Sí___ No___
¿Existe una cita (fecha, lugar, modalidad, hora) acordada para la


Diciembre, 2007

presentación del propuesta?
Sí___ No___
¿La propuesta se presentó según lo planeado?
Sí___ No___
¿Existe una cita (fecha, lugar, modalidad, hora) acordada para
dar a conocer la resolución del consejo?
Sí___ No___
¿Se informó oportunamente la resolución según lo acordado?
Sí___ No___
¿Se ha recibido alguna comunicación de parte del consejo
respecto a la propuesta?
Sí___ No___
¿Se enviaron solicitudes de respuesta al consejo?
Sí___ No___
¿Se confirmó de recibido las solicitudes hechas al consejo?
Sí___ No___
¿Existe relación (incluyendo fechas envío y nombre de
receptor)? Anexar
Sí___ No___

Clave del
Etapa 1 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTO
Entregable Contrato
Responsable:
Fechas de
verificación
¿El contrato especifica claramente las fechas de inicio, término y
duración del proyecto?
Sí___ No___
¿El contrato muestra claramente el alcance del proyecto?
Sí___ No___
¿Se incluyen en el contrato las responsabilidades tanto del
prestador de servicios como del contratante, así como los
entregables que recaen en cada una de las partes?
Sí___ No___
¿El contrato establece la cantidad a pagar al prestador de
servicios, especificando fechas y modalidad de pago?
Sí___ No___
¿El contrato está firmado debidamente por las partes?
Sí___ No___

Clave del
Etapa 2 DIAGNÓSTICO DE LA TECNOLOGÍA Y POSICIONAMIENTO DE AUEFA
Entregable Diagnóstico de necesidades de capacitación e integración de tecnología en AUEFA
Responsable:
Fechas de
verificación


Diciembre, 2007

¿El diagnóstico incluye el No. de computadoras en cada EFA y/o
comunidad? Sí___ No___
¿El diagnóstico incluye la capacidad de memoria RAM de las
computadoras de cada comunidad? Sí___ No___
¿Se indica si hay acceso a Internet en cada EFA y/o comunidad
así como el tipo de conexión y velocidad promedio? Sí___
No___
¿Se indica Indique el software instalado en el equipo
especificando la versión? Sí___ No___
¿El diagnóstico da cuenta de las necesidades de capacitación de
los docentes? Sí___ No___
¿El diagnóstico presenta la jerarquización de dichas
necesidades y da cuenta de los criterios usados para establecer
la prioridad de las necesidades? Sí___ No___
¿Estos criterios fueron consensuados por el equipo de trabajo?
Sí___ No___

Clave del
Equipo de trabajo conformado
Entregable Matriz de responsabilidad
Responsable:
Fechas de
verificación
¿Los integrantes del equipo de trabajo fueron seleccionados a
partir de un perfil establecido? Sí___ No___
¿Las funciones y responsabilidades de los integrantes del equipo
son claras? Sí___ No___
¿Las funciones y responsabilidades de los integrantes del equipo
son suficientes y cubren las actividades previstas en el proyecto?
Sí___ No___
¿Se consideró la participación de personas clave para una
participación eventual en el proyecto? Sí___ No___
¿La matriz de responsabilidad incluye a todos los implicados en
el proyecto? Sí___ No___
¿La matriz del proyecto especifica las responsabilidades de cada
integrante en cada etapa, actividad y entregable? Sí___ No___
¿Los integrantes del equipo están de acuerdo con las
responsabilidades asignadas? Sí___ No___

Clave del
Entregable Declaración sobre las tecnologías y el aprendizaje para la AUEFA
Responsable:
Fechas de
verificación
¿La construcción de la declaración parte de los resultados del
diagnóstico previo y responde a dichas necesidades? Sí___
No___


Diciembre, 2007

¿Existió participación y consenso de todos los miembros del
equipo en la construcción de la declaración? Sí___ No___
¿La declaración muestra la visión de la AUEFA sobre las
tecnologías y el aprendizaje? Sí___ No___
¿Esta declaración es fácil de comunicar y fácil de comprender?
Sí___ No___

Clave del
Etapa 3 DESARROLLO Y DESCRIPCIÓN DEL AVA
Definición de criterios pedagógicos (modelo educativo) y técnicos para el desarrollo
Entregable de AVA.
Responsable:
Fechas de
verificación
¿Los principios pedagógicos se encuentran claramente definidos
y explícitos? Sí___ No___
¿Los lineamientos metodológicos están claramente definidos y
explícitos? Sí___ No___
¿Los lineamientos metodológicos propuestos son acordes con
los principios pedagógicos? Sí___ No___
El sistema de evaluación incluye y describe claramente al
menos:
-Criterios Sí___ No___
-Mecanismos Sí___ No___
-Sujetos de la evaluación (roles) Sí___ No___
-Acreditación Sí___ No___
¿El modelo educativo es aprobado por el consejo AUEFA?
Sí___ No___

Clave del
Entregable Comparativo de plataformas de formación.
Responsable:
Fechas de
verificación
¿El comparativo incluye el análisis de al menos 3 plataformas de
formación de código abierto? Sí___ No___
El comparativo incluye la descripción de los siguientes
elementos para cada una de las opciones consideradas:
-características básicas Sí___ No___
-metadatos Sí___ No___
-utilidades que generan ambientes de comunicación y trabajo
Sí___ No___
-Funciones que permite Sí___ No___
-Roles que identifica Sí___ No___
-Herramientas que permitan evaluación de la intervención
psicopedagógica y curricular que el sistema soporta Sí___
No___
¿El análisis muestra claramente las ventajas y desventajas de


Diciembre, 2007

cada opción en relación al modelo educativo AUEFA? Sí___
No___
¿El análisis concluye con una recomendación fundamentada de
la plataforma de formación que más se ajusta al modelo
educativo AUEFA? Sí___ No___

Clave del
Entregable Manual preliminar del AVA
Responsable:
Fechas de
verificación
El manual preliminar del AVA incluye:
-Descripción de Plataforma de formación Sí___ No___
-Delimitación de espacios y relaciones del AVA Sí___ No___
-Descripción de roles y responsabilidades de usuarios Sí___
No___
-Mapa de procesos Sí___ No___

Clave del
Entregable Programa piloto
Responsable:
Fechas de
verificación
¿El programa piloto indica quiénes integrarán el grupo piloto y
cuál será su rol durante la prueba? Sí___ No___
¿Se incluyen las guías, actividades, insumos informativos,
materiales multimedia para la prueba? Sí___ No___
¿Existen guías diferenciadas para los roles que participan en la
prueba piloto? Sí___ No___
¿Se cuenta con todos insumos del programa piloto en formato
digital? Sí___ No___

Clave del
Etapa 4 INSTALACIÓN Y PILOTAJE DEL AVA
Entregable Plataforma virtual (incluye diseño gráfico y archivos de los cursos).
Responsable:
Fechas de
verificación
¿El sitio web AUEFA se encuentra disponible en Internet? Sí___
No___
¿El sitio web es amigable y fácil de navegar por el usuario?
Sí___ No___


Diciembre, 2007

¿El acceso a la plataforma de formación es fácil de identificar por
el usuario? Sí___ No___
¿El programa piloto se encuentra disponible en la plataforma de
formación? Sí___ No___
¿Se puede acceder sin problema a todos los recursos del
programa piloto en línea? Sí___ No___

Clave del
Entregable Informe de evaluación piloto (incluye consideraciones para rediseño).
Responsable:
Fechas de
verificación
El informe presenta su apreciación de lo sucedido en AVA
durante el pilotaje en los siguientes rubros:
-Uso de espacios y recursos del AVA Sí___ No___
-Contenidos del curso Sí___ No___
-Interacción/comunicación entre usuarios Sí___ No___
-Manejo de las herramientas de AVA Sí___ No___
-Acceso y velocidad a Internet Sí___ No___
-Usabilidad y amigabilidad Sí___ No___
-Apego o correspondencia con el modelo educativo Sí___
No___
-Satisfacción de usuarios Sí___ No___
¿El informe del pilotaje expresa claramente fortalezas y
debilidades del AVA? Sí___ No___
¿El informe presenta recomendaciones puntuales para el
rediseño o ajustes del AVA? Sí___ No___

Clave del
Entregable Manual definitivo del AVA.
Responsable:
Fechas de
verificación
El manual de AVA del AVA incluye la versión actualizada y
aprobada a partir de la prueba piloto de:
-Descripción de Plataforma de formación Sí___ No___
-Delimitación de espacios y relaciones del AVA Sí___ No___
-Descripción de roles y responsabilidades de usuarios Sí___
No___
-Mapa de procesos Sí___ No___
¿El manual de AVA permite al usuario utilizar el AVA
dependiendo de su rol? Sí___ No___

Clave del


Diciembre, 2007

Etapa 5 CAPACITACIÓN A USUARIOS E IMPLANTACIÓN DEL AVA
Entregable Programa y materiales la capacitación.
Responsable:
Fechas de
verificación
¿El programa de capacitación muestra claramente objetivos,
contenidos, estructura, metodología y modalidad del curso?
Sí___ No___
¿El programa de capacitación considera en su diseño el
diagnóstico previamente elaborado? Sí___ No___
¿El programa de capacitación es congruente con el modelo
educativo AUEFA? Sí___ No___
¿Se utilizan las TIC, concretamente el AVA como un medio o
herramienta de capacitación? Sí___ No___
¿Se incluyen las guías, actividades, insumos informativos,
materiales multimedia para la capacitación? Sí___ No___
¿Existen guías diferenciadas para los roles que participan en la
capacitación (monitores y aseores)? Sí___ No___
¿Existen parámetros y mecanismos de evaluación y acreditación
de los usuarios en la capacitación? Sí___ No___
¿Se cuenta con todos insumos del programa de capacitación en
formato digital? Sí___ No___

Clave del
Entregable Programa de formación AUEFA (cursos y materiales)
Responsable:
Fechas de
verificación
¿El programa institucional de formación responde a las
necesidades detectadas en el diagnóstico previo? Sí___
No___
¿El programa de formación es congruente con la declaración
sobre la tecnología y el aprendizaje elaborada? Sí___ No___
¿Existe una estructura organizacional responsable de la
formación de los monitores en la institución? Sí___ No___
¿Los puestos y funciones de dicha estructura están claramente
definidos? Sí___ No___
¿El programa de formación AUEFA describe los objetivos, metas
y principales líneas de acción de la institución para la formación
de sus monitores? Sí___ No___
¿El programa de formación AUEFA muestra un mapa o recorrido
curricular de formación? Sí___ No___
¿El programa incluye incluyen las guías, actividades, insumos
informativos, materiales multimedia para llevarlo a cabo? Sí___
No___
¿Existen parámetros y mecanismos de evaluación y acreditación
de la formación de los monitores? Sí___ No___
¿Existe un calendario definido para el programa de formación
AUEFA? Sí___ No___
¿Se presenta la matrícula de los monitores a formar y de los
asesores trabajarán en el primer ciclo? Sí___ No___


Diciembre, 2007

Clave del
Entregable Expediente del proyecto.
Responsable:
Fechas de
verificación
El expediente del proyecto incluye:
1 PROYECTO TICS AVA-AUEFA
1.1 Antecedentes y contextualización
1.2 Justificación
1.3 Beneficios e impacto
1.4 Marco institucional: Las escuelas familiares agrarias en
Uruguay
1.5 Objetivos
1.6 Descripción del proyecto
2 DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN
E INTEGRACIÓN DE TECNOLOGÍA EN AUEFA
1.7 Diagnóstico de necesidades de capacitación e
integración de tecnología en AUEFA
1.8 Declaración sobre las tecnologías y el aprendizaje para
la AUEFA
3 AMBIENTE VIRTUAL DE APRENDIZAJE
1.9 Criterios pedagógicos y tecnológicos de AVA
1.10 Descripción de espacios e interacciones en AVA
1.11 Descripción de roles y responsabilidades de usuarios
de AVA
1.12 Análisis comparativo de plataformas de formación
1.13 Manual preliminar de AVA
4 INSTALACIÓN Y PILOTAJE DE AVA
1.14 Requerimientos técnicos y equipo para la instalación y
configuración de AVA
1.15 Descripción de la prueba piloto
1.15.1 Materiales
1.15.2 Muestra
1.15.3 Metodología
1.15.4 Resultados
1.15.5 Consideraciones para el AVA
5 CAPACITACIÓN DE LOS USUARIOS
1.16 Programación de la capacitación
1.16.1 Objetivos
1.16.2 Estructura
1.16.3 Contenidos
1.16.4 Metodología
1.16.5 Modalidad
1.16.6 Equipo y materiales para la capacitación
6 EVALUACIÓN DEL PROYECTO
1.17 Modelo de evaluación
1.18 Evaluación de los objetivos
1.19 Evaluación del desempeño del equipo de trabajo
1.20 Evaluación del ejercicio presupuestal
1.21 Evaluación de la calidad
7 CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO
1.22 Estrategias de seguimiento del proyecto


Diciembre, 2007

1.23 Herramientas de seguimiento del proyecto
1.24 Evidencias
1.24.1 Reportes de etapa
1.24.2 Listas de cotejo
1.24.3 Minutas de reunión
1.24.4 Diagrama Gantt de seguimiento
1.24.5 Contratos
1.24.6 Órdenes de compra
1.24.7 Formato de control del ejercicio presupuestal

Clave del
Entregable Informe de evaluación del proyecto
Responsable:
Fechas de
verificación
El informe de evaluación describe claramente:
-Modelo de evaluación Sí___ No___
-Evaluación de los objetivos Sí___ No___
-Evaluación del desempeño del equipo de trabajo Sí___
No___
-Evaluación del ejercicio presupuestal Sí___ No___
-Evaluacion de la calidad Sí___ No___
¿El informe de evaluación da cuenta de los cambios y
acciones correctivas y/o preventivas realizadas durante
el desarrollo del proyecto? Sí___ No___
¿El informe de evaluación muestra claramente los
resultados obtenidos con la implementación del
proyecto? Sí___ No___
¿El informe de evaluación incluye las lecciones
aprendidas durante el proyecto? Sí___ No___
¿El informe de evaluación incluye conclusiones y
consideraciones/recomendaciones para la continuidad
del proyecto? Sí___ No___

Clave del
Etapa 6 EVALUACIÓN Y CIERRE DE LA INTERVENCIÓN
Entregable Presentación ejecutiva de los resultados del proyecto
Responsable:
Fechas de
verificación
La presentación ejecutiva muestra de manera clara y sencilla los
siguientes aspectos:
-Modelo de evaluación Sí___ No___
-Evaluación de los objetivos Sí___ No___
-Evaluación del desempeño del equipo de trabajo Sí___
No___
-Evaluación del ejercicio presupuestal Sí___ No___


Diciembre, 2007

-Evaluación de la calidad Sí___ No___


Diciembre, 2007

Se utilizará el siguiente instrumento para registrar avances, incidencias y ajustes en las actividades de cada etapa. Se presenta el instrumento para la etapa 1 del proyecto.


Instrumento de seguimiento de actividades ETAPA 1
Fecha Responsable
Actividades Incidencias Ajustes
Descripción de de trabajo para la asignatura de Operación de proyectos MTA
Documento Tipo de Acción Subsecuentes Plan de ajuste p/
Nombre de actividad Verificación Descripción Plan de acción
desviación intervención correctiva afectadas subsecuentes
Diciembre, 2007
El resultado de la
actividad es de acuerdo
a lo proyectado Sí___
No___
El resultado de la
actividad se realizo
dentro del tiempo
estipulado para su
realización Sí___
No___
La actividad ha sido
analizar contexto concluida satisfactoria
Sí___ No___
Todos los participantes
proyectados para la
actividad participaron
en su realización Sí___
No___
Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones

El resultado de la
actividad es de acuerdo
a lo proyectado Sí___
No___
El resultado de la
actividad se realizo
dentro del tiempo
estipulado para su
recabar realización Sí___
información No___
(estado de la La actividad ha sido
cuestión) concluida satisfactoria
Sí___ No___
Todos los participantes
proyectados para la
actividad participaron
en su realización Sí___
No___ Diana Dolores Janitzio De León Cerda
Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones
El resultado de la

Diciembre, 2007

Autoriza: Nombre, Firma y Fecha

Instrumento para el control del ejercicio presupuestal

Fecha de Comprobantes de
Concepto Presupuestado Ejercido Diferencia Observaciones
ejercicio gasto


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